Kertakorvausmallisia budjetteja käytetään Erasmus+ -ohjelmakaudella 2021–2027 monissa keskitetyissä toiminnoissa (Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto EACEA:n hallinnoimat toiminnot, kuten Erasmus+ -kapasiteetinvahvistamishankkeet, Erasmus Mundus, jne). Tämän Opetushallituksen koostaman kertakorvauksista kertovan sivun tarkoitus on tarjota perustietoa malleista ja hyödyllisiä linkkejä. Suosittelemme aina, että edunsaajat lukevat huolellisesti eri ehdotuspyynnöissä annetut ohjeet budjetin laatimisesta kyseisessä toiminnossa. EACEA:n ja Euroopan komission ohjeet ovat etusijalla tämän sivuihin ohjeisiin ja linkkeihin nähden. Lisäksi kansallisen Erasmus+ -toimiston hallinnoimien hankkeiden budjettihallinnolle on erilliset ohjeet.
Lasipurkki, jossa on kolikoita ja taimi.
Kuva: GettyImages | Sorrasakjar Tinyo

Kertakorvausbudjetit on otettu käyttöön asioiden yksinkertaistamiseksi. Kertakorvausrahoitus poistaa kaikki hankkeen toteutuneiden kertyneiden kustannusten raportointiin liittyvät velvoitteet ja jälkitilintarkastukset, eli se vähentää merkittävästi hallinnollista taakkaa. Tarkoituksena on siirtää painopistettä pois taloushallinnosta ja kustannusten tarkistamisesta ja keskittyä hankkeiden sisältöön (vaikutuksiin, välitavoitteisiin ja tuotoksiin). 

Kertakorvausbudjetit perustuvat kustannusarvioihin (joko etukäteen EU:n tukea myöntävän viranomaisen päätöksessä tai hakijoiden ehdotuksessa):

  • Jos kertakorvaus on määrätty haussa ennalta (kertakorvaustyyppi 1a), budjetin on vastattava (oltava yhteenlaskettuna enintään) ennaltamäärättyä kokonaismäärää.
  • Jos kertakorvaus perustuu tietyille toiminnoille ennalta vahvistettuihin perusmääriin (kertakorvaustyyppi 1b), tulee täyttää laskuri sen osoittamiseksi, miten kokonaissumma on saavutettu.
  • Jos kertakorvaus on hankeperusteinen (kertakorvauslaji 2), hankebudjetin mukana on toimitettava yksityiskohtainen budjettitaulukko. Kertakorvauslajin 2 yksityiskohtaisessa budjettitaulukossa on esitettävä realistiset kustannusarviot kullekin kustannusluokalle (henkilöstökustannukset, alihankintakustannukset, hankintamenot, muut kustannusluokat) edunsaaja- ja sidosyhteisökohtaisesti (jos sellaisia on) ja työpaketeittain.

Hanke-ehdotuksen arvioi arviointikomitea. Arvioijat arvioivat kustannusarviot suhteessa ehdotettuun toimintaan jonkin myöntämisperusteen mukaisesti. Myöntämisperusteet löytyvät Erasmus+ -ohjelmaoppaasta. Ne varmistavat, että kustannusarviot ovat kohtuullisia eivätkä ylimitoitettuja ja että ehdotetut resurssit ja kertakorvausosuuksien jakaminen talousarviossa mahdollistavat toimien loppuunsaattamisen ehdotuksen mukaisesti. Selvästi yli- tai aliarvioidut kustannusarviot laskevat kyseisen myöntämisperusteen mukaista pistemäärää.

Kertakorvauslajin 2 yksityiskohtaisessa budjettitaulukossa on esitettävä realistiset kustannusarviot kullekin kustannusluokalle (henkilöstökustannukset, alihankintakustannukset, hankintamenot, muut kustannusluokat) edunsaaja- ja sidosyhteisökohtaisesti (jos sellaisia on) ja työpaketeittain. Kustannusten on oltava realistisia, kohtuullisia ja ehdotuksen mukaisia. Komissio on antanut suosituksia joistakin kustannusluokista, kuten matkustamisesta Euroopassa. Kustannukset perustuvat todellisiin kustannuksiin, joten ne voivat vaihdella kumppanimaan mukaan.

Avustussopimus laaditaan lähetetyn ehdotuksen perusteella. Kertakorvauksen kokonaismäärä vahvistetaan avustussopimuksessa arvioinnin tuloksen ja asiantuntijoiden antamien suositusten jälkeen. Edunsaaja- ja työpakettikohtaisten kertakorvausosuuksien erittely sisältyy myös avustussopimukseen.

Avustuksen maksut noudattavat vakioaikataulua: ennakkomaksu, välimaksut kunkin raportointikauden lopussa ja loppumaksu.

Kustannukset määritetään jokaiselle työpaketille ja edelleen jokaiselle edunsaajalle. Summien siirto työpakettien välillä on hyväksyttävää vain, jos: 

  • Työpaketteja ei ole vielä saatu valmiiksi (ja ilmoitettu määräaikaisraportissa) 
  • Se on perusteltua toiminnon täytäntöönpanon kannalta 
  • Muutos ei kyseenalaista avustuksen myöntämistä koskevaa päätöstä tai loukkaa hakijoiden yhdenvertaisen kohtelun periaatetta 

Kunkin raportointikauden lopussa hankkeiden on toimitettava tekninen ja talousraportti sähköisessä avustustenhallintajärjestelmässä (Periodic Reporting -moduuli sähköisessä Grant Management System / Funding and Tenders Portal -järjestelmässä). Menettelytapa on sama kuin tosiasiallisiin kustannuksiin perustuvissa avustuksissa, paitsi että kertakorvauksissa:

  • koordinaattorin on täytettävä avustustenhallintajärjestelmän taulukko työpakettien tilasta (’status of work packages’) ja merkittävä työpaketit valmiiksi (’completed’) tai keskeneräisiksi (’not completed’).
  • teknisessä raportissa tulee keskittyä työpakettien valmiiksi saamiseen (erityisesti silloin, kun työpaketti ilmoitetaan valmiiksi, raportissa on selitettävä ja perusteltava tämä)
  • talousraportti on hyvin yksinkertaistettu ja pitkälti automatisoitu.

Moitteettoman taloushallinnon varmistamiseksi hankkeissa tulee noudattaa kansallisen lainsäädännön ja kansainvälisten standardien mukaisia kirjanpitomenettelyjä.

EACEA tarjoaa valituille hankkeille tukea budjetin hallinnointia varten. Huomaa, että tämä ohje koskee toimintoja, joita hallinnoi EACEA/ Euroopan komissio. Kansallisen Erasmus+ -toimiston hallinnoimien hankkeiden budjettihallinnolle on erilliset ohjeet.