Korona ja muut ennakoimattomat seikat voivat vaikuttaa tuetun hankkeen toteuttamiseen. Tällaisissa tapauksissa sovelletaan tarvittaessa force majeure -käytäntöjä.
Ohjeita 2014–2020 myönnetyn hankkeen hallinnoijalle
Nämä ohjeet koskevat seuraavia ohjelmatoimintoja:
- nuorisovaihto (KA105)
- nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushanke (KA105)
- nuorisodialogi (KA347).
Strategisille kumppanuushankkeille (KA205) on omat hallinnointiohjeet:
Vuonna 2021 tai myöhemmin myönnettyjen Erasmus+ nuorisoalan hankkeiden hallinnointiohjeet:
Yleisohjeet käynnissä oleville hankkeille force majeure -tapauksissa
Osallistujalistaa voit käyttää liikkuvuushankkeiden osallistujalistojen laatimiseen.
Kun hankkeeseenne tulee muutoksia, teemme lisäsopimuksen tai sopimusmuutoksen.
Lisäsopimusta tarvitaan muun muassa silloin, kun hankkeessanne tapahtuu seuraavia muutoksia:
- organisaatioiden yhdistyminen
- organisaation virallisen nimen muutos
- pankkitietojen muutos.
Sopimusmuutos puolestaan tehdään silloin, kun kyseessä on
- hankekauden pidennys
- kumppaniorganisaation vaihto
- uuden kumppanisorganisaation lisääminen hankkeeseen.
Tarkemmat tiedot saat ottamalla yhteyttä meihin:
nuoriso [at] oph.fi (nuoriso[at]oph[dot]fi)
Hankesopimuksessa määritellään, miten teille maksetaan hankkeenne saama rahoitus.
Ennakkosuoritus eli tuen ensimmäinen osa maksetaan ilmoittamallenne tilille, kun
- molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankesopimuksen
- olette lähettäneet sekä sähköpostina että kirjeenä pankkitieto- ja maksatuslomakkeen Opetushallitukseen.
Hankesopimuksessa mainitaan loppusuorituksen laskennallinen enimmäismäärä, jonka hankkeenne voi saada.
Loppuraportin yhteydessä tarkastamme hankkeenne hyväksyttävät todelliset kulut. Raportin hyväksymisen jälkeen maksamme teille tuen loppuosan.
Jos hankkeessanne on ollut todellisia kuluja pienentäviä muutoksia tai kaikki esitetyt kulut eivät ole tukikelpoisia, loppusuorituksena maksettava summa pienenee. Joissain tapauksissa saatatte joutua palauttamaan jo ennalta maksettua tukea.
Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetun hankkeen toteuttajana sinun on huolehdittava, että viestitte hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi. Viestintä on tärkeää hankkeen toiminnan ja tulosten levittämiseksi. Lisäksi tarkoituksenmukainen viestintäsuunnitelma on yksi rahoituksen saamisen edellytyksistä.
Teidän tulee jättää hankkeenne loppuraportti viimeistään 60 vuorokauden kuluessa hankekauden loppumisesta.
Loppuraportin teette verkossa Mobility Tool+ -alustalla. Kannattaa lisätä hankkeen tietoja ja toimintoja alustalle hankkeen alusta pitäen sitä mukaa, kun hanke edistyy.
Ohjeita Mobility Tool+ -alustalle kirjautumiseen
- kirjaudu EU Login -tunnuksella
- käytä kirjautumiseen hankehakemuksessanne ilmoitettua sähköpostiosoitetta
- sivulta löytyvät oppaat Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries ja Mobility Tool+ Data Dictionary
- lisätietoja Mobility Tool+ -alustasta: nuoriso [at] oph.fi (nuoriso[at]oph[dot]fi)
Loppuraportti
Loppuraporttinne arvioidaan samaan tapaan kuin aiemmin hankehakemuksenne. Saatte siitä sekä pisteet (enintään 100 pistettä) ja kirjallisen palautteen.
Huomaathan, että strategisella kumppanuushankkeella on omat raportointiohjeensa.
Mobility Tool+ -raportointijärjestelmässä on paljon henkilötietoja, jotka piilotetaan hankkeiden päätyttyä.
Piilottaminen eli pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista järjestelmässä siten, että ne eivät näy hankkeiden päätyttyä käyttäjille ja kansalliselle toimistolle. Tämän jälkeen henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman erillisiä toimenpiteitä. Henkilötietojen piilottaminen on Euroopan komission toimenpide.
Siirrymme käyttämään yksittäisistä liikkujista edunsaajan ja kansallisen toimiston välisessä yhteydenpidossa nimen sijaan Mobility ID -numeroa henkilötietojen suojaamiseksi. Mobility ID on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy Mobility Toolista.
Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää kansallisesta toimistosta henkilötietoja näkyviin Mobility Toolissa määräajaksi esimerkiksi hanketarkastuksen aikana.
Tarvitset oheisia työkaluja hankeenne hallinnointiin ja raportointiin.