Tämä sivu on osa Opetushallituksen tietosuojaopasta kasvatuksen, opetuksen ja koulutuksen järjestäjille. Linkityksen tietosuojaoppaan muihin aiheisiin löydät sivun lopusta.
Kuvituskuvassa tietokoneen näppäimistö
Kuva: Olli Häkämies

Rekisteröity voi esittää pyynnön oikeuksiensa toteuttamisesta vapaamuotoisesti. Rekisteröidyn on kuitenkin yksilöitävä pyyntönsä riittävän selkeästi sekä annettava toiminnan järjestäjälle myös muut tarvittavat tiedot pyynnön käsittelyä varten. Järjestäjä voi tarjota valmista lomaketta rekisteröidyn täytettäväksi esimerkiksi asian käsittelyn nopeuttamiseksi ja pyynnön dokumentoimiseksi. Toiminnan järjestäjän tulee tarjota myös keino esittää pyyntö sähköisesti erityisesti silloin, kun rekisteröidyn tietoja käsitellään sähköisesti. Pyynnöt ja niiden käsittely tulee dokumentoida asianmukaisesti osoitusvelvollisuuden toteuttamiseksi. Järjestäjällä olisikin hyvä olla suunniteltuna prosessi, toimintamallit sekä henkilökunnan perehdytys rekisteröidyn oikeuksia koskevien pyyntöjen käsittelyyn.

Pyyntöjen käsittelylle on asetettu määräaika. Toiminnan järjestäjän on vastattava pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Järjestäjän on vastauksessaan ilmoitettava rekisteröidylle tieto siitä, mihin toimenpiteisiin se on ryhtynyt pyynnön johdosta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä sitä edellyttää. Toiminnan järjestäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, myös hänen pyytämänsä tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.    

Pyynnön saapuessa kannattaa tarkistaa huolellisesti, kohdistuuko pyyntö rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen vaiko muihin oikeuksiin. Henkilö voi esimerkiksi samassa yhteydenotossa pyytää oikeutta saada pääsyä omiin tietoihinsa sekä oikeutta saada tietoa viranomaisen henkilörekisteristä tai häntä koskevasta viranomaisen asiakirjasta. Ensimmäisessä tapauksessa kyse on tietosuoja-asetuksen mukaisesta rekisteröidyn oikeuden käyttämisestä, jonka käsittelyn määräaikoihin, päätöksentekoon ja maksujen perimiseen sovelletaan tietosuojalainsäädäntöä. Jälkimmäisessä tapauksessa kyse on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa eli julkisuuslaissa (621/1999) tarkoitetusta pyynnöstä, ja pyynnön käsittelyn määräaikoihin, päätöksentekoon ja maksujen perimiseen sovelletaan kyseisen lain säännöksiä. Tietojen luovutusta julkisuuslain perusteella on käsitelty tarkemmin Opetushallituksen Julkisuus ja tiedonhallinta opetustoimessa -oppaassa.

Takaisin ylös

Toiminnan järjestäjä voi pyytää pyynnön esittäjältä lisätietoja, jos sillä on perusteltu syy epäillä pyynnön esittäjän henkilöllisyyttä.  Järjestäjän tulisi käyttää kaikkia kohtuullisia keinoja tarkistaakseen sellaisen rekisteröidyn henkilöllisyyden, joka haluaa saada pääsyn tietoihin erityisesti verkkopalveluiden ja verkkotunnistetietojen yhteydessä. Lisätietoja pyydettäessä rekisterinpitäjän on kuitenkin huomioitava, ettei sen tulisi pyytää enempää tietoja kuin tämän tunnistamiseksi on tarpeen. Arvio tarvittavista lisätiedoista tulisi tehdä tapauskohtaisesti. Järjestäjä voi myös kieltäytyä esitetyn pyynnön suorittamisesta, jos se ei pysty tunnistamaan rekisteröityä säilyttämiensä tietojen pohjalta ja jos rekisteröity ei anna tai voi antaa sellaista lisätietoja, joiden perusteella tunnistaminen olisi mahdollista.

Jos joku muu kuin rekisteröity itse esittää pyynnön, järjestäjän on varmistuttava, että kyseisellä henkilöllä on oikeus edustaa rekisteröityä asiassa. Pyynnön voi esittää rekisteröidyn puolesta esimerkiksi edunvalvoja, edunvalvontavaltuutettu tai muu henkilö valtuutuksen perusteella. Huoltaja käyttää lapselle kuuluvaa puhevaltaa, joten huoltaja voi pääsääntöisesti esittää pyynnön alaikäisen oppijan puolesta. Oppijalla, joka on alle 15-vuotias, on kuitenkin oikeus käyttää puhevaltaa itseään koskevassa asiassa silloin, kun hän ikänsä ja kehitystasonsa puolesta kykenee ymmärtämään asian merkityksen. Lisäksi 15-vuotta täyttäneellä oppijalla ja hänen huoltajallaan tai muulla laillisella edustajalla on kummallakin erikseen oikeus käyttää puhevaltaa oppijaa koskevassa asiassa. Järjestäjän tulee siten arvioida tapauskohtaisesti ainakin yläkouluikäisten ja tätä vanhempien alle 18-vuotiaiden oppijoiden osalta, onko oppijan kantaa syytä tiedustella ennen huoltajan esittämään pyyntöön vastaamista.

Toiminnan järjestäjän tulee myös huomioida, että esimerkiksi oikeus saada pääsy tietoihin voi koskea sellaisia oppilas- ja opiskelijahuollon tietoja, joiden antamisesta huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen oppija voi päättää itse tiettyjen edellytysten täyttyessä. Oppilas- ja opiskelijahuoltolain (1287/2013) mukaan alaikäinen ja muu vajaavaltainen voi, ottaen huomioon hänen ikänsä, kehitystasonsa ja muut henkilökohtaiset ominaisuutensa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää huoltajaansa tai muuta laillista edustajansa osallistumasta itseään koskevan opiskeluhuoltoasian käsittelyyn sekä antamasta itseään koskevia salassa pidettäviä opiskeluhuollon tietoja huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi hänen etunsa vastaista. Arvion vajaavaltaisen edun toteutumisesta tekee opiskeluhuollon henkilöstöön kuuluva sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö.

Toiminnan järjestäjän tulisi myös huomioida, että tietosuojalaissa (1050/2018) on rajoitettu rekisteröidyn oikeutta tutustua hänestä kerättyihin tietoihin. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta tutustua häntä koskeviin tietoihin, jos tiedon antaminen saattaisi muun muassa vahingoittaa kansallista turvallisuutta, haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä tai jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai muulle hoidolle taikka rekisteröidyn tai muun oikeuksille. Tämä voi tulla kyseeseen esimerkiksi sellaisissa lastensuojelua koskevissa tilanteissa, jossa lapsi on rekisteröity ja hänen tietojensa antaminen huoltajalle olisi lapsen edun vastaista.

Takaisin ylös

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on pääsääntöisesti maksutonta. Toiminnan järjestäjä ei siten voi yleensä periä maksuja pyyntöihin vastaamisesta tai toimenpiteistä, joihin se on ryhtynyt pyyntöjen perusteella. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat kuitenkin ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia (erityisesti, jos niitä esitetään toistuvasti), järjestäjä voi periä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Kohtuullisen maksun tulisi perustua tietojen toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuneisiin hallinnollisiin kustannuksiin. Kummassakin tapauksessa järjestäjän tulee pystyä osoittamaan pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Jos toiminnan järjestäjä kieltäytyy toteuttamasta rekisteröidyn pyyntöä kokonaan tai osittain, sen on ilmoitettava kieltäytymisestä ja sen perusteesta viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Järjestäjän on myös kerrottava rekisteröidylle tämän mahdollisuudesta tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Rekisteröity voi esimerkiksi tarvittaessa pyytää kieltäytymisestä valituskelpoista hallintopäätöstä (KHO 2020:72).

Pyynnöstä kieltäytyminen voi perustua esimerkiksi edellä esitetyllä tavalla pyynnön perusteettomuuteen ja kohtuuttomuuteen tai siihen, ettei järjestäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä. Pyynnöstä kieltäytyminen voi perustua myös siihen, että edellytykset pyynnön toteuttamiselle eivät täyty, tai että pyynnön on esittänyt rekisteröidyn puolesta toinen taho, jolla ei ole oikeutta edustaa rekisteröityä kyseisessä asiassa.

Takaisin ylös