Erasmus-akkreditointi myönnetään kaudeksi 2021–2027. Akkreditoinnin myöntäminen vahvistaa, että koulutuksen järjestäjä on laatinut suunnitelman korkealaatuisten liikkuvuustoimintojen toteuttamiseksi osana laajempaa pyrkimystä kehittää organisaatiotaan.

Kunkin Erasmus-akkreditoinnin yhteydessä hyväksytyn hankesopimuksen päättyessä akkreditoitu organisaatio toimittaa loppuraportin toteutetuista aktiviteeteista ja saavutetuista tavoitteista.

Kansallinen toimisto voi tehdä erilaisia tarkastuksia ja seurantakäyntejä tarjotakseen tukea hankkeiden hallinnointiin sekä seuratakseen akkreditoitujen organisaatioiden hankkeiden edistymistä ja tuloksia, ja varmistaakseen, että sovittuja laatustandardeja noudatetaan.

Hankkeen raportointi tehdään Beneficiary Modulessa, jota käytetään kaikkien toteutuneiden liikkuvuustoimien raportoimiseen koko ohjelmakauden ajan. Loppuraportti hankkeen toteutuksesta jätetään kansalliseen toimistoon 60 kalenteripäivän kuluessa hankkeen päättymispäivästä Beneficiary Modulessa.

Edunsaaja voi käyttää Erasmus+ -hanketietokantaa (Erasmus+ Project Results Platform) hanketulosten levittämiseen siellä annettujen ohjeiden mukaisesti.

Tarkemmat ohjeet hankkeen raportoinnista ilmestyvät myöhemmin.

Takaisin ylös

Liikkuvuudet tallennetaan komission Beneficiary Module -raportointijärjestelmään.

Beneficiary Moduleen kirjaudutaan EESC portaalin (Erasmus+ & European Solidarity Corps Single Entry Point) kautta. Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella EU Login -tunnuksella. EU Login:n avulla käyttäjät voivat kirjautua erilaisiin komission tietojärjestelmiin yhdellä tunnuksella. 

Osallistujaraportti
Takaisin ylös

Henkilötietojen suojaamiseen liittyen edunsaajan ja kansallisen toimiston välisessä yhteydenpidossa osallistujista tulee käyttää Mobility Activity ID -tunnistetta, ei nimeä. Mobility activity ID on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy liikkuvuusjakson tiedoista. Tunniste muodostuu Beneficiary Module:ssa automaattisesti, kun lisäät liikkuvuusjakson tiedot järjestelmään. Numero koostuu hankenumerosta ja yksilöintinumerosta (esim. 005041-MOB-1). Numeroa voi muokata, mutta sen on oltava uniikki.

Raportointijärjestelmässä olevat henkilötiedot pseudonymisoidaan toiminnan päätyttyä; toimintaan osallistuneiden henkilötiedot piilotetaan järjestelmässä siten, että ne eivät ole enää näkyvissä käyttäjille eikä kansalliselle toimistolle hankkeiden päätyttyä. Tämän jälkeen henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman erillisiä toimenpiteitä. Henkilötietojen piilottaminen on Euroopan komission toimenpide. Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää henkilötietoja näkyviin määräajaksi (esim. tarkastuksen aikana) kansallisesta toimistosta.

Takaisin ylös

Erasmus-laatustandardien mukaisesti ohjelmasta tukea saavien organisaatioiden on edistettävä ekologisesti kestävää ja vastuullista toimintaa osallistujiensa keskuudessa ja lisättävä tietoisuutta liikkuvuustoimien ympäristöjalanjälkeä pienentävien tai korvaavien toimien merkityksestä.

Vihreä matkustaminen: matkustustapa, jossa matkaan tai osaan matkasta käytetään vähäpäästöisiä kulkuneuvoja, (kuten linja-auto, juna, yhteiskyyti autolla) tavoitteena minimoida jaksoon liittyviä päästöjä mm. lentoja vähentämällä. Osallistuja on oikeutettu vihreän matkustamisen tukeen, kun enin osa matkustetusta matkasta tai vähintään toinen suunta meno-paluumatkasta on matkustettu vähäpäästöisesti.

Erasmus+ ohjelmassa vihreän matkustamisen tuki on korkeampi kuin tavanomainen matkatuki ja matkustamiseen voi käyttää maksimissaan kuusi (6) matkapäivää. Korotetun matkatuen lisäksi osallistujalle maksetaan yksilötuki jokaiselta toteutuneelta matkapäivältä:  

  • kun koko matka toteutetaan vähäpäästöisesti, osallistuja on oikeutettu kahden (2) matkapäivän lisäksi neljään (4) lisämatkapäivään (2+4)
  • kun enin osa matkustetusta matkasta tai vähintään toinen suunta meno-paluumatkasta on matkustettu vähäpäästöisesti, avustus maksetaan toteutuneiden matkapäivien mukaan, kuitenkin enintään kuudelta (6) matkapäivää

Sopimuksen liitteen (LIITE III Rahoitus- ja sopimussäännöt s. 3) mukaan, kun käytetään vihreän matkustamisen tukia, osallistuja ja lähettävä organisaatio allekirjoittavat vakuuden, joka toimii tositteena.

  • Osallistujan vakuus vihreästä matkustustavasta: Osallistujan tulee säilyttää matkakuitit ja esittää ne tarvittaessa lähettävälle organisaatiolle vihreän matkustamisen todentamiseksi
  • Organisaation tosite vihreän matkustamisen todentamiseksi: Organisaation tulee säilyttää allekirjoitettu vakuus (sähköinen kopio) mahdollista kansallisen toimiston tarkastusta varten

Raportointijärjestelmässä (Beneficiary Module:ssa) kysytään pääasiallisesti käytetty liikenneväline ja matkan pituus kilometreinä: Sending city-Receiving city / Real distance in KM / Main means of transport (Sustainable Means of Transport).

Laivamatka voi olla osa vähäpäästöistä matkustamista, mutta se ei voi olla pääasiallisesti käytetty liikenneväline.

Kirjaa vähäpäästöisesti toteutetun matkan reitti ja pituus kilometreinä vakuus-lomakkeeseen.

Huom! Lähettävä organisaatio  voi lisätä lomakkeen omiin järjestelmiin ja tehdä siitä sähköisen eli vakuuden voi allekirjoittaa myös sähköisesti.

Vihreä matkustaminen (Green travel)
Green travel declaration (EN) (docx, 146.61 KB)
Takaisin ylös

Poikkeukselliset kulut ja osallisuustuki raportoidaan Beneficiary Module -järjestelmässä.

Osallisuustuki organisaatiolle: 125 €/hlö (2024 hankkeet) kustannuksiin, jotka liittyvät liikkuvuustoimintojen järjestämiseen osallistujille, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia.

Organisaation osallisuustuen todentamista varten, edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää 

  • allekirjoitettu vakuus

Osallisuustuki osallistujalle: Avustuksella korvataan 100 % tosiasiallisesti aiheutuneista kuluista. Muita vähemmän mahdollisuuksia omaaviin osallistujiin ja heidän avustajiinsa suoraan liittyvät lisäkustannukset.

Osallistujan osallisuustuen todentamista varten, edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää 

  • allekirjoitettu vakuus (ja liite Erasmus+ apurahan budjetti)
  • osallistujan osallisuustuen perusteena olevat kuitit  

Vakuuslomakkeella todennetaan tuen tarve eli perustelut henkilön kuulumisesta osallisuustuen piiriin (Participant with fewer opportunities).

Opiskelijan liikkuvuusjakson budjetin suunnittelun tukena käytetään exceliä, johon tehdään kuluerittely ennen jakson alkua. Budjetin erittely on vakuuden liite.

Kuitit tulee esittää Erasmus+ yksilö- ja matkatuen muodostaman apurahan ylimenevästä osasta eli osallisuustuesta osallistujalle. Kuluista tulee säilyttää kuitit mahdollista tarkastusta varten.

Vakuus ja liikkuvuusjakson budjetti
Takaisin ylös

Korkeat matkakulut (Exceptional costs for expensive travel)

Matkakulut voi maksaa korotetun matkatuen kategoriasta, jos normaali matkatuki ei riitä ja se ei kata vähintään 70 % avustuskelpoisista kustannuksista. Kuluista korvataan 80 % tukikelpoisista kustannuksista. 

Korkeita matkakuluja voivat olla myös esimerkiksi kalliit tavarat tai laitteet, jotka liittyvät olennaisesti liikkuvuusjaksoon. Korkeiden matkakulujen osalta tulee pyydettäessä esittää kuitti/tosite/ote matkustusjärjestelmästä (matkalasku).
 

Esimerkki korkeiden matkakulujen laskennasta välimatkalle 500-1999 km, 309 €:

  • Jaa välimatkan tavanomainen tukisumma 309 € 0,7:llä (309:0,7=441 €)
  • Todellisten matkakulujen tulee siis olla vähintään 441 €, jotta ehto täyttyy
  • Matkan todelliset kulut ovat yhteensä 650 € (sis. esim. lennot 450 €, bussi 50 €, juna kohdemaassa 150 €), jolloin korvattava osuus on maksimissaan 520 € (650 € * 80 %)

 

Viisumit, oleskeluluvat ja niihin liittyvät kustannukset (Exceptional costs for visa and other entry requirements) 

Hyväksyttäviä kuluja ovat esimerkiksi: viisumit ja niihin liittyvät kustannukset, oleskeluluvat, rokotukset, lääkärintodistukset. Korvaus on 100 % tukikelpoisista kuluista.

Poikkeuksellisten kulujen todentamista varten, edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää kaikki kuitit mahdollista kansallisen toimiston tarkistusta varten.

Huom! Koronatestejä voi maksaa poikkeuksellisista kuluista, vaikka poikkeuksellisia kuluja (€) ei olisi haettu hakulomakkeessa. Koronatesteistä (COVID-19) on säilytettävä kuitit (kopiot) koulutuksen järjestäjällä mahdollista kansallisen toimiston tarkastusta varten.

Takaisin ylös

Online Language Support (OLS) on verkkokielivalmennus Erasmus+ ja Euroopan solidaarisuusjoukot-ohjelmien liikkuvuusjaksolle lähteville opiskelijoille ja henkilöstön edustajille. OLS tarjoaa mahdollisuuden opiskella kieliä ja testata kielitaidon kehittymistä verkossa. Kielivalmennus koostuu kieliarvioinnista ja kielikursseista

OLS-kielitesti ja -kielikurssit:

OLS-kielitestit ja OLS-kielikurssit ovat vapaaehtoisia kaikissa KA1 hankkeissa ammatillisen koulutuksen sektorilla sekä opiskelijoille ja henkilöstön edustajille.

Ulkomaanjaksolle lähtevän on mahdollista tehdä sekä kielitesti että kielikurssi kaikissa EU Academyn alustalta löytyvissä OLS-kielissä.

Järjestelmässä on tasotestit 29 kielessä, tason mukaan räätälöityjä verkkokielikursseja viidessä kielessä (englanti, saksa, ranska, espanja ja italia) sekä itseopiskelumateriaalia 22 eri kielessä.

Uutta järjestelmää kehitetään jatkuvasti ja kielivalikoima ja tasotestit laajenevat asteittain. 

Apurahasopimuksen Artiklassa 6, edunsaaja voi määritellä käytetäänkö OLSia ja vaatiiko edunsaaja osallistujilta OLS-kielitestin. Ohjelma ei enää edellytä pakollista kielitestiä.

Osallistuja pääsee OLSiin koordinaattorin lähettämän sähköpostikutsun kautta. Tarkemmat ohjeet löytyvät OLS-VET infon materiaaleista alla olevan linkin kautta

Takaisin ylös

Jakson suunnittelu

Opiskelijat ja vastavalmistuneet

Kansallisesti on annettu yleiset ohjeet laissa ja koulutussopimukseen mallisisältö, joiden pohjalta koulutuksen järjestäjät toteuttavat oman dokumentaationsa käytössä olevien oppilastietojärjestelmiensä mukaisesti.

Jakson sisällöstä, tavoitteista ja (työ)tehtävistä sekä (työpaikka)ohjauksesta ja mahdollisista näytöistä sovitaan etukäteen ja ne päivitetään HOKSiin. Jaksosta riippuen valitaan seuraavasti:

  • Koulutussopimusjakso: Training Agreement
  • Oppisopimusjakso: Apprenticeship Agreement
  • Oppilaitosjakso: Learning Agreement

Koulutus- ja oppisopimuksen dokumenttien mallipohjista on saatavilla englanninkieliset käännökset, jotka löytyvät OKM:n Työelämässä oppiminen -verkkosivulta. Oppilaitosjaksolla käytettävän Erasmus+ Learning agreementin mallipohja löytyy hankkeiden hallinnointisivulta. Ks. linkit osion lopussa.

Henkilöstö ja tukihenkilöt

Myös henkilöstön jakson tavoitteista ja sisällöistä tulee sopia kirjallisesti ja laatia oppimissopimus (Learning Agreement).

Oppimissopimuksen laatiminen kaikille osallistujille on velvoite, joka määritellään liikkuvuuden laatustandardeissa (Erasmus quality standards).

Edellä mainittuja dokumentteja ei tarvitse täyttää, jos kyseessä on:

  • Valmisteleva vierailu
  • Kutsuttu asiantuntija tai 
  • Ammattitaitokisoihin osallistuva opiskelija tai vastavalmistunut

Kun kyseessä on kurssille osallistuminen (Courses and training), oppimissopimuksen laatiminen on valinnainen.

Jaksosta sopiminen

Aina ennen liikkuvuusjakson alkua osallistuja ja edunsaaja allekirjoittavat apurahasopimuksen (Grant Agreement with participants). Apurahasopimuksessa sovitaan esimerkiksi apurahaan maksuun, vakuutuksiin ja jakson kestoon ja kohteeseen liittyen.

Edunsaaja voi maksaa apurahan osallistujalle kolmella eri tavalla:

  1. Koko apurahan maksu osallistujalle
  2. Luontoiskorvaus eli oppilaitos hankkii matkat ja majoituksen (+ mahd. kielivalmennuksen)
  3. Edellä mainittujen yhdistelmä

Edunsaajan on varmistettava, että ulkomaille matkustavat osallistujat ovat vakuutettuja. Apurahasopimukseen on kirjattu pakolliset vakuutukset, jotka lähettävän organisaation tulee varmistaa: sairasvakuutus, vastuuvakuutus ja tapaturmavakuutus.

Jakson todentaminen

Kaikkien osallistujien liikkuvuusjaksot todennetaan vastaanottavan tahon antamalla todistuksella. Tarkista todistuksessa tarvittavat tiedot ja allekirjoitukset aina kunkin hankevuoden sopimuksen liitteestä 2.

Opiskelijoiden ja vastavalmistuneiden toteutuneet liikkuvuusjaksot todennetaan vastaanottavan tahon antamalla todistuksella esimerkiksi Europassin liikkuvuustodistuksella tai vastaavalla. Todistuksen päivämäärien tulee vastata raportointijärjestelmään kirjattuja päivämääriä.

Opiskelijoiden ryhmäliikkuvuus (alkaen 2024) todennetaan ryhmän opinto-ohjelmalla (Europass Group learning programme), jossa kirjattuna ohjelman lisäksi aikataulu, käytetyt menetelmät, osallistujaluettelo (mukaan lukien tukihenkilöt), ryhmäliikkuvuuden alkamis- ja päättymispäivä sekä lähettävän ja vastaanottavan organisaation allekirjoitukset.

Henkilöstön ja tukihenkilöiden liikkuvuus todennetaan vastaanottavan organisaation allekirjoittamalla osallistumistodistuksella (Certificate of attendance). Osallistumistodistuksen tulee sisältää vähintään osallistujan nimi, oppimistulokset ja toiminnon alkamis- ja päättymispäivä.

Kursseille osallistumisesta tarvitaan osallistumistodistus ja tosite kurssimaksun maksamisesta laskuna tai muuna kurssinjärjestäjän antamana ja allekirjoittamana ilmoituksena, jossa ilmoitetaan osallistujan nimi, kurssin nimi sekä kurssiin osallistumisen alkamis- ja päättymispäivä.

Valmistelevasta vierailusta todisteena tulee olla ohjelma, josta ilmenee vierailun tarkoitus, osallistujien nimet, vastaanottavan organisaation nimi sekä allekirjoitukset vierailevilta henkilöiltä ja vastaanottavalta organisaatiolta.

Osallistumistodistusmalli henkilöstölle
Erasmus+ KA1-VET tarvittavat dokumentit eri aktiviteeteissa
Takaisin ylös

Avustuksen saajan on ilmoitettava kaikissa viestintä- ja mainosmateriaalissa, myös verkkosivustollaan ja sosiaalisessa mediassa, vastaanottaneensa tukea Erasmus+ -ohjelman puitteissa. Suuntaviivat avustuksen saajille ja muille kolmansille osapuolille ovat saatavilla osoitteissa: 

Takaisin ylös

Takaisin ylös