Kun organisaatiosi on saanut hyväksyvän päätöksen hankkeellenne, solmitte Suomen kansallisen Erasmus+ toimiston Opetushallituksen kanssa hankesopimuksen. Hankesopimuksessa on esitetty, mitä sääntöjä ja velvoitteita teidän on tuensaajaorganisaationa noudatettava. Tällaisia ovat esimerkiksi hankkeen raportointi. Tutustu myös sopimuksen liitteisiin.
Erasmus+ -hankkeen koordinaattorina ja partnerina raportoit hankkeesta Mobility Tool+ -alustalla. Käytä Mobility Toolia hankkeesi toteutuksen ja taloustietojen seurantaan ja raportoimiseen säännöllisesti koko hankekauden ajan. Hankkeen tietoja ja toimintoja kannattaa syöttää alustalle sitä mukaa, kun hanke edistyy ja raportoitavaa syntyy. Hankkeessa toteutuneiden matkojen tuki määräytyy välimatkojen perusteella. Ne saa helposti laskettua välimatkalaskimella (Distance calculator). Useimmiten hankkeen raportointiin kuuluu väli- ja loppuraportointi. Löydät oman hankkeesi raportointitiedot ja aikataulut rahoitussopimuksestanne.
Teillä on oltava hankkeen liikkuvuusjaksoista vastaanottavan organisaation allekirjoittama osallistumistodistus, jotta niiden matkakulut voidaan hyväksyä. Voitte hyödyntää alla olevaa mallia todistuksen laatimiseen.
Tarvitset hankkeen hallinnointiin ja raportointiin seuraavia työkaluja:
Näillä verkkolomakkeilla ilmoitat edunsaajaorganisaation yhteystietojen, laillisen edustajan tai hankkeen yhteyshenkilön muutokset sekä haet sellaisia hankesopimuksen muutoksia, jotka edellyttävät kansallisen Erasmus+ toimiston hyväksyntää. Verkkolomakkeet allekirjoitetaan sähköisesti.
Muissa sopimusmuutoksissa saat tarkemmat ohjeet kansallisesta Erasmus+ toimistosta erasmus.yleissivistava(a)oph.fi. Muita muutoksia ovat esimerkiksi:
Liikkuvuusjakson peruuntuessa tai keskeytyessä ylivoimaisen esteen (Force majeure) takia ei osallistujalle myönnettyä tukea välttämättä peritä takaisin. Force majeure ilmoitetaan alla olevalla verkkolomakkeella. Force majeure -tapauksissa ole aina yhteydessä hankkeen yhteyshenkilöön kansallisessa toimistossa.
Täältä löydät pitkäaikaiseen oppilasliikkuvuuteen liittyviä asiakirjoja ja mallipohjia.
Hankkeen toteuttajina teidän tulee huolehtia, että Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetusta hankkeestanne tiedotetaan näkyvästi. Tiedota hankkeestasi ja sen saamasta rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti ja avoimesti.
