Koulutusmatkojen matkustusohjeet ja raportointi

Sinun ei tarvitse maksaa osallistumismaksua tai varata itsellesi majoitusta koulutuksen ajaksi. Koulutusta isännöivä toimisto varaa majoituksen kaikille ja järjestää ruokailut, elleivät he nimenomaan ilmoita toisin tiedotuksessaan.

Korvaamme osallistujan matkat kotiovelta koulutuksen tapahtumapaikalle ja takaisin kokonaisuudessaan. Jos matka on hankala voimme korvata yöpymisen hotellissa matkan aikana.

Työnantajasi korvaa osan kuluista

Sinun täytyy sopia oman organisaatiosi kanssa työmatkan järjestelyistä. Osa kuluista jää sinun tai työnantajasi maksettavaksi. Sellaisia ovat esimerkiksi

• päivärahasi työmatkan aikana
• matkavakuutus, joka korvaa käyttämättömät matkat sairastapauksissa
• passi tai henkilökortti matkustamiseen.

Jos työnantaja on vakuuttanut sinut ja vakuutus on tarpeeksi kattava, ei ylimääräistä vakuutusta tarvitse ottaa.

Sovi työaikajärjestelyistä työnantajasi kanssa normaalien käytäntöjen mukaisesti tai sovi molempia osapuolia tyydyttävät järjestelyt paikallisesti.

Voit varata lennot ja tehdä muut matkajärjestelyt vasta sitten, kun olet saanut virallisen vahvistuksen siitä, että sinut on hyväksytty osallistujaksi. Saat sellaisen sekä meiltä että koulutuksen järjestäjältä.

Ilmoittautuminen on sitova. Matkan perumisesta syntyy aina turhia kuluja, joten älä ilmoittaudu, jos et ole varma osallistumisestasi.

Myönnetty matkatuki korvaa matkakulut kotiovelta toteutuspaikkaan ja takaisin edullisinta kulkutapaa käyttäen.

Mitä edullisin kulkutapa tarkoittaa?

Valtion matkustussäännön edullisin kulkutapa tarkoittaa junaa tai bussia. On kuitenkin järkevää, että saavut koulutukseen levänneenä ja hyvässä toimintakunnossa. Siksi lentäminen on täysin mahdollista, jos

• matkustat ulkomaille
• matka kestää yli 5 tuntia
• joudut matkustamaan yöaikaan.

Jos matka-aika on pitkä, matka on hankala tai aikataulut eivät ole sopivat, voimme korvata myös majoituksen matkan varrella. Taksin käyttäminen on mahdollista, jos julkista liikennettä ei voi käyttää, eikä omaa autoa ole käytettävissä.

Jos tarvitset viisumin koulutusmatkaa varten, voimme kattaa myös viisuminhankintakulut. Myös viisumin hankkimiseen liittyvät matkakulut voidaan korvata.

Oman auton käyttäminen

Oman auton käyttäminen on poikkeustapaus, mutta se voi olla joskus ainoa mahdollisuus. Oman auton käyttäminen on sallittua, jos julkiset kulkuyhteydet puuttuvat tai aikataulut eivät ole sopivat. Silloin voimme maksaa kilometrikorvauksen auton käytöstä.

Jos järkevät yhteydet ovat olemassa, mutta käytät omaa autoa kuitenkin, korvaamme kulut oletettujen julkisten kulkuneuvojen lippujen mukaan.

Auton pysäköintikulut korvataan vain lentokentän, rautatieaseman tai hotellimajoituksen yhteydessä. Pysäköintikuluja korvataan enimmillään 3 vuorokauden ajalta.

Matkustaminen ympäristöystävällisemmällä tavalla

Sinun kannattaa myös miettiä, voisitko matkustaa tapahtumaan tavalla, joka tuottaisi vähemmän ympäristöön vaikuttavia päästöjä. Voit matkustaa tapahtumaan maa- ja meriteitse, jos se on sinulle sopivaa. Voit myös harkita matkustavasi yhden suunnan junalla ja toisen lentämällä, jos se on aikataulullisesti kätevämpää. Katamme matkakulut matkustustavasta riippumatta.

Sinun voi olla hankalaa päättää, mikä matkustustapa on ympäristöystävällisempi. Nyrkkisääntönä voi pitää, että juna voittaa bussin, mutta bussi voittaa laivan ja lentokoneen. Potkurikone on aina parempi kuin suihkukone. Laivan ja potkurikoneen erosta ollaan montaa mieltä. Lue blogikirjoitus erään osallistujan koulutusmatkasta. Saat siitä vinkkejä matkustamiseen.

Sinun täytyy täyttää sähköinen osallistujaraportti 30 päivän kuluessa koulutusmatkan jälkeen. Raportti on lyhyt ja yksinkertainen. Se pyytää sinua reflektoimaan kokemustasi ja suunnittelemaan, miten aiot siirtää matkalla opittuja asioita käytännön työhön.

Täytä lomake ennen kuin laskutat matkakulusi. Koulutukseen jälkeen sinun tulee palauttaa sähköinen osallistujaraportti. Korvaamme matkakustannukset raportin palauttamisen jälkeen.