Miten analysoidaan työpaikalla tapahtuvan oppimisen muutostarpeet?

Jokaisessa muutokseen valmiissa organisaatiossa tehdään yleensä perusteellinen tarveanalyysi, jonka pohjalta päätetään toteutettavan tai siirrettävän innovaation luonteesta. Organisaation toimintaympäristön analyysillä voidaan selvittää sekä sisäiset että ulkoiset tekijät. Organisaation toimintaympäristön analyysillä keskeisiä tekijöitä ovat:

  • Mikä on organisaation nykytila? Mitä muuta organisaatiossa tapahtuu samaan aikaan?
  • Mikä on henkilöstön tilanne? Miten ihmiset suhtautuvat innovaatioihin?
  • Onko uusille innovaatioille paikkaa, aikaa ja perusteita?
  • Milloin on oikea hetki ottaa uudet innovaatiot käyttöön?
  • Onko koulutuspolitiikassa odotettavissa muutoksia, jotka liittyisivät työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen?

Ammatillisen koulutuksen järjestäjät keräävät yleensä palautetta käyttämistään työpaikalla tapahtuvan oppimisen käytännöistä, joihin voi liittyä erilaisia tarpeita, kuten opiskelijoiden oppimista koskevat tarpeet, odotukset, toiveet jne. Joskus prosessiin liittyy selvittää myös niitä sidosryhmäodotuksia, joihin työpaikalla tapahtuvalla oppimisella voi olla vaikutusta. Tällaisia sidosryhmiä ovat mm. yritykset, ohjaajat, opettajat, hallintohenkilöstö ja rahoittajat.

Prosessin lähtökohtana on jokin työpaikalla tapahtuvan oppimisen muuttamiseen kannustava seikka. Ammatillisen koulutuksen järjestäjä tai koulutusorganisaatio voi havaita muutostarpeen esimerkiksi asiakaspalautteesta (työelämä, opiskelijat, opettajat yms. sidosryhmät). Koulutuksen järjestäjä analysoi palautteen ja oppilaitoksen sisäisten ja ulkoisten arviointien tulokset ja vertailee niitä omien työpaikalla tapahtuvan oppimisen käytäntöjensä visioihin ja tavoitteisiin. Tässä voidaan hyödyntää SWOT-analyysia, jossa kartoitetaan vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia.

SWOT-analyysi on tärkeä väline analysoitaessa työpaikalla tapahtuvaa oppimista ja sen toimintaympäristöä kokonaisuutena. SWOT-analyysin tulosten avulla voidaan ohjata prosessia ja tunnistaa työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyvien käytäntöjen siirron kriittiset kohdat. SWOT analyysistä tarkemmin.

Analyysin tulosten perusteella ammatillisen koulutuksen järjestäjä tai koulutusorganisaatio päättää

  • joko määritellä muutostarpeet tarkemmin TAI
  • jättää huomiotta muutostarpeen.

Muutostarpeen varmistuttua koulutuksen järjestäjä tai koulutusorganisaatio ryhtyy kartoittamaan työpaikalla tapahtuvan oppimisen hyviä käytäntöjä käynnistääkseen innovaation siirtoprosessin. Myönteinen päätös ja siirtoprosessin onnistuminen edellyttävät, että organisaatio on avoin uusille ideoille.

Koulutuksen järjestäjä ryhtyy työpaikalla tapahtuvan oppimisprosessin kuvauksen pohjalta etsimään ja tutkimaan hyviä käytäntöjä, jotka mahdollisesti soveltuisivat sen toimintajärjestelmään ja omiin tarkoituksiin.

Esimerkki
Hyvä ja mahdollisesti siirrettäväksi soveltuva opiskelijoiden ohjauskäytäntö tulisi analysoida monipuolisena ja kokonaisvaltaisena ”palvelukokonaisuutena”, jotta se hyödyttäisi eri ryhmiä, kuten opiskelijoita, yritys E:tä, oppilaitoksen opettajia ja sidosryhmiä. Toisaalta on tärkeää selvittää, millaisia resursseja ja tukitoimia organisaation tulisi varata valitsemansa uuden käytännön toteuttamiseen. Osiossa Projekti palveluprosessina esitellään palvelukokonaisuuden analysointiin soveltuva työkalu.