Prosessin suunnitteluvälineet

Suunnittelu on tärkeää, kun pyritään varmistamaan toiminnan tai hankkeen sujuva toteutus. Tähän tarkoitukseen tarvitaan erityisiä apuvälineitä, joista useimpia hyödynnetään myös projektinhallinnassa. Projektinhallintatyökalut ovat hyödyllisiä niissä tilanteissa tai tehtävissä, joissa on mahdollista päätyä erilaisiin lopputuloksiin – eli joihin liittyy ongelmien tai epäonnistumisen riski – ja joiden onnistunut toteuttaminen edellyttää siksi suunnittelua ja vaihtoehtojen arviointia sekä toiminnan ja resurssien organisointia.

Seuraavassa esitellään joitakin projektipäälliköiden käyttämiä työvälineitä, joista voi olla hyötyä kaikille toimijoille.

1. Aikatauluarvioiden tekeminen

Aikataulujen täsmällinen suunnittelu on osa hyvän toiminnan suunnittelua. Aikatauluarvioiden osuus on tärkeää kahdesta keskeisestä syystä:
1. Aikatauluarvioiden pohjalta asetetaan määräajat hankkeiden tai toimintojen tuotoksille ja samalla oman luotettavuuden arvioinnille.
2. Ne määräävät usein sopimusten hinnoittelun ja siten niiden tuottavuuden.


Hankkeiden toteuttamiseen tarvittava aika arvioidaan yleensä reilusti alakanttiin etenkin silloin, kun tehtävä on uusi. Tällöin unohdetaan ottaa huomioon odottamattomat tehtävät tai että osa tehtävistä voi olla jäänyt kokonaan ottamatta huomioon. Kaikkiin työvaiheisiin ei yksinkertaisesti aina osata varata aikaa.

Tällä työvälineellä voidaan arvioida pienimuotoisiin hankkeisiin tai toimiin kuluva aika. Aikatauluarviot antavat tärkeää tietoa keskikokoisten ja suurten hankkeiden organisoinnista ja jäsentämisestä muiden menetelmien, kuten Ganttin seurantakaavion ja kriittisen polun analyysin käyttöön pilkottaessa suuria hankkeita pienemmiksi osaprojekteiksi.

Työvälineen käyttö
Täsmällinen aikatauluarvion tekeminen aloitetaan muodostamalla kokonaiskäsitys työstä. Tämä edellyttää työn kokonaisuuden yksityiskohtaista kartoittamista siten, ettei prosessiin jää tuntemattomia tekijöitä. Väistämättä juuri hankalien ja vaikeaselkoisten kohtien ratkaiseminen vie eniten aikaa.

Työkokonaisuus voidaan parhaiten kartoittaa laatimalla yksityiskohtainen luettelo kaikista siihen liittyvistä tehtävistä. Kun kaikki tehtävät on yksilöity, on arvioitava mahdollisimman täsmällisesti, kuinka paljon aikaa kunkin tehtävän suorittamiseen kuluu.

Lisäksi on varattava aikaa seuraavien asioiden varalle:

  • muut kiireelliset tehtävät, jotka on suoritettava ennen kyseistä työtä
  • tapaturmat ja hätätapaukset
  • sisäiset kokoukset
  • avainhenkilöstön lomat ja sairauspoissaolot
  • yhteydenpito muihin asiakkaisiin esimerkiksi seuraavan hankkeen järjestämiseksilaiteongelmat
  • tavarantoimittajien laiminlyönnit
  • keskeytykset
  • tuotoksen hylkääminen laadunvalvonnassa.

Nämä tekijät saattavat vähintäänkin kaksinkertaistaa hankkeen toteuttamiseen tarvittavan ajan. Jos aikatauluarvioiden täsmällisyys on ratkaisevan tärkeää, voi olla hyödyllistä kehittää mielellään aiempiin kokemuksiin perustuva järjestelmällinen menetelmä edellä mainittujen seikkojen ottamiseen huomioon.

Keskeiset seikat

  • Hankkeiden toteutukseen tarvittavan ajan aliarviointi voi vahingoittaa organisaation uskottavuutta. Tarvittavan ajan aliarvioiminen aiheuttaa määräaikojen ylityksien lisäksi tarpeetonta painetta hankkeen työntekijöille. Hankkeiden kannattavuus romahtaa, eikä uusia tehtäviä päästä aloittamaan.
  • Täsmällinen aikataulutus edellyttää ennen kaikkea tehtävän perinpohjaista määrittelyä.
  • Suoritettavista tehtävistä voidaan laatia yksityiskohtainen luettelo, jonka tulee sisältää varsinaisten tehtävien lisäksi myös tarpeelliset kokoukset ja hallinnolliset tehtävät.
  • Lopuksi on syytä varata aikaa kaikenlaisille odottamattomille ja odotettavissa oleville häiriöille ja viivästyksille, joita tulee väistämättä eteen.

2. Aikatauluttaminen välitavoitteita asettamalla

Yksinkertaiset hankkeet tai toimet työllistävät vain muutaman henkilön lyhyeksi ajanjaksoksi. Tällaisissa hankkeissa tai toimissa on vähemmän muista tehtävistä riippuvaisia tehtäviä, jolloin niiden koordinointi on suhteellisen helppoa ja vaivatonta.

Miten työvälinettä käytetään?
Sopivat aikataulujen ja toimintasuunnitelman laatiminen riittävät usein yksinkertaisten projektien/ tehtävien koordinointiin ja toteutukseen. Asiat tulisi selittää ja niistä neuvotella hankkeeseen osallistuvien henkilöiden kanssa, jotta suunnitelmasta tulisi parempi ja henkilöstö ymmärtäisi oman panoksensa onnistumisen.

Työväline muodostuu listasta toimintoja/välietappeja, päivämääriä, aikajaksoja ja henkilövastuita. Tämäntyyppinen suunnittelu ei ole välttämätöntä jokaisen tehtävän osalta, vain avaintehtävät suunnitellaan tällä tavoin. Toimintojen aikatauluttaminen käyttäen välietappeja voidaan tehdä käyttämällä seuraavassa kuvattua työvälinettä:

VaiheVälietappejaVastuu  Aikajakso (kuukausi tai viikko tai päivä)Huomiot
   Jakso 1Jakso 2 …jakso n 
1      
2      
      
n      

Huomioitavaa

  • Projektin aikana on tärkeää olla välitarkistuspisteitä ja mahdollisuuksia projektin prosessinaikaiseen seurantaan sekä projektin toiminnan tukemiseen.

3. Kriittisen polun analyysi ja PERT-kaaviot

Kriittisen polun analyysi ja PERT-menetelmä ovat tehokkaita työvälineitä, joilla voidaan aikatauluttaa ja hallita monimutkaisia hankkeita. Ne kehitettiin alun perin 1950-luvulla laajojen puolustushankkeiden hallintaan, josta ne ovat sittemmin levinneet yleiseen käyttöön.

Kriittisen polun analyysissä yksilöidään tehtävät, jotka on suoritettava ajoissa, jotta koko hanke voidaan toteuttaa sille varatussa ajassa. Lisäksi siinä tunnistetaan tehtävät, joita voidaan lykätä, mikäli resursseja täytyy suunnata suorittamatta jääneisiin tai tavoiteajan ylittäneisiin tehtäviin. Kriittisen polun analyysin haittapuolena on kuitenkin se, että tehtävien sijoittumista aikatauluun ei esitetä yhtä selvästi kuin Ganttin kaavioissa, jolloin ne voivat jäädä vaikeaselkoisiksi, jos analyysiä käytetään hankesuunnitelman hallinnan ja etenemisen raportoinnin pohjana.

Kriittisen polun analyysin hyöty on siinä, että sen avulla voidaan määrittää hankkeen toteuttamisen edellyttämä vähimmäisaika. Jos hanke on toteutettava nopeutetussa aikataulussa, sen avulla voidaan selvittää vaiheet, joiden suorittamista tulee nopeuttaa, jotta hanke saadaan päätökseen määräajassa.

Lyhenne PERT tulee menetelmän englanninkielisestä nimestä Program Evaluation and Review Technique (ohjelmien arviointi- ja tarkistusmenetelmä). PERT-menetelmä on kriittisen polun analyysin muunnelma, jossa hankkeen eri vaiheiden aikatauluarvioihin suhtaudutaan hiukan varauksellisemmin. Siinä arvioidaan kunkin tehtävän vähimmäiskesto (optimistinen arvio), todennäköinen kesto ja enimmäiskesto (pessimistinen arvio) siinä tapauksessa, että tehtävään kuluukin arvioitua enemmän aikaa.

Kunkin vaiheen laskemiseen käytetään seuraavaa kaavaa:

vähimmäiskesto + 4 × todennäköinen kesto + enimmäiskesto
_________________________________________________
                                                  6

Painotuksen ansiosta voidaan välttää yleistä taipumusta tehdä epärealistisen tiukkoja aikatauluarvioita.

Työvälineiden käyttö
Kriittisen polun analyysin perusajatus on se, että tehtävää ei voida aloittaa, ennen kuin edeltävä tehtävä on valmis. Peräkkäiset tehtävät on toteutettava järjestyksessä siten, että edellisen vaiheen tulee olla periaatteessa valmis ennen kuin seuraava voi alkaa.

Lisäksi on riippumattomia eli rinnakkaisia tehtäviä, jotka voidaan toteuttaa milloin tahansa.

Kriittisen polun analyysin piirtäminen ja vaiheet:

Vaihe 1. Listaa toiminnot suunnitelmaan Määrittele jokaiselle toiminnolle sen aikaisin aloituspäivämäärä, arvioitu kesto sekä toteutuuko se peräkkäin vai rinnakkain. Josta tehtävät ovat jaksottaisia, osoita mistä vaiheesta se on riippuvainen.

TehtäväAloitusajankohtaPituusMitenOn riippuvainen
A. Toiminto 1viikko 01 viikkoPeräkkäin 
B. Toiminto 2viikko 11 päiväPeräkkäinA
C. Toiminto 3  viikko 1.22 viikkoaRinnakkainB
D. Toiminto 4 viikko 12 viikkoaPeräkkäinA
E. Toiminto 5   viikko 32 viikkoaPeräkkäinD
F. Toiminto 6 viikko 32 viikkoa PeräkkäinD
G. Toiminto 7 viikko 53 viikkoa PeräkkäinE
H. Toiminto 8viikko 51 viikko PeräkkäinF
 I. Toiminto 9viikko 81 viikkoPeräkkäinG
J. Toiminto 10viikko 61 päiväRinnakkainC,H
Jne. … ….

Vaihe 2. Merkitse tehtävät vuokaavioon.
Kriittiset polut esitetään ympyröistä ja nuolista koostuvina vuokaavioina eli toimintaverkkoina, joissa ympyrät kuvaavat hankkeen tapahtumia, kuten tehtävien alkamis- ja päättymisajankohtia. Kukin tapahtuma on helposti tunnistettavissa ympyrän vasemmalla puolella olevan numeron avulla. Ympyröitä kutsutaan myös solmukohdiksi tai noodeiksi.

Kahden tapahtuman välissä oleva nuoli kuvaa toimia, joita tehtävän suorittaminen edellyttää. Nuolen alapuolelle kirjoitetaan tehtävän kuvaus ja yläpuolelle kesto. Nuolten kulkusuunta on totuttuun tapaan vasemmalta oikealle. Nuolia kutsutaan toisinaan myös kaariksi.

Seuraavassa esimerkki:


Tässä kuviossa kuvatut toiminnot 6 ja 7 eivät voi alkaa ennen kuin muut neljä (11, 5, 4, 8) toimintoa ovat toteutuneet.

Vaihe 3. Analysoi aineisto ja arvioi suunnitelmat.
Joskus hanke joudutaan toteuttamaan nopeammin kuin se kriittisen polun analyysin mukaan olisi mahdollista. Tällöin hanke on suunniteltava uudelleen.

Suunnittelutyössä on arvioitava eri toteutusvaihtoehtojen vaikutusta hankkeen kustannuksiin, laatuun ja kestoon. Kullekin tehtävälle voidaan esimerkiksi osoittaa enemmän resursseja, jotta se saadaan suoritettua lyhyemmässä ajassa, mutta tämän vaikutus voi jäädä tietyiltä osin vähäiseksi. Siksi on tehokkaampaa kohdistaa resurssit ainoastaan kriittisen polun tehtäviin.

Huomioitavaa
Kriittisen polun analyysi on tehokas arviointimenetelmä:

  • Mitkä tehtävät on suoritettava?
  • Mitä rinnakkaisia toimenpiteitä voidaan suorittaa?
  • Mikä on lyhin projektin kesto?
  • Mitä resursseja tarvitaan projektin täytäntöön panoon?
  • Menettelysekvenssit, aikataulutus ja sitoutumisen ajoitus
  • Tehtävien priorisointi
  • Tehokkain tapa ajan lyhentämiseksi kiireellisissä projekteissa.

Kriittisen polun analyysi erottelee menestymisen ja epäonnistumisen kompleksisissa projekteissa. Analyysi voi olla erittäin hyödyllinen arvioitaessa ongelmien tärkeyttä suunnitelman toimeenpanon kuluessa.

PERT on yksi kriittisen polun analyysin muunnos.