EDUFI-harjoittelun hakulomake ja -ohjeet

Tutustu hakuprosessiin ja varmista, että täytät yleiset hakukriteerit sivulla 
Tietoa EDUFI-harjoittelusta.

Tee hyvä hakemus ajoissa

Työnantaja näkee hakemuksesi ja sen liitteet siinä muodossa, kun olet ne hakujärjestelmään tallentanut. Hanki tarvittavat liitteet ja kirjoita motivaatiokirje ennen hakulomakkeen täyttämistä. Aloita hakemuksen täyttäminen ajoissa. Sähköinen hakulomake on auki vain hakuaikoina.

Hakeminen kahteen harjoittelupaikkaan

Voit täyttää vain yhden hakemuksen joko ryhmän A. tai ryhmän B. paikkoihin, mutta et molempiin. 

Voit hakea

• joko yhteen maahan ryhmässä A. Yritykset ja paikalliset järjestöt Aasiassa ja Latinalaisessa Amerikassa tai
• yhden työnantajan yhtä tai kahta paikkaa ryhmässä B. Suomalaisorganisaatiot, Suomen kielen ja kulttuurin opetuspisteet ulkomailla, ulkosuomalaistoiminta sekä kehitysyhteistyötä tekevät organisaatiot ulkomailla

Jos olet kiinnostunut harjoittelusta esimerkiksi instituuteissa (ryhmä B), voit hakea kahta paikkaa instituuteissa, mutta et voi hakea esimerkiksi yhtä edustusto- ja yhtä instituuttipaikkaa. Voit hakea vain yhtä paikkaa, jos työnantajalla on haettavana vain yksi paikka.

Jos haet kahta paikkaa, kirjoita kumpaankin paikkaan oma motivaatiokirje. Valitse hakulomakkeelta ensin se paikka, johon ensisijaisesti haluat. Toissijaiseen paikkaan valitaan hakijoita lähinnä poikkeustapauksissa.

Opetushallituksen esivalinnan jälkeen kunkin hakijan hakemus lähetetään korkeintaan yhteen paikkaan lopullista valintaa varten.

Valmistele hakemuksesi liitetiedostot paikkakuvauksen ja alla olevien ohjeiden mukaan ja tallenna ne koneellesi .pdf-muodossa: 

• Käännä oppilaitoksen, oppiaineiden ja tutkintojen nimet myös pyydetylle kielelle.
• Vältä lyhenteitä tai kirjoita ne auki.
• Jos sinulla on aikaisempaa työkokemusta, selvennä, minkä alan organisaatiosta on kyse. Ulkomainen työnantaja ei välttämättä tunne kyseistä organisaatioita nimeltä.
• Kunkin liitteen koko on korkeintaan 5000 kilotavua.
• Liitä hakemukseesi vain pyydetyt liitteet

Kun olet lähettänyt hakemuksesi, saat kopion hakulomakkeesta sähköpostiisi. Liitteiden tiedostonimet näkyvät lomakkeen lopussa. CV ja opintorekisteriote ovat omissa lokeroissaan. Motivaatiokirjeiden tiedostonimet näkyvät Placement Info -kohdassa hakemasi paikan tai paikkojen nimien perässä. 

Liitteiden kieli riippuu hakemastasi paikasta

Haku ryhmän A kohdemaihin:

• kirjoita motivaatiokirje työskentelykielellä, joka on mainittu maakuvauksessa
• laadi ansioluettelo englanniksi 
• opintorekisteriote voi olla joko työskentely- tai englanninkielellä 

Kun haet ryhmän B paikkoja,  tarkasta paikkakuvauksesta, millä kielellä liitteet pitää hakemaasi paikkaan toimittaa. Jos haet kahta eri paikkaa, kirjoita kumpaankin paikkaan oma motivaatiokirje.

Sähköisen hakulomakkeen liitteet 

1. Motivaatiokirje: 
   Vapaamuotoisesta motivaatiokirjeestä tulisi käydä ilmi, miten opintosi ja työkokemuksesi sopivat paikka- tai maakuvauksessa esitettyihin kriteereihin ja toiveisiin, miksi olet kiinnostunut juuri kyseisestä paikasta tai maasta ja millaisia odotuksia ja toiveita sinulla on harjoittelupaikan ja työtehtävien suhteen. On myös hyvä kertoa, miksi työnantajan kannattaisi valita juuri sinut ja kuinka harjoittelu liittyy opinto- ja urasuunnitelmiisi. Sopiva motivaatiokirjeen pituus on yksi A4-sivu. Jos paikkakuvauksessa pyydetään motivaatiokirje kahdella eri kielellä, yhdistä kirjeet yhdeksi tiedostoksi ennen hakulomakkeelle liittämistä.
2. Ansioluettelo (CV): 
   Koska hakulomakkeeseen ei tarvitse liittää työtodistuksia, kuvaile ansioluettelossasi lyhyesti myös työtehtäviäsi. Ansioluettelon pituutta ei ole rajoitettu ja se riippuu muun muassa aikaisemman työkokemuksesi määrästä. Asiat kannattaa esittää siinäkin tiiviisti ja räätälöidä haettavan paikan mukaan nostamalla esiin harjoittelupaikan kannalta oleellista työ- tai järjestökokemusta tai vaikkapa opintoja kohdemaassa. Ansioluettelo voi olla vapaamuotoinen tai voit käyttää siihen esimerkiksi Europass-sivuston pohjaa.
3. Opintorekisteriote: 
   Myös vastavalmistuneiden on liitettävä hakemukseen opintorekisteriote, jossa näkyvät kurssisuoritukset. Liitä hakemukseen myös kopio tutkintotodistuksesta, jos tutkinto ja sen suorittamispäivä eivät näy opintorekisteriotteessa. Liitä ne yhdeksi tiedostoksi ennen hakulomakkeelle liittämistä.
   
   Jos olet suorittanut alemman korkeakoulututkinnon eri oppilaitoksessa kuin ylemmän korkeakoulututkinnon, opinnot liittyvät tiiviisti toisiinsa ja ovat oleellisia haettavan paikan kannalta, liitä mukaan opintorekisteriotteet kummastakin tutkinnosta. Liitä ne yhdeksi tiedostoksi ennen hakulomakkeelle liittämistä.
   
   Jos sinulla on yksi tai useampi tutkinto, joiden suorittamisesta on kulunut jo aikaa, eivätkä ne liity suoraan siihen tutkintoon, jonka perusteella haet nyt harjoitteluun, ei opintorekisteriote aikaisemmista opinnoista ole välttämätön. 
   
   Opintorekisteriotteen ei tarvitse olla virallinen, vaan esimerkiksi oppilaitoksesi rekisteristä tulostettu ote, mutta sen on oltava tuore. Jos hakemukseen on liitetty esimerkiksi puoli vuotta aikaisemmin päivätty opintorekisteriote, jonka mukaan opinto-oikeus on päättynyt kolme kuukautta ennen hakuajan alkamista, emme voi sen perusteella päätellä onko hakija valmistunut tai ovatko opinnot jääneet kesken vai jatkuvatko opinnot, kun opinto-oikeutta on jatkettu.

Valokuva

Valokuva ei ole pakollinen, mutta se auttaa valitsijoita muistamaan paremmin hakijat.  Voit halutessasi liittää sen joko hakemukseen tai ansioluetteloon. Kuva voi olla erillinen tuloste sähköisessä muodossa olevasta kuvasta, jonka liität samaan tiedostoon joko CV:n tai motivaatiokirjeen kanssa.

Todistusta kielitaidosta ei liitetä hakemukseen

Kielitaitotodistuksia ei tarvitse liittää hakuvaiheessa mukaan. Mikäli pääset esivalinnassa jatkoon, työnantaja saattaa pyytää todistuksen kielitaidostasi. Kielitaidon voi osoittaa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• kielen lehtorin arviointi vapaamuotoisesti,
• kopio enintään kaksi vuotta vanhasta virallisesta kielitaitotodistuksesta, esimerkiksi Goethe-Institut tai TOEFL tai
• ansioluettelossa maininta pidempiaikaisesta opiskelusta tai harjoittelusta ulkomailla viimeksi kuluneen kahden vuoden aikana ja selvitys sinä aikana käytetystä kielestä.

Hakulomakkeen täyttäminen jakautuu kuuteen vaiheeseen, joista vaiheissa 1 ja 2 valitaan hakukohteet.

Vaiheesta toiseen siirrytään klikkaamalla Continue-kuvaketta. Klikkaamalla lomakkeessa olevia infonappuloita saat ohjeita kyseisen kohdan täyttämiseen.

Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Kielitaito-kohta: jos valitset jonkun kielistä, on sinun valittava myös kyseistä kieltä koskeva osaamistasosi, jotta pääset etenemään lomakkeella.

Vaiheissa 3–6 voit tallentaa hakemuksesi kesken lomakkeen täytön klikkaamalla Save and continue later. Antamaasi sähköpostiosoitteeseen lähetetään linkki, josta pääset takaisin lomakkeelle myöhemmin.

Tekstikenttien merkkimäärä on rajoitettu. Jos et pääse siirtymään lomakkeella eteenpäin, tarkasta, että syynä ei ole liian suuri merkkimäärä avovastauksissa.

Vaihe 3

Voit ilmoittaa kohdassa Health information tietoja terveydentilastasi, jos arvioit, että työnantajan olisi hyvä tietää asiasta.

Täytä nykyinen osoitteesi kohtaan Present address. Mikäli se on pysyvä osoitteesi, ei kohtaa Permanent address tarvitse täyttää.

Vaihe 4

Mikäli olet jo suorittanut korkeakoulututkinnon, täytä kohta Education. Jos et ole vielä suorittanut tutkintoa, tätä kohtaa ei tarvitse täyttää. Ylioppilastutkintoa ei tarvitse ilmoittaa.

Kirjoita kohtaan Present institution tiedot opinnoista, joita parhaillaan olet suorittamassa.

Täytä kohdat Level of education, Main subject, Faculty ja Other subjects myös siinä tapauksessa, että olet jo suorittanut tutkinnon.

Täytä kohta Student number, jos opiskelet Suomessa tai olet vastavalmistunut suomalaisesta korkeakoulusta. Tiedot helpottavat korkeakouluja liikkuvuustilastojen tekemisessä. Jos opiskelet koko tutkintoa ulkomailla, eikä sinulla ole opinto-oikeutta suomalaisessa korkeakoulussa, ei opiskelijanumeroa tarvitse täyttää.

Vaihe 5

Liitetiedostot ovat pakollisia. Infoteksti opastaa, kuinka saat liitettyä liitetiedostot klikkaamalla Browse. Kukin liite saa olla korkeintaan 5000 kilotavua (kt). Jos palaat lomakkeella takaisin vaihtamaan liitetiedostoa, on sinun liitettävä kaikki liitteet uudestaan.

Vaihe 6

Näet tulostettavan version hakemuksestasi. Voit tehdä muutoksia klikkaamalla Change tai Select again sivun oikeassa laidassa. Kohdissa, joissa muutokset tehdään valitsemalla Select again, sinun tulee valita uudestaan kyseisen osion kaikki kohdat.

Hakemuksesi lähetetään pdf-tiedostona kohdassa Personal info antamaasi sähköpostiosoitteeseen. Mikäli haluat vastaanottaa sen johonkin muuhun sähköpostiosoitteeseen, niin voit tehdä muutoksen tässä kohdassa.

Tarkasta, ettei tietoturvaohjelma ole siirtänyt hakemustasi (pdf-tiedosto) sähköpostiohjelmasi roskapostikansioon. Tämän jälkeen siirry eteenpäin klikkaamalla Send and continue.

Hakemuksestasi muodostetaan pdf-tiedosto, joka lähetetään antamaasi sähköpostiosoitteeseen. Kun pdf-tiedosto on valmis, siirryt automaattisesti seuraavaan kohtaan. Tässä vaiheessa hakemuksesi on tallentunut Opetushallituksen tietokantaan.

Pääset katsomaan hakemustasi klikkaamalla View PDF. Tätä varten tarvitset Acrobat Reader-ohjelman, jonka voit ladata maksutta käyttöösi oheisen linkin kautta: 
Acrobat Readerin lataussivulle

Voit tulostaa hakemuksen nyt tai myöhemmin sähköpostiisi tulleesta pdf-tiedostosta. Järjestelmä lähettää sinulle vain hakulomakkeen, mutta ei liitteitä. Säilytä hakemus, jos työnantaja haluaa alkuperäisen hakemuksen päivättynä ja allekirjoitettuna itselleen myöhemmin. Hakemusta ei enää tarvitse lähettää Opetushallitukseen.

Ilmoitamme Opetushallituksen suorittaman esivalinnan tuloksista (jatkoon pääsystä tai siitä karsiutumisesta) kaikille hakijoille sähköpostilla.

Ilmoitus on paikkakohtainen. Jos olet hakenut kahteen eri paikkaan, saat kaksi erillistä ilmoitusta esivalinnan tuloksista. Ilmoituksia ei välttämättä lähetetä samaan aikaan ja ne voidaan lähettää myös virka-ajan jälkeen illalla.

Tiedot, jotka annat hakemuksessasi ja sen liitteissä, säilytetään Opetushallituksessa vähintään yhden vuoden ajan.

Kaikkien hakemusten säilytysaika on yksi vuosi siitä, kun harjoittelijan valinta kyseiseen paikkaan on vahvistettu. Käytännössä säilytysaika on tilastotietojen tarkistamisen takia yleensä pidempi, kuitenkin korkeintaan kaksi vuotta. 

Jos sinut valitaan alkuvalinnassa jatkoon, on hakemuksesi liitteineen työnantajan käytettävissä sähköisen hakujärjestelmän kautta.

Jos sinut valitaan harjoittelijaksi, säilytämme apurahapäätöksen ja hakemuksesi liitteineen kuusi kalenterivuotta. Säilytysaika lasketaan apurahan maksamisvuotta seuraavan kalenterivuoden alusta.

Tiedot maksetusta apurahasta ilmoitetaan verottajalle kalenterivuoden lopussa. Verottajan tiedot ovat muun muassa Kelan käytettävissä.

Jos opiskelet Suomessa, ilmoitamme sinusta seuraavat tiedot omalle korkeakoulullesi:

• opiskelijanumero tai syntymäaika
• nimi
• työnantajan nimi
• kohdemaa
• harjoittelujakson alkamis- ja päättymispäivä

Korkeakoulut käyttävät ilmoittamiamme tietoja omien tilastojensa tarkistamiseen sekä valtakunnallisia liikkuvuustilastoja varten. 

Voit lukea lisätietoa tiedonluovutusten käytännöistä Opetushallituksen verkkosivulta
Tiedonluovutuksen käytännöt ja tietopyynnöt