Toiminnan ohjausmallin jatkokehitys

Visiosta tuloksiin -projektin tulosten pohjalta tuloskorttia on jatkokehitetty ja tuloskortin liittämistä osaksi jokapäiväistä toiminnanohjausta edelleen jatkettu kesällä 2002 aloittaneet kehittämispäällikön ohjauksessa. Kehittämistyön perustana toimii alla oleva toiminnan ohjausmalli. Kehittämistyön tavoitteena on, että jokaiselle vakesilaiselle muodostuu yhtenäinen kuva toiminnan periaatteista, toiminta ja yhteistyömalleista, työkaluista, tulosten käsittelystä ja arvioinnista. Ammatillinen osaaminen ja spesifit tarpeet sitä vastoin voivat vaihdella ammattialasta riippuen. Toiminnan kehittämistyön keskeiset vaiheet  esitetään seuraavana kronologisessa järjestyksessä.

Kuva 1. Vantaan ammatillisen koulutuskeskuksen toiminnan ohjausmalli

Itsearviointi 2002

Vantaan ammatillisen koulutuskeskuksen johtoryhmä toteutti ja osallistui Euroopan laatupalkintomallin mukaiseen itsearviointiin ensimmäisen kerran kesällä 2002. Itsearvioinnin tavoitteena oli käytännössä tutustua ja harjoitella EFQM:n mukaista itsearviointia sekä löytää ja priorisoida kehittämiskohteet.

Sopivan itsearvioinnin avulla luodaan edellytykset kehitysprojektin hyvälle käynnistymiselle. Itsearviointiprosessi tukee organisaation kehittämistarpeiden ja kehittämisvalmiuksien selvittämistä nopealla, järjestelmällisellä ja osallistavalla tavalla. Itsearviointitutkimuksen avulla saadaan nopeasi selville, mitä on kehitettävä, mistä organisaatiossa ollaan samaa tai eri mieltä ja mihin ihmiset ovat jo valmiiksi sitoutuneita. Tutkimuksen perusteella suunnitellaan varsinainen kehitysprojekti (Tuominen 2002, 7).
 
Laatupalkintokriteerit ja niiden avulla toteutettu itsearviointi ovat ensisijaisesti operatiivisen suorituskyvyn arvioinnin väline. Se avulla saadaan runsaasti tietoa suorituskyvyn nykytilasta. Keskeiset kehittämiskohteet priorisoidaan strategisia päämääriä (BSC) vasten.

Ensimmäisessä itsearvioinnissa keskeisimmiksi kehittämiskohteiksi valittiin:

1. Perustoiminnan prosessien kehittäminen
2. Henkilöstön osaamisen ja työtyytyväisyyden parantaminen
3. Johtamisen kehittäminen

Tuloskortin jatkokehitys

Tuloskortin kehitystyötä on jatkunut Visiosta tuloksiin -projektin jälkeen. Viimeisin tuloskortti on kuvattu aiemmin sivulla 17. Tuloskortin kehittämi-sessä huomiota on kiinnitetty kriittisten menestystekijöiden ja mittareiden lu-kumäärän pienentämiseen sekä eri näkökulmien välisiin linkityksiin.

Kaavio Vantaan ammatillisen koulutuskeskuksen näkökulmien valinnasta (pdf)

Kriittisten menestystekijöiden ja mittareiden määrittely on aloitettu asiakaskeskeisesti  Palvelukyky ja vaikuttavuus- kortista. Rinnalla on mietitty  käy-tettävissä olevia resursseja Taloudelliset resurssit ja mahdollisuudet- korttin kautta. Näiden jälkeen määritetty Rakenteet ja prosessit -kortti ts. millaiset rakenteiden ja prosessien tulee olla, jotta käytettävien resurssien puitteissa saavutetaan asiakaskortin tavoitteet. Viimeisenä on määritetty Uudistuminen ja henkilöstön työhyvinvointi -kortin kriittiset menestystekijät ja mittarit eli se, millaista osaamista ja työkykyä tarvitaan, jotta asiakastarpeet, resurssitavoitteet ja toimintaprosesseja koskevat tavoitteet saavutettaisiin. Kriittisten menestystekijöiden ja mittareiden valinnassa on katsottu, miten ne tukevat vision ja arvojen toteutumista käytännön toiminnassa.

Toiminta- ja yhteistyömallien kehittäminen

Itsearvioinnissa keskeisimmäksi kehittämiskohteeksi valittiin perustoiminnan prosessien kehittäminen. VAKESin johtoryhmä teki kehittämispäällikön ohjauksella prosessikartan, johon kuvattiin asiakkaan prosessi, ydinprosessit ja tukiprosessit. Prosessit vastuutettiin siten, että jokainen johtoryhmän jäsen toimii vähintään yhden ydinprosessin omistajana. Ydinprosesseiksi määritettiin seuraavat:

Ydinprosessit
1. Kiinnostuksen herättäminen, ohjaus ja vakuuttaminen (markkinointi) sekä valinta, prosessin omistajat AOK:n johtaja Anne Suomala, kulttuurin opetusalajohtaja Tarja Ahjopalo-Nieminen
2. Koulutuspalvelujen tuottaminen, prosessin omistajat liikenteen opetusalajohtaja Hannu Määttänen,
3. Toteutuksen tukeminen, opiskelijahuolto, prosessin omistaja matkailu-, ravitsemis- ja talousalan opetusalajohtaja Eeva Rahikainen
4. Tuotteiden kehittäminen, prosessin omistaja tekniikan opetusalajohta-ja Harri Tuominen

Tukiprosessit
1. Toiminnan suunnittelu ja ohjaus, rehtori Maarit Kallio-Savela
2. Tietojen hallinta, prosessin omistajasähkötekniikan opeusalajohtaja Juha Hoikkala, talouspäällikkö Leena Palander
3. Osaamisen ja henkilöstön työhyvinvoinnin kehittäminen, sosiaali- ja terveysalan opetusalajohtaja Raija Vallisaari

Vantaan ammatillisen koulutuskeskuksen prosessikaavio (pdf)

Toimintaprosessien auditointiin osallistui lähes koko henkilökunta syksyllä 2002. Prosessien kehittämisen jatkotyöskentelyä varten on kullekin prosessille perustettu tiimi, jonka tehtävänä on arvioida ja kehittää prosessia sekä siihen liittyviä toimintatapoja ja työkaluja, kuten lomakkeita, ohjelmia, ohjeistoja jne.

Strategiaprosessin kuvaus

Keskeisemmäksi kehitettäväksi prosessiksi nousi toiminnan suunnittelu ja ohjaus, ja siihen sisältyvä strategiaprosessi. Strategiatyössä noudatetaan Vantaan kaupungin linjauksia ja pyritään hyödyntämään Visioista tuloksiin -pilottiprojektista saatuja kokemuksia. Strategiatyön tukena on kaupungin, sivistysviraston sekä VAKESin missiot, visiot ja tuloskortit sekä kaupungin yhteiset arvot. Vantaan ammatillisen koulutuskeskuksen tasapainotettu strategiaprosessi on liitetty osaksi koko Vantaan kaupungin tasapainotetun strategian vuosisuunnitellun  prosessivirtaa ja taloudellista suunnittelu- ja budjetointi-prosessia.

Prosessien kuvaamisen tuloksena on tuotettu kuvaus Vantaan ammatillisen koulutuskeskuksen strategiaprosessista. Se ei ole vielä lopullinen kuvaus strategiaprosessista, vaan sitä kehitetään edelleen. Tavoitteena on, että prosessin toimivuus arvioidaan vuosittain ja arvioinnin tulosten perusteella prosessia parannetaan.

Strategiaprosessin kuvaus tammi-kesäkuussa (pdf)
Strategiaprosessin kuvaus heinä-joulukuussa (pdf)

Itsearviointi 2003

Vantaan ammatillisen koulutuskeskuksen toinen itsearviointi toteutettiin 4.2.2003. Jotta itsearviointi toimii strategisen suunnittelun tukena sen ajankohta siirrettiin helmikuulle. Jatkossa itsearviointi toteutetaan vuosittain helmikuussa. Itsearviointiin osallistui edellistä kertaa laajempi ryhmä; VAKESin johtoryhmä, sekä opetusalojen ja opetusta tukevan henkilöstön edustajat. Yhteensä osallistujia on 30 henkeä.

Itsearvioinnin pohjamateriaalina ja tukena oli ensimmäistä kertaa toiminnan kuvaus. Lisäksi itsearvioinnin tukena oli jonkin verran toiminnan tuloksia kuvaavia tunnuslukuja. Kehittämiskohteiksi itsearvioinnissa nousivat seuraavat asiat:

    1. Markkinoinnin ja tiedotuksen kehittäminen
    2. Palkitseminen
    3. Henkilöstön hyvinvointi ja kehittäminen
    4. Tietojärjestelmien kehittäminen
    5. Prosessien ja yhtenäisten järjestelmien kehittäminen
    6. Tiedon kerääminen ja hallinta
    7. Sidosryhmien tuloksellinen hyödyntäminen
    8. Maksullisen palvelutoiminnan kehittäminen
    9. Talouden seurannan kehittäminen
    10. Johtamisjärjestelmän kehittäminen

Kehittämiskohteiden priorisointi ja tarkennetun toimintasuunnitelman tekeminen toteutettiin johtoryhmän strategiapäivillä.

Johtoryhmän strategiapäivät

Vantaan ammatillinen koulutuskeskuksen johtoryhmän strategiapäivät pidettiin Pajulahdessa 25.-26.2.2003. Strategiapäivillä johtoryhmä työsti osallistavilla menetelmillä kehittämispäällikön kanssa yhteistä näkemystä missiosta, visiosta ja siitä miten tavoitteisiin päästään. Kaikilla oli yhteinen näkemys, siitä että Visoista tuloksiin projektissa tuotettu missio piti paikkaansa. VAKESin yhteinen visio oli saanut jo aiemmin henkilöstöltä palautetta sitä että se ei ollut tarkoituksenmukainen. Yhteinen näkemys oli, että vision pitää kuvata tekemistä ja tekemällä oppimista. Visioksi muotoutui ”Opitaan tekemällä yhdessä”

Strategiapäivillä jatkettiin myös itsearviointipäivillä esiin nousseitten kehittämiskohteiden priorisointia. Kehittämiskohteista johtoryhmä priorisoi seuraavat kolme toteutettavaan kohtaa:

    1. Prosessien ja yhtenäisen järjestelmän kehittäminen
    2. Henkilöstön hyvinvointi ja kehittäminen
    3. Johtamisjärjestelmän kehittäminen

Prosessien kehittämiseksi johtoryhmä päätti pitää yhteisen prosessien kehittämispäivä.

Johtoryhmän prosessipäivä

Johtoryhmän prosessipäivän aikana pohdittiin yhdessä Vantaan ammatillisen koulutuskeskuksen prosessinkartan mukaisia ydinprosesseja ja niiden käytäntöön viemistä yhteisen suunnittelun ja keittämisen avulla. VAKESin prosessikartta on esitetty liitteessä 2, Vantaan ammatillisen koulutuskeskuksen prosessit 2003. Samoin siinä on kuvattu organisaation läpi kulkevat prosessit sekä prosesseihin liittyvien toimintatapojen kehittäminen.

Johtoryhmän prosessipäivänä sovittiin, että prosesseihin liittyviä käytännön asioita ryhdytään miettimään prosessitiimeissä, joihin osallistuu edustajat jokaiselta opetusalasta mukaan lukien AOK ja hallinto/opetusta tukeva henkilöstö.

Vuoden 2003 toimintasuunnitelmaluonnoksessa on esitetty jokaisen prosessin on omistaja sekä prosessiin liittyvät toimenpiteet, joita on joko suunniteltu toteutettavaksi tai ollaan jo toteuttamassa.

Mittaamisen kehittäminen

Tuloskortin käyttöönottoa koskien suurimpia haasteita mittaamisen ja mittaritiedon hallinnan ja raportoinnin kehittäminen sekä strategioiden vieminen osaksi jokaisen henkilön päivittäistä työtä. Toimintaa ja toiminnan vaikuttavuutta koskevien tuloksia on aloitettu koota ja niiden on systemaattista analysointia on aloitettu kehittää.  Tuloskortin mittareiden käyttöönotto ja analysointi tiimitasolle on aloitettu asiakasnäkökulmasta. Ensimmäinen keskeinen mittari on keskeyttäneiden seuranta.

Kuva 2. Tuloskorttien laatiminen