Tärkeää muistaa

Hyvä suunnittelu on tärkeää siirtoprosessin onnistumisen kannalta.

Prosessit tulee suunnitella ja toteuttaa ohjatusti. Ohjauksen voidaan katsoa tarkoittavan edistymisen vertaamista suunnitelmaan siten, että suunnitellusta toiminnasta poikettaessa voidaan ryhtyä korjaaviin toimiin. Toimivassa prosessissa suunnitellut toimet toteutetaan ja näin päästään tavoiteltuihin tuloksiin.

  • Kontrolli: edistymistä verrataan suunnitelmaan siten, että poikkeamien osalta ryhdytään korjaaviin toimiin.
  • Arviointi: määritetään tai arvioidaan jonkin arvo.
  • Mikäli poikkeamien johdosta ei ryhdytä toimiin, kyseessä on seuranta-, ei kontrollijärjestelmä.

Palaute ja arviointi

Onnistunut suunnitteluprosessi edellyttää palautteen hankkimista. Suunnitelmaa laadittaessa on  syytä pyytää palautetta eri tehtävissä toimivilta henkilöiltä, jotka voivat ilmaista omat käsityksensä
suunnitelmasta, esittää siihen parannusehdotuksia ja kertoa sen mahdollisista vaikutuksista omalta kannaltaan.

Tällaista prosessin tarkistusta ei kuitenkaan tule toteuttaa ainoastaan hankkeen lopussa, vaan myös suunnitteluprosessin keskeisten välitarkistuspisteiden kohdalla. Prosessin tarkistusten avulla myös tiimi voi kehittää toimintaansa (esim. tarveanalyysi, hyvän käytännön siirron suunnittelu ja toteutus omassa organisaatiossa). Työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvän käytännön siirtoprosessin arvioinnilla tai suunnittelulla pyritään määrittämään siirtoprosessin suunta.

  1. Miltä osin suunnittelu on onnistunut hyvin?
  2. Mitä halutaan kehittää edelleen (tai suunnitella paremmin) työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvän käytännön jatkototeutusta varten?

Arviointi- ja ohjausjärjestelmässä tulisi ottaa huomioon myös seuraavat kysymykset:

  • Mitä työn osa-alueita on ensisijaisesti tarpeen seurata ja ohjata?
  • Mihin prosessin kriittisiin kohtiin ohjaustoimet tulisi kohdistaa?
  • Mitkä ovat järjestelmän keskeiset osatekijät?

Työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvien käytäntöjen siirtoprosessin suunnittelun laadunvarmistusta voidaan puolestaan analysoida esimerkiksi seuraavien kriteereiden pohjalta:

  • sidosryhmien ja kohderyhmän odotukset
  • kansallisen lainsäädännön vaatimukset ja työpaikalla tapahtuvan oppimisen kulttuuri
  • eurooppalaisen tutkintojen viitekehyksen (EQF) ja ammatillisen koulutuksen laadunvarmistuksen eurooppalaisen viitekehyksen (EQAVET) vaatimukset.

Kehittämistoimet

Arviointi- ja ohjausjärjestelmässä erityisen tärkeää on nopea reagointi. Jos järjestelmän tuottamien tietojen pohjalta ei ryhdytä korjaaviin toimenpiteisiin, kyseessä on pelkkä seuranta. Jos havaitaan, että kaikkia tekijöitä ei ole otettu huomioon suunniteltaessa työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvän käytännön toteutusta omassa organisaatiossa, eikä suunnitelmaa korjata, suunnitteluprosessia ei ohjata.

Myös reagointiin käytetty aika on tärkeä ottaa huomioon innovaation siirtoprosessia suunniteltaessa. Arviointi- ja ohjaustietoihin on reagoitava ajoissa. Jos toimiin ryhdytään liian myöhään, ne saattavat jäädä tuloksettomiksi.