Tässä muutamia vinkkejä ja ohjeita, joiden avulla onnistut parhaiten Erasmus+ nuorisoalan hankkeen hallinnoinnissa.

Nämä ohjeet koskevat vuosina 2021-2027 rahoitettujen Erasmus+ nuorisoalan liikkuvuushankkeiden hallinnointia ja raportointia.

Henkilö liimaa post it -lappuja seinälle.
Kuva: Sanna Nuutinen

Nämä ohjeet koskevat seuraavia ohjelmatoimintoja:

  • akkreditoitujen organisaatioiden liikkuvuushankkeet (KA151-YOU)
  • nuorisovaihdot (KA152-YOU)
  • nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushankkeet (KA153-YOU)
  • nuorten osallistumishankkeet (KA154-YOU)
  • DiscoverEU-osallisuustoimi (KA155-YOU).

Yhteistyöhankkeille (KA2) on omat hallinnointiohjeet:

  • pienimuotoiset kumppanuushankkeet (KA210-YOU)
  • kumppanuushankkeet (KA220-YOU).

Vuosina 2014-2020 rahoitetuille hankkeille on omat hallinnointiohjeet

Siirry vuosina 2014-2020 rahoitettujen liikkuvuushankkeiden (KA1) hallinnointiohjeisiin

Siirry vuosina 2014-2020 rahoitettujen strategisten kumppanuushankkeiden (KA2) hankkeiden hallinnointiohjeisiin

Kun hankkeeseenne tulee muutoksia, teemme sopimusmuutoksen.

Täytä ja lähetä sähköisesti täytettävä ja allekirjoitettava muutoslomake laillisen edustajan allekirjoittamana seuraavissa tapauksissa:

  • hankekauden pidennys
  • budjettimuutos
  • kumppaniorganisaation vaihto
  • uuden kumppanisorganisaation lisääminen hankkeeseen
  • organisaatioiden yhdistyminen
  • organisaation virallisen nimen muutos
  • pankkitietojen muutos.

Hankkeen yhteyshenkilö voi allekirjoittaa lomakkeen ilmoittaessaan edunsaajan henkilövaihdoksista.

Lomakkeet lähetetään Visma Sign -palvelusta ja niiden allekirjoittamiseen tarvitsette suomalaiset pankkitunnukset.

Huom! Täytäthän lomakkeen tarkasti. Mikään kohta ei saa jäädä tyhjäksi ja tarkastathan, että kaikki tarvittava tieto löytyy lomakkeelta. Jos haluat esimerkiksi tehdä saman muutoksen enemmän kuin yhteen hankkeeseen kerrallaan, laitathan jokaisen hankenumeron lomakkeelle.

Takaisin ylös

Kaikki Erasmus+ nuorisoalan rahoitusta saaneet hankkeet saavat meiltä koulutusta hankkeensa hallinnoinnista ja talouteen liittyvistä yksityiskohdista. Koulutukset tarjoavat myös hyvän mahdollisuuden tutustua muiden hankkeiden vetäjiin.

Jokaiseen hakukierrokseen liittyy oma koulutuksensa. Saat erillisen sähköpostikutsun tilaisuuteen.

Rahoitettujen hankkeiden koulutus
Tutustu koulutuksen esitysmateriaaleihin.
Youthpass (pdf, 641.32 KB)
Takaisin ylös

Avustussopimuksen liitteet löydät omalta sivulta.

Takaisin ylös

Avustussopimuksessa määritellään, miten teille maksetaan hankkeenne saama rahoitus. Avustus koostuu ennakkomaksusta tai -maksuista sekä loppusuorituksesta.

Ennakkomaksu

Ennakkomaksu maksetaan ilmoittamallenne tilille, kun

  1. molemmat sopimusosapuolet ovat allekirjoittaneet sähköisesti avustussopimuksen
  2. hankkeenne laillinen edustaja on allekirjoittanut sähköisesti pankkitietolomakkeen.

Lähetämme teille linkit molempiin asiakirjoihin sopimusprosessin aikana.

Jos avustussopimuksessa on määritelty hankkeellenne 2 ennakkomaksua, sopimuksessa määritellään myös ehdot ja annetaan ohjeet, miten toinen ennakkomaksuerä maksetaan tilillenne.

Loppusuoritus

Avustussopimuksessa mainitaan loppusuorituksen laskennallinen enimmäismäärä, jonka hankkeenne voi saada. 

Kun olette jättänyt loppuraportin, tarkastamme hankkeenne hyväksyttävät kulut. Raportin hyväksymisen jälkeen maksamme teille avustuksen loppuosan.

Loppusuorituksen summa pienenee, jos ette ole käyttänyt kokonaan hankkeellenne myönnettyä avustusta.

Takaisin ylös

Väliraportti

Joissakin pitkäkestoisissa hankkeissa teiltä pyydetään väliraportti ennen seuraavan avustuserän maksamista. Asiasta on mainittu avustussopimuksessa, ja saatte meiltä erikseen viestin asiasta hyvissä ajoin ennen raportin jättämistä. 

Päivitämme väliraporttiohjeet myöhemmin.  

Loppuraportti

Teidän tulee jättää hankkeenne loppuraportti viimeistään 60 vuorokauden kuluessa hankekauden loppumisesta.

Loppuraporttinne arvioidaan samaan tapaan kuin aiemmin hankehakemuksenne. Saatte siitä sekä pisteet (enintään 100 pistettä) ja kirjallisen palautteen.

Kaksi raportointialustaa

  • Vuodesta 2021 alkaen rahoitetut hankkeet: Beneficiary Module
  • Vuosina 2014-2020 rahoitetut hankkeet: Mobility Tool+.

Beneficiary Module -raportointijärjestelmää varten tarvitset osallistujista seuraavat tiedot

  • osallistujan etunimi ja sukunimi
  • osallistujan syntymäaika
  • osallistujan sähköpostiosoite
  • osallistujan kansalaisuus
  • osallistujan sukupuoli (female-male-undefined).

 Siirry Beneficiary Module -alustalle (hankkeet 2021-2027)

Huomaathan, että yhteistyöhankkeilla (KA2) on omat raportointiohjeensa.

Näin kirjaudut raportointialustalle

  • kirjaudu EU Login -tunnuksella
  • käytä kirjautumiseen hankehakemuksessa ilmoittamaanne sähköpostiosoitetta.
Ohjeita Mobility Tool+ -raportointialustan käyttöön
Takaisin ylös

Akkreditoitujen organisaatioiden liikkuvuushankkeet (KA151-YOU)
Nuorisovaihdot (KA152-YOU)
Nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushankkeet (KA153-YOU)

Nämä liitteet tulee liittää hankkeenne loppuraporttiin:

  • organisaation laillisen henkilön allekirjoittama vakuus (declaration of honour, DOH), jonka pohja on ladattu raportointityökalusta
  • allekirjoitetut osallistujalistat kaikista toiminnoista (myös valmistelutapaaminen)
  • ohjelmat (aikataulut) kaikista toiminnoista
  • osallisuustuki osallistujille -kululuokan kulujen tositteet
  • poikkeuksellisten kulujen tositteet
  • vain nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushankkeet: käytäntöjen kehittämiseen ja niiden levittämiseen liittyvien kustannusten tositteet. Laskussa esitettävä elimen nimi ja osoite, summa ja valuutta sekä laskutuspäivä.

Seuraavat liitteet tulee löytyä omasta kirjanpidostanne, mutta niitä ei tarvitse toimittaa raportin liitteenä (alkaen 2023 rahoitetut hankkeet):

Loppuraportissa osallistujaraportit (participant survey) Beneficiary Modulessa täyttävät:

  • nuorisovaihdot: ryhmänvetäjät
  • nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushankkeet: kaikki osallistujat (pl. kouluttajat ja fasilitaattorit)
  • valmistelutapaaminen: raportteja ei täytetä.

 

Nuorten osallistumishankkeet (KA154-YOU)

Nämä liitteet tulee liittää hankkeenne loppuraporttiin:

  • organisaation laillisen henkilön allekirjoittama vakuus (declaration of honour, DOH), jonka pohja on ladattu raportointityökalusta
  • allekirjoitetut osallistujalistat kaikista toiminnoista
  • liikkuvuuksien sekä tapahtumien ohjelmat (aikataulut)
  • osallisuustuki osallistujille -kululuokan kulujen tositteet
  • poikkeuksellisten kulujen tositteet
  • vain nuorten vapaa ryhmä (jos haettu): allekirjoitettu työaikalista ohjaajakustannusten todentamiseksi.

Seuraavat liitteet tulee löytyä omasta kirjanpidostanne, mutta niitä ei tarvitse toimittaa raportin liitteenä (alkaen 2023 rahoitetut hankkeet):

Loppuraportissa osallistujaraportit (participant survey) Beneficiary Modulessa täyttävät:

  • kaikki, joille korvataan matkakulut (mobilities).

 

DiscoverEU-osallisuustoimi (KA155-YOU)

Nämä liitteet tulee liittää hankkeenne loppuraporttiin:

  • organisaation laillisen henkilön allekirjoittama vakuus (declaration of honour, DOH), jonka pohja on ladattu raportointityökalusta
  • allekirjoitetut osallistujalistat kaikista toiminnoista
  • Youthpassit jokaiselta osallistujalta
  • osallisuustuki osallistujille -kululuokan kulujen tositteet
  • poikkeuksellisten kulujen tositteet.

Seuraavat liitteet tulee löytyä omasta kirjanpidostanne, mutta niitä ei tarvitse toimittaa raportin liitteenä (alkaen 2023 rahoitetut hankkeet):

  • Mikäli hankkeessa on vihreää matkustamista: vihreä vakuus, eli valaehtoinen vakuus vihreästä matkustamisesta. Tämä koskee vain ”Matkustamista etäisemmiltä alueilta” (tapauksissa, joissa lähtömaa ei ole suoraan yhteydessä Manner-Euroopan rautatiejärjestelmään, ja matkustaminen muilla liikennevälineillä on tarpeen siihen maahan pääsemiseksi, josta liikkuvuustoiminto DiscoverEU-matkakortilla alkaa).
  • Mikäli hankkeessa käytetään osallisuustukea: osallisuustuen vakuus, eli valaehtoinen vakuus osallisuustuen oikeutuksesta.

Loppuraportissa osallistujaraportit (participant survey) Beneficiary Modulessa täyttävät:

  • nuoret.

 

Takaisin ylös

Voit hyödyntää lomakkeita loppuraportin liitteiden laatimisessa:

  • Osallistujalista (englanniksi)
  • Vihreän matkustamisen vakuus (suomeksi tai englanniksi)
  • Osallisuustuen vakuus (suomeksi tai englanniksi)
Mallilomakkeita
Takaisin ylös

Suosittelemme sopimuksen tekoa hankekumppaneiden kesken. Kumppanuussopimus voi olla vapaamuotoinen. Liitteessä on ehdotus siitä, mitä hyvä kumppanuussopimus voi esimerkiksi pitää sisällään.

Kumppanuussopimuksen sisältö
Takaisin ylös

Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetun hankkeen toteuttajana sinun on huolehdittava, että viestitte hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi. Viestintä on tärkeää hankkeen toiminnan ja tulosten levittämiseksi. Lisäksi tarkoituksenmukainen viestintäsuunnitelma on yksi rahoituksen saamisen edellytyksistä.

Kuvauslupa
Pyydä hankkeeseen osallistuvilta lupa kuvaamiseen ja kuvien käyttöön etukäteen.
Takaisin ylös

Ennakoimattomat seikat voivat vaikuttaa hankkeen toteuttamiseen. Tällaisissa tapauksissa sovelletaan tarvittaessa force majeure -käytäntöjä.

Yleisohjeet käynnissä oleville hankkeille force majeure -tapauksissa

Tutustu Erasmus+ ja Euroopan solidaarisuusjoukot -ohjelmien force majeure -tapauksia koskeviin toimintaohjeisiin.
Sektorikohtaiset ohjeet nuorisoalan hankkeiden force majeure -tapauksiin
Tutustu Erasmus+ nuorisoalan toimintaohjeisiin.
Takaisin ylös

Raportointialustalla on henkilötietoja, jotka piilotetaan hankkeiden päätyttyä.

Piilottaminen eli pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista alustalla siten, että ne eivät näy hankkeiden päätyttyä käyttäjille tai kansalliselle toimistolle. 

Päättyneissä hankkeissa käytämme yksittäisistä liikkujista nimen sijaan PRN-numeroa henkilötietojen suojaamiseksi. PRN on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy raportointialustalta.

Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää kansallisesta toimistosta henkilötietoja näkyviin raportointialustalla määräajaksi esimerkiksi hanketarkastuksen aikana.

Takaisin ylös

Tarvitset oheisia työkaluja hankeenne hallinnointiin ja raportointiin.

Takaisin ylös