Vertaisarvioinnin vaikuttavuus – kehittämistyöpaja

1. Kehittämistyöpajan ensisijainen tavoite on valita ja suunnitella kehittämiskonsepti, jolla organisaatio (kuten ammatillisen koulutuksen järjestäjä) kehittää omaa toimintansa. Työpajan tavoitteena on tiedottaa vertaisarvioinnin tuloksista/havainnoista, saada niille johdon hyväksyntä ja asettaa kehittämiskohteet tärkeysjärjestykseen.

2. Työpajan osallistujia ovat organisaation ylin johto, vertaisarvioinnin tukihenkilö, vertaisarviointiprojektin jäsenet (vertaisarvioinnin vastuuhenkilöt organisaatiossa) sekä henkilöstön edustajat (etenkin vertaisarviointiin osallistuneet). Työpajaa ei voida eikä kannata järjestää, ellei ylin johto ole mukana.

3. Työpajan lähdeaineistoja ovat vertaisarvioinnin tulokset/havainnot sekä vertaisarvioijien tunnistamat ja prosessissa havaitut tarkasteltavien laadun arviointi-alueiden vahvuudet ja kehittämiskohteet.

4. Työpajaan tarvittava aika riippuu organisaation koosta, valittujen laadun arviointi-alueiden määrästä ja niiden monimuotoisuudesta (mikä vaikuttaa arviointialueiden laajuuteen), kerättyjen tietojen laadusta, vertaisarviointiryhmän analyysistä sekä johdon aktiivisuudesta vertaisarviointiprosessin valmistelu- ja toteutusvaiheessa.

5. Työpajan keskeisen tavoitteen kannalta tärkeimmät tulokset ovat kehittämistoimikonsepti ja kehittämistoimet, jotka organisaatio haluaa käynnistää vertaisarvioinnin tulosten pohjalta.

Seuraava taulukko kuvaa kehittämistyöpajan rakenteen:

Jos kehittämistyöpajan tehtäviä on jaettu eri ryhmille, on varattava aikaa myös yhteisille keskusteluille ryhmien tuloksista. Tämä saattaa pidentää kehittämistyöpajaan tarvittavaa aikaa.
Kehittämistyöpajassa kehittämiskohteita voidaan painottaa pääpiirteissään kahden päätekijän suhteen:

Tärkeys organisaatiolle nyt ja tulevaisuudessa sekä toteuttamiskelpoisuus sisäisten ja ulkoisten olosuhteiden kannalta tarkasteltuna.

Työpajaan osallistuvien on sovittava täsmälliset kriteerit, joita järjestykseen asettamisessa noudatetaan johdonmukaisesti kehittämistyöpajan alusta loppuun.

Tärkeyden ja toteuttamiskelpoisuuden mukaiseen järjestykseen asettaminen

Kun kehittämiskohteita asetetaan tärkeysjärjestykseen, voidaan käyttää monia eri menetelmiä ja kriteereitä. Seuraavassa esitetään yksi vertaisarviointiprosessiin sopiva menetelmä.

Seuraavat kolme kriteeriä sopivat tärkeyden arvioimiseen:

Organisaation tavoitteet

  • Miten kehittämistoimet edistävät organisaation tavoitteiden saavuttamista? Mitä tärkeämmästä tavoitteista on kyse, sitä tärkeämpiä parannukset ovat organisaation kehittämisen kannalta.

Vaikutus organisaation suorituskykyyn

  • Miten kehittämistoimet edistävät organisaation suorituskykyä? Tämän seikan arvioiminen edellyttää organisaation keskeisten/pää/ydinprosessien perusteellista tuntemusta.

Organisaation jäsenten osallistuminen ja saatu hyöty

  • Miten tärkeitä tai ymmärrettäviä kehittämistoimet ovat organisaation jäsenille, ja kenelle toimista on hyötyä (esimerkiksi asiakkaille, tärkeimmille kumppaneille, henkilöstölle ja muille sidosryhmille)? Missä määrin parannukset näkyvät kumppanien toiminnassa?

Arvioi ensin kaikki kehittämiskohteet edellä mainittujen kolmen kriteerin suhteen. Laske sitten kullekin kriteerille annetut pisteet yhteen. Arvioi jokaisen kehittämiskohteen tärkeys kolmitasoisella asteikolla: vähämerkityksinen (1 piste), keskiverto (3 pistettä), tärkeä (5 pistettä). Yhteenlasketut pistemäärät osoittavat kunkin kehittämiskohteen tärkeyden kyseisten kolmen kriteerin suhteen. Oheinen taulukko helpottaa tärkeyden arvioinnissa.

Mitä korkeammat pisteet kehittämiskohde saa, sitä tärkeämpää parannuksen toteuttaminen on. Prosessi helpottaa 10–15 tärkeimmän kehittämiskohteen valitsemista vertaisarviointiprosessissa tunnistettujen kehittämiskohteiden joukosta.

Organisaation kehittämiseen olennaisesti vaikuttavien toteuttamiskelpoisten parannusten tunnistaminen edellyttää tarkempaa perehtymistä valittuihin 10–15 kehittämiskohteeseen. Seuraavaksi 10–15 tärkeimmäksi arvioitua kehittämiskohdetta analysoidaan toteuttamiskelpoisuuden kannalta. Myös toteuttamiskelpoisuutta arvioitaessa käytetään kolmea kriteeriä:

Toteuttamisen laajuus

  • Missä määrin parannukset voidaan toteuttaa organisaation sisällä? Paljonko tukea tarvitaan ylemmiltä tahoilta? Mitä paremmin kehittämistoimet voidaan toteuttaa organisaation oman toimivallan piirissä, sitä korkeampi on pistemäärä.

Toteuttamiseen tarvittavat resurssit

  • Paljonko kehittämistoimiin tarvitaan resursseja?
    Mitä vähemmän resursseja tarvitaan, sitä korkeampi on pistemäärä.

Tulosten saavuttamiseen arvioitu tarvittava aika

  • Miten pitkän ajan kuluttua kehittämistoimen tulokset näkyvät?
    Mitä nopeammin kehittämistoimi tuottaa havaittavia tuloksia, sitä korkeampia ovat toteuttamiskelpoisuudesta annettavat pisteet

Myös toteuttamiskelpoisuutta arvioidaan kolmitasoisella arviointiasteikolla (heikko–keskiverto–hyvä). Toteuttamiskelpoisuuden arvioimisessa voidaan käyttää seuraavaa taulukkoa:

Mitä korkeammat pisteet kehittämiskohde saa, sitä helpompi ja nopeampi se on toteuttaa. Yleisesti ottaen organisaation kannalta tärkeät ja helposti toteutettavat parannukset kannattaa
toteuttaa ensimmäisenä.

Toisaalta on tärkeä muistaa, että tärkeysjärjestys on vain väline johdon päätöksenteon tueksi. Johdon vastuulla ja tehtävänä on määrittää, mitkä organisaation kehittämiseen tähtäävät toimet käynnistetään. Ylimmän johdon on tärkeää osallistua henkilökohtaisesti kehittämistyöpajaan, koska kehittämistyöpajassa laaditaan projekteille kehittämiskonsepti ja valitaan toteutettavat kehittämistoimet.

Kehittämistoimenpiteitä valittaessa on hyvä harkita, kuinka paljon erilaisia kehittämistoimia käynnistetään. Yleensä suositellaan toteuttamaan vähintään kolme parannusta, jotta itsearviointiin ja vertaisarviointiin panostamisesta saataisiin vastaavaa hyöty. Toteutettavien parannusten enimmäismäärä riippuu organisaation käytettävissä olevista resursseista. Varmista, että organisaatiossa ei ryhdytä toteuttamaan enempää kehittämistoimia kuin mihin päivittäisen/normaalin toiminnan ohella pystytään. (Keskimäärin kehittämistoimia suositellaan toteutettavaksi samanaikaisesti kolmesta kuuteen kappaletta.)