Tässä muutamia vinkkejä ja ohjeita, joiden avulla onnistut parhaiten Erasmus+ nuorisoalan hankkeen hallinnoinnissa.
Muistilappuja, joissa sanoja englanniksi.

Nämä ohjeet koskevat seuraavia ohjelmatoimintoja:

  • akkreditoitujen organisaatioiden liikkuvuushankkeet
  • nuorisovaihdot
  • nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushankkeet
  • nuorten osallistumishankkeet.

Yhteistyöhankkeille on omat hallinnointiohjeet:

Ohjeet ja lomakkeet korona- ja muihin force majeure -tilanteisiin

Korona ja muut ennakoimattomat seikat voivat vaikuttaa tuetun hankkeen toteuttamiseen. Tällaisissa tapauksissa sovelletaan tarvittaessa force majeure -käytäntöjä.

Lomakkeet

Yleisohjeet käynnissä oleville hankkeille force majeure -tapauksissa

Siirry sivulle, jolta löydät kootusti voimassa olevat toimintaohjeet koronaan liittyviin tilanteisiin Erasmus+ ja Euroopan solidaarisuusjoukot -ohjelmien edunsaajille
Sektorikohtaiset ohjeet nuorisoalan hankkeiden force majeure -tapauksiin
Tutustu Erasmus+ nuorisoalan toimintaohjeisiin.
Back to top

Saat koulutusta hankkeenne käynnistämiseen

Kaikki Erasmus+ nuorisoalan rahoitusta saaneet hankkeet saavat meiltä koulutusta hankkeensa hallinnoinnista ja talouteen liittyvistä yksityiskohdista. Koulutukset tarjoavat myös hyvän mahdollisuuden tutustua muiden hankkeiden vetäjiin

Jokaiseen hakukierrokseen liittyy oma koulutuksensa. Kerromme koulutuksesta tuen saajalle päätösilmoituksessamme, ja saat myös erilisen sähköpostikutsun tilaisuuteen.

Tuettujen hankkeiden koulutus 21. ja 22.1.2021
Back to top

Hankesopimuksen liitteitä

Hankesopimuksen liitteitä: vuonna 2020 tuetut hankkeet
Hankesopimuksen liitteitä: vuonna 2019 tuetut hankkeet
Hankesopimuksen liitteitä: vuonna 2018 tuetut hankkeet
Hankesopimuksen liitteitä: vuonna 2017 tuetut hankkeet
Back to top

Mallilomakkeita

  • osallistujalistaa voit käyttää liikkuvuushankkeiden osallistujalistojen laatimiseen
  • yhteystietojen muutosilmoituksella ilmoitat edunsaajaorganisaation yhteystietojen, laillisen edustajan tai hankkeen yhteyshenkilön muutokset.
Mallilomakkeita
Back to top

Lisäsopimus ja sopimusmuutos

Kun hankkeeseenne tulee muutoksia, teemme lisäsopimuksen tai sopimusmuutoksen.

Lisäsopimusta tarvitaan muun muassa silloin, kun hankkeessanne tapahtuu seuraavia muutoksia: 

  • organisaatioiden yhdistyminen
  • organisaation virallisen nimen muutos
  • pankkitietojen muutos.

Sopimusmuutos puolestaan tehdään silloin, kun kyseessä on

  • hankekauden pidennys
  • kumppaniorganisaation vaihto
  • uuden kumppanisorganisaation lisääminen hankkeeseen.

Tarkemmat tiedot saat ottamalla yhteyttä meihin.

Back to top

Miten hanketuki maksetaan?

Hankesopimuksessa määritellään, miten teille maksetaan hankkeenne saama rahoitus.

Ennakkosuoritus eli tuen ensimmäinen osa maksetaan ilmoittamallenne tilille, kun

  1. molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankesopimuksen
  2. olette lähettäneet sekä sähköpostina että kirjeenä pankkitieto- ja maksatuslomakkeen Opetushallitukseen.

Hankesopimuksessa mainitaan loppusuorituksen laskennallinen enimmäismäärä, jonka hankkeenne voi saada. 

Loppuraportin yhteydessä tarkastamme hankkeenne hyväksyttävät todelliset kulut. Raportin hyväksymisen jälkeen maksamme teille tuen loppuosan.

Jos hankkeessanne on ollut todellisia kuluja pienentäviä muutoksia tai kaikki esitetyt kulut eivät ole tukikelpoisia, loppusuorituksena maksettava summa pienenee. Joissain tapauksissa saatatte joutua palauttamaan jo ennalta maksettua tukea.

Back to top

Viestintäohjeita ja logoja

Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetun hankkeen toteuttajana sinun on huolehdittava, että viestitte hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi. Viestintä on tärkeää hankkeen toiminnan ja tulosten levittämiseksi. Lisäksi tarkoituksenmukainen viestintäsuunnitelma on yksi rahoituksen saamisen edellytyksistä.

Kuvauslupa
Pyydä hankkeeseen osallistuvilta lupa kuvaamiseen ja kuvien käyttöön etukäteen.
Back to top

Raportointi ja Mobility Tool+

Teidän tulee jättää hankkeenne loppuraportti viimeistään 60 vuorokauden kuluessa hankekauden loppumisesta.

Loppuraportin teette verkossa Mobility Tool+ -alustalla. Kannattaa lisätä hankkeen tietoja ja toimintoja alustalle hankkeen alusta pitäen sitä mukaa, kun hanke edistyy.

Ohjeita Mobility Tool+ -alustalle kirjautumiseen

  • kirjaudu EU Login -tunnuksella
  • käytä kirjautumiseen hankehakemuksessanne ilmoitettua sähköpostiosoitetta
  • sivulta löytyvät oppaat Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries ja Mobility Tool+ Data Dictionary
  • lisätietoja Mobility Tool+ -alustasta: nuoriso [at] oph.fi

Loppuraportti

Loppuraporttinne arvioidaan samaan tapaan kuin aiemmin hankehakemuksenne. Saatte siitä sekä pisteet (enintään 100 pistettä) ja kirjallisen palautteen.

Huomaathan, että strategisella kumppanuushankkeella on omat raportointiohjeensa.

Ohjeita Mobility Tool+ -raportointialustan käyttöön
Back to top

Henkilötietojen piilottaminen

Mobility Tool+ -raportointijärjestelmässä on paljon henkilötietoja, jotka piilotetaan hankkeiden päätyttyä.

Piilottaminen eli pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista järjestelmässä siten, että ne eivät näy hankkeiden päätyttyä käyttäjille ja kansalliselle toimistolle. Tämän jälkeen henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman erillisiä toimenpiteitä. Henkilötietojen piilottaminen on Euroopan komission toimenpide.

Siirrymme käyttämään yksittäisistä liikkujista edunsaajan ja kansallisen toimiston välisessä yhteydenpidossa nimen sijaan Mobility ID -numeroa henkilötietojen suojaamiseksi. Mobility ID on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy Mobility Toolista.

Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää kansallisesta toimistosta henkilötietoja näkyviin Mobility Toolissa määräajaksi esimerkiksi hanketarkastuksen aikana.

Back to top

Hankehallinnon työkaluja

Tarvitset oheisia työkaluja hankeenne hallinnointiin ja raportointiin.