Toiminnan järjestäjän tulee rekisterinpitäjänä kertoa suorittamastaan henkilötietojen käsittelystä rekisteröidyille, eli oppijoille ja heidän huoltajilleen. Asianmukaisesti toteutettu informointi lisää käsittelyn läpinäkyvyyttä sekä luottamusta järjestäjän toimintaan. Riittävä tiedonsaanti on myös edellytyksenä sille, että oppijat ja huoltajat voivat valvoa henkilötietojensa käsittelyä sekä käyttää heille kuuluvia oikeuksia. Informointi voidaan jättää toteuttamatta vain erikseen määritellyissä tilanteissa jäljempänä esitetyllä tavalla. Mikäli järjestäjä jättää informoinnin toteuttamatta tai tekee sen vain osittain, järjestäjän on pysyttävä osoittamaan, että poikkeamiselle on ollut laissa määritelty peruste.
Järjestäjän on kerrottava henkilötietojen käsittelystä huoltajille ja oppijoille tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa. Informoinnissa tulee käyttää selkeää ja yksinkertaista kieltä kohderyhmän tarpeet huomioiden. Rekisteröidyn tulisi saada informoinnin perusteella selkeä kokonaiskäsitys siitä, miten hänen henkilötietojaan käsitellään. Tiedot voidaan antaa kirjallisesti tai tapauskohtaisesti sähköisessä muodossa. Tiedot voidaan myös antaa suullisesti rekisteröidyn pyynnöstä. Tiedot on annettava maksutta.
Tietojen tulee olla helposti rekisteröidyn saatavilla. Toimitustavan tulee vastata tapaa, jolla rekisterinpitäjä ja rekisteröity ovat tyypillisesti yhteydessä keskenään tai tapaa, jolla tiedot kerätään. Tiedot voidaan toimittaa esimerkiksi suoraan rekisteröidylle tai tarjoamalla linkki tietoihin. Annettavien tietojen sisältö ja ajankohta riippuvat siitä, kerääkö rekisterinpitäjä tiedot suoraan rekisteröidyltä vaiko muista lähteistä, kuten toisilta viranomaisilta.
Toiminnan järjestäjä kerää tietoja suoraan rekisteröidyiltä, esimerkiksi ilmoittautumisten yhteydessä täytettävillä hakemuksilla. Järjestäjä voi kuitenkin tapauksen mukaan kerätä osan tiedoista myös viranomaisten kansallisista tietovarannoista tai rekistereistä kuten Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä. Tästä johtuen toiminnan järjestäjän informoinnissa on yleensä huomioitava molemmille tiedonkeruutavoille asetetut vaatimukset tietojen sisällön ja toimitusajankohdan osalta.