Kunkin Erasmus-akkreditoinnin yhteydessä hyväksytyn hankesopimuksen sekä lyhytkestoisen liikkuvuushankkeen päättyessä organisaatio toimittaa loppuraportin toteutetuista aktiviteeteista ja saavutetuista tavoitteista.

Kansallinen toimisto voi tehdä erilaisia tarkastuksia ja seurantakäyntejä tarjotakseen tukea hankkeiden hallinnointiin, seuratakseen edunsaajaorganisaatioiden hankkeiden edistymistä ja tuloksia ja varmistaakseen sovittujen laatustandardien noudattamisen.


Hankkeiden raportointi tehdään Beneficiary Module -nimisessä työkalussa, jota käytetään kaikkien toteutuneiden liikkuvuustoimien raportoimisessa koko ohjelmakauden ajan. Loppuraportti hankkeen toteutuksesta toimitetaan Beneficiary Modulen kautta kansalliseen toimistoon 60 kalenteripäivän kuluessa hankkeen päättymispäivästä alkaen laskettuna.

Edunsaaja voi käyttää Erasmus+ Project Results Platform -hanketietokantaa hanketulosten levittämiseen siellä annettujen ohjeiden mukaisesti. Myös EPALEn käyttöön hankkeen tulosten levittämisessä kannustetaan lämpimästi!

Loppuraportoinnin koulutusmateriaaleja
Takaisin ylös

Beneficiary Moduleen kirjaudutaan EESC-portaalin (Erasmus+ & European Solidarity Corps Single Entry Point) kautta. Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella EU Login -tunnuksella. EU Login -tunnuksen avulla käyttäjät voivat kirjautua erilaisiin komission tietojärjestelmiin yhdellä tunnuksella. 

 

Takaisin ylös

Henkilötietojen suojaamiseksi edunsaajan ja kansallisen toimiston välisessä yhteydenpidossa tulee käyttää BM:ssä olevaa henkilön tunnistetta, ei nimeä.

Henkilötunniste eli Mobility activity ID on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka muodostuu järjestelmässä automaattisesti. Mobility activity ID löytyy liikkuvuusjakson tiedoista. Numero koostuu sekä hankenumerosta että yksilöintinumerosta (esim. 005041-MOB-1). Numeroa voi muokata, mutta se ei voi olla sama kuin jokin muu jo olemassa oleva numero. Raportointijärjestelmässä olevat henkilötiedot pseudonymisoidaan toiminnan päätyttyä.

Pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista järjestelmässä siten, että ne eivät ole enää näkyvissä käyttäjille tai kansalliselle toimistolle hankkeiden päätyttyä. Tämän jälkeen henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman erillisiä toimenpiteitä. Henkilötietojen piilottaminen on Euroopan komission toimenpide. Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää henkilötietoja näkyviin määräajaksi (esim. tarkastuksen aikana) kansallisesta toimistosta.

Takaisin ylös

Erasmus-laatustandardien mukaisesti ohjelmasta tukea saavien organisaatioiden on edistettävä ekologisesti kestävää ja vastuullista toimintaa osallistujiensa keskuudessa ja lisättävä tietoisuutta liikkuvuustoimien ympäristöjalanjälkeä pienentävien tai korvaavien toimien merkityksestä.

Yksi esimerkki liikkuvuustoimien ekologista kestävyyttä edistävästä toimesta on vihreä matkustaminen. Vihreällä matkustamisella tarkoitetaan matkustustapaa, jossa koko matka tai osa matkasta taitetaan vähäpäästöisten kulkuneuvojen kuten linja-auton, junan tai yhteiskyydin avulla. Tavoitteena on minimoida liikkuvuusjaksoon liittyviä päästöjä muun muassa vähentämällä lentämistä. Osallistuja on oikeutettu vihreän matkustamisen tukeen silloin, kun suurin osa kohteeseen tehdystä matkasta tai meno-paluumatkasta vähintään toiseen suuntaan on matkustettu vähäpäästöisesti.

Erasmus+ ohjelmassa vihreän matkustamisen tuki on korkeampi kuin tavanomainen matkatuki ja matkustamiseen voi käyttää maksimissaan kuusi (6) matkapäivää. Korotetun matkatuen lisäksi osallistujalle maksetaan yksilötuki jokaiselta toteutuneelta matkapäivältä: 

  • kun koko matka toteutetaan vähäpäästöisesti, osallistuja on oikeutettu kahden (2) matkapäivän lisäksi neljään (4) lisämatkapäivään (2+4)
  • kun suurin osa matkustetusta matkasta tai vähintään toinen suunta meno-paluumatkasta on matkustettu vähäpäästöisesti, avustus maksetaan toteutuneiden matkapäivien mukaan, kuitenkin enintään kuudelta (6) matkapäivältä.

Sopimuksen liitteen (LIITE III Rahoitus- ja sopimussäännöt s. 3) mukaan vihreän matkustamisen tukia käytettäessä osallistuja ja lähettävä organisaatio allekirjoittavat vakuuden, joka toimii tositteena.

  • Osallistujan vakuus vihreästä matkustustavasta: Osallistujan tulee säilyttää matkakuitit ja esittää ne tarvittaessa lähettävälle organisaatiolle vihreän matkustamisen todentamiseksi
  • Organisaation tosite vihreän matkustamisen todentamiseksi: Organisaation tulee säilyttää allekirjoitettu vakuus (sähköinen kopio) mahdollista kansallisen toimiston tarkastusta varten.

Raportointijärjestelmässä (Beneficiary Modulessa) kysytään pääasiallisesti käytettyä liikennevälinettä ja matkan pituutta kilometreinä:

  • Sending city-Receiving city / Real distance in KM / Main means of transport (Sustainable Means of Transport). 
     Laivamatka voi olla osa vähäpäästöistä matkustamista, mutta se ei voi olla pääasiallisesti käytetty liikenneväline. Kirjaa vähäpäästöisesti toteutetun matkan reitti ja pituus kilometreinä vakuuslomakkeeseen.

Huom! Lähettävä organisaatio voi lisätä lomakkeen omiin järjestelmiinsä ja siten tehdä siitä sähköisen, jolloin vakuuden voi allekirjoittaa myös sähköisesti.

Vihreä matkustaminen
Takaisin ylös

Poikkeukselliset kulut ja osallisuustuki raportoidaan Beneficiary Module -järjestelmässä.

Osallisuustuki orginisaatiolle on vaihtelee hankevuosittain. Se on tarkoitettu kustannuksiin, jotka syntyvät liikkuvuustoimintojen järjestämisestä niille osallistujille, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia.

Organisaation osallisuustuen todentamista varten edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää:

  • allekirjoitettu vakuus.

Osallisuustuki osallistujille on avustus, jolla korvataan 100 % tosiasiallisesti aiheutuneista kuluista. Tosiasiallisiksi kuluiksi lasketaan muita vähemmän mahdollisuuksia saaneita osallistujia koskevat kustannukset ja heidän avustajiinsa suoraan liittyvät lisäkustannukset.

Osallistujan osallisuustuen todentamista varten edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää:

  • allekirjoitettu vakuus ja liite Erasmus+ -apurahan budjetista
  • osallistujan osallisuustuen perusteena olevat kuitit.

Vakuuslomakkeella todennetaan tuen tarve eli perustelut henkilön kuulumisesta osallisuustuen piiriin (Participant with fewer opportunities).

Opiskelijan liikkuvuusjakson budjetin suunnittelun tukena käytetään excel-taulukkoa, johon tehdään kuluerittely ennen jakson alkua. Budjetin erittely on vakuuden liite.

Kuitit tulee esittää Erasmus+ yksilö- ja matkatuen muodostaman apurahan ylimenevästä osasta eli osallisuustuesta osallistujalle. Kuluista tulee säilyttää kuitit mahdollista tarkastusta varten.

Liikkuvuusjakson vakuus ja budjetti
Takaisin ylös

Korkeat matkakulut (Exceptional costs for expensive travel)

Matkakulut voi maksaa korotetun matkatuen kategoriasta, jos normaali matkatuki ei riitä ja matkatuki ei kata vähintään 70 % avustuskelpoisista kustannuksista. Kuluista korvataan 80 % tukikelpoisista kustannuksista. Korkeiksi matkakuluiksi voidaan laskea myös esimerkiksi kalliit tavarat tai laitteet, jotka liittyvät olennaisesti liikkuvuusjaksoon.

Viisumit, oleskeluluvat ja niihin liittyvät kustannukset (Exceptional costs for visa and other entry requirements)

Hyväksyttäviä kuluja ovat esimerkiksi viisumit ja niihin liittyvät kustannukset, oleskeluluvat, rokotukset ja lääkärintodistukset. Korvaus on 100 % tukikelpoisista kuluista.

Poikkeuksellisten kulujen todentamista varten edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää kaikki kuitit mahdollista kansallisen toimiston tarkistusta varten. Korkeiden matkakulujen osalta tulee pyydettäessä esittää kuitti/tosite/ote matkustusjärjestelmästä (matkalasku).

Huom! Koronatestejä voi maksaa poikkeuksellisista kuluista, vaikka poikkeuksellisia kuluja (€) ei olisi haettu hakulomakkeessa. Koronatesteistä (COVID-19) on säilytettävä kuitit (kopiot) koulutuksen järjestäjällä mahdollista kansallisen toimiston tarkastusta varten.

Takaisin ylös

Avustuksen saajan on ilmoitettava kaikissa viestintä- ja mainosmateriaalissa (myös verkkosivustollaan ja sosiaalisessa mediassa) vastaanottaneensa tukea Erasmus+ -ohjelman puitteissa. Suuntaviivat avustuksen saajille ja muille kolmansille osapuolille ovat saatavilla alla olevissa linkeissä: 

 

Takaisin ylös

Loppuraportin ainoa pakollinen liite on DoH (Declaration on Honor). Liitä se mukaan täytettynä ja allekirjoitettuna. 

Jos olette käyttäneet vihreän matkustamisen tukea, poikkeuksellisia kuluja tai osallisuustukea osallistujalle, saatetaan teiltä pyytää vakuutta ja kuitteja raportin tarkastamisen yhteydessä. Learning Agreementeja, apurahasopimuksia, osallistumistodistuksia yms. ei tarvitse liittää loppuraporttiin. Säilyttäkää kuitenkin kaikki kuitit ja todistukset hankekansiossanne mahdollisia tarkistuksia varten.

Takaisin ylös

Lisää tietoa liikkuvuushankkeiden hallinnoinnista löydät alla olevista linkeistä.
 

Takaisin ylös