Prosessin suunnitteluvälineet

Suunnittelu on tärkeää silloin kun on varmistettava toiminnan tai hankkeen sujuva toteutus. Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää erityisiä apuvälineitä, joista useimpia hyödynnetään myös projektinhallinnassa. Projektinhallintatyökalut ovat hyödyllisiä kaikissa tilanteissa, joissa on mahdollista päätyä erilaisiin lopputuloksiin – eli joihin liittyy ongelmien tai epäonnistumisen riski – ja joiden onnistunut toteuttaminen edellyttää siksi suunnittelua ja eri vaihtoehtojen arviointia sekä toiminnan organisointia ja resurssien kohdentamista. Tässä käsikirjassa esitellään joitakin projektipäälliköiden usein käyttämiä työvälineitä, joista voi olla hyötyä työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvien käytäntöjen siirrossa.

Liitteessä 9 luodaan lyhyt katsaus suunnittelutyökaluihin sekä esitellään niitä tarkemmin:

  • Aikataulujen täsmentäminen: Aikatauluarvioiden pohjalta asetetaan määräajat hankkeiden tai toimintojen tuotoksille ja samalla niiden luotettavuuden arvioinnille; ne myös määräävät usein sopimusten hinnoittelun ja siten niiden tuottavuuden.
  • Aikatauluttaminen välitavoitteita asettamalla: Tarkoituksenmukaiset aikataulut ja toimintasuunnitelmat riittävät usein hankkeiden ja niihin liittyvien toimien koordinointiin ja suunnitteluun. Prosessiin osallistuvia tulisi informoida välitavoitteista ja heidän kanssaan tulisi neuvotella suunnitelmien parantamiseksi ja yhteisen ymmärryksen, panostuksen ja hyväksynnän varmistamiseksi.