Suunnitteluprosessin laadun varmistaminen, arvioiminen ja kehittäminen

Suunnitteluvaiheen keskeinen tavoite on määrittää koko siirtoprosessin visio, missio, arvot, toimintaperiaatteet, strategiat, prosessit, tavoitteet ja keskeiset indikaattorit. Lisäksi on yksilöitävä kaikkien tai vähintäänkin avainprosessien panokset, tuotokset, resurssit ja hyvät käytännöt. Tavoitteiden saavuttamisen määrittämiseksi kullekin panokselle on myös asetettava määrälliset tavoitteet, joita voidaan sitten verrata toteutuneisiin tuloksiin.

Työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnittelu ei pääty hyvän käytännön siirron suunnitteluun. Suunnittelua on myös jatkuvasti arvioitava ja tarkistettava EQAVET-viitekehyksen mukaisesti kunkin vaiheen aikana ja sen lopuksi. Arviointi liittyy myös suunnitteluvaiheen parantamiseen.

Suunnitteluvaiheen arviointi liittyy aineiston keräämisen ja sen analysoinnin prosessiin. Näin saatuja tietoja voidaan hyödyntää määriteltäessä, toteutuvatko suunnittelutoimet tehokkaasti ja saavutetaanko asetetut tavoitteet ja tavoitellut tulokset.
Suunnitteluprosessin onnistumista tulee arvioida mitattavien päämäärien ja suunnitteluvaiheessa asetettujen tavoitteiden perusteella. Mitattavat tavoitteet eli onnistumisen mittarit tulee asettaa ennen toteutusvaihetta, ja ne toimivat edistymisen tai onnistumisen välietappina arvioitaessa edistymistä suhteessa tavoitteisiin.

Suunnitteluprosessin arviointi- ja toteutusvaiheet ovat tiiviisti sidoksissa toisiinsa. Sekä suunnitteluvaiheen aikana että sen lopussa toteutetun arvioinnin pohjalta voidaan tehdä johtopäätöksiä ja analysoida, voidaanko suunnitelmaa vielä hioa ennen toteuttamista. Tätä vaihetta voidaan pitää koko työpaikalla tapahtuvan oppimisen suunnitteluvaiheen väliarviointina, koska se voi paljastaa tärkeitä näkökohtia, joita ei ole otettu huomioon prosessin alussa.

Taulukossa 8 on esimerkki EQAVET-viitekehyksen osatekijöistä. EQAVET-viitekehyksen soveltaminen ammatillisen koulutuksen järjestäjiin, mukaan lukien työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyviä käytäntöjä tarjoavat järjestäjät, on tehokasta. (Hohan, Quality Assurance in the Romanian CVET, CALISIS project [Laadunvarmistus Romanian ammatillisessa täydennyskoulutuksessa, CALISIS-hanke], 2009, s. 62)

Taulukko 8. Suunnitteluvaiheen arvioinnin tarkistuslista.

Suunnitelman valmistelu

  • Strategian ja osastrategioiden laatiminen
  • SMART-tavoitteiden asettaminen
  • Prosessien vastuuhenkilöiden nimeäminen
  • Erityislainsäädännön huomioon ottaminen
  • Tietojärjestelmien aineistot, intranet
  • Benchmarking-kumppaneiden löytäminen
  • Sidosryhmät

Suunnittelun tarkistus / arviointi

  • Itsearvioinnin suunnittelu
  • Sisäisten tai ulkoisten auditointien / arviointien suunnittelu
  • Järjestelmään soveltuvuuden selvittäminen käyttäen apuna lähdeaineistoa
  • Tavoitteiden asettaminen vertailujen pohjalta
  • Sidosryhmien osallistuminen arviointiin

Suunnittelu (tehtävät toimet)

  • Prosessien suunnittelu
  • Resurssien kohdentamisen suunnittelu: talous/henkilöstö/hallinto/
    tekniikka/logistiikka/informaatio/aikataulut
  • Koulutuksen/henkilöstön kehittämisen suunnittelu
  • Prosessin vastuuhenkilön nimeäminen

Suunnitelmien tarkistaminen / parantaminen
(palaute- ja muutosmenettelyt)

  • Toimintasuunnitelman laatiminen poikkeamien korjaamiseksi
  • Tavoitteiden tarkistussuunnitelman laatiminen

Työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvien käytäntöjen siirtoprosessin suunnittelussa on tarpeen ottaa huomioon seuraavat osatekijät: panokset, siirtokanava, resurssit, häiriöt, tuotokset ja palaute. 
Suunnitteluprosessin osatekijöiden tarkistuslista työpaikalla tapahtuvan oppimiseen liittyvän innovaation siirrossa.