Ansökningarna som kommit till Utbildningsstyrelsen behandlas först efter att ansökningstiden gått ut. Behandlingen går till på följande sätt
- Det granskas att ansökningarna fyller de nödvändiga villkoren. Endast de ansökningar som fyller de nödvändiga villkoren går vidare för bedömning.
- Utbildningsstyrelsens experter bedömer ansökningarna och poängsätter dem.
- På basen av poängsättningen förslår Utbildningsstyrelsens föredragande tjänsteman för Utbildningsstyrelsens väljargrupp vilka projekt som ska väljas. Väljargruppen gör det slutliga valet.
- De valda projekten presenteras för undervisningsministeriets styrgrupp som försäkrar sig bl.a. om att de valda projekten har en jämlik regional spridning och att verksamhetsinnehållet motsvarar utvecklingsprogrammen.
- Beslutet meddelas de sökande.
Den sökande bör vara beredd på att handläggningen av projektansökningen tar åtminstone två månader i anspråk, vanligen längre.