Salon kaupan ja terveyden ammattiopiston kokemuksia

BSC - ja EFQM -mallien ristiintaulukointi - Saktan uusi strategisen suunnittelun työkalu

Salon kaupan ja terveyden ammattiopisto (SAKTA) on 2001 perustettu toisen asteen ammatillista koulutusta antava oppilaitos. Saktassa on 410 opiskelijaa: 210 merkonomi- ja datanomi- sekä 200 lähihoitajaopiskelijaa. Vuoden 2005 alusta lähtien koulutuksen järjestäjänä on toiminut Salon seudun koulutuskuntayhtymä. Kuntayhtymä vastaa puhdistus- ja kiinteistöpalveluista sekä ruokahuollosta ja Salon seudun kansanterveystyön kuntayhtymä opiskelijaterveydenhuollosta. Saktassa on 42 opetus- ja toimistohenkilöstöön kuuluvaa työntekijää.

Laatutyö Saktassa

Perustamisestaan lähtien Sakta on tehnyt järjestelmällistä toiminnan laadun kehittämistyötä. Laatutyö on perustunut kansallisten laatusuositusten ja EFQM -mallin käyttöön.  Saktan vahvuuksia ovat toimiva tiimiorganisaatio, hyvät kumppanuussuhteet, uudet opetusvälineet ja osaava, motivoitunut, yhteistyöhön kykenevä henkilöstö.  Näiden perusrakenteiden avulla Sakta on saavuttanut erinomaisia tuloksia.  Vuosina 2002, 2003 ja 2004 oppilaitos on ollut oman sarjansa paras mitattuna opetusministeriön tulosrahamittareilla ja vuonna 2003 Sakta sai laatupalkinnon toiminnastaan.

Haasteet Saktan strategiatyöhön

Koulutuksen järjestäjän vaihtuessa vuonna 2005 Saktassa jouduttiin miettimään uudelleen strategisen suunnitteluprosessin kulku, jotta koulutuksen järjestäjän - Salon seudun koulutuskuntayhtymän – strategiat ”jalkautuisivat” Saktan tulosalueelle.

Saktan strategiaprosessin kulku (pdf)  

Samanaikaisesti lähdettiin kehittämään oppilaitokseen strategisen suunnittelun työkaluksi sopivaa välinettä, jota johtotiimi oli jo pidempään toivonut työnsä tueksi. Kummankin työn lähtökohtana oli tieto, että koulutuskuntayhtymä käytti BSC -mallia strategisessa suunnittelussaan kun taas Sakta käytti EFQM -mallia sekä toimintansa suunnitteluun että arviointiin.

Saktan strategisen suunnittelutyökalun kehittämistä helpotti mahdollisuus liittyä mukaan OPH:n Leonardo-projektiin, jossa kehiteltiin BSC -mallisovellutuksia ammatilliseen koulutukseen. Oppilaitos liittyi mukaan projektiin keväällä 2004, jolloin tarvittiin BSC-mallin sovellutusten testaajia.

Saktan tavoitteeksi strategiatyökalulle asetettiin:

  • kaikki olennainen strategista suunnittelua ajatellen täytyy olla yhdellä A4:lla (strategiset tavoitteet, mittarit, tulostavoitteet, vastuut, tärkeimmät tulokset)
  • sekä EFQM- että BSC -mallin näkökulmat näkyvät työkalussa
  • sekä koulutuskuntayhtymän että Saktan tasot tulevat esille.

Lopputuloksena syntyi kahden strategisen suunnittelumallin ristiintaulukointi, jolla havainnollistetaan BSC:n ja EFQM -mallin yhteensovittamista Saktassa. 

BSC- ja EFQM -mallien ristiintaulukoinnin kuvaus

Saktan strategisen suunnittelun työkalu (pdf) 

Taulukon pystytasossa on kuvattuna Salon seudun koulutuskuntayhtymän strateginen suunnittelu, jonka lähtökohtina on käytetty BSC -mallin näkökulmia. Koulutuskuntayhtymässä päätettiin kuvata strategia kriittisten menestystekijöiden avulla. Kriittisille menestystekijöille mietittiin mittaristot ja tulostavoitteet, joista on tarkoitus tehdä tuloskortit.  Koulutuskuntayhtymän mittaristoon sisällytettiin opetusministeriön tulosmittarit.

Taulukon vaakatasossa on kuvattu Saktan strategiset tavoitteet käyttäen lähtökohtana EFQM -mallin toiminta-alueita.  Sakta seuraa tuloksiaan EFQM -mallin tulosalueiden avulla. Strategiataulukkoon nostetaan näkyviin kuitenkin vain ne mittarit, jotka kulloinkin liittyvät kauden strategisiin tavoitteisiin. Suurinta osaa tulosalueen strategisista tavoitteista voidaan seurata kuntayhtymän mittariston avulla, joten varsinaisia tulosaluekohtaisia strategiataulukkoon esiin nostettavia mittareita on vähän.

Strategiatyökalun käyttö

Saktan strateginen suunnittelu tapahtuu oppilaitoksen strategiapäivässä. Ennen strategiapäivää johtotiimi on tehnyt katselmuksen edellisen kauden tuloksiin ja strategisten tavoitteiden toteutumiseen. Strategiataulukkoon on valmiiksi koottu jo koulutuskuntayhtymän strategiat, jotka toimivat tulosalueen suunnittelun lähtökohtina mission, arvojen ja vision ohella.

Strategiapäivässä johtotiimin edustajat kaikkien tiimien vastaavien kanssa laativat tulosalueen strategiset tavoitteet. Valmis strategisen suunnittelun ristiintaulukko viedään vielä koulutusalojen kokousten ja johtotiimin kokouksen käsittelyyn.  Oppilaitoksen johtotiimin tehtävänä on mahdollisten tulosalueen lisämittareiden ja niihin liittyvien tulostavoitteiden miettiminen.

Saktan strategiakartta vuodelle 2006 (pdf)

Johtotiimin kokouksen jälkeen tiimit aloittavat strategisten tavoitteiden pohjalta omien toimintasuunnitelmiensa tekemisen. Tiimien toimintasuunnitelmissa strategia ”jalkautuu” konkreettiseksi toiminnaksi.

Kokemukset strategiatyökalun käytöstä

Positiivisia asioita strategiatyökalun käytössä olivat:

  • Ristiintaulukoinnin avulla löydettiin BSC- ja EFQM -mallien yhteys.
  • Strategisen suunnittelun näkökulmat monipuolistuivat ja tuli olo, että kaikki olisi huomioitu.
  • Koulutuskuntayhtymän strategia pystyttiin "jalkauttamaan" tulosalueelle.
  • Strateginen suunnittelu tuli konkreettisemmaksi vastuuhenkilöille.
  • Kartta auttoi hahmottamaan strategisen suunnittelun kokonaisuuden Saktassa eli kuntayhtymän strategian yhteyden Saktan tulosalueelle.

Kehitettäviä tai vielä epävarmoja asioita ovat:

  • Tulosaluekohtainen mittarityö kaipaa edelleen selkiyttämistä.
  • Uutta strategiatyökalua ei ole vielä kokeiltu johdon katselmuksessa.
  • Yhden strategiapäivän aikana ehditään vain laatia tavoitteet, johtotiimin/koulutusalojen kokousten on jatkettava mittari- ja tulostavoitetyötä vielä strategiapäivän jälkeen.
  • Mielenkiintoista nähdä, miten tiimit pystyvät tekemään toimintasuunnitelmansa strategiakartan avulla.
  • Mahdollisesti henkilöstön koulutusta tarvitaan vielä lisää.

Lisätietoja

Elise Anttalainen-Kulmala
Laatupäällikkö

puh. +358 400 908 701
puh. +358 44 770 4829

Salon kaupan ja terveyden ammattiopisto
Karjalankatu 2–6
FI-24130 Salo
Finland