Päiväkodeissa, kouluissa ja oppilaitoksissa kaikkien pitää tuntea olonsa turvalliseksi ja voida hyvin. Kokonaisvaltainen turvallisuus syntyy kaikkien turvallisuuden osa-alueiden johtamisesta. EduSafe-hankkeessa kehitetyn kokonaisvaltaisen turvallisuuden mallin avulla turvallisuuden hallinnasta tulee systemaattisempaa, yhteisesti jaettua toimintaa, jolloin myös tulokset ovat pysyvämpiä verrattuna yksilölähtöiseen ja hajautuneeseen toimintaan.

Suomalaisissa oppilaitoksissa on viime vuosina tunnistettu runsaasti turvallisuushaasteita, vaikka oppilaitoksia pidetään yleisesti turvallisina työskentely-ympäristöinä. Äärimmäisiä turvallisuutta horjuttavia tapahtumia ovat olleet kouluhyökkäykset ja -uhkaukset. Lisäksi erilaiset lasten ja oppilaiden aiheuttamat väkivalta- ja uhkatilanteet ovat turvallisuusuhkia päiväkodeissa ja kouluissa.

Valtioneuvoston asettama Sisäisen turvallisuuden strategia (2017) nostaa vahvasti esiin koulujen ja oppilaitosten turvallisuuden. Strategian mukaan oppilaitosjohdolla kuten myös varhaiskasvatuksen johdolla ja heidän turvallisuusosaamisellaan on merkittävä sijansa yhteiskunnan turvallisuuden ylläpitämisessä. Strategia painottaa myös oppilaiden ja opiskelijoiden turvallisuustietojen ja -taitojen kehittämisen välttämättömyyttä.

Esimies ja johtaja ovat työnantajan ja opetuksen järjestäjän edustajana vastuussa sekä työyhteisönsä että oppilaittensa terveydestä, turvallisuudesta ja hyvinvoinnista. Turvallisuuskulttuurin rakentaminen ei ole kuitenkaan ainoastaan johdon tehtävä, vaan organisaatio tulee nähdä kokonaisuutena, jonka eri toiminnot ja elementit ovat vuorovaikutuksessa keskenään ja siten kaikki organisaation työntekijät, myös muut kuin varsinaisia ydintoimintoja toteuttavat, voivat vaikuttaa turvallisuuteen.

Kokonaisvaltainen turvallisuus syntyy siitä, että päiväkodeissa, kouluissa ja oppilaitoksissa johdetaan turvallisuuden kaikkia osa-alueita. Euroopan työterveys- ja työturvallisuusviraston mukaan työpaikan turvallisuuden johtaminen on kokonaisvaltaista, niin lakisääteisen kuin omaehtoisen turvallisuuden hallintaa, jossa yhdistyy sekä menetelmien ja toimintatapojen että ihmisten johtaminen. Se pitää sisällään jatkuvan turvallisuuden ja terveellisyyden edistämisen, jatkuvan turvallisuussuunnittelun sekä oppilaitoksen toiminnan jatkuvan seurannan.

Työterveyslaitoksen ja Turun yliopiston toteuttamassa EduSafe-tutkimus- ja kehittämishankkeessa arvioitiin ja kehitettiin koulujen ja oppilaitosten turvallisuutta henkilöstön, työn ja työpaikan turvallisuuden näkökulmasta, tarkastelemalla turvallisuuskulttuuria, turvallisuusosaamista ja turvallisuusjohtamisen käytäntöjä. EduSafe-hankkeessa kehitettiin opetusalan tarpeisiin räätälöity kokonaisvaltainen turvallisuuden hallinnan malli.

A Finnish-language infographic on the safety model for the education field: The main areas are anticipation, dealing with abnormal situations, and debriefing.
Kuva: Teperi ym. 2018
Opetusalan turvallisuuden kokonaismalli

Mallissa on kuvattu vaativien tilanteiden ennakointi, tilannehallinta, jälkihoito ja yhteisesti jaettu oppiminen.

  • Ennakoinnilla tarkoitetaan kaikkia toimenpiteitä, joita organisaatiossa työyhteisössä voidaan toteuttaa turvallisuuden kehittämiseksi, jotta mahdolliset riskit tunnistetaan varhain ja seuraukset olisivat mahdollisimman pieniä. Onnistunutta turvallisuuden johtamista toteutetaan ennakoiden pelkän reagoinnin sijasta.
  • Poikkeamatilanteen hoidolla tarkoitetaan toimintaa silloin, kun turvallisuuspoikkeama on jo toteutunut ja tilannetta pyritään hallitsemaan. Turvallisuuspoikkeamalla tarkoitetaan toteutunutta riskiä, kuten esimerkiksi tapaturmaa tai uhkatilannetta.
  • Jälkihoidolla tarkoitetaan erilaisia toimenpiteitä, joilla tuetaan palautumista normaalitilaan poikkeamatilanteen jälkeen. Toimenpiteitä ovat esimerkiksi poikkeamatilanteesta toipuminen, henkinen tuki, poikkeaman raportointi ja mediaviestintä.

Mallia käyttämällä turvallisuuden hallinnasta tulee systemaattista, yhteisesti jaettua toimintaa, jolloin myös tulokset ovat pysyvämpiä verrattuna yksilölähtöiseen ja hajautuneeseen toimintaan.

Takaisin ylös

Viime aikoina turvallisuustutkimuksessa on noussut esille tarve kehittää turvallisuusajattelua positiivisempaan ja ennakoivampaan suuntaan. Ennakoinnilla tarkoitetaan kaikkia toimenpiteitä, joita voidaan toteuttaa turvallisuuden kehittämiseksi, jotta riskit tunnistettaisiin varhain ja niiden seuraukset olisivat mahdollisimman lieviä. Ennakoinnin näkökulmasta olennaista on luoda kokonaisymmärrystä koulutyöstä muuttuvana toimintana. Kokonaisymmärryksen luominen auttaa ymmärtämään työn muutokseen kytkeytyviä turvallisuushaasteita ja löytämään yhteisiä toimintatapoja, jotka tukevat yhteistä turvallisuutta ja turvallisuuspoikkeamien ennakointia. Yhteisten toimintamallien luomisen kautta sekä opastusta, perehdytystä ja koulutusta kehittämällä voidaan tukea ennakoivaa turvallisuuden hallintaa.

Esimerkiksi väkivalta- ja uhkatilanteiden ennakoivat toimet voidaan jakaa karkeasti viiteen vaiheeseen:

1. Järjestä ennaltaehkäisy

Päivittäiselle turvallisuudelle luodaan vankka perusta.

2. Tee uhka-arvio ja riskien arviointi

Tarpeellisia ovat

  • kunnallinen turvallisuussuunnittelu ja tiedot kunnallisista varautumissuunnitelmista
  • toimialakohtainen arvio (esim. opetustoimi tai varhaiskasvatus)
  • oppilaitos- tai varhaiskasvatusyksikkökohtainen arvio ja
  • opetusympäristökohtainen arvio (tarvittaessa)

3. Muodosta turvallisuuden tilannekuva kaikilla yllä mainituilla tasoilla

Turvallisuuden tilannekuvalla tarkoitetaan kuvausta nykyisestä turvallisuuden tilasta kokonaisuutena sekä käsitystä siitä, mitkä asiat turvallisuutta tällä hetkellä tai lähitulevaisuudessa uhkaavat (henkilöt, ilmiöt ja niin edelleen). Arvioinnissa tulee ottaa huomioon arjen onnettomuuksien ja tapaturmien riskit, rikokset ja uhkaukset sekä uhka- ja vaaratilanteet. Rikosten ja uhkausten osalta tarkemmat ohjeet saa paikalliselta poliisilaitokselta. Tietoja ja tukea tilannekuvan muodostamiseen voi pyytää yhteistyöviranomaisilta. Paikallisten viranomaisten yhteystiedot löydät seuraavilta sivuilta: www.poliisi.fi ja www.pelastustoimi.fi.

Näiden lisäksi arvioidaan yleisesti yhteiskuntaan kohdistuvien häiriötilanteiden vaikutus omaan toimintaan (varautumis- ja väestönsuojelutoimet). Arviointien ja tilannekuvan perusteella tehdään suunnitelmat riskien ennalta ehkäisemiseksi ja korjataan mahdolliset puutteet.

4. Muodosta turvallisuudesta vastaava organisaatio ja nimeä henkilöt (kaikki tasot)

  • Määritä eri toimijoiden vastuualueet ja johtosuhteet (sisäinen).
  • Arvioi yhteistoimintatarpeet ja tee suunnitelma muiden hallinnonalojen ja viranomaisten kanssa.
  • Vastuuta tärkeimpien tehtävien käytännön toteutus.
  • Konsultoi muita viranomaisia tarvittaessa.

5. Pidä suunnitelmat ajan tasalla; järjestä säännöllisesti koulutusta ja harjoituksia

Aktiivisia toimenpiteitä vaativia asiakokonaisuuksia ovat

  • koulu- tai varhaiskasvatusyhteisön ilmapiiri
  • luottamuksellisen ilmapiirin luominen tiedonkulkua varten (tietojen saaminen lapsilta, oppilailta ja henkilökunnalta)
  • oppilaitoksen tai varhaiskasvatusyksikön henkinen hyvinvointi
  • selkeät ja yhdenmukaiset säännöt
  • jatkuva ja johdonmukainen valvonta
  • välitön väkivaltaan puuttuminen
  • aktiivinen syrjäytymisen torjunta
  • jatkuva kiusaamisen ehkäisy
  • konfliktin käsittelytaidot ja sovitteluprosessi
  • siisteydestä ja järjestyksestä huolehtiminen
  • aktiivinen tiedottaminen (sisäinen ja ulkoinen)
  • tiivis yhteistyö kodin kanssa
  • rakenteelliset turvallisuusratkaisut
  • yhteistyö muiden viranomaisten kanssa

Varautuminen

Varautumisella tarkoitetaan toimia, joilla pyritään turvaamaan yhteiskunnan eri toiminnot kaikissa tilanteissa. Varautumisessa on huomioitava niin pienet tavanomaiset onnettomuudet ja rikokset kuin myös poikkeusolot. Varautuminen sisältää muun muassa erilaisten suunnitelmien tekemisen, henkilöstön kouluttamisen sekä suojapaikkojen rakentamisen tai nimeämisen.

Ennaltaehkäisyvaiheen tietojen ja turvallisuuden tilannekuvan pohjalta aloitetaan konkreettiset toimet, joilla riskien toteutuminen pyritään estämään tai toteutuneiden riskien vaikutus minimoimaan. Suunnittelun lähtökohtana on ajatus: ”Miten toimimme, jos meillä tapahtuu…?”.

Ensin tarkistetaan, että seuraavanlaiset etukäteisvalmistelut ovat kunnossa:

  • Kriisitilanteisiin on sovittu johtamisorganisaatio.
  • Henkilöstö on perehdytetty kriisitoimintaan, ja kaikki osaavat tehdä välittömät toimenpiteet.
  • Ohjeet ja toimintamallit ovat ajan tasalla ja saatavilla.
  • Toimintaa on harjoiteltu eri tilanteissa.
  • Rakenteelliset ja turvatekniset ratkaisut ovat kunnossa (esim. poistumistiet, sisälle suojautumiseen soveltuvat tilat, merkinnät, suojarakenteet, lukitus, ilmanvaihdon hätäseiskatkaisimet viestinvälityskeinot).

Samalla varaudutaan seuraaviin jatkotoimiin:

  • Keskeisten viranomaisten ja toimijoiden kanssa pidetään jatkuvasti yllä yhteistyötä.
  • Viestintäsuunnitelmissa otetaan huomioon myös erityistilanteet (toimivaltakysymykset, moniviranomaistoiminta, yhteistyö).
  • Toipumiseen liittyvien toimenpiteiden käynnistämiseen varaudutaan jo tilanteen aikana (viestintä, välitön jälkihoito erillisten suunnitelmien mukaan). Osa henkilöstöstä perehdytetään jälkipuintiin ja sen järjestämiseen.
  • Korjaavat toimet varaudutaan tekemään välittömästi, ja toimintaa voidaan jatkaa myös sijaistiloissa. Tavoitteena on nopea palaaminen normaalitoimintoihin.

Toimet on määritelty yhteiskunnan turvallisuusstrategiassa (2017).

Takaisin ylös

Perehdytyksen periaatteita

Perehdytys on tärkeä osa varhaiskasvatusyksikön, koulun ja oppilaitoksen turvallisuustyötä. Turvallisuusasioita suositellaan käsiteltäväksi uusien työntekijöiden perehdytyskoulutuksessa. Kaikille yhteisen perehdytyksen lisäksi tarvitaan kohdennettua perehdytystä eri tehtävissä toimiville, kuten yhteisön turvallisuusvastaaville, oppilas- ja opiskelijahuollossa toimiville tai kriisityöryhmän jäsenille ja johtovastuuta kantaville. Myös toimintayksiköiden ruokailuista vastaava henkilöstö, kouluisännät ja asuntolanhoitajat tarvitsevat kohdennettua perehdytystä omiin kriisitilanteen työtehtäviinsä.

Turvallisuuskoulutuksen ja perehdytyksen tavoitteena on henkilöstön ennakoiva turvallisuusajattelu, turvallisuustietoinen ja -taitoinen henkilöstö. Tämä vaatii jatkuvaa täydennyskoulutusta ja uudistuvaa riskien arvointia.

Yhteistyö lasten, oppilaiden, opiskelijoiden ja kodin kanssa

Oppilaiden, opiskelijoiden ja kotien perehdyttäminen on tärkeä osa koulun turvallisuus- ja kriisisuunnitelmia. Oppilaiden ja opiskelijoiden tulee antaa mahdollisuus tutustua koulun turvaohjeisiin ja osallistua myös niiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen. Oppimisympäristön turvallisuuteen tutustuminen on mielekästä sitoa osaksi opetussuunnitelmassa kuvattuja opetuksen turvallisuustavoitteita. Oman oppimisympäristön turvallisuuskulttuuriin perehtyminen ja sen kehittämiseen osallistuminen tukee oppimista ja turvallisuusosaamista.

Varhaiskasvatuksessa lasta ohjataan tunnistamaan ja arvioimaan riskejä omassa toiminnassaan, ja hänen kanssaan keskustellaan hyvinvointiin ja turvallisuuteen liittyvistä asioista lapsen ikä ja kehitys huomioon ottaen. Omaan toimintaympäristöön vaikuttaminen edistää lapsen osallisuutta yhteisössään, ja turvallisuuskasvatus nivoutuu osaksi varhaiskasvatuksen laaja-alaisen osaamisen tavoitteita.

Kodin ja henkilöstön välisen yhteistyön kannalta on tärkeää, että huoltajat saavat riittävästi tietoa siitä, miten erilaisissa kriisitilanteissa toimitaan ja miten tiedottaminen ja yhteistyö hoidetaan.

Yhteisen harjoittelun merkitys

Kriisitilanteissa toimimista tulee harjoitella säännöllisesti. Sekä pelastussuunnitelman että oppilas- ja opiskelijahuollon suunnitelman tavoitteet edellyttävät, että henkilökunnan lisäksi myös oppilaat ja vanhemmat tuntevat turvallisuuden ja terveyden edistämisen periaatteet ja toimintamallit. Konkreettisia toimintamalleja tulee harjoitella yhdessä.

Käytännön toimintamalleja harjoittelusta

Alta löydät käytännön toimintamalleja harjoittelun näkökulmasta seuraavia tilanteita varten.

Huolestuttava käytös

  • Hyödynnetään olemassa olevia yhteistyörakenteita, esim. oppilashuoltoryhmiä.
  • Luodaan käsittelylle prosessikaavio. (Kenelle ilmoitetaan ja missä vaiheessa? Mitä toimenpidevaihtoehtoja on? Kuka tekee mahdolliset lastensuojeluilmoitukset?)
  • Kokoonpanoa täydennetään väkivaltaan ja rikoksiin liittyvissä asioissa poliisilla.

Uhka- ja vaaratilanteet

  • Harjoitellaan sisälle suojautumista ja tutustutaan sen perusteisiin.
  • Konsultoidaan tarvittaessa poliisia ja pelastuslaitosta.
  • Kutsutaan poliisi, pelastuslaitos ja terveystoimi harjoituksiin mukaan.
  • Pyritään järjestämään vähintään yksi yhteinen harjoitus vuosittain.

Onnettomuudet

  • Perehdytään pelastussuunnitelmaan.
  • Harjoitellaan evakuointia.
  • Tehdään säännöllisesti poistumisharjoituksia

Suunnitelmien toimivuus ja sujuvuus taataan perehdyttämiskoulutuksella

  • Varhaiskasvatus- ja kouluyhteisö perehtyvät pelastussuunnitelman keskeiseen sisältöön, ja kertauksia järjestetään säännöllisesti.
  • Pelastussuunnitelman mukainen poistumisharjoitus järjestetään säännöllisesti 1–2 kertaa vuodessa.
  • Väkivaltatilanteisiin liittyvää sisälle suojautumista harjoittelee vain henkilökunta erikseen järjestetyissä koulutustilaisuuksissa.

Turvaorganisaatio

Koulujen turvahenkilöstö on yhteistoiminnan kannalta merkittävässä asemassa. Poliisin, pelastustoimen ja koulujen yhteistoiminta turvallisuusasioissa edellyttää yhdyshenkilöiltä

  • perehtyneisyyttä kokonaisuuteen, suunnitelmiin ja oppilaitoksen turvallisuusjärjestelyihin
  • kykyä tunnistaa yhteistoiminnan kannalta tärkeät asiat
  • kykyä ymmärtää muiden viranomaisten toiminnan periaatteet.

Ongelmatilanteissa sekä varhaiskasvatuken tai koulun henkilöstö, että viranomaiset tarvitsevat turvahenkilöstön tukea. Viranomaisten on helppo sopia tutun yhdyshenkilön kanssa toimintamallit, suunnitelmat ja koulutus. Poliisi perehdyttää varhaiskasvatusyksikön tai oppilaitoksen turvahenkilöstön kriisitilanteiden toimintaohjeisiin, ja turvahenkilöstö puolestaan perehdyttää sitten toimipisteensä henkilöstön.

Koulutustilaisuudet järjestetään yhteistyössä koulujen turvahenkilöstön ja viranomaisten kanssa.

Mitä henkilökunnan tulisi osata?

Taitava henkilökunta

  • tunnistaa tilanteen ja siinä tarvittavat toimenpiteet:
    • Onko kysymyksessä välitön uhka- tai vaaratilanne?
    • Selvitäänkö tilanteesta omin toimenpitein?
    • Tarvitaanko muiden viranomaisten välitöntä apua?
  • osaa tehdä hätäilmoituksen numeroon 112
  • tuntee oman toimintayksikkönsä ilmoitusohjeet (turvallisuusorganisaatiolle, kuntaan ja viranomaisille)
  • tietää oman toimintayksikön suojapaikat
  • tuntee sisälle suojautumisen periaatteet ja menettelytavat
  • osaa tehdä oppilaitoksen sisäisen hälytyksen (evakuointi ja sisälle suojautuminen)
  • hallitsee evakuoinnin (reitit, toteuttaminen)
  • tuntee kokoontumispaikat (pelastussuunnitelman mukaiset julkiset paikat sekä kauempana olevat uhka- ja väkivaltatilanteissa käytettävät kokoontumispaikat, jotka tuntee vain henkilökunta)
  • osaa toimia kokoontumispaikoilla erilaisissa tilanteissa
  • tuntee ”hiljaisen etsinnän, tarkistamisen tai varmistuksen” periaatteet
  • tunnistaa väkivaltaa ennakoivia piirteitä henkilöissä ja heidän viestinnässään, esimerkiksi seuraavia:
    • vihan hallinnan ongelmat ja muiden syyttely
    • muutokset käytöksessä
    • kiinnostus väkivaltaan ja sitä sisältävään mediaan ja musiikkiin
    • uhkauksen vuotaminen, tihkuminen (”leakage”); vuotaminen on yksi tärkeimmistä tulevasta väkivallanteosta kertovista vihjeistä.

Vuotamisella tarkoitetaan sitä, että joku tarkoituksellisesti tai vahingossa paljastaa tunteitaan, ajatuksiaan, fantasioitaan, asenteitaan tai aikomuksiaan, jotka ennakoivat väkivallantekoa. Keskeistä on, että väkivalta tuntuu olevan jollain tavoin läsnä kaikessa henkilön toiminnassa ja viestinnässä. Vuotamiseen voi kuulua hienovaraisia uhkauksia, kerskumista, vihjailua, ennusteita ja ”viimeisiä aikarajoja”.

Väkivallanteon ennusmerkkejä voidaan kertoa keskusteluissa ja huulenheitossa sekä kirjoittaa tarinoihin, ainekirjoituksiin, päiväkirjamerkintöihin, runoihin, kirjeisiin ja lauluihin. Niitä voidaan piirtää piirustuksiin, piilottaa ”rallatuksiin”, tatuoida ja videoida.

Ennakoivat merkit voivat olla myös epätoivoinen avunpyyntö.

  • muutokset koulumenestyksessä tai sitoutumisessa koulutyöhön
  • merkit masennuksesta
  • ulkopuolisuuden ja paremmuuden tunne sekä empatian puute
  • huomionhakuisuus
  • huonot yleiset sopeutumistaidot
  • heikko turhautumiensietokyky
  • tunne epäoikeudenmukaisesta kohtelusta
  • narsistiset piirteet ja vääristynyt käsitys omista oikeuksista
  • suvaitsemattomuus
  • negatiiviset roolimallit
  • seurustelusuhteen puuttuminen tai epäonnistuminen.

Suosituksia perusopetukseen sekä lukio- ja ammatilliseen koulutukseen:

  • Oppilaita ja huoltajia tulisi informoida siitä, että oppilaiden pitää aina kertoa havaitsemansa uhkaukset koulun henkilökunnalle.
  • Oppilaita rohkaistaan kertomaan koulun henkilökunnalle, jos he huomaavat jonkun ilmaisevan puheessaan, kirjoituksissaan tai muutoin väkivallanteon aikeita tai kouluväkivallan ihannointia.
  • Jos oppilas tekee uhkauksia, niistä kerrotaan aina hänen huoltajilleen.
  • Kouluihin tulee nimetä turvahenkilöstö, joka koulutetaan käsittelemään ja arvioimaan kouluun kohdistuvia uhkauksia.
  • Perustetaan säännöllisesti kokoontuvia paikallisia viranomaistyöryhmiä ja lisätään koulujen, poliisin ja muiden viranomaisten yhteistyötä.
Takaisin ylös

Viestintä on osa varhaiskasvatuksen, koulun ja oppilaitoksen turvallisuussuunnittelun kokonaisuutta. Onnistunut turvallisuus- ja kriisiviestintä edellyttää toimivia viestinnän perusrakenteita. Jokaiseen erityistilanteeseen liittyvää viestintää ei ole mahdollista suunnitella täysin etukäteen. Hyvä jokapäiväinen perusviestintä sekä etukäteen harkitut menettelytavat helpottavat yllättävissä tilanteissa, jotka edellyttävät välitöntä tai nopeaa viestintää.

Toimintayksikön turvallisuussuunnitelmassa kuvataan, miten tiedonkulku turvataan erilaisissa häiriötilanteissa muun muassa toimintayksikön, lapsen/oppilaiden ja heidän huoltajiensa, pelastus- ja poliisitoimen sekä muiden kunnan viranomaisten kesken. Turvallisuussuunnitelmassa ohjeistetaan myös toimintayksikön turvallisuuteen liittyvistä asioista tiedottaminen medialle.

Turvallisuusviestinnän linjauksista ja johtamisesta vastaa se henkilö, jolla on vastuu myös toiminnan kokonaisuuden johtamisesta. Kun on kysymys vakavasta onnettomuudesta tai kriisistä, varhaiskasvatuksen tai oppilaitoksen tiedotusvastuu on yleensä joko kunnan sivistystoimen johtajalla tai ammatillisen koulutuksen järjestäjän johtavalla viranhaltijalla.

Toimivan turvallisuusviestinnän tärkeimpinä rakennusaineina voidaan pitää avointa viestintäilmapiiriä ja tiedon helppoa saatavuutta. Käsitteenä viestintä on tiedottamista laaja-alaisempi ja viittaa toiminnan vastavuoroisuuteen. Hyvä turvallisuusviestintä tarjoaa siis myös mahdollisuuden keskusteluun, kysymysten esittämiseen ja palautteeseen esimerkiksi kriisitilanteessa.

Turvallisuusviestintä on parhaimmillaan ennalta ehkäisevää toimintaa, joka tehdään tiedottamisen, kouluttamisen ja muun viestinnän keinoin. Turvallisuusviestinnällä voidaan pienentää onnettomuusriskejä, vähentää onnettomuuksien todennäköisyyttä ja myös minimoida kielteisiä seurauksia.

Takaisin ylös

Kriisiviestinnän käsite ja tavoitteet

Kriisiviestinnällä tarkoitetaan tehostettua ja nopeaa viestintää odottamattomissa tilanteissa, joissa toimintayksikön, kuten päiväkodin, koulun tai oppilaitoksen toimintaedellytykset, turvallisuus tai maine ovat uhattuina. Kriisiviestinnän kulmakiviä on oikean tiedon jakaminen oikea-aikaisesti oikealle kohderyhmälle. Käytännössä tämä edellyttää ennakointia, suunnittelua ja selkeitä toimintamalleja sekä kykyä reagoida nopeasti kriisitilanteen sattuessa.

Kriisiviestinnän suunnittelu alkaa ennakoinnilla: mahdollisten uhkien ja vaarojen tunnistamisella, toimintatapojen ja vastuiden sopimisella ja mahdollisten kriisitilanteiden kartoittamisella. Jokainen kriisitilanne on yksilöllinen ja edellyttää tapauskohtaista toimintatapojen arvioimista. Jotta kriisitilanne voidaan hoitaa hyvin, on huolehdittava siitä, että tieto tapahtuneesta ja sen seurauksista saavuttaa kaikki, joita tapahtunut koskee suoraan tai välillisesti. Jo etukäteen on hyvä miettiä, keneen tapahtunut vaikuttaa, kenen pitää saada tietoa tehtävien hoidon näkökulmasta ja keitä muita olisi hyvä informoida. Onnistunut viestintä kriisitilanteessa ehkäisee myös turhia pelkoja ja huhuja sekä korjaa tarvittaessa vääriä tietoja.

Kriisiviestinnän päätavoitteita on

  • Antaa nopeasti ajantasaista ja oikeaa tietoa tapahtuneesta niille, joita kriisi koskettaa.
  • Neuvoa ja antaa tarvittaessa toimintaohjeita.
  • Rauhoittaa ja luoda turvallisuudentunnetta sekä turvata työrauhaa.
  • Vastata median, suuren yleisön ja asiakkaiden tiedontarpeeseen.
  • Varmistaa tiedonkulku sekä organisaation sisällä että sidosryhmien kanssa.
  • Ylläpitää luottamusta oman organisaation toimintaan.

Kriisiviestinnän keskeiset periaatteet voidaan tiivistää seuraavasti:

  • viestintä on keskitetty ja viestintävastuut sovittu
  • suunnitelmallisuus ja jatkuva tilannekuvan päivittäminen
  • luotettavuus, rehellisyys ja avoimuus
  • nopeus ja tehokkuus
  • monikanavaisuus ja tasapuolisuus.
  • Kun lapsi tai nuori on päiväkodissa, koulussa tai oppilaitoksessa, vastuu päivän aikana heistä on varhaiskasvatuksen, opetuksen tai koulutuksen järjestäjällä sekä henkilöstöllä. Kriisitilanteessa yksi tehtävistä on suojella lapsia, oppilaita ja opiskelijoita tarpeettomalta julkisuudelta sekä huolehtia heidän yksityisyyden suojastaan. Henkilöstö ei esimerkiksi voi antaa lupaa alaikäisen kuvaamiseen tai haastattelemiseen. 7‒14-vuotiaiden haastatteluun ja kuvaamiseen on pyydettävä lupa huoltajalta lukuun ottamatta julkisia tilaisuuksia tai tilanteita. Alle 7-vuotias tarvitsee aina huoltajan luvan. 15-vuotiaalla on yleensä oikeus päättää esiintymisestään julkisuudessa. On syytä muistaa, että lapsella on aina oikeus omaan mielipiteeseen. Vaikka aloite tai lupa esiintyä mediassa olisi saatu huoltajilta, on hyvä kysyä myös lapsen oma kanta. Toimittajan on lisäksi pyrittävä varmistamaan, että alaikäinen ymmärtää mediajulkisuuden seuraukset ja tätä voi median edustajilta pyytää erityisesti kriisitilanteessa. Vastuu julkaisupäätöksestä on aina medialla. Lue lisää Julkisen sanan neuvoston sivuilta.

Kriisiviestinnän johtaminen

Kriisitilanteessa viestinnästä vastaa se henkilö, jolla on vastuu myös toiminnan johtamisen kokonaisuudesta.

Varhaiskasvatuksessa, koulussa ja oppilaitoksessa opiskeluympäristön turvallisuudesta vastaa varhaiskasvatuksen, koulutuksen tai opetuksen järjestäjä eli käytännössä yksikön esimies. On kuitenkin kriisitilanteita, joiden laaja-alaisuuden tai vakavuuden vuoksi viestintävastuu siirretään varhaiskasvatus- tai opetustoimen johdolle tai sitä ylemmäs viranomaisille. Tilanteissa, joita johtaa esimerkiksi pelastustoimi tai poliisi, viestintää johtavat nämä viranomaiset. Esimerkiksi epäiltäessä rikosta viestinnästä vastaa tutkintaa johtava poliisi.

Epidemioita koskevissa tapauksissa viestintävastuu kuuluu yleensä terveyskeskukselle. Sairaalaorganisaatiossa viestintävastuu kuuluu sille, joka on vastuussa potilaiden kliinisestä hoidosta, kuten toimialajohtaja tai ylilääkäri. Suuronnettomuustilanteissa viestinnästä huolehtii usein lääkintäpäällikkö, jolla on eniten tietoa onnettomuuden uhrien tilanteesta ja määrästä. Sairaala tiedottaa sen toimintaan ja potilaan hoitoon liittyvistä asioista; poliisi tai pelastusviranomaiset kertovat varsinaisen onnettomuuden syistä tai mahdollisista kuolonuhreista. Vainajien nimien antaminen julkisuuteen on aina poliisin tehtävä.

Kriiseissä viestintään liittyvän työn- ja vastuunjaon selkeys on ensisijaisen tärkeää. Siksi on varauduttava siihen, että viestinnän tarve on kriisissä usein hyvin suuri, ja esimerkiksi huoltajien, yhteistyökumppaneiden ja median samanaikaisiin yhteydenottoihin vastaamiseen voi mennä valtaosa yhden ihmisen työajasta. On suositeltavaa miettiä jo etukäteen, miten viestintään liittyvät vastuut voidaan tarvittaessa jakaa.

Viranomaisten välinen sujuva yhteistyö kunnassa ja tarvittaessa myös valtakunnallisella tasolla on tärkeää kriisiviestinnän suunnittelussa ja viestinnän toteuttamisessa. Suunnitelmia tulee tarpeen mukaan päivittää ja kriisitilanteessa toimimista harjoitella säännöllisesti.

Kriisiviestinnän kohderyhmät

Kriisin luonne määrittää viestinnän kohderyhmät. Erilaiset kohderyhmät tarvitsevat usein myös erilaista tietoa: tiedottaminen lapsille tai nuorille on toisenlaista kuin viestintä toiselle viranomaiselle tai tiedotusvälineille. Joskus kriisin asianmukainen hoitaminen edellyttää sitä, että asiasta ei tiedoteta laajemmalti, mutta päätös tästä on tehtävä hyvin harkiten, sillä nykymaailmassa tiedon leviäminen saattaa tapahtua hyvin nopeasti esimerkiksi sosiaalisessa mediassa. Kun viestintä on oikein kohdennettua, kulkee ajantasainen tieto oikeille henkilöille.

Kriisiviestinnän tarkoituksena on jakaa tietoa tapahtuneesta niin, että kaikilla on yhtenevä käsitys tilanteesta ja he pystyvät toimimaan oikean tiedon varassa. Kasvatus- ja koulutusalalla kriisitilanteissa ensisijainen kohderyhmä muodostuu aina henkilöstöstä, lapsista, oppilaista ja opiskelijoista. Toimiva sisäinen viestintä turvaa työrauhan yhteisössä ja mahdollistaa arkitoiminnan jatkumisen. Kriisitilanteessa työskentelevät kriisityön ammattilaiset muodostavat oman kohderyhmänsä. He tarvitsevat reaaliaikaista tietoa esimerkiksi tilanteen etenemisestä ja mahdollisista muista vaaratekijöistä.

Kriisiviestinnän avulla välitetään tietoa myös huoltajille ja muille ulkopuolisille tahoille. Viestinnän tulee aina olla mahdollisimman avointa, mutta siinä tulee ottaa huomioon yksityisyyden suoja ja tilannekohtaiset rajoitukset. On tilanteita, joissa huoltajille voidaan antaa ainoastaan tieto seuraavasta tiedottamisen ajankohdasta. On tärkeää, että kodeille annetaan tietoa varhaiskasvatuksen, koulun tai oppilaitoksen kriisisuunnitelmasta sekä siihen sisältyvistä kriisiviestinnän periaatteista jo ennakolta. Huoltajien tulee tietää, miten eri tilanteissa toimitaan ja viestitään ja mistä tai keneltä saa tarvittaessa apua tai lisätietoa. Vaikka päiväkoti, koulu tai oppilaitos ei olisi itse vastuussa tilanteesta viestimisestä, on syytä pitää huolta siitä, että se omalta osaltaan jakaa esimerkiksi viranomaisen julkaisemaa tietoa ja ohjeistusta.

Varhaiskasvatusyksiköiden, koulujen ja oppilaitosten turvallisuussuunnittelussa on tärkeää huomioida uhka- ja kriisitilanteissa toimiminen sellaisessakin tilanteessa, jossa tieto uhasta tai kriisistä tavoittaa asianosaiset ja yleisön esimerkiksi sosiaalisen median välityksellä ennen asiasta annettavaa virallista tietoa. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi silloin, kun viranomaisilla on tilanteen johtamisen kannalta tarvetta rajata tai viivyttää viestintää. Esimerkiksi poliisin tutkinnallisista syistä perusteltua tarvetta tiedottamisen lykkäämiseen tulee kuitenkin arvioida suhteessa lasten, oppilaiden ja opiskelijoiden psykologiseen turvallisuuteen ja huoltajien tiedonsaantioikeuteen.

Tällainen tilanne voi asettaa koulun henkilökunnan hankalaan ristiriitatilanteeseen, sillä pidättyvän tiedotuslinjan noudattaminen merkitsee joskus sitä, ettei oppilaille vastattaisi totuudenmukaisesti, jos he havaitsevat kriisitilanteeseen liittyvää toimintaa vaikkapa koulun alueella. Siksi on tärkeää suunnitella etukäteen sitä, miten esimerkiksi poliisin vähäiseksi arvioimista uhkatilanteista kerrotaan oppilaille ja opiskelijoille mahdollisimman totuudenmukaisesti. Lisäksi huoltajilla tulisi olla mahdollisuus jotain viestinnän kanavaa käyttäen saada aina tilanteesta ajantasaista ja oikeaa tietoa. Tältä osin on syytä varautua esimerkiksi saapuvien puheluiden suureen määrään. Kokonaisuuden kannalta parhaimpaan lopputulokseen päästään viranomaisten hyvällä yhteistyöllä sekä suunnittelussa että tilannetta hoidettaessa. Viime kädessä rehtori tai yksikön esimies on kuitenkin vastuussa johtamansa yksikön toiminnasta ja hänellä tulee olla mahdollisuus huolehtia tästä tehtävästä sen edellyttämällä tavalla.

Viestinnän kanavat

Viestinnän kanavat eivät häiriötilanteissa useinkaan poikkea normaalikäytännöstä, ja tavoitteena on käyttää jo olemassa olevia, toimivia kanavia. Viestinnän kanavien valintaan vaikuttaa sekä kriisin vakavuus että kohderyhmä. On tärkeää, että viestinnässä käytetään monipuolisesti useita kanavia, jotta viestin perille pääsy pystytään takaamaan.

Sähköiset kanavat toimivat nopeutensa vuoksi hyvin kriisitilanteessa ja niillä tavoittaa tehokkaasti suuren määrän ihmisiä. On kuitenkin muistettava, että osalla ei ole mahdollisuutta sähköisten kanavien käyttöön juuri sillä hetkellä tai lainkaan. Joskus sähköiset kanavat voivat olla myös poissa käytöstä. Työyhteisön sisäisessä viestinnässä sähköisten kanavien, kuten intranetin viestintää voidaan tukea esimerkiksi tulostamalla kriisitilanteeseen liittyvät tiedotteet henkilökunnan nähtäväksi. Verkkosivut, sähköiset yhteistyön välineet, sosiaalinen media, tekstiviestit ja puhelinsoitot välittävät tietoa tapahtuneesta tehokkaasti ja tarvittaessa myös laajemmille kohderyhmille. Koulujen ja oppilaitosten sisällä akuuteista kriisitilanteista voidaan tiedottaa myös keskusradion välityksellä.

Jos kriisillä on suuri julkisuusarvo, se kiinnostaa myös mediaa. Mediaviestinnän perusta ovat tiedotteet ja jatkuva haastatteluvalmius. Isoissa kriisitilanteissa voidaan järjestää tiedotustilaisuus, josta vastaa kriisitilannetta johtava viranomainen, usein esimerkiksi poliisi tai pelastustoimi. Mediaviestinnän tulee olla kriisitilanteessa avointa, aktiivista ja palvelevaa. Tiedotusvälineitä on myös kohdeltava tasapuolisesti.

Kriisitilanteessa tietoa on syytä jakaa mahdollisimman nopeasti ja laatia ensiviesti kaikille, joita kriisi koskettaa. Tilanteen mukaan ensitiedote jaetaan myös medialle. Hyvä tiedote vastaa kysymyksiin kuka, mitä, missä, milloin ja miksi. Tiedotteen lopussa mainitaan lisätietoja antavat tahot yhteystietoineen sekä se, milloin asiasta kerrotaan lisää ja missä. Ennalta laaditut tiedotepohjat, joita vain tietyiltä osin täydennetään, ovat suuri apu varsinaisessa kriisitilanteessa. Ennen tiedotteen julkaisemista tulee aina varmistua siitä, että sen sisältämät tiedot ovat paikkansapitäviä ja varmistettuja. Heti kriisitilanteen alussa on syytä nimetä henkilö tai henkilöt, jotka hyväksyvät jokaisen tiedotteen ennen niiden julkistamista.

Joskus tilanne edellyttää vaaratiedottamista. Oikeus vaaratiedotteen lähettämiseen on vain tietyillä viranomaisilla ja se voidaan antaa tilanteissa, joissa väestöä on varoitettava henkeä tai terveyttä uhkaavasta vaarasta tai kun on vaara merkittävälle omaisuuden vaurioitumiselle tai tuhoutumiselle. Vaaratiedote annetaan yleensä myös, kun vaaratilanne on ohi. Vaaratiedote voidaan antaa joko valtakunnallisesti tai rajatulla alueella. Se lähetetään hätäkeskuksen kautta Yleisradioon. Lue lisää sisäministeriön sivuilta.

Takaisin ylös

Akuutissa tilanteessa huomioitavaa

Ulkopuolisen avun saapuminen kestää aikansa, joskus minuutteja, usein paljon kauemmin. Apua odotettaessa ihmisten on toimittava organisaation turvallisuussuunnitelmassa mainituilla tavoilla ihmisten ja omaisuuden pelastamiseksi ja suojaamiseksi sekä lisävahinkojen välttämiseksi.

Tilanteen tunnistaminen

Uhkaukset on osattava erottaa tilanteesta, jossa on syytä epäillä konkreettista vaaraa. Vaara on konkreettinen silloin, kun jokin ihmishenkiä, terveyttä tai omaisuutta vakavasti vaarantava teko tai tapahtuma on käynnissä tai käynnistymässä.

Ilmoitukset

Uhkaavasta tilanteesta tulee välittömästi ilmoittaa hätäkeskukseen, joka antaa jatko-ohjeita. Hätänumeroon tulisi soittaa heti vaaratilanteen tai hätätapauksen satuttua. Puhelussa pitää

  • kertoa, mitä on tapahtunut ja kenelle
  • kertoa tapahtumapaikan tarkka sijainti
  • vastata mahdollisiin lisäkysymyksiin
  • toimia ohjeiden mukaan
  • odottaa kunnes saa luvan puhelun lopettamiseen.

Tapahtumasta tai tilanteesta tehdään ilmoitus toimipaikan turvallisuudesta vastaaville henkilöille. Tarvittaessa tilanteen hallitsemiseen perustetaan johtokeskus.

Paikalle saapuville viranomaisille järjestetään mahdollisuuksien mukaan opastus. Jos ihmiset suojautuvat rakennuksen sisälle, on harkittava, onko oppaan turvallista liikkua. Asiasta tiedotetaan kaikille, joita tilanne koskettaa suoraan tai välillisesti (sisäinen ja ulkoinen ensitiedote).

Suojautuminen

Suojautumisessa ja lukittaviin tiloihin vetäytymisessä toimitaan erikseen annetun ohjeen mukaisesti.

Evakuointi

Rakennuksissa olevat ihmiset evakuoidaan pelastussuunnitelmien mukaisesti. Poliisi on antanut varhaiskasvatusyksiköihin, kouluihin ja oppilaitoksiin omat ohjeensa siitä, miten pelastussuunnitelmassa mainituista toimintamalleista voi poiketa rikos- ja väkivaltatilanteissa.

Viestintä

Akuuteissa tilanteissa viestinnän ja tiedonjaon merkitys kasvaa. Viestintä hoidetaan ennalta suunniteltujen mallien mukaisesti. Jos kyseessä on rikos, tulee ennen tiedottamista neuvotella poliisin kanssa.

Tilanteen purku

Loppuvaiheessa pitää arvioida, miten tapahtunutta käsitellään jälkikäteen. Lievimmissä tapauksissa saattaa riittää keskustelu. Toimintaa johtava taho järjestää tarvittaessa välittömän jälkipurkutilaisuuden aiemmin tehtyjen suunnitelmien mukaisesti. Toipuminen alkaa jo tilanteen aikana.

Jälkihoito

Jälkihoidon toimintatavat valitaan kriisitilanteiden varalle tehtyjen suunnitelmien mukaisesti.

Takaisin ylös