Uudella ohjelmakaudella 2021-2027 valittujen Erasmus+ -hankkeiden hallinnointiohjeet löydät alla olevalta verkkosivulta.
Ohjeita Erasmus+ -hankkeiden toteuttamiseen 2014-2020
- OhjelmatErasmus+
Tältä sivulta löydät ohjeet vuosina 2014-2020 myönnettyjen Erasmus+ -hankkeiden toteuttamiseen ja hallinnointiin hanketyypeittäin.
Kun Opetushallituksesta haetulle Erasmus+ -hankkeellesi on myönnetty rahoitus, saat Opetushallituksesta ohjeet hankkeen toimeenpanoon, hallinnointiin ja raportointiin. Sopimusten laatiminen ja toiminnan eri vaiheiden dokumentointi ovat keskeinen osa hankkeissa tehtävää kansainvälistä yhteistyötä ja toiminnan laadunvarmistusta. Koko hankekauden ajan sinua tukee nimetty yhteyshenkilö Opetushallituksessa.
Mitä tarkoittaa Opetushallituksesta jaettava Erasmus+ -rahoitus?
Toimeenpanovirasto EACEA:n rahoittamien hankkeiden hallinnointiohjeet löydät alempaa tältä sivulta.
1. Allekirjoita sopimukset
Hankkeenne hyväksymisen jälkeen lähetämme koordinoivalle organisaatiolle hankesopimuksen sähköisesti allekirjoitettavaksi 4–5 kuukauden kuluessa hakuajan päättymisestä. Kun hankesopimus on allekirjoitettu myös Opetushallituksessa, hanke voi aloittaa toimintansa ja maksamme ensimmäisen maksuerän edunsaajan tilille. Joissakin hanketyypeissä on lisäksi suositeltavaa tehdä hankekumppaneiden kanssa erilliset partnerisopimukset, joissa määritellään tarkemmin muun muassa kunkin kumppanin tehtävät, budjetti ja raportointivelvollisuudet. Partnerisopimuksen mallipohja on saatavilla tämän osion alla.
2. Osallistu aloituskoulutukseen
Järjestämme hankkeille aloituskoulutusta, joissa käydään läpi hankkeen koordinointiin ja hallinnointiin liittyviä asioita. Koulutusten aiheita ovat esimerkiksi rahoitussäännöt, taloushallinto, sopimuksen sisältö, seuranta ja raportointi, hankkeen vetäminen ja vaikuttavuus.
3. Järjestä taloushallinto
Avaa hankkeellesi kirjanpidossa oma seurantakohde, jonka avulla pidät hankkeen menot ja tulot erillään kaikista muista organisaatiosi kuluista. Laadi hanketta koskeville laskuille tiliöintiohjeet, jotta kaikki hanketta koskevat laskut tiliöidään hankkeen seurantakohteelle. Näin pystyt helposti seuraamaan hankkeesi taloustilannetta. Mikäli hankkeessa on partneriorganisaatioita, sovi heidän kanssaan tuen maksukäytännöistä. Säilytä hanketta koskevat tositteet organisaatiosi talousjärjestelmässä, verkkolevyllä tai paperisina hankemapissa. Tarkasta hankkeen kirjanpito säännöllisesti ja korjaa virheelliset kirjaukset.
4. Raportoi Mobility Tool+ -järjestelmässä
Mobility Tool+ on komission järjestelmä, jonka avulla hallinnoit Erasmus+ -hankkeen eri vaiheita ja kirjaat osallistujat. Sen kautta pyydät myös yksittäisten osallistujien raportit ja lähetät loppuraportin kansalliselle toimistolle. Mobility Tool - Guide for Beneficiaries -oppaasta löydät havainnollistettua tietoa järjestelmän käytöstä. Palvelu on tarjolla vain englannin kielellä.
5. Laadi väliraportti
Hankekauden aikana hankkeenne toimittaa kansalliselle toimistolle 1–2 väliraporttia riippuen hankkeenne kestosta. Väliraportoinnin tarkoituksena on varmistaa, että 1) hankkeenne on edennyt suunnitelmien mukaisesti, 2) hanketukea on käytetty asianmukaisesti ja 3) hanketuen käyttö vastaa rahoitussopimuksen sisältöä. Varsinaista kulujen kelpoisuutta ei väliraportointivaiheessa tarkasteta. Joissakin hanketyypeissä väliraportointiin voi myös liittyä hanketuen toinen maksuerä.
6. Osallistu koulutuksiin
Järjestämme rahoituksen saaneille hankkeille koulutusta muun muassa hankkeiden hallinnoinnista ja viestinnästä. Et siis jää yksin hankkeesi kanssa, vaan saat meiltä tukea hankkeesi laadukkaaseen toteuttamiseen. Pääset myös verkostoitumaan muiden samantyyppisiä hankkeita toteuttavien kanssa ja saat heiltä arvokasta vertaistukea.
7. Varaudu hankkeen tarkastukseen
Opetushallitus tekee osaan hankkeista erilaisia seuranta- ja tarkastuskäyntejä, joiden tarkoituksena on varmistaa hankkeen tavoitteiden saavuttaminen, projektihallinnon toimivuus sekä hanketuen asianmukainen käyttö. Tarkastuksia voidaan tehdä sopimuskauden aikana (esimerkiksi sisällön ja talouden tarkastus) tai hankkeen päättymisen jälkeen (tilintarkastus).
8. Laadi ja lähetä loppuraportti
Hankkeenne päättymisen jälkeen teillä on 60 vuorokautta aikaa toimittaa hankkeen loppuraportti. Raportti arvioidaan Opetushallituksessa ja/tai ulkopuolisen asiantuntijan toimesta. Saatte hankkeenne toteutuksesta kirjallisen palautteen. Loppuraportin hyväksymisen jälkeen maksamme teille hanketuen viimeisen erän yleensä 60 vuorokauden sisällä. Loppumaksun määrä pohjautuu loppuraportin laatuarviointiin ja hyväksyttyihin kuluihin.