Koulutusmatkojen matkustusohjeet ja raportointi

Sinun ei tarvitse maksaa osallistumismaksua tai varata itsellesi majoitusta koulutuksen ajaksi. Koulutusta isännöivä toimisto varaa majoituksen kaikille ja järjestää ruokailut koulutuksen ajalle, elleivät he nimenomaan ilmoita toisin tiedotuksessaan.

Korvaamme osallistujan matkat kotiovelta koulutuksen tapahtumapaikalle ja takaisin kokonaisuudessaan kuitteja ja lippuja vastaan. Jos matka on hankala voimme korvata yöpymisen hotellissa matkan aikana. Emme yleensä korvaa ruokakustannuksia, jotka syntyvät matkustamisen aikana. 

Työnantajasi korvaa osan kuluista

Sinun täytyy sopia oman organisaatiosi kanssa työmatkan järjestelyistä. Osa kuluista jää sinun tai työnantajasi maksettavaksi. Sellaisia ovat esimerkiksi

• päivärahasi työmatkan aikana
• matkavakuutus, joka korvaa käyttämättömät matkat sairastapauksissa
• passi tai henkilökortti matkustamiseen.

Jos työnantaja on vakuuttanut sinut ja vakuutus on tarpeeksi kattava, ei ylimääräistä vakuutusta tarvitse ottaa.

Sovi työaikajärjestelyistä työnantajasi kanssa normaalien käytäntöjen mukaisesti tai sovi molempia osapuolia tyydyttävät järjestelyt paikallisesti.

Voit varata lennot ja tehdä muut matkajärjestelyt vasta sitten, kun olet saanut virallisen vahvistuksen siitä, että sinut on hyväksytty osallistujaksi. Saat sellaisen sekä meiltä että koulutuksen järjestäjältä.

Ilmoittautuminen on sitova. Matkan perumisesta syntyy aina turhia kuluja, joten älä ilmoittaudu, jos et ole varma osallistumisestasi.

Muistathan aina matkustaessasi Suomen ulkopuolelle tehdä matkustusilmoituksen Ulkoministeriön verkkosivuilla.

Myönnetty matkatuki korvaa matkakulut kotiovelta toteutuspaikkaan ja takaisin edullisinta kulkutapaa käyttäen. Korvaamme junalipuissa perushintaiset Kertaliput ja Kertalippu Joustot, ei ekstraluokkia. 

Mitä edullisin kulkutapa tarkoittaa?

Valtion matkustussäännön edullisin kulkutapa tarkoittaa junaa tai bussia. On kuitenkin järkevää, että saavut koulutukseen levänneenä ja hyvässä toimintakunnossa. Siksi lentäminen on mahdollista, jos

• matkustat ulkomaille
• matka kestää yli 5 tuntia
• joudut matkustamaan yöaikaan.

Ulkomaille lentäessä valitse reitit ilman välilaskuja tai mahdollisimman vähillä välilaskuilla.

Jos matka-aika on pitkä, matka on hankala tai aikataulut eivät ole sopivat, voimme korvata myös majoituksen matkan varrella. Ota varauksesta talteen sekä varausvahvistus että maksukuitti. 

Taksin käyttäminen on mahdollista perustellusta syystä, esimerkiksi jos julkista liikennettä ei voi käyttää, eikä omaa autoa ole käytettävissä. Reitti taksin käyttämisestä pitää selvittää matkalaskulle. 

Sovi sekä ylimääräisestä majoituksesta että taksin käytöstä etukäteen kansallisen toimiston kanssa. 

Jos tarvitset viisumin koulutusmatkaa varten, voimme kattaa myös viisuminhankintakulut. Myös viisumin hankkimiseen liittyvät matkakulut voidaan korvata.

Oman auton käyttäminen

Sovi aina oman auton käytöstä kansallisen toimiston kanssa ennen koulutusta. Oman auton käyttäminen on poikkeustapaus, mutta se voi olla joskus ainoa mahdollisuus. Oman auton käyttäminen on sallittua, jos julkiset kulkuyhteydet puuttuvat tai aikataulut eivät ole sopivat. Silloin voimme maksaa kilometrikorvauksen auton käytöstä. Kilometrikorvaukset maksetaan vain siltä matkalta, jonka osallistuja on itse auton kyydissä. 

Kun haet kilometrikorvauksia oman auton käyttämisestä, liitä matkalaskuusi reitti kartalla sekä kilometrimäärä. 

Jos järkevät yhteydet ovat olemassa, mutta käytät omaa autoa kuitenkin, korvaamme kulut oletettujen julkisten kulkuneuvojen lippujen mukaan.

Auton pysäköintikulut korvataan vain lentokentän, sataman, rautatieaseman tai hotellimajoituksen yhteydessä. Pysäköintikuluja korvataan enimmillään 3 vuorokauden ajalta.

Matkustaminen ympäristöystävällisemmällä tavalla

Sinun kannattaa myös miettiä, voisitko matkustaa tapahtumaan tavalla, joka tuottaisi vähemmän ympäristöön vaikuttavia päästöjä. Voit matkustaa tapahtumaan maa- ja meriteitse, jos se on sinulle sopivaa. Voit myös harkita matkustavasi yhden suunnan junalla ja toisen lentämällä, jos se on aikataulullisesti kätevämpää. Katamme matkakulut matkustustavasta riippumatta. Olethan yhteydessä kansalliseen toimistoon etukäteen, jos matkustat maata pitkin ja aiot yöpyä matkalla. 

Sinun voi olla hankalaa päättää, mikä matkustustapa on ympäristöystävällisempi. Nyrkkisääntönä voi pitää, että juna voittaa bussin, mutta bussi voittaa laivan ja lentokoneen. Potkurikone on aina parempi kuin suihkukone. Laivan ja potkurikoneen erosta ollaan montaa mieltä. Lue blogikirjoitus erään osallistujan koulutusmatkasta. Saat siitä vinkkejä matkustamiseen.

Sinun täytyy täyttää sähköinen osallistujaraportti 30 päivän kuluessa koulutusmatkan jälkeen. Raportti on lyhyt ja yksinkertainen. Se pyytää sinua reflektoimaan kokemustasi ja suunnittelemaan, miten aiot siirtää matkalla opittuja asioita käytännön työhön.

Täytä lomake ennen kuin laskutat matkakulusi. Koulutukseen jälkeen sinun tulee palauttaa sähköinen osallistujaraportti. Korvaamme matkakustannukset raportin palauttamisen jälkeen.