Erasmus-akkreditointi myönnetään kaudeksi 2021–2027. Akkreditoinnin myöntäminen vahvistaa, että koulutuksen järjestäjä on laatinut suunnitelman korkealaatuisten liikkuvuustoimintojen toteuttamiseksi osana laajempaa pyrkimystä kehittää organisaatiotaan.

Kunkin Erasmus-akkreditoinnin yhteydessä hyväksytyn hankesopimuksen päättyessä akkreditoitu organisaatio toimittaa loppuraportin toteutetuista aktiviteeteista ja saavutetuista tavoitteista.

Kansallinen toimisto voi tehdä erilaisia tarkastuksia ja seurantakäyntejä tarjotakseen tukea hankkeiden hallinnointiin sekä seuratakseen akkreditoitujen organisaatioiden hankkeiden edistymistä ja tuloksia, ja varmistaakseen, että sovittuja laatustandardeja noudatetaan.

Hankkeen raportointi tehdään Beneficiary Modulessa, jota käytetään kaikkien toteutuneiden liikkuvuustoimien raportoimiseen koko ohjelmakauden ajan. Loppuraportti hankkeen toteutuksesta jätetään kansalliseen toimistoon 60 kalenteripäivän kuluessa hankkeen päättymispäivästä Beneficiary Modulessa.

Edunsaaja voi käyttää Erasmus+ -hanketietokantaa (Erasmus+ Project Results Platform) hanketulosten levittämiseen siellä annettujen ohjeiden mukaisesti.

Tarkemmat ohjeet hankkeen raportoinnista ilmestyvät myöhemmin.

Takaisin ylös

Liikkuvuudet tallennetaan komission Beneficiary Module -raportointijärjestelmään.

Beneficiary Moduleen kirjaudutaan EESC portaalin (Erasmus+ & European Solidarity Corps Single Entry Point) kautta. Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella EU Login -tunnuksella. EU Login:n avulla käyttäjät voivat kirjautua erilaisiin komission tietojärjestelmiin yhdellä tunnuksella. 

Osallistujaraportti
Takaisin ylös

Henkilötietojen suojaamiseen liittyen, edunsaajan ja kansallisen toimiston välisessä yhteydenpidossa yksittäisistä  tulee käyttää  tunnistetta ei nimeä.

Mobility activity ID:  On osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy liikkuvuusjakson tiedoista. Tunniste muodostuu järjestelmässä automaattisesti, joka löytyy liikkuvuusjakson tiedoista. Numero koostuu hankenumerosta ja yksilöintinumerosta (esim. 005041-MOB-1). Numeroa voi muokata, mutta sen on oltava uniikki.

Raportointijärjestelmässä olevat henkilötiedot pseudonymisoidaan toiminnan päätyttyä. Pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista järjestelmässä siten, että ne eivät ole enää näkyvissä käyttäjille ja kansalliselle toimistolle hankkeiden päätyttyä. Tämän jälkeen henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman erillisiä toimenpiteitä. Henkilötietojen piilottaminen on Euroopan komission toimenpide. Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää henkilötietoja näkyviin määräajaksi (esim. tarkastuksen aikana) kansallisesta toimistosta.

Takaisin ylös

Erasmus-laatustandardien mukaisesti ohjelmasta tukea saavien organisaatioiden on edistettävä ekologisesti kestävää ja vastuullista toimintaa osallistujiensa keskuudessa ja lisättävä tietoisuutta liikkuvuustoimien ympäristöjalanjälkeä pienentävien tai korvaavien toimien merkityksestä.

Vihreä matkustaminen: matkustustapa, jossa matkaan tai osaan matkasta käytetään vähäpäästöisiä kulkuneuvoja, (kuten linja-auto, juna, yhteiskyyti autolla) tavoitteena minimoida jaksoon liittyviä päästöjä mm. lentoja vähentämällä. Osallistuja on oikeutettu vihreän matkustamisen tukeen, kun enin osa matkustetusta matkasta tai vähintään toinen suunta meno-paluumatkasta on matkustettu vähäpäästöisesti.

Erasmus+ ohjelmassa vihreän matkustamisen tuki on korkeampi kuin tavanomainen matkatuki ja matkustamiseen voi käyttää maksimissaan kuusi (6) matkapäivää. Korotetun matkatuen lisäksi osallistujalle maksetaan yksilötuki jokaiselta toteutuneelta matkapäivältä:  

  • kun koko matka toteutetaan vähäpäästöisesti, osallistuja on oikeutettu kahden (2) matkapäivän lisäksi neljään (4) lisämatkapäivään (2+4)
  • kun enin osa matkustetusta matkasta tai vähintään toinen suunta meno-paluumatkasta on matkustettu vähäpäästöisesti, avustus maksetaan toteutuneiden matkapäivien mukaan, kuitenkin enintään kuudelta (6) matkapäivää

Sopimuksen liitteen (LIITE III Rahoitus- ja sopimussäännöt s. 3) mukaan, kun käytetään vihreän matkustamisen tukia, osallistuja ja lähettävä organisaatio allekirjoittavat vakuuden, joka toimii tositteena.

  • Osallistujan vakuus vihreästä matkustustavasta: Osallistujan tulee säilyttää matkakuitit ja esittää ne tarvittaessa lähettävälle organisaatiolle vihreän matkustamisen todentamiseksi
  • Organisaation tosite vihreän matkustamisen todentamiseksi: Organisaation tulee säilyttää allekirjoitettu vakuus (sähköinen kopio) mahdollista kansallisen toimiston tarkastusta varten

Raportointijärjestelmässä (Beneficiary Module:ssa) kysytään pääasiallisesti käytetty liikenneväline ja matkan pituus kilometreinä: Sending city-Receiving city / Real distance in KM / Main means of transport (Sustainable Means of Transport).

Laivamatka voi olla osa vähäpäästöistä matkustamista, mutta se ei voi olla pääasiallisesti käytetty liikenneväline.

Kirjaa vähäpäästöisesti toteutetun matkan reitti ja pituus kilometreinä vakuus-lomakkeeseen.

Huom! Lähettävä organisaatio  voi lisätä lomakkeen omiin järjestelmiin ja tehdä siitä sähköisen eli vakuuden voi allekirjoittaa myös sähköisesti.

Vihreä matkustaminen (Green travel)
Green travel declaration (EN) (docx, 146.61 KB)
Takaisin ylös

Poikkeukselliset kulut ja osallisuustuki raportoidaan Beneficiary Module -järjestelmässä.

Osallisuustuki organisaatiolle: 100 euroa osallistujaa kohden kustannuksiin, jotka liittyvät liikkuvuustoimintojen järjestämiseen osallistujille, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia.

Organisaation osallisuustuen todentamista varten, edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää 

  • allekirjoitettu vakuus

Osallisuustuki osallistujalle: Avustuksella korvataan 100 % tosiasiallisesti aiheutuneista kuluista. Muita vähemmän mahdollisuuksia omaaviin osallistujiin ja heidän avustajiinsa suoraan liittyvät lisäkustannukset.

Osallistujan osallisuustuen todentamista varten, edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää 

  • allekirjoitettu vakuus (ja liite Erasmus+ apurahan budjetti)
  • osallistujan osallisuustuen perusteena olevat kuitit  

Vakuuslomakkeella todennetaan tuen tarve eli perustelut henkilön kuulumisesta osallisuustuen piiriin (Participant with fewer opportunities).

Opiskelijan liikkuvuusjakson budjetin suunnittelun tukena käytetään exceliä, johon tehdään kuluerittely ennen jakson alkua. Budjetin erittely on vakuuden liite.

Kuitit tulee esittää Erasmus+ yksilö- ja matkatuen muodostaman apurahan ylimenevästä osasta eli osallisuustuesta osallistujalle. Kuluista tulee säilyttää kuitit mahdollista tarkastusta varten.

Vakuus ja liikkuvuusjakson budjetti
Takaisin ylös

  • Korkeat matkakulut (Exceptional costs for expensive travel)

Matkakulut voi maksaa korotetun matkatuen kategoriasta, jos normaali matkatuki ei riitä ja matkatuki ei kata vähintään 70 % avustuskelpoisista kustannuksista.

Kuluista korvataan 80 % tukikelpoisista kustannuksista. 

Korkeita matkakuluja voivat olla myös esimerkiksi kalliit tavarat tai laitteet, jotka liittyvät olennaisesti liikkuvuusjaksoon.
  • Viisumit, oleskeluluvat ja niihin liittyvät kustannukset (Exceptional costs for visa and other entry requirements) 

Hyväksyttäviä kuluja ovat esimerkiksi: viisumit ja niihin liittyvät kustannukset, oleskeluluvat, rokotukset, lääkärintodistukset. Korvaus on 100 % tukikelpoisista kuluista.

Poikkeuksellisten kulujen todentamista varten, edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää kaikki kuitit mahdollista kansallisen toimiston tarkistusta varten.

Korkeiden matkakulujen osalta tulee esittää kuitti/tosite/ote matkustusjärjestelmästä (matkalasku), pyydettäessä.

Huom! Koronatestejä voi maksaa poikkeuksellisista kuluista, vaikka poikkeuksellisia kuluja (€) ei olisi haettu hakulomakkeessa. Koronatesteistä (COVID-19) on säilytettävä kuitit (kopiot) koulutuksen järjestäjällä mahdollista kansallisen toimiston tarkastusta varten.

Takaisin ylös

Online Language Support (OLS) on verkkokielivalmennus Erasmus+ ja Euroopan solidaarisuusjoukot-ohjelmien liikkuvuusjaksolle lähteville opiskelijoille ja henkilöstön edustajille. OLS tarjoaa mahdollisuuden opiskella kieliä ja testata kielitaidon kehittymistä verkossa. Kielivalmennus koostuu kieliarvioinnista ja kielikursseista

OLS-kielitesti ja -kielikurssit:

OLS-kielitestit ja OLS-kielikurssit ovat vapaaehtoisia kaikissa KA1 hankkeissa ammatillisen koulutuksen sektorilla sekä opiskelijoille ja henkilöstön edustajille.

Ulkomaanjaksolle lähtevän on mahdollista tehdä sekä kielitesti että kielikurssi kaikissa EU Academyn alustalta löytyvissä OLS-kielissä.

Järjestelmässä on tasotestit 29 kielessä, tason mukaan räätälöityjä verkkokielikursseja viidessä kielessä (englanti, saksa, ranska, espanja ja italia) sekä itseopiskelumateriaalia 22 eri kielessä.

Uutta järjestelmää kehitetään jatkuvasti ja kielivalikoima ja tasotestit laajenevat asteittain. 

Apurahasopimuksen Artiklassa 6, edunsaaja voi määritellä käytetäänkö OLSia ja vaatiiko edunsaaja osallistujilta OLS-kielitestin. Ohjelma ei enää edellytä pakollista kielitestiä.

Osallistuja pääsee OLSiin koordinaattorin lähettämän sähköpostikutsun kautta. Tarkemmat ohjeet löytyvät OLS-VET infon materiaaleista alla olevan linkin kautta

Takaisin ylös

Jakson suunnittelu

Opiskelijat ja vastavalmistuneet

Kansallisesti on annettu yleiset ohjeet laissa ja koulutussopimukseen mallisisältö, joiden pohjalta koulutuksen järjestäjät toteuttavat oman dokumentaationsa käytössä olevien oppilastietojärjestelmiensä mukaisesti.

Jakson sisällöstä, tavoitteista ja (työ)tehtävistä sekä (työpaikka)ohjauksesta ja mahdollisista näytöistä sovitaan etukäteen ja ne päivitetään HOKSiin. Jaksosta riippuen valitaan seuraavasti:

  • Koulutussopimusjakso: Training Agreement
  • Oppisopimusjakso: Apprenticeship Agreement
  • Oppilaitosjakso: Learning Agreement

Koulutus- ja oppisopimuksen dokumenttien mallisisällöistä on saatavilla englanninkieliset käännökset, jotka löytyvät OKM:n verkkosivuilta. Oppilaitosjaksolla käytettävän Erasmus+ Learning agreementin malli löytyy OPH:n verkkosivuilta.

Henkilöstö ja tukihenkilöt

Myös henkilöstön jakson tavoitteista ja sisällöistä tulee sopia kirjallisesti ja laatia:

  • Oppimissopimus (Learning Agreement)

Oppimissopimuksen laatiminen kaikille osallistujille on velvoite, joka määritellään liikkuvuuden laatustandardeissa (Erasmus quality standards).

Edellä mainittuja dokumentteja ei tarvitse täyttää, jos kyseessä on valmisteleva vierailu, kutsuttu asiantuntija tai ammattitaitokisoihin osallistuva opiskelija tai vastavalmistunut.

Kun kyseessä on kurssille osallistuminen (Courses and training), oppimissopimuksen laatiminen on valinnainen.

Jaksosta sopiminen

Aina ennen liikkuvuusjakson alkua osallistuja ja edunsaaja allekirjoittavat apurahasopimuksen.

  • Edunsaajan ja osallistujan välinen apurahasopimus (Grant Agreement with participants)

Edunsaaja voi maksaa apurahan osallistujalle kolmella eri tavalla:

a) Koko apurahan maksu osallistujalle
b) Luontoiskorvaus eli oppilaitos hankkii matkat ja majoituksen (+ mahd. kielivalmennuksen)
c) Edellä mainittujen yhdistelmä

Edunsaajan on varmistettava, että ulkomaille matkustavat osallistujat ovat vakuutettuja. Apurahasopimuksiiin on kirjattu pakolliset vakuutukset, jotka lähettävän organisaation tulee varmistaa: sairasvakuutus, vastuuvakuutus ja tapaturmavakuutus.

Jakson todentaminen

Kaikkien osallistujien liikkuvuusjaksot todennetaan vastaanottavan tahon antamalla todistuksella. Todistuksen päivämäärien tulee vastata raportointijärjestelmän päivämääriä.

Opiskelijat ja vastavalmistuneet

Opiskelijoiden ulkomaanjakson todennetaan vastaanottavan organisaation antamalla todistuksella

Europassi-liikkuvuustodistus on asiakirja, johon merkitään ajanjaksot, jotka henkilö on viettänyt oppimistarkoituksessa toisessa Euroopan maassa. Oppilaitos myöntää asiakirjan opiskelijalle.

Henkilöstö ja tukihenkilöt

Henkilöstön ja tukihenkilöiden liikkuvuus on myös todennettava vastaanottavan organisaation allekirjoittamalla todistuksella

  • Osallistumistodistus henkilöstölle (Certificate of attendance)

Todisteessa osallistumisesta toimintoon tulee mainita vähintään: osallistujan nimi, oppimistulokset ja toiminnon alkamis- ja päättymispäivä.

Kun kyseessä on kurssi, tarvitaan todiste osallistumisesta kurssille ja kurssimaksun maksamisesta laskuna tai muuna kurssinjärjestäjän antamana ja allekirjoittamana ilmoituksena, jossa ilmoitetaan osallistujan nimi, kurssin nimi sekä kurssiin osallistumisen alkamis- ja päättymispäivä.

Kun kyseessä on valmisteleva vierailu, tarvitaan todiste osallistumisesta valmistelevaan vierailuun osallistujan ja vastaanottavan organisaation allekirjoittamana ohjelmana ja ilmoituksena, jossa esitetään osallistujan nimi ja toiminnon tarkoitus.

Osallistumistodistusmalli henkilöstölle
Erasmus+ KA1-VET tarvittavat dokumentit eri aktiviteeteissa
Takaisin ylös

Avustuksen saajan on ilmoitettava kaikissa viestintä- ja mainosmateriaalissa, myös verkkosivustollaan ja sosiaalisessa mediassa, vastaanottaneensa tukea Erasmus+ -ohjelman puitteissa. Suuntaviivat avustuksen saajille ja muille kolmansille osapuolille ovat saatavilla osoitteissa: 

Takaisin ylös

Takaisin ylös