Lyhytkestoisen liikkuvuushankkeen hallinnointi (KA122-ADU)

Tälle sivulle on koottu ohjeet, vinkit ja dokumentit lyhytkestoisen liikkuvuushankkeen (KA122-ADU) hallinnointia varten.

Raportointi- ja hallinnointityökalu

Raportointi- ja hallinnointiväline, Erasmus+ Beneficiary Module (BM), on ilmestynyt. Beneficiary Modulen löydät alla olevan linkin kautta kirjautumalla EU Login -tunnuksellasi ja valitsemalla vasemman laidan valikosta Projects --> Beneficiary Module.

Järjestämme järjestelmän käyttökoulutusta webinaareina.

Jokainen liikkuvuusjakso merkitään Beneficiary Module -alustalle. Beneficiary Modulessa palautetaan myös hankkeen loppuraportti.

Muutoksista ilmoittaminen

Hankkeisiin voi hankekauden aikana tulla muutoksia. Osa niistä on ilmoitettava Opetushallitukseen alla olevalla lomakkeella. Kaikkia muutoksia ei tarvitse ilmoittaa.

Sallitut muutokset

Avustussopimuksessa on kerrottu, millaiset muutokset ovat sallittuja ja minkälaisin ehdoin. Tyypillinen muutos voi olla muun muassa liikkuvuuksien osallistujien vaihtuminen hakemuksessa ilmoitetusta. Myös liikkuvuuksien kohteet ja liikkuvuusmuodot voivat muuttua. Tärkeintä henkilö- ja liikkuvuusmuotomuutosten yhteydessä on muistaa hakemuksessa ilmoittamanne hankkeen Erasmus-suunnitelman tavoitteet ja niiden saavuttaminen.

Varojen siirtäminen kululuokkien välillä

Tarkista sopimuksestanne tai raportointi- ja hallinnointivälineestä tukisummat eri kululuokissa. Huomaathan, että hankkeen kokonaisavustus ei voi nousta, mutta se voi laskea.

Organisointituki: Edunsaaja voi siirtää enintään 100 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja ei saa siirtää lisävaroja tähän kululuokkaan ilman muutospyyntöä.
Matkat, yksilötuki ja kielivalmennustuki: Edunsaaja voi siirtää enintään 50 prosenttia kuhunkin näistä luokista kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan.
Valmistelevat vierailut, kurssimaksut ja osallisuustuki organisaatioille: Edunsaaja voi siirtää enintään 100 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja voi siirtää lisävaroja näihin kululuokkiin ilman muutospyyntöä.
Osallisuustuki osallistujille: Edunsaaja voi siirtää enintään 15 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja voi siirtää lisävaroja tähän kululuokkaan ilman muutospyyntöä.
Poikkeukselliset kulut korkeista matkakustannuksista: Edunsaaja voi siirtää enintään 100 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja voi siirtää lisävaroja näihin kululuokkiin ilman muutospyyntöä ja sillä edellytyksellä, että loppuraporttiin sisällytetään asiaa koskevat menojen perustelut.

Ylivoimainen este - Force Majeure

Jos liikkuvuusjakso peruuntuu tai keskeytyy ylivoimaisen esteen takia, tarkista aina tapauskohtaisesti ja mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen Opetushallitukselta, täyttyvätkö korvauskriteerit. Ylivoimainen este on odottamaton tapahtuma, johon sopimusosapuolet eivät ole voineet vaikuttaa ja joka ei johdu sopimusosapuolten laiminlyönnistä. Lue ohjeemme ja ilmoita tapaus sähköisellä Force Majeure -lomakkeella.

Lomakkeella ilmoitettavat muutokset

Jos organisaationne yhteystiedot, laillinen edustaja tai hankkeen yhteyshenkilö muuttuu, ilmoitetaan asia Opetushallitukselle yhteyshenkilön allekirjoittamalla lomakkeella. Jos haette suurempia hankesopimuksen muutoksia, jotka edellyttävät Opetushallituksen hyväksyntää, käyttäkää laillisen edustajan allekirjoittamaa lomaketta. Molemmat verkkolomakkeet allekirjoitetaan sähköisesti.

Muissa sopimusmuutoksissa saat tarkemmat ohjeet Opetushallitukselta erasmus.aikuiskoulutus(at)oph.fi. Muita muutoksia ovat esimerkiksi:

organisaatioiden yhdistyminen
organisaation virallisen nimen muutos
pankkitietojen muutos.

Liikkuvuusmuodot

	Henkilökunta	Oppijat
Liikkuvuus-muodot	Job shadowing -jakso (2–60 pv) Opettaminen ulkomailla (2–365 pv) Kurssille osallistuminen (2–30 pv)	Ryhmäliikkuvuus (2–30 pv) Yksilöliikkuvuus (2–30 pv) Oppijaliikkuvuus on rajattu oppijoille, joilla on muita vähemmän kansainvälistymismahdollisuuksia (students with fewer opportunities)
Osallistujat	Opettajat, organisaation johto, muu henkilöstö	Oppijan on osallistuttava johonkin lähettävän organisaation aikuiskoulutuksen opinto-ohjelmaan tai oltava muuten todistettavasti oppijana mukana lähettävän organisaation toiminnassa.
Muu toiminta	Kutsutut asiantuntijat (2–30 pv) Opettajaopiskelijaharjoittelijoiden vastaanottaminen (10–365 pv) Valmistelevat vierailut henkilöstö- ja oppijaliikkuvuudessa

Aikuiset, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia - määritelmä

Vaihtoihin liittyvä dokumentaatio

Tästä taulukosta voit tarkastaa mitä dokumentteja tarvitset millekin eri tyyppiselle liikkuvuusjaksolle.

**Liikkuvuuksien dokumentaatio**
LIIKKUVUUSMUODOT AIKUISKOULUTUKSESSA	Apurahasopimus Grant Agreement	Learning agreement	Osallistumis-todistus	BM-osallistuja-raportti
Henkilöstö
Job shadowing/työn varjostaminen (2-60 pv)	x	x	x	x
Opettaminen ulkomailla (2-365 pv)	x	x	x	x
Kurssille osallistuminen (2-30 pv)	x	-	x	x
Oppijat
Ryhmäliikkuvuus (2-30 pv)	-	x	x	tukihenkilölle
Yksilöliikkuvuus (2-30 pv)	x	x	x	x
Muu toiminta
Kutsutut asiantuntijat (2-60 pv)	x	-	x	-
Opettajaopiskelijaharjoittelijoiden vastaanottaminen (10-365 pv)	-	-	x	x
Valmistelevat vierailut oppijaliikkuvuudessa	-	-	x + ohjelma	-

Vaihtokohteen etsiminen

Voit etsiä täydennyskoulutushankkeeseenne sopivia kursseja tai job shadowing -kohteita eri väylien kautta. Yleisinä ehtoina kurssin, job shadowing- tai opettamisen kohdepaikan kelpoisuudelle ovat seuraavat:

kohdemaa on Erasmus+ -ohjelmaan osallistuva ulkomaa
kurssin, job shadowing tai opetusjakson kesto on 2 päivää - 2 kuukautta
kurssi, job shadowing tai opetusjakso on eurooppalaisen kehittämissuunnitelmanne mukainen.

Voit etsiä kursseja ja koulutuksia esimerkiksi EPALEn kautta. Suuret konferenssit ja messut eivät yleensä käy täydennyskoulutusjaksoiksi, sillä niistä on vaikeaa saada osallistumistodistus.

Huomaa, että Euroopan komissio ei takaa ilmoitettujen kurssien laatua.

Hankkeesta viestiminen

Viestintä on tärkeä osa Erasmus+ -hanketta. Hankkeesta voi kertoa muun muassa oman organisaation sisällä, alan tapahtumissa ja julkaisuissa, sosiaalisessa mediassa ja EPALEssa. Huolehdi siitä, että hankkeestanne viestitään kattavasti ja Erasmus+ -sääntöjen mukaisesti.

Tutustu logoihin ja viestintäohjeisiin Erasmus+ -hankkeille

Ohjeita ja vinkkejä hankkeesta viestimiseen

Erasmus+ ADU-viestintäinfo 2022.pdf (pdf, 1.56 MB)

Ota meihin yhteyttä

Johanna Tarvainen
Ohjelma-asiantuntija
KA1 liikkuvuushankkeet
Aikuiskoulutuksen akkreditoinnit
Transnational Cooperation Activities (TCA)
puh. 0295 331 897

Janne Airaksinen
Projektikoordinaattori
KA1, KA2 ja akkreditointi, hankehallinto
puh. 0295 331 859

Sähköpostiosoitteetteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi(at)oph.fi

Tiimin yhteinen sähköpostiosoite on erasmus.aikuiskoulutus(at)oph.fi