Lyhytkestoisen liikkuvuushankkeen hallinnointi (KA122-VET)

Henkilöstön liikkuvuusjakson voi toteuttaa seuraavilla tavoilla:

• Job shadowing -jakso (2-60 pv): Henkilöstön jäsen osallistuu liikkuvuusjaksolle vastaanottavassa organisaatiossa. Tavoitteena on oppia uusia käytäntöjä ja kerätä uusia ideoita tarkkaillen, havainnoiden ja seuraten vertaisten/kollegoiden työskentelyä toisessa maassa.

• Opetus- ja koulutusjakso (2-365 pv): Liikkuvuusjaksolla henkilöstön jäsenen tehtävänä on opettaa ja/tai kouluttaa vastaanottavassa organisaatiossa toisessa maassa. Tarkoituksena on oppia opetus- ja koulutustehtävissä vertaisilta/kollegoilta.

• Kurssit ja koulutukset (2-30 pv): Tarkoituksena on kehittää henkilöstön jäsenen ammatillista osaamista. Kursseilla tulee olla ennalta määrätty ohjelma ja oppimistavoitteet. Kurssille/koulutukseen tulee osallistua henkilöitä vähintään kahdesta eri maasta, ja sisällön tulee olla vuorovaikutteista ja osallistavaa. Kurssi voidaan toteuttaa eri muodoissa kuten luokkaopetuksena, työpajoina tai kenttäoppimisena. Tukea ei voi käyttää osallistumiseen ainoastaan luennoille, seminaareihin ja konferensseihin.

Kurssin valinnan tekee lähettävä organisaatio. Valinnassa tulee noudattaa Erasmus+ -ohjelman laatustandardeja, tutustu laatustandardeihin osion lopussa. 

Kursseille myönnetään tukea 80 euroa/päivä maksimissaan 10 päivältä, jonka jälkeen kurssia voi jatkaa omarahoituksella. Yksittäinen henkilöstön jäsen voi saada enintään 800 euroa kurssimaksuihin yhden hankkeen aikana. Kurssimaksun lisäksi osallistuja saa yksilö- ja matkatuen. Organisointituki on 100 euroa/hlö.

Tukihenkilö: Henkilöstön edustaja voi osallistua liikkuvuuteen myös mukana seuraavana henkilönä (Accompanying Person eli tukihenkilö, henkilökohtainen avustaja, opettaja). Myös ammattitaitokilpailuihin osallistuvan opiskelijan/vastavalmistuneen valmentajalle voidaan myöntää apuraha tukihenkilökategoriassa. Tukihenkilön jakson minimipituus on 1 päivä perillä + matkustusaika. Apuraha (yksilötuki ja matkatuki) tukihenkilölle lasketaan saman suuruisena kuin henkilöstölle. Tukihenkilön liikkuvuuteen ei myönnetä organisointitukea.

Henkilöstön osallistujat

Henkilöstö voi osallistua liikkuvuusjaksolle seuraavasti:

Osallistujien täytyy olla työsuhteessa lähettävässä organisaatiossa tai heidän täytyy työskennellä lähettävässä organisaatiossa säännöllisesti ydintehtävien toimeenpanossa, kuten esimerkiksi ulkopuolisena kouluttajana tai vapaaehtoisena. Pyydettäessä työsuhde täytyy voida selkeästi todentaa dokumentein.

Koulutuksen järjestäjän palveluksessa työskentelevä opetushenkilöstö

• opettajat ja kouluttajat; kuten lehtori, tuntiopettaja, erityisopettaja, ohjaaja, opinto-ohjaaja tai vastaavat

Koulutuksen järjestäjän palveluksessa työskentelevä muu henkilöstö

• johto- ja hallintohenkilöstö: kuten johtaja, rehtori, hallinto- ja talousjohtaja, koulutusjohtaja, koulutuspäällikkö/suunnittelija, opinto-/johdon sihteeri, ICT-asiantuntija, palveluesimies, projektipäällikkö tai vastaava
• kansainvälisestä liikkuvuudesta vastaava henkilöstö: kuten kansainvälisyyskoordinaattori, kansainvälisyysvastaava, kv-projektipäällikkö, kv-projektikoordinaattori tai vastaavat
• muu oppilaitoksessa työskentelevä henkilöstö: kuten kuraattori, työelämäkoordinaattori, koulutustarkastajat, vapaaehtoinen, asuntolaohjaaja, terveydenhoitaja, palveluvastaava, kiinteistönhoitaja, ravitsemustyöntekijä tai vastaavat 

Koulutuksen järjestäjän kanssa työelämäyhteistyötä tekevien organisaatioiden henkilöstö

• työpaikkaohjaajana toimiva henkilö (koti/ulkomaisten opiskelijoiden ohjaaja)
• henkilö, joka suunnittelee ammatillisen koulutuksen järjestämistä tai asiantuntija, jonka tehtäviin kuuluu ammatillisen koulutuksen kehittäminen

Liikkuvuusjakso tulee järjestää Erasmus+ -ohjelman ohjelmamaassa. 

• Kutsutut asiantuntijat (2–60 pv): Organisaatiot voivat kutsua ulkomailta kouluttajia, opettajia tai muita asiantuntijoita, jotka voivat auttaa kehittämään opetusta, koulutusta ja oppimista vastaanottavassa organisaatiossa. Kutsutut asiantuntijat voivat esimerkiksi kouluttaa vastaanottavan organisaation henkilöstöä, demonstroida uusia opetusmenetelmiä tai auttaa siirtämään organisaatiota ja johtamista koskevia hyviä käytäntöjä. Myönnettävä tuki sisältää matka- ja yksilötuen sekä organisointituen (100 €/hlö). Yksilötuki maksetaan Suomen apurahakategoriassa (maaryhmä 1). 
• Opettaja- ja kouluttajaopiskelijoiden isännöinti (10–365 pv): Organisaatiot voivat isännöidä opettajankoulutuksessa olevia opiskelijoita, jotka haluavat suorittaa harjoittelun ulkomailla. Isäntäorganisaatio saa toiminnan käynnistämiseen organisointitukea (100 euroa/hlö). Lähettävä organisaatio maksaa osallistujalle matka- ja yksilötukea esimerkiksi omalla Erasmus+ -rahoituksellaan.
• Valmistelevat vierailut: Organisaatiot voivat järjestää valmistelevan vierailun vastaanottavaan organisaatioon/oppilaitokseen. Valmistelevien vierailujen tulee tähdätä opiskelijoiden tai henkilöstön tulevien liikkuvuusjaksojen suunnitteluun. Valmisteleva vierailu voidaan järjestää esimerkiksi heikommassa asemassa olevien opiskelijoiden valmistautumiseksi työssäoppimisjaksolle tai opiskelijan valmistautumiseen pitkäkestoiselle liikkuvuusjaksolle (ErasmusPro). Myönnettävä tuki on aina 575 euroa/hlö. Valmistavalle vierailulle voi osallistua maksimissaan kolme osallistujaa/vierailu. Vierailun kestoa ei ole määritelty. Valmistelevaa vierailua ei voi järjestää henkilöstön kurssien ja koulutusten yhteyteen. 

Liikkuvuustoimintoja toteuttaessa on noudatettava Erasmus-laatuvaatimuksia. Vaatimusten tarkoituksena on varmistaa, että liikkuvuusjakson kokemukset ja oppimistulokset ovat mahdollisimman hyviä kaikille ja että kaikki ohjelmasta rahoitusta saavat organisaatiot edistävät osaltaan ohjelman tavoitteiden saavuttamista.

Jakson suunnittelu

Opiskelijat ja vastavalmistuneet

Kun ulkomaanjakso on työelämässä oppimista, joka ei perustu työsuhteeseen ja josta ei makseta palkkaa tai palkkiota, sovelletaan siihen koulutussopimusta (Training Agreement). Mikäli lain mukaiset oppisopimuskoulutuksen järjestämisedellytykset ulkomaanjakson aikana täyttyvät, sovelletaan siihen oppisopimusta (Apprenticeships). Kun ulkomaanjakso tapahtuu oppilaitoksessa, siitä sovitaan Learning Agreementilla. 

Kansallisesti on annettu yleiset ohjeet laissa ja koulutussopimukseen mallisisältö, joiden pohjalta koulutuksen järjestäjät toteuttavat oman dokumentaationsa käytössä olevien oppilastietojärjestelmiensä mukaisesti.

Jakson sisällöstä, tavoitteista ja (työ)tehtävistä sekä (työpaikka)ohjauksesta ja mahdollisista näytöistä sovitaan etukäteen ja ne päivitetään HOKSiin. Jaksosta riippuen valitaan seuraavasti:

• Koulutussopimusjakso: Training Agreement
• Oppisopimusjakso: Apprenticeship Agreement
• Oppilaitosjakso: Learning Agreement

Koulutus- ja oppisopimuksen dokumenttien mallisisällöistä on saatavilla englanninkieliset käännökset OKM:n verkkosivuilla (ks. linkki osion alalaidassa). Oppilaitosjaksolla käytettävän Erasmus+ Learning agreementin malli löytyy myös osion alalaidasta. 

Henkilöstö ja tukihenkilöt

Myös henkilöstön jakson tavoitteista ja sisällöistä tulee sopia kirjallisesti ja laatia:

• Oppimissopimus (Learning Agreement)

Oppimissopimuksen laatiminen kaikille osallistujille on velvoite, joka määritellään liikkuvuuden laatustandardeissa. Oppimissopimusta ei tarvitse tehdä  kursseille, valmisteleville vierailuille, kutsutuille asiantuntijoille eikä ammattitaitokisoihin osallistuville.

Jaksosta sopiminen

Aina ennen liikkuvuusjakson alkua osallistuja ja edunsaaja allekirjoittavat apurahasopimuksen (Grant Agreement with participants). Apurahasopimuksessa sovitaan esimerkiksi apurahaan maksuun, vakuutuksiin ja jakson kestoon ja kohteeseen liittyen. 

Edunsaaja voi maksaa apurahan osallistujalle kolmella eri tavalla:

1. Koko apurahan maksu osallistujalle
2. Luontoiskorvaus eli oppilaitos hankkii matkat ja majoituksen (+ mahd. kielivalmennuksen)
3. Edellä mainittujen yhdistelmä

Edunsaajan on varmistettava, että ulkomaille matkustavat osallistujat ovat vakuutettuja. Apurahasopimuksiiin on kirjattu pakolliset vakuutukset, jotka lähettävän organisaation tulee varmistaa: sairasvakuutus, vastuuvakuutus ja tapaturmavakuutus.

Jakson todentaminen

Opiskelijoiden toteutuneet liikkuvuusjaksot todennetaan aina vastaanottavan tahon antamalla todistuksella esimerkiksi Europassin liikkuvuustodistuksella tai vastaavalla. Todistuksen päivämäärien tulee vastata raportointijärjestelmään kirjattuja päivämääriä. Vastaanottava organisaatio myöntää osallistumistodistuksen osallistujalle. Lähettävän organisaation yhteyshenkilö huolehtii että osallistumistodistuksen kopio tallennetaan hankkeen materiaaleihin.

Henkilöstön ja tukihenkilöiden liikkuvuus on myös todennettava vastaanottavan organisaation allekirjoittamalla osallistumistodistuksella (Certificate of attendance). Osallistumistodistuksen tulee sisältää vähintään osallistujan nimi, oppimistulokset ja toiminnon alkamis- ja päättymispäivä.

Kursseille osallistumisesta tarvitaan osallistumistodistuksen lisäksi tosite kurssimaksun maksamisesta laskuna tai muuna kurssinjärjestäjän antamana ja allekirjoittamana ilmoituksena, jossa ilmoitetaan osallistujan nimi, kurssin nimi sekä kurssiin osallistumisen alkamis- ja päättymispäivä.

Valmistelevasta vierailusta tarvitaan todiste osallistumisesta osallistujan ja vastaanottavan organisaation allekirjoittamana ohjelmana ja dokumenttina, jossa esitetään osallistujan nimi ja toiminnon tarkoitus.

​

Erasmus-laatustandardien mukaisesti ohjelmasta tukea saavien organisaatioiden on varmistettava, että ne tarjoavat liikkuvuusmahdollisuuksia osallistavalla ja tasa-arvoisella tavalla kaikista lähtökohdista tuleville osallistujille. Osallistumista haittaavia esteitä voivat olla mm. terveydelliset esteet, koulutukseen ja harjoitteluun liittyvät esteet, kulttuurierot, sosiaaliset esteet, taloudelliset esteet, syrjintään liittyvät esteet ja maantieteelliset esteet.

Erasmus+ -ohjelmassa voi hyödyntää osallisuustukea organisaatiolle sekä osallistujalle.

Osallisuustuki raportoidaan Beneficiary Module -järjestelmässä.

Osallisuustuki organisaatiolle: 100 euroa osallistujaa kohden kustannuksiin, jotka liittyvät liikkuvuustoimintojen järjestämiseen osallistujille, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia.

Organisaation osallisuustuen todentamista varten, edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää 

• allekirjoitettu vakuus

Osallisuustuki osallistujalle: Avustuksella korvataan 100 % tosiasiallisesti aiheutuneista kuluista. Muita vähemmän mahdollisuuksia omaaviin osallistujiin ja heidän avustajiinsa suoraan liittyvät lisäkustannukset.

Osallistujan osallisuustuen todentamista varten, edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää 

• allekirjoitettu vakuus (ja liite Erasmus+ apurahan budjetti)
• osallistujan osallisuustuen perusteena olevat kuitit  

Vakuuslomakkeella todennetaan tuen tarve eli perustelut henkilön kuulumisesta osallisuustuen piiriin (Participant with fewer opportunities).

Kuitit tulee esittää Erasmus+ yksilö- ja matkatuen muodostaman apurahan ylimenevästä osasta eli osallisuustuesta osallistujalle. Kuluista tulee säilyttää kuitit mahdollista tarkastusta varten.

Jokaisella liikkuvuusjaksolle osallistujalla on pääsy Euroopan komission EU Academy -verkkoalustalle, missä voi testata kielitaitoa sekä opiskella kieliä. 

Mikäli alustalta ei löydy valmennusmateriaalia liikkuvuusjaksolla käytettävästä kielestä hanke on oikeutettu 150 euron kielivalmennustukeen per osallistuja. Kielivalmennustuki on tarkoitettu kustannuksiin, jotka aiheutuvat kieltenopetusmateriaalin ja koulutuksen järjestämisestä osallistujille.  Voitte tarvittaessa siirtää hankkeen budjetin sisällä tukea kielivalmennukseen muista kategorioista.

Yli 90 päivää kestävät ErasmusPro -liikkuvuusjaksot oikeuttavat aina ylimääräiseen 150 euron kielivalmennustukeen. 
Kielivalmennustuki ei koske alle 31 päivää kestäviin liikkuvuustoimintoihin osallistuvaa henkilöstöä.

Yleisimmät muutokset koskevat muutoksia henkilöstössä tai organisaatiossa kuten yhteyshenkilön tai laillisen edunsaajan vaihtumista tai oppilaitosten yhdistymisiä. Muutosilmoitus voi koskea myös hankkeen budjettia tai hallinnoinnissa tapahtuvia muutoksia. Sopimusta koskevista muutoksista tulee ilmoittaa kansalliseen toimistoon aina kirjallisesti.

Hakemusvaiheessa suunnitellut liikkuvuuksien määrät, aktiviteetit, kestot ja kohteet voivat muuttua hankkeen aikana, kunhan toiminta edelleen vastaa hakemuksessa asetettuja tavoitteita. Huomioi muutosten vaikutus budjetin seurannassa. Mikäli teille on myönnetty tukea kategoriassa osallisuustuki osallistujalle (inclusion support for participants), huomioi että siitä voi siirtää enintään 15 % muihin kategorioihin ilman sopimusmuutosta.

Hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta viestiminen on yksi edellytys rahoituksen saamiselle. Erasmus+ -avustussopimuksessa määritellään, miten hankkeesta tulee tiedottaa ja miten EU-rahoituksen tulee näkyä. Kaikessa viestinnässä kuten viestintämateriaaleissa ja verkkosivuilla tulee käyttää EU-lippua ja kertoa, että hankkeeseen on saatu EU-rahoitusta. Kun kerrotte hankkeenne toiminnasta muistakaa mainita, että toiminta on rahoitettu EU:n tuella. Alla olevalle sivulle on koottu vinkkejä viestintään sekä tarkemmat ohjeet EU-lipun ja logojen käyttöön.