Tässä muutamia vinkkejä ja ohjeita, joiden avulla onnistut parhaiten Erasmus+ nuorisoalan hankkeen hallinnoinnissa.

Nämä ohjeet koskevat vuosina 2021-2027 rahoitettujen Erasmus+ nuorisoalan liikkuvuushankkeiden hallinnointia ja raportointia.

Muistilappuja, joissa sanoja englanniksi.

Nämä ohjeet koskevat seuraavia ohjelmatoimintoja:

  • akkreditoitujen organisaatioiden liikkuvuushankkeet (KA151-YOU)
  • nuorisovaihdot (KA152-YOU)
  • nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushankkeet (KA153-YOU)
  • nuorten osallistumishankkeet (KA154-YOU)
  • DiscoverEU-osallisuustoimi (KA155-YOU).

Yhteistyöhankkeille (KA2) on omat hallinnointiohjeet:

  • pienimuotoiset kumppanuushankkeet (KA210-YOU)
  • kumppanuushankkeet (KA220-YOU).

Vuosina 2014-2020 rahoitettujen hankkeiden hallinnointiohjeet:

Saat koulutusta hankkeenne käynnistämiseen

Kaikki Erasmus+ nuorisoalan rahoitusta saaneet hankkeet saavat meiltä koulutusta hankkeensa hallinnoinnista ja talouteen liittyvistä yksityiskohdista. Koulutukset tarjoavat myös hyvän mahdollisuuden tutustua muiden hankkeiden vetäjiin.

Jokaiseen hakukierrokseen liittyy oma koulutuksensa. Saat erillisen sähköpostikutsun tilaisuuteen.

Rahoitettujen hankkeiden koulutus
Tutustu koulutuksen esitysmateriaaleihin.
Hallinto ja talous (pdf, 932.52 KB)
Viestintä ja tietosuoja (pdf, 2.15 MB)
YouthPass (pdf, 735.37 KB)
Back to top

Hankesopimuksen liitteitä

Hankesopimuksen liitteitä: vuonna 2022 rahoitetut hankkeet
Hankesopimuksen liitteitä: vuonna 2021 rahoitetut hankkeet
Liite I Yleiset ehdot: vuonna 2021 sovelletaan samoja ehtoja kuin vuonna 2020
Back to top

Mallilomakkeita

  • osallistujalistaa voit käyttää liikkuvuushankkeiden osallistujalistojen laatimiseen
  • yhteystietojen muutosilmoituksella ilmoitat edunsaajaorganisaation yhteystietojen, laillisen edustajan tai hankkeen yhteyshenkilön muutokset.
Mallilomakkeita
YiA_Osallistujalistalomake (pdf, 21.18 KB)
Back to top

Lisäsopimus ja sopimusmuutos

Kun hankkeeseenne tulee muutoksia, teemme lisäsopimuksen tai sopimusmuutoksen.

Lisäsopimusta tarvitaan muun muassa silloin, kun hankkeessanne tapahtuu seuraavia muutoksia: 

  • organisaatioiden yhdistyminen
  • organisaation virallisen nimen muutos
  • pankkitietojen muutos.

Sopimusmuutos puolestaan tehdään silloin, kun kyseessä on

  • hankekauden pidennys
  • kumppaniorganisaation vaihto
  • uuden kumppanisorganisaation lisääminen hankkeeseen.

Tarkemmat tiedot saat ottamalla yhteyttä meihin.

Back to top

Ohjeet ja lomakkeet korona- ja muihin force majeure -tilanteisiin

Korona ja muut ennakoimattomat seikat voivat vaikuttaa tuetun hankkeen toteuttamiseen. Tällaisissa tapauksissa sovelletaan tarvittaessa force majeure -käytäntöjä.

Lomakkeet

Yleisohjeet käynnissä oleville hankkeille force majeure -tapauksissa

Siirry sivulle, jolta löydät kootusti voimassa olevat toimintaohjeet koronaan liittyviin tilanteisiin Erasmus+ ja Euroopan solidaarisuusjoukot -ohjelmien edunsaajille
Sektorikohtaiset ohjeet nuorisoalan hankkeiden force majeure -tapauksiin
Tutustu Erasmus+ nuorisoalan toimintaohjeisiin.
Back to top

Miten hankeavustus maksetaan?

Avustussopimuksessa määritellään, miten teille maksetaan hankkeenne saama rahoitus. Avustus koostuu ennakkomaksusta tai -maksuista sekä loppusuorituksesta.

Ennakkomaksu

Ennakkomaksu maksetaan ilmoittamallenne tilille, kun

  1. molemmat sopimusosapuolet ovat allekirjoittaneet sähköisesti avustussopimuksen
  2. hankkeenne laillinen edustaja on allekirjoittanut sähköisesti pankkitietolomakkeen.

Lähetämme teille linkit molempiin asiakirjoihin sopimusprosessin aikana.

Jos avustussopimuksessa on määritelty hankkeellenne 2 ennakkomaksua, sopimuksessa määritellään myös ehdot ja annetaan ohjeet, miten toinen ennakkomaksuerä maksetaan tilillenne.

Loppusuoritus

Avustussopimuksessa mainitaan loppusuorituksen laskennallinen enimmäismäärä, jonka hankkeenne voi saada. 

Kun olette jättänyt loppuraportin, tarkastamme hankkeenne hyväksyttävät kulut. Raportin hyväksymisen jälkeen maksamme teille avustuksen loppuosan.

Loppusuorituksen summa pienenee, jos ette ole käyttänyt kokonaan hankkeellenne myönnettyä avustusta.

Back to top

Viestintäohjeita ja logoja

Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetun hankkeen toteuttajana sinun on huolehdittava, että viestitte hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi. Viestintä on tärkeää hankkeen toiminnan ja tulosten levittämiseksi. Lisäksi tarkoituksenmukainen viestintäsuunnitelma on yksi rahoituksen saamisen edellytyksistä.

Kuvauslupa
Pyydä hankkeeseen osallistuvilta lupa kuvaamiseen ja kuvien käyttöön etukäteen.
Back to top

Väli- ja loppuraportti

Väliraportti

Joissakin pitkäkestoisissa hankkeissa teiltä pyydetään väliraportti ennen seuraavan avustuserän maksamista. Asiasta on mainittu avustussopimuksessa, ja saatte meiltä erikseen viestin asiasta hyvissä ajoin ennen raportin jättämistä. 

Päivitämme väliraporttiohjeet myöhemmin.  

Loppuraportti

Teidän tulee jättää hankkeenne loppuraportti viimeistään 60 vuorokauden kuluessa hankekauden loppumisesta.

Loppuraporttinne arvioidaan samaan tapaan kuin aiemmin hankehakemuksenne. Saatte siitä sekä pisteet (enintään 100 pistettä) ja kirjallisen palautteen.

Huomaathan, että yhteistyöhankkeilla (KA2) on omat raportointiohjeensa.

Kaksi raportointialustaa

  • Vuodesta 2021 alkaen rahoitetut hankkeet: Beneficiary Module
  • Vuosina 2014-2020 rahoitetut hankkeet: Mobility Tool+.

 Beneficiary Module

Näin kirjaudut raportointialustalle

  • kirjaudu EU Login -tunnuksella
  • käytä kirjautumiseen hankehakemuksessanne ilmoitettua sähköpostiosoitetta.
Ohjeita Mobility Tool+ -raportointialustan käyttöön
Back to top

Henkilötietojen piilottaminen

Raportointialustalla on henkilötietoja, jotka piilotetaan hankkeiden päätyttyä.

Piilottaminen eli pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista alustalla siten, että ne eivät näy hankkeiden päätyttyä käyttäjille tai kansalliselle toimistolle. 

Päättyneissä hankkeissa käytämme yksittäisistä liikkujista nimen sijaan PRN-numeroa henkilötietojen suojaamiseksi. PRN on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy raportointialustalta.

Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää kansallisesta toimistosta henkilötietoja näkyviin raportointialustalla määräajaksi esimerkiksi hanketarkastuksen aikana.

Back to top

Hankehallinnon työkaluja

Tarvitset oheisia työkaluja hankeenne hallinnointiin ja raportointiin.