Miten suunnitellaan työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvän käytännön siirto omaan organisaatioon?

Innovaation siirtäminen tarkoittaa jossakin organisaatiossa kehitetyn innovaation ottamista käyttöön ja sen soveltamista muissa organisaatioissa. Innovaationsiirto on aina oppimisprosessi. Siirto onnistuu yleensä paremmin, jos se toteutetaan järjestelmällisesti.

Innovaation tavoitteet ja käyttöön ottoon liittyvät suunnitelmat on tarpeen laatia organisaatiossa aiemmin kartoitettujen muutostarpeiden pohjalta. Työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvien käytäntöjen siirtoa suunniteltaessa on syytä keskustella ja päättää useista asioista ja niihin liittyvistä välitavoitteista:

  1. Kuka johtaa siirtoprosessia?
  2. Miten sitoutuminen/ajattelutapa on muuttunut organisaatiossa?
  3. Miten muutosagentit on tunnistettu?
  4. Miten muutosvastarintaa on hyödynnetty?
  5. Miten on mahdollista irtautua organisaation rakenteesta?
  6. Jos tarpeellista, miten edellisen organisaation kulttuuriset esteet ovat voitettavissa?
  7. Mitä resursseja siirtoa varten tarvitaan?
  8. Kuinka paljon aikaa siirto vaatii?
  9. Mitkä ovat siirron kriittiset pisteet? On tärkeää tunnistaa kriittiset pisteet ja löytää työvälineet niiden seurantaa varten.
  10. Miten siirtoprosessin suunnittelun laatu voidaan varmistaa?

Kuviossa 3 on kuvaus prosessista, miten työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvien käytäntöjen siirtosuunnitelman tekeminen voi edetä. Työpaikalla tapahtuvan oppimisen siirto sisältää useita suunnitelmia, jotka eivät ole erillisiä vaan ovat osa samaa työpaikalla tapahtuvan oppimisen käytäntöjen siirtosuunnitelmaa (ks. kuvio 3).

Kuvio 3. Suunnitelman tekeminen työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvän käytännön siirtämisestä

.Greenhalgh ym. (2004) ovat luokitelleet innovaation toteuttamisen ja vakiinnuttamisen keskeiset osa-alueet, jotka esitetään sovellettuina taulukossa 2.

Taulukko 2. Innovaation käyttöönoton ja vakiinnuttamisen keskeiset osa-alueet.

OrganisaatiorakenneJoustavat ja sopeutuvat organisaatiorakenteet ja prosessit tukevat hajautettua päätöksentekoa, jolloin tiimeille annettu toiminnallinen päätöksentekovalta varmistaa toteutuksen onnistumisen.
Henkilöstö- ja asiajohtaminenYlimmän johdon tuki, kannatus ja jatkuva sitoutuminen käyttöönottoprosessiin.
Henkilöstövoimavaroja koskevat
kysymykset ja ajoitus
Innovaation onnistunut vakiinnuttaminen riippuu yksilöiden motivaatiosta, edellytyksistä ja osaamisesta sekä siirtoprosessin oikeasta ajoituksesta.
RahoitusInnovaation käyttöönotto on todennäköisempää, jos riittävä rahoitus on varmistettu.
Avoin viestintä organisaatiossaOrganisaatiorakenteen rajat ylittävä toimiva viestintä edistää onnistunutta käyttöönottoa.
Yhteisöllisesti jaettu tieto
(organisaation sisäiset
verkostot)
Innovaation päämäärä ja sen käyttöönottoon liittyvät avoimet kysymykset annetaan eri ryhmien pohdittavaksi. Ryhmät työstävät vastuualueellaan olevat asiat ja informoivat sisällöistä muita ryhmiä.
Mitä monimutkaisempaa käyttöönottoprosessia innovaatio edellyttää, sitä keskeisempi on organisaation sisäisen verkoston merkitys.
 PalauteTäsmällinen ja oikea-aikainen tiedottaminen toteutusprosessin vaikutuksista lisää innovaation onnistunutta vakiinnuttamista.
Mukauttaminen/uudistaminenInnovaation onnistunut käyttöönotto on todennäköisempää, jos se sovitetaan paikalliseen toimintaympäristöön.

 

Esimerkki

Sen jälkeen kun oppilaitoksessa on tehty päätös uuden työssäoppimisen ohjauskäytännön soveltamisesta, kehittämisryhmä aloittaa suunnitelman laatimisen. He miettivät mm. seuraavanlaisia kysymyksiä:

  • Ketkä tulevat käyttämään ja soveltamaan uusia ohjauksen menetelmiä ja tapoja, jotka pohjautuvat uuteen hyvään käytäntöön?
  • Mikä on uuden käytännön siirtämisen aikataulu?
  • Mitä rahallisia ja muita resursseja tarvitaan, jotta uusi ohjauksen malli voidaan ottaa käyttöön?
  • Miten uuden mallin käyttöönotto voidaan aloittaa?
  • Ketkä osallistuvat mallin käyttöönottoon ja missä rooleissa?
  • Millaisia menetelmiä ja työvälineitä voidaan käyttää uuden ohjausmallin siirtoprosessissa?
  • Miten siirtoprosessin tulokset voidaan analysoida ja miten suunnitelmaa voidaan muokata tuloksiin perustuen?

Lopuksi kehittämisryhmä dokumentoi toimintasuunnitelman, jolta pohjalta uusi opiskelijoiden työssäoppimisen ohjausmalli voidaan siirtää.