Tälle sivulle on koottu ohjeet, vinkit ja dokumentit urheiluhenkilöstön ja valmentajien liikkuvuushankkeiden (KA182-SPO) hallinnointia varten.
Kädet läppärin näppäimistöllä
Kuva: Photo by Glenn Carstens Peters on Unsplash

Hyväksymispäätöksen saamisen jälkeen organisaationne solmii avustussopimuksen Suomen kansallisen Erasmus+ -toimiston (Opetushallitus) kanssa.  Avustussopimuksessa on esitetty, mitä sääntöjä ja velvoitteita teidän on edunsaajaorganisaationa noudatettava.

Euromääräinen tuki määräytyy yksikkökuluilla kohdentuen liikkuvuuksien matka-, oleskelu- ja organisointikuluihin. Avustussummasta maksetaan 80%  sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Yksikkökulujen euromäärät löydät liitteestä 3 Sovellettavat korvaustasot. 

Sopimus ja liitteet 2023
KA182-SPO avustussopimus.pdf (pdf, 573.33 KB)
Sopimus ja liitteet 2024
Takaisin ylös

Kerro laajasti organisaatiossanne, miten Erasmus+  liikkuvuusjaksoille voi hakea, millaisia hakudokumentteja tarvitaan ja kuinka valinta tapahtuu. Hankkeeseen osallistuvat henkilöt valitaan reilusti, läpinäkyvästi ja dokumentoidusti. Määritelkää omat valintakriteerinne. Valintakriteerinä voi olla motivaatio, selvät liikkuvuuden tavoitteet ja suostumus kokemuksen jakamiseen. Dokumentoi valinta tarvittaessa.

Muutoksia voitte tehdä tarpeen mukaan, kunhan noudatatte hakemuksenne tavoitteita. Hankkeeseen osallistujien on oltava aktiiveja lähettävän organisaation toiminnassa.                         

Takaisin ylös

Erasmus+ -ohjelman raportointi- ja hallinnointiväline on komission ylläpitämä Erasmus+ Beneficiary Module (BM). Järjestämme järjestelmän käyttökoulutusta webinaareina.  

Merkitset jokaisen liikkuvuusjakson Erasmus+ Beneficiary Module -alustalle, ja teet siellä myös hankkeen loppuraportin.

Kun avaat Beneficiary Module -linkin, siirryt Erasmus+ -ohjelman Single entry point -sivulle. Sivu toimii osin kirjautumatta mutta BM -osioon kirjaudut EU Login -tunnuksellasi. Käytä sitä EU Login -tunnukseen yhdistettyä yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta, joka oli hakemuksessanne. Beneficiary Module löytyy Single entry point -sivun vasemmanpuoleisesta valikosta Projects.

Voit siis Single entry point -sivulla tehdä useita eri asioita esim. katsoa hakulomakettanne, tehdä uusia hakemuksia, muokata OID-koodianne, etsiä kumppaneiden OID-koodeja ja siirtyä Beneficiary Module -alustalle.

 

Muista osallistumistodistus 

Jokaisesta liikkuvuudesta on saatava vastaanottavan organisaation allekirjoittama osallistumistodistus, jotta liikkuvan henkilön yksikkökustannukset voidaan hyväksyä. Voit laatia osallistumistodistuksen alla olevan mallin mukaan. Halutessasi voit muokata sitä vastaamaan hankkeen tarpeita (logot, kuvaukset liikkuvuuksista ynnä muut tarpeelliset sisällöt). 

Liite

Osallistujakysely (Participant Report)

Kun olet kirjannut alustalle osallistujan tiedot, niin BM lähettää sähköpostitse osallistujakyselyn liikkuvalle henkilölle. Osallistujakysely on saatavilla englanniksi. Osallistujakysely vastaukset voi kirjoittaa suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Jokaisen yksilöliikkuvuuteen osallistujan pitää täydentää osallistujakysely.

 

Hankkeen loppuraportti

Hanke raportoidaan verkkopohjaiselle Erasmus+ Beneficiary Module -alustalle. Loppuraportti tulee toimittaa 60 päivän kuluessa hankekauden päättymisestä. Loppuraportti on saatavilla englanniksi, sen voi täyttää joko suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Loppuraportin käsittelyn jälkeen kansallinen Erasmus+ toimisto maksaa hankkeen mahdollisen loppuavustuksen.

Liitteet
Takaisin ylös

Hankkeeseen sisältyviin liikkuvuuksiin saattaa hankekauden aikana tulla muutoksia. Osa muutoksista pitää ilmoittaa Opetushallitukseen alla olevalla lomakkeella. Kaikkia muutoksia ei tarvitse ilmoittaa.

Sallitut muutokset

Hankkeessa on sallittua tehdä joitakin muutoksia hankesopimuksenne ja hakemuksenne puitteissa. Hankesopimuksesta voit lukea, millaiset muutokset ovat sallittuja. Tähän kappaleeseen on nostettu muutamia yleisimpiä muutoksia. Kerromme, miten niiden kanssa menetellään. Muista, että kyseessä on organisaationne hanke, eli liikkuvuuksien osallistujat voivat vaihtua hakemuksessa ilmoitetusta. Myös liikkuvuuksien kohteet ja liikkuvuusmuodot voivat muuttua. Tärkeintä henkilömuutosten ja liikkuvuusmuotomuutosten yhteydessä on muistaa hakemuksessa ilmoittamanne hankkeen tavoitteet ja niiden saavuttaminen.

Tarkista sopimuksestanne tai Beneficiary modulesta (BM) tukisummat eri kululuokissa. Huomaathan, että hankkeen kokonaisavustus ei voi nousta, mutta se voi laskea.

  • Organisointituki: Edunsaaja voi siirtää enintään 100 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja ei saa siirtää lisävaroja tähän kululuokkaan ilman muutospyyntöä.
  • Matkat, yksilötuki ja kielivalmennustuki: Edunsaaja voi siirtää enintään 50 prosenttia kuhunkin näistä luokista kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan.
  • Valmistelevat vierailut ja osallisuustuki organisaatioille: Edunsaaja voi siirtää enintään 100 prosenttia kohdennetuista varoista valmistelevan vierailun kuluihin. Edunsaaja voi siirtää lisävaroja näihin kululuokkiin ilman muutospyyntöä.
  • Osallisuustuki osallistujille: Edunsaaja voi siirtää enintään 15 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja voi siirtää lisävaroja tähän kululuokkaan ilman muutospyyntöä.
  • Poikkeukselliset kulut korkeista matkakustannuksista: Edunsaaja voi siirtää enintään 100 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja voi siirtää lisävaroja näihin kululuokkiin ilman muutospyyntöä ja sillä edellytyksellä, että loppuraporttiin sisällytetään asiaa koskevat menojen perustelut.

 

Lomakkeella ilmoitettavat muutokset 

Jos organisaationne yhteystiedot, laillinen edustaja tai hankkeen yhteyshenkilön muuttuu, kerrot sen Opetushallitukselle yhteyshenkilön allekirjoittamalla lomakkeella. Jos haet suurempia hankesopimuksen muutoksia, jotka edellyttävät Opetushallituksen hyväksyntää, käytössänne on laillisen edustajan allekirjoittama lomake. Molemmat verkkolomakkeet allekirjoitetaan sähköisesti.

Muissa sopimusmuutoksissa saat tarkemmat ohjeet Opetushallitukselta sport(at)oph.fi. Muita muutoksia ovat esimerkiksi:

  • Organisaatioiden yhdistyminen
  • Organisaation virallisen nimen muutos
  • Pankkitietojen muutos
  • Edunsaajaorganisaation yhteystiedot muuttuvat
  • Tilinumero muuttuu

 

Takaisin ylös

Erasmus+ avustuksesta  viestiminen tuo esiin toimintaanne ja EU-rahoitus kertoo myös hankkeenne laadusta. Velvoitteenne on huolehtia siitä, että Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetusta hankkeestanne viestitään näkyvästi. Kerro ja viesti hankkeestasi ja sen saamasta rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti ja avoimesti!  

Me teemme myös mielellämme yhteistyötä viestinnässä, vinkkaa meille viestintäsi helmet seuraamalla meitä sosiaalisessa mediassa. 

Takaisin ylös

Annamme hankkeille opastusta, miten liikkuvuuksiin osallistuvien henkilöiden tietosuoja tulee huomioida hankkeessa. Seuraamme myös tietosuoja-asioiden toteuttamista. 

Osallistujien tulee olla tietoisia henkilötietojensa käsittelystä ennen niiden merkitsemistä raportointi- ja hallinnointivälineeseen. Huomioi myös, että loppuraportissa on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä. Huomioi erityisesti hallinnointi- ja raportointityökalun ulkopuolella olevien asiakirjojen käsittelyn turvallisuus ja luottamuksellisuus sekä tietojen säilyttäminen.

Organisaationne omalla vastuulla on varmistaa, että vakuutusturva kattaa liikkuvuustoimintoihin osallistuvat osallistujat.

Takaisin ylös

Terhi Liintola

Vastaava asiantuntija

puh. 0295 331 897

 

Verneri Kinnunen

Projektikoordinaattori

puh. 0295 331 604

 

Sähköpostiosoitteetteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi(at)oph.fi

Tiimin yhteinen sähköpostiosoite on sport(at)oph.fi

Takaisin ylös