Yleisohje: 1. Yleiset ohjeet

Yleisohjeesta on tehty useita versioita. Jokaista avustusta sitoo se yleisohjeen versio, joka on liitetty avustuksen saajan avustuspäätökseen. Voit varmistaa hallinnoimasi valtionavustuksen käyttöä ohjaavan yleisohjeen version alkuperäisestä avustuspäätöksestä. Tällä sivulla julkaistaan ajantasaisin ja viimeisin versio yleisohjeesta (OPH-2727-2023, julkaistu 15.5.2023) ja se saattaa poiketa jo myönnettyjen avustusten yleisohjeista.

1.1. Valtionavustustoiminnan tarkoitus, tavoitteet ja lainsäädäntöperusta

Valtionavustus voidaan myöntää yleisavustuksena tai erityisavustuksena.

Yleisavustus on tarkoitettu organisaation toiminnan rahoittamiseen ja kustannusten kattamiseen. Se myönnetään määrättyyn tarkoitukseen yhdeksi vuodeksi (kts. 1.2.Yleisavustuksen tarkentavat ehdot ja rajoitukset).

Erityisavustusta myönnetään erilaisiin kehittämis-, kokeilu- ja käynnistämishankkeisiin. Sitä ei voi käyttää organisaation oman perustoiminnan rahoittamiseen.

Suurin osa Opetushallituksen myöntämistä valtionavustuksista on erityisavustuksia. Tämän yleisohjeen kirjaukset koskevat sekä erityis- että yleisavustuksia, mikäli kirjauksen yhteydessä ei toisin mainita. Kunkin avustuksen hakutiedotteessa sekä hankekohtaisissa avustuspäätöksissä todetaan, onko kyse yleis- vai erityisavustuksesta.

Opetushallituksen valtionavustustoiminnalla tuetaan koulutuspoliittisten linjausten toimeenpanoa, opetuksen ja koulutuksen kehittämistä sekä tasa-arvon toteutumista koulutuksessa. Toiminnalla pyritään pysyviin rakenteellisiin ja toiminnallisiin muutoksiin. Valtionavustuksiin tarkoitetut määrärahat osoitetaan vuosittain valtion talousarviossa.

Hakukelpoisuusehdot perustuvat valtion talousarvioon ja hakukelpoiset hakijat määritellään hakukohtaisesti hakutiedotteessa. Valtionavustusta voivat hakea valtionavustuksesta riippuen kunnat, kuntayhtymät, ammattikorkeakoulut, yliopistot ja erilaiset yhteisöt ja säätiöt. Tämän yleisohjeen piiriin kuuluvien valtionavustuksen saajana ei yleensä voi olla yksityishenkilö eikä toimimini.

Harkinnanvaraisten valtionavustusten myöntämiseen sovelletaan valtionavustuslakia, joka on yleislaki. Mikäli määrärahaa koskee jokin erityislaki, noudatetaan erityislakia. Valtionavustuksen saajan on noudatettava avustuksen hakemisessa ja avustettavassa toiminnassa valtionavustuslakia sekä sen nojalla annettuja tarkempia määräyksiä, muuta toimintaan sovellettavaa lainsäädäntöä sekä tätä ohjetta ja valtionavustuspäätöksessä asetettuja ehtoja.

Valtionavustustoimintaan liittyy keskeisesti seuraava erityislainsäädäntö:

laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta
valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta
laki vapaasta sivistystyöstä
asetus vapaasta sivistystyöstä

Erityislainsäädäntöä noudatetaan sen soveltamisalaan kuuluvassa valtionavustustoiminnassa.

1.2. Yleisavustuksen tarkentavat ehdot ja rajoitukset

Avustuspäätöksessä määritellään, kuinka suuren osan yleisavustus saa kattaa avustettavan hyväksyttävistä kustannuksista. Avustus ei saa yhdessä muiden tukien kanssa ylittää hyväksyttävien kustannusten määrää.

Opetushallituksen yleisavustuksella katetaan avustettavan toiminnasta tai toiminnan osasta syntyvää alijäämää, joka muodostuu vähentämällä hyväksyttävistä kustannuksista muut avustukset ja toiminnasta tai toiminnan osasta saadut tuotot.

Yleisavustusta saa käyttää muun kuin saajan oman toiminnan tai toiminnan osan avustamiseen vain, jos asiasta on mainittu avustuspäätöksessä. Valtionavustuksen saajan on tällöin tehtävä sopimus yleisavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa toteuttavan osapuolen kanssa.

Yleisavustusta saa käyttää vain avustuksen myöntövuoden menoihin.

1.3. Valtionavustuksista tiedottaminen

Opetushallituksen verkkopalvelussa julkaistaan valtionavustustoimintaan liittyvää yleistä tietoa sekä kaikki Opetushallituksen valtionavustushaut.

Tiedot haettavista valtionavustuksista samoin kuin hakutiedotteet ja linkit kunkin valtionavustuksen sähköiseen hakulomakkeeseen ovat saatavilla Opetushallituksen www-sivuilla osoitteessa https://www.oph.fi/fi/rahoitus/haettavissa sekä suomeksi että ruotsiksi. Hakulomakelinkin kautta voi esikatsella hakulomaketta ennen hakemuksen laatimisen aloittamista. Sähköinen hakulomake on auki hakutiedotteessa määritellyn ajan. Lisätietoja antavan henkilön nimi ja yhteystiedot ovat hakutiedotteessa.

1.3.1. Hakemuksen laatiminen

Suosittelemme käyttämään Opetushallituksen sähköistä valtionavustusjärjestelmää selaimilla Chrome ja Firefox.

Haku aloitetaan tilaamalla hakulomakepohja yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, minkä jälkeen järjestelmä lähettää sähköpostiin hakulomakkeen linkin tietojen syöttämistä varten. Kaikki valtionavustusjärjestelmän viestit, kuten hakulomakelinkit, avustuspäätökset ja selvityspyynnöt, tulevat osoitteesta no-reply [at] valtionavustukset.oph.fi">no-reply [at] valtionavustukset.oph.fi.

Hakulomakelinkkiä voi jakaa muille hankkeen kumppaneille (kts. 1.8 Yhteishankkeet), mutta tällöin hakijan tulee huomata, että jokainen linkin tietävä voi muokata hakemusta.

Hakemus muokkauksineen tallentuu automaattisesti Opetushallituksen valtionavustusjärjestelmään, mutta tullakseen vireille on se tallennettava Lähetä käsiteltäväksi -painikkeella järjestelmään ennen hakuajan päättymistä.

Hakija-kohtaan merkitään hakijan virallinen nimi, Y-tunnus ja hakijaorganisaation virallinen sähköpostiosoite sekä nimenkirjoitusoikeuden omaavan henkilön nimi ja sähköpostiosoite. Mikäli hakujärjestelmä ei tunnista hakijan Y-tunnusta, tulee hakijan olla yhteydessä osoitteeseen valtionavustukset [at] oph.fi">valtionavustukset [at] oph.fi organisaation liittämiseksi hakujärjestelmään.

Hakulomakkeet, hakulomakkeiden kysymykset ja hakulomakkeeseen vaadittavat liitteet vaihtelevat valtionavustuksittain. Useimmiten hakulomake koostuu yhteystieto-osiosta, hankesuunnitelmasta sekä hankkeen talousarviosta. Hakulomakkeen täyttämiseen annetaan ohjeita hakulomakkeen lisätietokentissä sekä hakutiedotteessa. Mikäli hakijalla on kysymyksiä, joihin ei löydy vastausta hakutiedotteesta, hakulomakkeesta tai tästä yleisohjeesta, osoitetaan nämä kysymykset hausta vastaavalle lisätietojen antajalle, jonka yhteystiedot löytyvät kunkin avustuksen hakutiedotteesta.

Ennen hakemuksen talousarvion laatimista hakijan tulee perehtyä hakutiedotteen ja -lomakkeen avustuskohtaisiin talousarvioehtoihin sekä ohjeeseen hyväksytyistä kustannuksista ja arvonlisäverovelvollisuudesta (kts. 2.2. Hyväksyttävät kustannukset).

1.3.2. Hakemuksen lähettäminen käsiteltäväksi

Hakemus tulee lähettää käsiteltäväksi hakuasiakirjoissa ilmoitettuun määräaikaan mennessä. Määräajan ulkopuolella saapunut hakemus voidaan ottaa käsiteltäväksi vain erityisen painavista syistä.

Hakemus lähetetään käsiteltäväksi hakulomakkeen ”Lähetä käsiteltäväksi”-painikkeella.

Valtionavustusjärjestelmä vahvistaa hakemuksen onnistuneen lähetyksen vahvistussähköpostilla, joka toimitetaan hakemuksen yhteyshenkilölle, kaikille allekirjoitusoikeuden omaaville henkilöille sekä hakijan viralliseen sähköpostiosoitteeseen. Vahvistusviesti sisältää linkin hakemuksen esikatselusivulle, jonka avulla hakija voi tulostaa, tallentaa ja arkistoida hakemuksen.

Suositeltavaa on, että hakemus lähetetään käsiteltäväksi hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä. Hakija voi muokata jo lähetettyä hakemusta alkuperäisen hakulomakelinkin kautta hakuajan päättymiseen asti. Tällöin hakemusta ei kuitenkaan enää lähetetä uudelleen käsiteltäväksi, vaan muokkausten tallentuminen varmistetaan hakulomakkeen yläreunan lokitietokentästä.

Ongelmatilanteessa hakijan tulee olla yhteydessä Opetushallituksen yhteyshenkilöön hakuajan puitteissa.

Valtionavustustoiminnassa noudatetaan lakia sähköisestä asioinnista viromaistoiminnassa. Sen mukaan viranomaiselle lähetettyä sähköistä asiakirjaa ei tarvitse allekirjoittaa, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Valtionavustustoimintaan liittyviä lomakkeita ei allekirjoiteta eikä niistä tule lähettää tulostettua allekirjoituskappaletta postitse.

1.4. Hakemusten arviointi

Hakemusten arviointi aloitetaan, kun hakuaika on päättynyt.

Hakemusten kokonaisharkinnassa otetaan huomioon hakutiedotteen kirjaukset ja hakutiedotteessa esitetyt valintaperusteet sekä valtioavustuslain mukaiset yleiset edellytykset.

Valtionavustuslaissa säädetään avustusten myöntämisen yleisistä edellytyksistä:

tarkoitus, johon avustusta haetaan, tulee olla yhteiskunnallisesti hyväksyttävä
avustuksen myöntäminen on perusteltua avustuksen käytölle asetettujen tavoitteiden kannalta
avustuksen myöntäminen on tarpeellista muut julkiset tuet sekä hankkeen laatu ja laajuus huomioon ottaen ja
avustuksen myöntäminen vääristää enintään vähän kilpailua ja markkinoiden toimintaa.

Hakemusten arvioinnin aikataulu on kuvattu hakutiedotteessa, mikäli se on etukäteen mahdollista.

1.5. Valtionavustuspäätös

Kaikkiin saapuneisiin hakemuksiin laaditaan sähköinen valtionavustuspäätös. Myönteisen päätöksen tarkoituksena on antaa avustuksen saajalle riittävät tiedot hankkeen toteuttamiseksi.

Myönteinen päätös sisältää yleensä seuraavat tiedot:

avustuksen saaja - avustuksen käyttötarkoitus
avustuksen määrä ja maksusuunnitelma
hankkeen hyväksyttävät kustannukset
omarahoitusosuuden määrä
avustuksen käyttöaika
avustuksen saajan selvitysvelvollisuus
lisätietoja antava yhteyshenkilö

Lisäksi avustuspäätöksen liitteinä ovat Oikaisuvaatimusosoitus sekä Yleisohje valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille. Avustuksen saajan tulee noudattaa avustuspäätöksessä sekä sen liitteissä esitettyjä ehtoja ja rajoituksia.

Valtionavustuspäätös lähetetään valtionavustusjärjestelmästä sähköpostitse hankkeelle ilmoitetulle yhteyshenkilölle, hakijan viralliseen sähköpostiosoitteeseen sekä allekirjoitusoikeuden omaaville henkilöille.

Mikäli avustuksen saaja ottaa myönnetyn avustuksen vastaan, voi se käynnistää hankkeen päätökseen kirjattuna avustuksen ensimmäisenä käyttöpäivänä ja jäädä odottamaan avustuksen maksua. Jos myönteisen päätöksen saaja ei ota avustusta vastaan, tulee siitä ilmoittaa päätöksessä mainittuun päivämäärään mennessä. Ilmoitus asiasta lähetetään valtionavustusjärjestelmään päätössähköpostissa olevan linkin kautta.

Mikäli hakija katsoo, että myönnetty avustus tai sen ehdot vaikuttavat oleellisesti mahdollisuuksiin toteuttaa hanke alkuperäisen hankesuunnitelman mukaisesti, tulee hakijan toimittaa Opetushallitukseen tarkennettu hankesuunnitelma päätöksessä ilmoitettuun päivämäärään mennessä. Tarkennettu hankesuunnitelma voidaan vaatia myös Opetushallituksen toimesta.

Tarkennettu hankesuunnitelma tehdään muutoshakulomakkeella. Linkki muutoshakulomakkeelle on hankekohtainen ja se löytyy kunkin hankkeen avustuspäätöksestä kertovasta sähköpostiviestistä. Mikäli avustuspäätöksen sähköpostiviesti ei sisällä muutoksenhakulomaketta, lähetetään hankesuunnitelma sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo [at] oph.fi sekä avustuspäätöksen Lisätietoja -kohdassa mainitulle yhteyshenkilölle. Tarkennetun hankesuunnitelman toimeenpano voidaan aloittaa Opetushallituksen hyväksyttyä suunnitelman.

1.6. Päätöksen oikaisu

Valtionavustuspäätöksen liitteenä hakijalle toimitetaan oikaisuvaatimusosoitus. Päätökseen tyytymätön saa hakea siihen oikaisua Opetushallitukselta. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusajan kuluessa Opetushallituksen kirjaamoon ja päätöksessä mainitulle Opetushallituksen yhteyshenkilölle.

1.7. Valtionavustuksen maksaminen

Valtionavustus maksetaan noin kuukauden kuluttua avustuksen myöntämisestä tai erikseen päätöksessä mainitulla tavalla. Valtionavustus maksetaan yhdessä tai useammassa erässä. Maksu suoritetaan hakemuksessa ilmoitetulle tilille.

Maksun viitteenä on hankkeen asiatunnus sekä avustuksen saajan ilmoittaman yhteyshenkilön etu- ja sukunimi.

1.8. Yhteishankkeet

Yhteishankkeissa päähakijayhteisö vastaa hakemuksesta, hankkeen hallinnoinnista, toimeenpanosta, taloudesta ja selvitysten laatimisesta kokonaisuudessaan. Yhteistyökumppanit, joilla on omat osatoteuttamissuunnitelmansa ja talousarvionsa, nimetään erikseen hakulomakkeella. Yhteishankkeiden yhteistyökumppanien tulee olla hakukelpoisia ja niitä koskevat samat ehdot ja velvollisuudet kuin hakijaorganisaatiota.

Yhteistyökumppanit laativat yhteistyösopimuksen päähakijan kanssa. Päähakijan ja tämän yhteistyökumppaneiden välisiä sopimuksia ei toimiteta Opetushallitukselle hakemuksen liitteenä, vaan vain erikseen pyydettäessä. Opetushallituksella on tarkastusoikeus myös yhteistyökumppanien toimintaan ja kirjanpitoon.

Yhteistyösopimukseen tulee sisällyttää seuraavat tiedot:

sopimuksen osapuolet
hankkeen tiedot (avustuspäätös liitteineen on hyvä liittää sopimukseen)
yhteistyökumppanin vastuu oikeiden tietojen antamisesta valtionavustuksen käytön valvontaa varten
sopimuksen osapuolten tehtävät ja vastuualueet hankkeen toteuttamisessa
hankkeen kustannukset ja rahoitus (avustus, omarahoitusosuus ja muut rahoituslähteet) ja niiden raportointi
Opetushallituksen oikeus tarkastaa hankkeen asiakirjoja
sopimuksen voimassaoloaika
allekirjoitukset

Lisäksi sopimukseen suositellaan kirjattavaksi muun muassa seuraavat seikat:

tilanteet, joissa valtionavustus palautetaan tai peritään takaisin
tarkemmat aikataulut
mahdolliset liitteet
tekijänoikeudet eli oikeudet tausta-aineistoon sekä hankkeen aikana syntyviin tuotoksiin ja tuloksiin
sopimuksen purkaminen
muutokset sopimukseen
vahingonkorvausvelvollisuus
toiminta mahdollisissa erimielisyystilanteissa

Yhteishankkeissa yhteistyökumppaneiden tulee pitää erillistä kirjanpitoa hankkeen kustannuksista (sisältäen omarahoitusosuuden ja myönnetyn avustuksen), tuloista ja muista rahoituseristä. Kustannukset tulee esittää kirjanpidon pääkirjalla. Valtionavustuksen saajan (päähakijayhteisö) tulee laatia selvitys koko hankkeesta ja liittää kaikkien yhteishankkeen osapuolten kirjanpidon pääkirjat loppuselvitykseen.

Yhteistyökumppanit, jotka eivät kuulu yhteistyösopimuksen piiriin, ja joilta ostetaan esimerkiksi palveluja, kirjataan erikseen osoitettuun kenttään (esim. Muut yhteistyökumppanit ja heidän roolinsa hankkeessa tai Hankkeeseen suunnitellut alihankkijat). Ei hakukelpoiset yhteistyökumppanit kuuluvat tähän ryhmään. Myös hakukelpoiset yhteistyökumppanit voivat kuulua tähän ryhmään, mikäli ne eivät kuulu yhteistyösopimuksen piiriin, eivätkä vastaanota valtionavustusta, mutta osallistuvat hankkeeseen muilla tavoin.

1.9. Tekijänoikeudet

Opetushallituksella on oikeus vastikkeetta käyttää ja hyödyntää valtionavustushankkeessa tai sen

yhteydessä syntyneitä aineistoja tekijänoikeuden estämättä. Opetushallituksella on oikeus aineiston sisällön ja ulkoasun muutoksiin. Opetushallituksella on myös oikeus levittää aineistoa kaikissa levitysmuodoissa ja valmistaa siitä kappaleita.

Tätä täydentävät tai tästä poikkeavat tekijänoikeusehdot kuvataan valtionavustuskohtaisesti hakuasiakirjoissa ja avustuspäätöksessä.

1.10. Hankesuunnitelmasta, avustuspäätöksestä tai ehdoista poikkeaminen ja muutosten hakeminen

Valtionavustuksen käyttöön vaikuttavista muutoksista tulee aina tehdä muutoshakemus viipymättä ja kirjallisesti. Muutoshakemus tulee toimittaa Opetushallitukselle hyvissä ajoin ennen käyttöajan päättymistä ja muutosten toimeenpanoa.

Jos avustuspäätöksessä hyväksyttyä hankesuunnitelmaa, talousarviota tai muuta ehtoa on tarve muuttaa vähäistä enemmän tai jos tässä ohjeessa tai valtionavustuspäätöksessä asetetuista ehdoista, kuten hyväksytystä käyttöajasta, on tarve poiketa, avustuksen saajan tulee tehdä asiassa muutoshakemus. Muutosta haetaan aina kirjallisesti, jolloin käsitellyt muutoshakemukset ovat jälkikäteen todennettavissa.

Hankkeelle voidaan hyväksyä muutoksia hankesuunnitelmaan ja talousarvioon sekä pidennystä käyttöaikaan, mikäli haettaville muutoksille voidaan esittää riittävät perustelut. Haettavat muutokset voidaan hylätä, mikäli ne ovat perusteluiltaan riittämättömiä, vaarantavat avustukselle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen tai muutosten myöntämiselle on valtionavustuslakiin tai muuhun lainsäädäntöön perustuva este.

Muutosta haetaan Opetushallituksen valtionavustusjärjestelmässä (1.) tai sähköpostitse (2.):

1. 5/2021 tai sen jälkeen myönteisen avustuspäätöksen saaneet hankkeet, joille on toimitettu avustuspäätöksen yhteydessä hankekohtainen muutoshakulomakkeen linkki sekä ohjeet muutoshakemuksen tekemiseksi, hakevat kaikki hankeaikaiset muutokset kyseisen linkin kautta Opetushallituksen valtionavustusjärjestelmässä.

2. Hankkeet, jotka eivät ole saaneet avustuspäätöksen saateviestissä linkkiä muutoshakemukselle, tekevät muutoshakemukset sähköpostitse. Muutoshakemus osoitetaan tällöin Opetushallitukselle ja se lähetetään sähköpostitse avustuspäätöksessä ilmoitetulle lisätietojen antajalle. Hakemuksessa tulee mainita hankkeen asiatunnus, kuvata muutostarpeet ja esittää niille perusteet.

Opetushallitus antaa muutoshakemukseen päätöksen, josta ilmoitetaan hakijalle sähköpostitse.

Epäselvissä tilanteissa valtionavustuksen saajan tulee olla viipymättä yhteydessä avustuspäätöksessä nimettyyn lisätietojen antajaan.

1.11. Yhteyshenkilön vaihtaminen

Avustuksen saaja vastaa siitä, että valtionavustusjärjestelmään kirjatut yhteyshenkilön yhteystiedot ovat aina ajan tasalla. Mikäli hankkeen yhteyshenkilö vaihtuu, tulee avustuksen saajan vaihtaa yhteyshenkilö yhteystietoineen valtionavustusjärjestelmään oma-aloitteisesti. Linkki yhteyshenkilön vaihtamiseksi toimitetaan kaikille avustuksen saajille sähköpostitse avustuspäätöksen yhteydessä ja se on käytettävissä koko avustukselle myönnetyn käyttöajan. Mikäli valtionavustusjärjestelmän yhteystiedot ovat virheelliset tai vanhentuneet, ei avustuksen hakijalle/käyttäjälle voida lähettää valtionavustukseen liittyviä päätöksiä, selvityspyyntöjä tai muita yhteydenottoja.

1.12. Hankkeen viestintä sekä hankkeen tulosten ja tuotosten levittäminen

Valtionavustuksella rahoitettujen hankkeiden suositellaan tavoittelevan levittämiskelpoisille tuloksille ja tuotoksille laajaa näkyvyyttä valittujen kohderyhmien keskuudessa. Hankeviestinnän kohderyhmät, tavoitteet ja muut keskeiset seikat on tärkeää määritellä hankkeen suunnitteluvaiheessa.

Valtionavustushankkeissa tulee tuloksista ja tuotoksista viestiessään hyödyntää ensisijaisesti olemassa olevia verkkosivustoja, kuten oman organisaation nykyisiä verkkosivuja, opetus- ja kulttuuriministeriön ja Opetushallituksen Avointen oppimateriaalien kirjasto -palvelua (https://aoe.fi/#/etusivu) tai muita tulosten levittämiseen soveltuvia verkkopalveluja. Jos hankkeessa kuitenkin päädytään tekemään oma mobiilisovellus, verkko-oppimateriaali tai verkkosivu/-palvelu, tulee suunnitelma niiden elinkaaresta ja ylläpidosta esittää jo hakuvaiheessa. Hankkeiden kokemuksia, tuloksia ja tuotoksia suositellaan esiteltävän myös erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa.

Opetushallituksen rahoittamien hankkeiden viestinnässä käytetään erillistä Opetushallitus rahoittaa -logoa, jonka voi ladata osoitteessa: https://www.oph.fi/fi/tietoa-meista/opetushallituksen-tunnukset-ja-visu….