Tavoitejohtamisen OKR-malli julkishallinnossa – suuntaa, selkeyttä ja yhdessä oppimista

Miksi päätimme ottaa OKR-mallin käyttöön?

Virastojen arkea värittävät monesta suunnasta tulevat tavoitteet: strategiat, tulossopimukset, tiekartat ja toimeksiannot, joiden laajuus ja aikajänne vaihtelevat. Kun tehtävää on runsaasti, tekeminen voi pirstoutua. Kokonaiskuva voi hämärtyä, ja ylätason tavoitteiden yhteys omaan työhön saattaa jäädä epäselväksi.

Kokeilimme Opetushallituksessa OKR-mallia aluksi asiakaskokemuksen parantamisen, tiedon hyödyntämisen ja kestävän digitalisaation johtamisessa vuosina 2021–2023. Tulokset olivat rohkaisevia, joten uuden strategia- ja tulossopimuskauden käynnistyessä vuoden 2024 alussa päätimme laajentaa mallin koko virastoon.

Halusimme OKR-mallilla vahvistaa tavoitteellista arjen suunnittelua ja seurantaa, ja näin varmistaa, että koko organisaatio kulkee entistä vahvemmin yhdessä samaan suuntaan. Tavoittelimme toimintamallia, joka yhdistää strategiset tavoitteet ja jokapäiväisen työn, helpottaa priorisointia, auttaa tunnistamaan kehittämistyön keskinäisiä riippuvuuksia ja luo työrauhaa jatkuvan muutoksen keskellä.

Mitä hyötyä OKR tuo julkishallinnon arkeen?

OKR on tuonut Opetushallitukseen selkeämmän ja läpinäkyvämmän tavan johtaa strategisia tavoitteita. Se tarjoaa hallitun prosessin tavoitteiden asettamiseen ja edistymisen seurantaan. Kun näemme ajantasaisesti, missä mennään, päätöksenteko on nopeampaa ja voimavarat voidaan kohdentaa tehokkaammin.

OKR suuntaa katseen tulevaan – siihen, mihin haluamme päästä ja minkä muutoksen saada aikaan.

Mallin ytimessä olevat avoimuus ja läpinäkyvyys lisäävät tiimien välistä yhteistyötä. Kun tiimit näkevät toistensa tavoitteet ja avaintulokset, syntyy luontevasti uusia yhteisiä ponnistuksia. Näin esimerkiksi toimiala- ja dataosaajamme ovat löytäneet toisensa entistä tiiviimmin.

OKR suuntaa katseen tulevaan – siihen, mihin haluamme päästä ja minkä muutoksen saada aikaan. Malli tarjoaa tiimeille keinon jäsentää ja jaksottaa omaa työtään sekä helpottaa priorisointia. Työn merkityksellisyys vahvistuu, kun jokainen hahmottaa, miten oma tekeminen liittyy laajempiin yhteisiin päämääriin.

OKR-malli tuo julkishallinnon johtamiseen selkeyttä ja fokusta. Organisaatio voi edistää kerralla vain rajallista määrää muutoksia, ja OKR-ajattelu auttaa kohdentamaan voimavarat sinne, missä vaikuttavuus juuri sillä hetkellä on suurin. Malli myös lisää joustavuutta: laadullisia tavoitteita ja niihin kiinnitettyjä määrällisiä avaintuloksia seurataan ja tarkistetaan säännöllisesti, mikä mahdollistaa nopeamman reagoinnin esimerkiksi lainsäädännön muutoksiin tai ennakoimattomiin tilanteisiin.

Miten OKR-mallin käyttöönotossa pääsee vauhtiin?

OKR-mallin perusperiaatteet ovat yksinkertaiset. Mallin saa parhaiten haltuun kokeilemalla ja ymmärrys lisääntyy jokaisella uudella toteutusjaksolla. Opetushallituksessa OKR-mallin käyttöönottoon varattiin kokonainen vuosi, jotta malliin voitiin rauhassa tutustua ja käytännössä harjoitella tavoitteiden ja avaintulosten laatimista.

Onnistuneen käyttöönoton edellytyksiä ovat johdon sitoutuminen sekä toimintakulttuuri, joka kannustaa kokeiluun ja yhdessä oppimiseen. Ensimmäiset tavoitteet ja avaintulokset saavat olla kaukana täydellisestä – niin ne meilläkin olivat: harjoittelemme edelleen esimerkiksi tavoiteltua muutosta kuvaavien, lopputuloskeskeisten avaintulosten laatimista. Tärkeintä on, että OKR:t ovat avoimesti kaikkien näkyvillä ja herättävät keskustelua. Ajan myötä laatu paranee ja kukin organisaatio löytää omaan toimintaansa sopivat käytännöt.

Olemme Opetushallituksessa nähneet, miten OKR-mallilla saadaan askel askeleelta lisättyä toiminnan selkeyttä, suuntaa ja läpinäkyvyyttä. Malli myös rohkaisee yhteiseen reflektointiin ja jatkuvaan oppimiseen. Strategiset tavoitteet kytkeytyvät vähitellen yhä tiiviimmin arjen työhön ja toteutuvat käytännössä.

Kiinnostuitko kokeilemaan?

Olemme rakentaneet julkishallinnon maailmaan räätälöidyn OKR-verkkokurssin valtionhallinnon yhteiselle oppimisalustalle eOppivaan yhdessä HAUSin ja eturivin OKR-osaajien kanssa. OKR-malli julkishallinnossa – tavoitteista tuloksiin -kurssi tutustuttaa mallin perusteisiin noin tunnissa ja antaa valmiuksia kokeilla sitä myös omassa organisaatiossa. Jaamme myös mielellämme kokemuksia vertaistukihenkeen – ollaan yhteydessä!