Valmistelu (Vaihe 1)

Vertaisarviointiprosessin huolellinen suunnittelu on yksi tärkeimmistä vertaisarvioinnin vaikuttavuutta edistävistä tekijöistä. Suunnitteluvaiheessa on tärkeää sopia siitä, ketkä osallistuvat vertaisarviointiin ja mitkä ovat heidän tehtävänsä ja vastuunsa. Lisäksi tässä vaiheessa tulee sopia, miten kunkin vaiheen toiminta ja tulokset dokumentoidaan.

  • Laadun arviointialueita valittaessa johdon tulee ottaa huomioon ammatillisen koulutuksen järjestäjän kokonaisstrategia (vahvuuksien ja/tai kehittämiskohteiden tunnistamista varten).
    • Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että kaikkien asianosaisten – myös eri tasoilla toimivan johdon – on osallistuttava laadun arviointialueiden valintaan.
    • Määrittele ensin, mitä aiheita ja kysymyksiä vertaisarvioinnissa voidaan käsitellä, ja mihin taas kannattaa käyttää muita välineitä tai erityisasiantuntijoita.
  • Varmista, että ammatillisen koulutuksen järjestäjällä ja vertaisarviointiryhmällä on yhteinen näkemys arvioinnin kohteena olevien laadun arviointi-alueiden rajauksista, käytetyistä käsitteistä ja määritelmistä sekä arviointikysymyksistä, joihin vertaisarvioinnilla voidaan saada vastaus.
  • Johdon tulee pitää vertaisarvioinnin seurantaa tärkeänä prosessin alusta lähtien ja sitoutua seurannan toteuttamiseen prosessin eri vaiheissa. Varmista, että ammatillisen koulutuksen järjestäjä tarjoaa vertaisarvioinnin kaikissa vaiheissa – etenkin toimintasuunnitelmaa toimeen pantaessa – riittävästi tukea ja resursseja.
  • Selvitä jo suunnitteluvaiheessa, miten vertaisarvioinnin tuloksia käytetään.
    • Miten ja milloin tuloksista tiedotetaan sisäisesti (ja mahdollisesti myös ulkoisesti)?
    • Miten ja milloin tulokset analysoidaan ja niistä keskustellaan?
    • Kuka päättää toimenpiteistä, joihin vertaisarvioinnin tulosten perusteella ryhdytään?
    • Milloin lopulliset päätökset tehdään?
    • Ketkä vastaavat kehittämistoimien toteuttamisesta?
    • Miten kehittämistoimien vaikutuksia seurataan ja arvioidaan?
    • Katso Liite 1: Esimerkki perustietolomakkeesta (pdf)
  • Ammatillisen koulutuksen järjestäjän itsearviointiraportin tulee olla riittävän kattava ja laadukas.
  • Varmista, että kohderyhmällä on valtuudet ja resurssit tai toimivaltaisten tahojen tuki ryhtyä kehittämistoimiin vertaisarvioinnin tulosten pohjalta.
  • Vertaisarviointia valmisteltaessa on suunniteltava, miten seurata ennusmerkkejä (ns. varhaisia varoitusmerkkejä), jotka ennakoivat sitä, että kaikki ei mene niin kuin on suunniteltu, ja siksi tarvitaan korjaavia toimenpiteitä. 

    Esimerkiksi seuraavat tilanteet voivat enteillä ongelmia:
    • Johto ei osallistu eikä sitoudu suunnitteluvaiheeseen.
    • Haastatteluista ja palautekeskustelusta jäädään pois. Vertaisarviointiin osallistuvilla on epärealistisia odotuksia arvioinnin tuloksista. Vertaisarvioinnilta saatetaan esimerkiksi odottaa ammatillisen koulutuksen järjestäjän koko toiminnan arviointia tai ratkaisua vakaviin sisäisiin ristiriitoihin.

Vertaisarvioijien laatimasta vertaisarviointiaikataulusta näkee, että arvioijat eivät ole ymmärtäneet itsearviointiraportin ja vertaisarvioinnin (kaikkia) kysymyksiä oikein (sikäli kuin niitä on käytetty), koska kaikkia kysymyksiä ei ole käsitelty, tärkeitä sidosryhmiä ei ole mukana tms.