Oppilas- ja opiskeluhuollon henkilörekisteri

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaan koulutuksen järjestäjä ylläpitää opiskeluhuoltorekisteriä, johon tallennetaan opiskeluhuoltokertomukset sekä muut siihen liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat. Opiskeluhuoltorekistereistä voidaan luovuttaa tietoja tietoon oikeutetulle asianmukaisesti suojatun teknisen käyttöyhteyden avulla. Opiskelijahuoltorekisteriin eivät lain mukaan kuulu terveydenhuollon potilaskertomukset tai kuraattorin asiakaskertomukset, jotka kuuluvat eri rekistereihin.

Opiskeluhuollon henkilörekistereihin on oppilas- ja opiskelijahuoltolain lisäksi sovellettava erityisesti henkilötietolakia ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (julkisuuslaki). Henkilötietolain mukaan rekisteröityjä tietoja ei saa säilyttää kauemmin kuin rekisterin lainmukainen tarkoitus edellyttää eikä tietoja muutenkaan saa käsitellä muuten kuin rekisterin mukaiseen tarkoitukseen. Erityisesti arkaluonteisten henkilötietojen, joita opiskelijahuoltorekisterit lähes aina sisältävät, käsittely on hyvin rajoitettua. Julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä viranomaisen hallussa olevia tietoja ei saa luovuttaa sivullisille, ellei siihen ole laissa säädettyä perustetta tai sen, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antamaa lupaa. Opiskelijahuoltorekisterit sisältävät salassa pidettäviä tietoja.

Yksilökohtaisen opiskeluhuoltoasian käsittelijän tekemien Word-asiakirjojen sähköistä tallennusta hänen omiin tiedostoihinsa ei voida pitää henkilörekisterin perustamisena. Tärkeää kuitenkin on huolehtia siitä, etteivät sivulliset pääse näkemään tiedostoon sisältyviä tekstejä. Jos henkilön työtehtävät muuttuvat, eikä hän ole enää oikeutettu tietoihin, on tekstit poistettava tiedostoista. Ylipäänsä salassa pidettäviä tietoja sisältävien tekstien säilyttämiseen edes tekstinkäsittelyohjelmien tiedostoissa kannattaa suhtautua pidättyväisesti. Erilaisia tekstien mallipohjia, ilman henkilötietoja, voidaan toki säilyttää.

Sovellettava lainsäädäntö
Asiasanat

oppilashuolto, henkilörekisteri

Takaisin

 

Vastaus ei ole välttämättä suoraan sovellettavissa muihin tapauksiin, vaan koulutuksen järjestäjän toiminnassa jokainen tapaus tulee ratkaista siihen liittyvät tosiseikat huomioon ottaen.