Vaiheet vertaisarviointiraportista parantamistoimiin ja niiden seurantaan

Kaikkien vaiheiden perusteellinen dokumentointi (lomakkeiden ja asiakirjamallien avulla) tukee vertaisarviointiprosessin arviointia ja osoittaa saatujen kokemuksien pohjalta, miten seuraava vertaisarviointi voitaisiin valmistella entistä paremmin. Myös itse vertaisarviointiprosessin vaikuttavuuden ja vertaisarviointiraportin jälkeisten toimien kehittämisessä siitä on apua.

Vertaisarvioinnin vaikuttavuutta edistää lyhyen tiedotustilaisuuden pitäminen koko henkilöstölle ja kaikille prosessiin osallistuville. Myös keskeisten sidosryhmien tulee saada käyttöönsä vertaisarvioinnin tulokset. Kaikkien tulee tietää vertaisarvioinnin keskeiset tulokset, päällimmäiset kehittämisajatukset ja miten niitä tullaan viemään eteenpäin. Muutosmenettelyt kannattaa suunnitella yhteistyössä ammatillisen koulutuksen järjestäjän tai vertaisarvioinnin kohteena olevan yksikön kanssa.

Muutosprosessiin voi kuulua sekä strategisen että operatiivisen tason toimia. Muutoksenhallinta on järjestelmällinen tapa käsitellä muutoksia sekä organisaation että yksilön näkökulmasta. Muutoksenhallintaan kuuluu muutosten tarkka suunnittelu, eri näkökannat huomioon ottava toteutus ja ennen kaikkea niiden henkilöiden kuuleminen, joihin muutokset vaikuttavat. Muutokseen pakottaminen johtaa ongelmiin, kuten muutosta kohtaan tunnettuun pelkoon, vastarintaan, boikotteihin jne. Muutosten tulee olla realistisia, saavutettavia ja mitattavia.

Kun vertaisarviointiraportti on saatu ja sen pohjalta tapahtuvia toimenpiteitä ja tehtäviä aikataulutetaan ja suunnitellaan, tulee ne sovittaa yhteen lukuvuoden aikana toteutettavien muiden tehtävien, vuotuisen toimintasuunnitelman ja pitkän aikavälin strategiasuunnitelmien kanssa). Suunnitelma ja toimenpiteet tulee sisällyttää ammatillisen koulutuksen järjestäjän tai organisaation kokonaisvaltaiseen kehittämissuunnitelmaan. Suunnittelun yhteydessä toimenpiteille tulee asettaa tarkat aikarajat, välietapit ja määräajat. Toiminnallisten tavoitteiden tulee olla SMART-periaatteen mukaisia:

Stäsmällisiä (specific)
Mmitattavia (measurable)
Ahoukuttelevia (attractive)
Rrealistisia (realistic)
Taikasidonnaisia (time-related)

Toteuttamiseen on osoitettava riittävästi resursseja ja sille on annettava muu tarvittava tuki.

Myös kehittämissuunnitelmien ja muutosmenettelyjen seuranta on onnistumisen kannalta erittäin tärkeää. On määritettävä selkeät seurantavastuut ja -aikataulut. Indikaattorien avulla saadaan seurantaa varten tarvittavaa tietoa. Erilaiset seurantalomakkeet ovat tässä erittäin hyödyllisiä apuvälineitä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että vertaisarvioinnin arviointi- ja kehittämisprosessien avulla voidaan nähdä, miten on edistytty ja miten on päästy kehittämistavoitteisiin. Lisäksi prosessi kertoo jatkokehittämisen tarpeista.

Kuvio 2 havainnollistaa vertaisarviointiraportin käsittelyprosessin ja jatkotoimet. Prosessiin kuuluu useita vaiheita ja tehtäviä.

Kuvio 2. Vuokaavio: Vertaisarviointiraportista kehittämistoimiin (napauttamalla kuvaa, saat sen suuremmaksi)