Rahoituksen saajan on toimitettava rahoittajaviranomaiselle maksatushakemukset kolme kertaa vuodessa:
- ajalta 1.1.–30.4. viimeistään 30.6.
- ajalta 1.5.–31.8 viimeistään 31.10.
- ajalta 1.9.–31.12. viimeistään 28.2.
Maksatushakemuksen liitteinä on toimitettava
- oikeaksi todistettu tositekohtainen kirjanpidon raportti (pääkirja) ja tarvittaessa erillinen kustannuslajien mukainen lajittelu tai pääkirjan avain maksatuskaudelta
- tositekopiot 500 euroa (arvonlisäveroton) ja sitä suuremmista kuluista
- kaikkien matkustus-, edustus- ja tiedotuskustannuksiin liittyvien tositteiden kopiot ja selvitys kulujen yhteydestä projektiin
- selvitys sisäisistä kustannuksista (esim. yleiskustannusten laskentaperusteet)
- hankintaselvityslomake. Yli 2 000 euron (arvonlisäveroton) hankinnoista selvitys hintavertailusta ja hankintaperusteista. Kansallisen kynnysarvon (30 000 euroa) ylittävistä hankinnoista on toimitettava kaikki kilpailutusasiakirjat.
- selvitys projektihenkilöstön työajoista ja maksetuista palkoista (toimitettava aina, kun hankkeessa on henkilöstökustannuksia)
- projektille osa-aikaisesti työskentelevien päiväkohtainen kokonaistyöajanseurantalomake
- selvitys de minimis -tuen kertymisestä tarvittaessa
- tarvittaessa selvitys erikseen raportoitavista kustannuksista.
- tiivistelmä sekä tiivistelmän liite, joilla raportoidaan hankkeen toiminta maksatuskaudella.
- viimeisen maksatushakemuksen liitteenä on toimitettava erillisen ohjeistuksen mukainen määrämuotoinen loppuraportti.
EURA 2007 -tietojärjestelmään viranomaisen käsittelyyn jätetty ja nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden allekirjoittama maksatushakemus toimitetaan liitteineen postissa rahoittajaviranomaiselle. Nimenkirjoitusoikeudet osoittava dokumentti tulee liittää ensimmäiseen maksatushakemukseen. Mikäli nimenkirjoitusoikeuksissa tapahtuu muutoksia, päivitetyt dokumentit toimitetaan uudelleen.
Rahoituksen saajan on kirjanpidossaan noudatettava poistomenettelyä, mikäli hankinta on yli 1000 euroa (arvonlisäveroton). Projektin on toimitettava poistosuunnitelma ja laskelma tarvittavine tositekopioineen ja hankintaselvityksineen.
Ohjeita ja lomakkeita
Maksatuskirje 31.1.2012 (pdf)
Maksatuskirje 4.10.2011 (pdf)
Pääkirjan avain (xls)
Palkkaselvitysliite (xls)
Kokonaistyöajanseuranta (xls)
Hankintaselvitys (xls)
Tiivistelmä (xls)
Tiivistelmän liite (doc)
Erikseen raportoitavat kustannukset (palkka) (xls)
Erikseen raportoitavat kustannukset (matkat) (xls)