Mentorointi

Mentoroinnissa on kyse viestimisestä ja se edellyttää kontaktia. Organisaatioissa voi olla monenlaista mentorointia. Käytännössä mentorointi on hyvin lähellä konsultointia ja ohjausta. Mentorointi on epämuodollinen tiedon, sosiaalisen pääoman ja psykososiaalisen tuen siirtoprosessi. Mentorilla on kohdettaan enemmän tietoa, ymmärtämystä tai kokemusta asiasta. Mentorointia on käytetty monissa eri yhteyksissä. Mentoroinnin käsitettä ja menetelmän käyttöä innovaation siirtoprosessin tukena kuvataan tarkemmin osiossa Esimerkki mentoroinnista.

Riskien hallinta-analyysi (pdf)

  • Innovaationsiirrossa mentori tukee työpaikalla tapahtuvan oppimisen kehittämisestä vastaavaa henkilöä tai tiimiä organisaatiossa, jossa on tunnistettu tarve löytää hyvä käytäntö ja siirtää se omaan organisaatioon.

Mentorointiprosessin edunsaajat ja menestystekijät

Mentorointisuhde perustuu aina luottamukseen. Mentorointiprosessin edunsaajia ovat kaikki siihen osallistuvat tahot, joita ovat

  • mentorointia hyödyntävän organisaation jäsenet
  • organisaatio, jossa tai jota varten tätä mentorointia toteutetaan
  • mentori itse
  • mentorin oman organisaation edustajat, mikäli mentorointia toteutetaan toisessa organisaatiossa.

Hyvät mentorit kuuntelevat arvostelematta ja antavat valmiiden ratkaisujen sijaan ohjeita ja neuvoja. Lisäksi he kannustavat ja innostavat innovaation siirtoprosessin vastuuhenkilöitä. Mentorointiprosessi edellyttää sitoutumista, aikaa, ammatillista osaamista jne. Mentoroinnista saatujen kokemusten perusteella sen menestystekijöihin kuuluvat myös

  • ammatillisen ja henkilökohtaisen kehittymisen yhdistäminen
  • aktiivinen ja osallistuva toimintatapa
  • sopeutuminen erilaisiin ympäristöihin ja niiden erityispiirteiden huomioon ottaminen
  • käytännönläheinen toimintatapa.

Mentorointi työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvien käytäntöjen siirtoprosessissa

Mentoroinnin tavoitteita voivat olla esimerkiksi työpaikalla tapahtuvan oppimisen kehittäminen, vastavuoroinen oppiminen ja pitkän aikavälin hyödyt kohdeorganisaatiolle. Mentoroinnissa on tärkeää toteuttaa laadunvarmistuksen ja jatkuvan parantamisen (ammatillisen koulutuksen laadunvarmistuksen eurooppalaisen viitekehyksen, EQAVET) periaatteita, joilla varmistetaan jatkuva parantaminen ja vastavuoroinen oppiminen siirtoprosessissa.

Mentorointiprosessin toteutustapoja:

a) Hyvä käytäntö  <–  –>  ulkopuolinen mentori omassa organisaatiossa

b) Hyvä käytäntö  <–  –>  mentorointi toisessa organisaatiossa kotimaassa tai muualla

Mentorointiprosessin vaiheet työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvien käytäntöjen siirrossa

Mentorointiprosessin keskeinen periaate on keskinäinen oppiminen, jota tapahtuu prosessin kaikissa vaiheissa. Lisäksi on tärkeää varmistaa tuen saatavuus niin ennen prosessia, sen aikana kuin sen jälkeenkin.

1. Mentorin valinta

Mentorin valinnassa tulee ottaa huomioon lukuisia eri tekijöitä, ja lopullinen valinta on tehtävä eri kriteereihin ja näkökulmiin perustuvan yhteisen näkemyksen pohjalta.
Mentorin valinnan yleisiä kriteereitä:

  • organisaatiokohtaiset valintakriteerit
  • mentorin omat tarpeet ja odotukset
  • mentoroinnin tavoitteet ja sisällöt.

2. Mentorin koulutus

Mentorilla voi jo olla aiempaa mentorointikoulutusta ja kokemusta. Mentoroinnin onnistuminen edellyttää kuitenkin aina sitä, että mentorilla on tehtävän vaatimat tiedot ja taidot sekä tarvittavat henkilökohtaiset ominaisuudet.

3. Yhteinen näkemys toimintaperiaatteista ja tarvittavista valmisteluista

  • Mentorointiprosessista laaditaan yleiskuvaus ja varmistetaan organisaation ja mentorin yhteinen näkemys.
  • Keskustellaan ja päätetään mentoroinnin periaatteista.
  • Järjestetään tapaamisia mentorointiprosessiin osallistuvan tiimin kanssa.
  • Nimetään prosessin vastuuhenkilöt.
  • Laaditaan mentorointiprosessin arviointisuunnitelma.
  • Toteutetaan arviointi, jonka pohjalta voidaan tarvittaessa ryhtyä kehittämistoimiin.

4. Toimintaympäristöön tutustuminen

Ennen mentorointijaksoa mentorin tulee tutustua kohdemaan ammatillisen koulutuksen järjestelmään, olosuhteisiin (yritykset ja muut työnantajat), työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen ja myös esimerkiksi kohdemaan ja alueen yhteiskunnalliseen kehitykseen.

5. Mentorointiprosessin suunnittelu yhteistyössä organisaation kanssa

a. Mentori ottaa ensimmäisen kerran yhteyttä organisaatioon.

Ennen mentoroinnin aloittamista on tärkeää varmistaa, että organisaation henkilöstöllä on käytettävissään työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvien käytäntöjen siirron käsikirja tai muuta mentorointia käsittelevää aineistoa. Lisäksi tulee selvittää mentoroinnin tavoitteet ja siihen kohdistuvat odotukset. Tässä vaiheessa organisaatio tekee myös SWOT-analyysin työpaikalla tapahtuvasta oppimisesta tai määrittää muulla tavoin sen aseman organisaatiossa. Analyysin tulokset toimitetaan mentorille.

b. Mentori ottaa toisen kerran yhteyttä organisaatioon.
c. Mentori auttaa organisaatiota tutustumaan siirrettäväksi valittuun hyvään käytäntöön. Yhteiset tarpeet on tärkeä tunnistaa.
d. Laaditaan aikataulu ja päätetään vastuista.

Vaiheen lopputuloksena on mentorointiprosessin alustava toimintasuunnitelma. Mentorille voi olla hyötyä myös tarkistuslistoista, joiden avulla hän voi seurata mentorointiprosessia myös itselleen vieraassa tilanteessa.

6. Mentorointi

b. Aloitustilaisuus
Aloitustilaisuus kestää yleensä kahdesta tunnista puoleen työpäivään. Tilaisuuteen voi osallistua mm. kohdeorganisaation henkilöstöä, päättäjiä (organisaation johtoa), sidosryhmien (esim. työnantajien, tarkastajien, ministeriön) edustajia sekä – viimeisenä muttei vähäisimpänä – opiskelijoita, jotka ovat työpaikalla tapahtuvan oppimisprosessin varsinaisia hyödynsaajia. Opiskelijat tulisikin ottaa mukaan suunnitteluun jo alkuvaiheessa. Aloitustilaisuudessa kerrotaan mentorointiprosessista ja sen tavoitteista, joten se toimii sekä alustuksena että koko prosessin ”markkinointitilaisuutena”. Tilaisuudessa tulisi vastata seuraaviin kysymyksiin:

  • Mitkä ovat mentoroinnin edut?
  • Miksi työpaikalla tapahtuvaa oppimista on tarpeen ryhtyä järjestämään tai kehittämään?

Mentorointiprosessi voidaan käynnistää aloitustilaisuuden jälkeen hyvien käytäntöjen siirtokäsikirjan avulla. Mentorointitehtävien suunnittelussa voidaan hyödyntää taulukkoa 6.

Taulukko 6. Mentorointitehtävien suunnittelu.

 Vaihe 1Vaihe 2Vaihe 3Vaihe N jne.
Mentorointiprosessin menettelytMenettely 1Menettely 2Menettely 3Menettely N
 Innovaation siirtoprosessin tehtävätTehtävä 1Tehtävä 2Tehtävä 3Tehtävä N

a. Laaditaan siirtoprosessin toimintasuunnitelmaluonnos.
b. Lopuksi järjestetään päätöstilaisuus, jossa päätetään mm. työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnittelun tai toteuttamisen seuraavista vaiheista.
c. Organisaatiossa ryhdytään toteuttamaan työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvän käytännön siirtoa varten tehtyä suunnitelmaa.

7. Palaute mentorointiprosessista ja arviointi

Mentorointiprosessin onnistumisen arvioinnissa hyödynnetään palautetta, jota tulee kerätä sekä koulutusorganisaatiolta että mentorilta. Arvioinnin pohjalta ryhdytään tarvittaviin kehittämistoimiin.

Esimerkkejä palautelomakkeista:
Lomake koulutuksen järjestäjälle (pdf)
Lomake mentorille (pdf)