Miksi mallintaa uutta toimintaa ja miten malli juurtuu
Päivänä muutamana esitin itselleni kysymyksen, miksi uutta hankkeissa kehitettyä toimintaa tulisi mallintaa. Kysymys juolahti mieleeni, kun pohdin hankkeissa luodun toiminnan levittämistä oppilaitosten käyttöön. Malli on aina toiminnan yksinkertaistettu selkeä kiteytys. Hyvä malli näyttäytyy yksinkertaiselta, selkeältä ja helpolta ottaa käyttöön. Se luo lisäarvoa käyttäjälleen.
Meillä toimitaan näin
Kehittäjänä yksi unelmistani on kuulla, että uusi kehitetty malli on otettu käyttöön uudessa ympäristössä niin, että sen käyttäjät kertovat yhteen ääneen: ”Meillä toimitaan näin”. Se kertoo siitä, että mallin mukainen toiminta on otettu käyttöön ja se on juurtunut osaksi organisaation normaalia toimintaa. Kun toiminta on kiinnittynyt osaksi organisaation rakenteita ja prosesseja, se on juurtunut tukevasti maaperään ja toiminta sujuu mutkitta.
Miten saavutamme tämän unelman? Uskon että moni hankkeiden äärellä pakertava kehittäjä jakaa saman unelman kanssani. Luomme uusia toimintamalleja kokeillen ja pilotoiden. Kehitämme toimintamalleja ja luomme kuvauksia uudesta toiminnasta. Olemme usein itse mukana toteuttamassa ensimmäisiä pilotteja. Miten saamme muut toimimaan uuden mallin mukaan. Olisiko hyvä luoda selkeät ohjeet ja kuvata uuden mallin käyttöönoton prosessi. Mitä on tehtävä, jotta malli saadaan otettua käyttöön. Miten uudet menetelmät saa otettua haltuun. Mitä uusia työkaluja mallin toimintaan liittyy ja miten niitä käytetään.
Kun ostamme uuden kodinkoneen tai osista koottavan huonekalun, mukana on käyttö- ja kokoamisohjeet. Joskus ohjeet ovat niin selkeät, että turvallinen ja tehokas käyttö sujuu heti ensimmäisestä käyttökerrasta alkaen moitteettomasti, tai huonekalu rakentuu kuin itsestään tukevaksi ja toimivaksi. Motiivi uuden koneen käyttöönottoon on yleensä suuri, varsinkin jos pyykkivuori pursuaa vanhan koneen lopetettua palvelemisen. Tai, jos vieraat on kutsuttu seuraavaksi päiväksi lounaalle ja ruokapöytä odottaa vielä kuljetuslaatikossaan.
Mistä motivaatio käyttöönottoon
Miten saamme herätettyä uuden mallin käyttöönottajien motivaation ja halun ottaa malli käyttöön. Jos motivaatiota ei ole, ei mallin käyttöönotollekaan ole tarvetta. Onneksi tiedän, että kaikki Zoomi-verkoston hankkeet tekevät työtä tärkeiden ja merkittävien asioiden äärellä, ja kaikki syntyvät mallit tulevat tarpeeseen.
Taas palaan perusasioiden äärelle ja mietin mihin kysymykseen mallilla haetaan ratkaisua tai vastausta. Toiminnan juurruttamiseenkin tarvitaan malli. Mitä pitää tapahtua, jotta toiminta juurtuu osaksi normaalia organisaation toimintaa niin, että kaikki yhdessä voivat hetken päästä todeta: ”Meillä toimitaan näin”. Kehittäjien puheessa vilahtelee usein ajatus johdon sitoutumisesta. Mitä johdon sitoutuminen tarkoittaa käytännössä? Mitkä ovat johtamisen työkaluja? Zoomissa kehitteillä olevassa juurrutusmallissa hahmottuvat prosessin vaiheet, kuten päätös ja sen tekeminen, mallin mukaisen toiminnan kiinnittäminen osaksi strategiaa ja toimintasuunnitelmia. Helposti käyttöönotettava malli sisältää käyttöoppaat, perehdytys- ja viestintämateriaalit sekä mallisuunnitelman käyttöönoton vaiheista ja tarvittavasta viestinnästä. Jotta mallin avulla saavutetaan tavoiteltuja tuloksia ja luodaan lisäarvoa, on mallilla hyvä olla toiminnan tuloksia kuvaavat mittarit. Vanha kehittäjien sanonta, sitä saat mitä mittaat, pitää edelleen paikkansa.
Zoomin tehtävänä on auttaa ja tukea verkoston hankkeita pääsemään parhaimpaansa. Yhtenä uutena avauksena olemme kokoamassa eväitä uuden toiminnan mallintamiseen ja juurruttamiseen. Tulevan kevään ja syksyn aikana näitä teemoja pohditaan yhdessä projektipäällikköpäivillä. Myös alueellisissa koulutuksissa ja seminaareissa sivutaan aiheita. Tavoitteena on, että saamme yhdessä rakennettua juurrutusmallin hankkeiden käyttöön. Kutsun kaikkia kehittäjiä mukaa ajattelemaan yhdessä, jotta saamme yhteistä kehittämisosaamistamme uudelle tasolle.
Maria Käkelä, verkostokoordinaattori, SAKU ry
Zoomi-koordinaatiohanke