Lyhytkestoisen liikkuvuushankkeen hallinnointi (KA122-ADU)

Hankkeen hyväksymispäätöksen saamisen jälkeen organisaationne solmii avustussopimuksen Suomen kansallisen Erasmus+ -toimiston (Opetushallitus) kanssa. Sopimuksessa määritellään, mitä sääntöjä ja velvoitteita teidän on edunsaajaorganisaationa noudatettava.

Hankkeisiin voi hankekauden aikana tulla muutoksia. Osa niistä on ilmoitettava Opetushallitukseen alla olevalla lomakkeella. Kaikkia muutoksia ei tarvitse ilmoittaa.

Sallitut muutokset

Avustussopimuksessa on kerrottu, millaiset muutokset ovat sallittuja ja minkälaisin ehdoin. Tyypillinen muutos voi olla muun muassa liikkuvuuksien osallistujien vaihtuminen hakemuksessa ilmoitetusta. Myös liikkuvuuksien kohteet ja liikkuvuusmuodot voivat muuttua. Tärkeintä henkilö- ja liikkuvuusmuotomuutosten yhteydessä on muistaa hakemuksessa ilmoittamanne hankkeen Erasmus-suunnitelman tavoitteet ja niiden saavuttaminen.

Varojen siirtäminen kululuokkien välillä

Tarkista sopimuksestanne tai raportointi- ja hallinnointivälineestä tukisummat eri kululuokissa. Huomaathan, että hankkeen kokonaisavustus ei voi nousta, mutta se voi laskea.

• Organisointituki: Edunsaaja voi siirtää enintään 100 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja ei saa siirtää lisävaroja tähän kululuokkaan ilman muutospyyntöä.
• Matkat, yksilötuki ja kielivalmennustuki: Edunsaaja voi siirtää enintään 50 prosenttia kuhunkin näistä luokista kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan.
• Valmistelevat vierailut, kurssimaksut ja osallisuustuki organisaatioille: Edunsaaja voi siirtää enintään 100 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja voi siirtää lisävaroja näihin kululuokkiin ilman muutospyyntöä.
• Osallisuustuki osallistujille: Edunsaaja voi siirtää enintään 15 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja voi siirtää lisävaroja tähän kululuokkaan ilman muutospyyntöä.
• Poikkeukselliset kulut korkeista matkakustannuksista: Edunsaaja voi siirtää enintään 100 prosenttia kohdennetuista varoista mihin tahansa kululuokkaan. Edunsaaja voi siirtää lisävaroja näihin kululuokkiin ilman muutospyyntöä ja sillä edellytyksellä, että loppuraporttiin sisällytetään asiaa koskevat menojen perustelut.

Ylivoimainen este - Force Majeure

Jos liikkuvuusjakso peruuntuu tai keskeytyy ylivoimaisen esteen takia, tarkista aina tapauskohtaisesti ja mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen Opetushallitukselta, täyttyvätkö korvauskriteerit. Ylivoimainen este on odottamaton tapahtuma, johon sopimusosapuolet eivät ole voineet vaikuttaa ja joka ei johdu sopimusosapuolten laiminlyönnistä. Lue ohjeemme ja ilmoita tapaus sähköisellä Force Majeure -lomakkeella.

Lomakkeella ilmoitettavat muutokset

Jos organisaationne yhteystiedot, laillinen edustaja tai hankkeen yhteyshenkilö muuttuu, ilmoitetaan asia Opetushallitukselle yhteyshenkilön allekirjoittamalla lomakkeella. Jos haette suurempia hankesopimuksen muutoksia, jotka edellyttävät Opetushallituksen hyväksyntää, käytätte on laillisen edustajan allekirjoittamaa lomaketta. Molemmat verkkolomakkeet allekirjoitetaan sähköisesti.

Muissa sopimusmuutoksissa saat tarkemmat ohjeet Opetushallitukselta erasmus.aikuiskoulutus(at)oph.fi. Muita muutoksia ovat esimerkiksi:

• organisaatioiden yhdistyminen
• organisaation virallisen nimen muutos
• pankkitietojen muutos.

Jokaisesta liikkuvuudesta on saatava vastaanottavan organisaation allekirjoittama osallistumistodistus, jotta edunsaajan yksikkökulut voidaan hyväksyä. Jos vastaanottavalla organisaatiolla ei ole todistuspohjaa, laadi todistus alla olevan mallin avulla. Halutessasi voit muokata sitä vastaamaan hankkeen tarpeita (logot, kuvaukset liikkuvuuksista ynnä muut tarpeelliset sisällöt). Oppijoille käytetään "Learning Agreement" -pohjia.

Viestintä on tärkeä osa Erasmus+ -hanketta. Hankkeesta voi kertoa muun muassa oman organisaation sisällä, alan tapahtumissa ja julkaisuissa, sosiaalisessa mediassa ja EPALEssa. Huolehdi siitä, että hankkeestanne viestitään kattavasti ja Erasmus+ -sääntöjen mukaisesti.

Päivitämme tähän koulutusten tietoja ja infomateriaaleja. Kurkkaa myös tapahtumakalenterimme!