Näiden ohjeiden avulla onnistut Euroopan solidaarisuusjoukot -ohjelman hankkeiden hallinnoinnissa ja raportoinnissa.

Ohjeet koskevat vuosina 2021-2027 rahoitettuja hankkeita.

Högerpil på blå bakgrund.
Kuva: Unsplash

Nämä ohjeet koskevat kaikkia Euroopan solidaarisuusjoukkojen ohjelmatoimintoja:

  • vapaaehtoistoiminta (ESC51-VTJ)
  • solidaarisuushanke (ESC30-SOL).

Saat koulutusta hankkeenne käynnistämiseen

Kaikki rahoitusta saaneet hankkeet saavat meiltä koulutusta hallinnointiin ja talouteen liittyvistä yksityiskohdista. Koulutukset tarjoavat myös hyvän mahdollisuuden tutustua muiden hankkeiden vetäjiin.

Jokaiseen hakukierrokseen liittyy oma koulutuksensa. Saat erillisen sähköpostikutsun tilaisuuteen.

Rahoitettujen hankkeiden koulutus syyskuussa 2022
Tutustu koulutuksen esitysmateriaaleihin.
Hallinto ja talous (pdf, 932.52 KB)
Viestintä ja tietosuoja (pdf, 2.15 MB)
YouthPass (pdf, 735.37 KB)
Takaisin ylös

Avustussopimuksen liitteitä

Vuonna 2022 rahoitetut hankkeet
ESC 2022 Annex VII Addendum (pdf, 118.42 KB)
Vuonna 2021 rahoitetut hankkeet
Liite I Yleiset ehdot: vuonna 2021 sovelletaan samoja ehtoja kuin vuonna 2020
Takaisin ylös

Mallilomakkeita

Kuvauslupa
Pyydä hankkeeseen osallistuvilta lupa kuvaamiseen ja kuvien käyttöön etukäteen.
Solidaarisuushankkeet
Takaisin ylös

Lisäsopimus ja sopimusmuutos

Kun hankkeeseenne tulee muutoksia, teemme lisäsopimuksen tai sopimusmuutoksen.

Lisäsopimusta tarvitaan muun muassa silloin, kun hankkeessanne tapahtuu seuraavia muutoksia: 

  • organisaatioiden yhdistyminen
  • organisaation virallisen nimen muutos
  • pankkitietojen muutos
  • vapaaehtoishankkeet: hankkeellenne myönnetään hakemuksen perusteella lisärahoitusta poikkeuksellisiin kustannuksiin.

Sopimusmuutos puolestaan tehdään silloin, kun haluatte pidentää hankekautta.

Tarkemmat tiedot saat ottamalla yhteyttä meihin.

Takaisin ylös

Ohjeet ja lomakkeet korona- ja muihin force majeure -tilanteisiin

Korona ja muut ennakoimattomat seikat voivat vaikuttaa tuetun hankkeen toteuttamiseen. Tällaisissa tapauksissa sovelletaan tarvittaessa force majeure -käytäntöjä.

Lomakkeet force majeure -tapauksissa

Yleisohjeet käynnissä oleville hankkeille force majeure -tapauksissa

Siirry sivulle, jolta löydät kootusti voimassa olevat toimintaohjeet koronaan liittyviin tilanteisiin Erasmus+ ja Euroopan solidaarisuusjoukot -ohjelmien edunsaajille.
Sektorikohtaiset ohjeet nuorisoalan hankkeiden force majeure -tapauksiin
Tutustu nuorisosektorin toimintaohjeisiin.
Takaisin ylös

Miten hankeavustus maksetaan?

Avustussopimuksessa määritellään, miten teille maksetaan hankkeenne saama rahoitus.

Ennakkosuoritus eli tuen ensimmäinen osa maksetaan ilmoittamallenne tilille, kun

  1. molemmat sopimusosapuolet ovat allekirjoittaneet sähköisesti avustussopimuksen
  2. hankkeenne laillinen edustaja on allekirjoittanut sähköisesti pankkitietolomakkeen.

Lähetämme teille linkit molempiin asiakirjoihin sopimusprosessin aikana.

Hankesopimuksessa mainitaan loppusuorituksen laskennallinen enimmäismäärä, jonka hankkeenne voi saada. 

Loppuraportin yhteydessä tarkastamme hankkeenne hyväksyttävät todelliset kulut. Raportin hyväksymisen jälkeen maksamme teille tuen loppuosan.

Loppusuorituksen summa pienenee, jos ette ole käyttänyt kokonaan hankkeellenne myönnettyä avustusta.

Takaisin ylös

Loppuraportti

Teidän tulee jättää hankkeenne loppuraportti viimeistään 60 vuorokauden kuluessa hankekauden loppumisesta.

Loppuraporttinne arvioidaan samaan tapaan kuin aiemmin hankehakemuksenne. Saatte siitä sekä pisteet (enintään 100 pistettä) ja kirjallisen palautteen.

Kaksi loppuraportointialustaa

  • Vuodesta 2021 alkaen rahoitetut hankkeet: Beneficiary Module
  • Vuosina 2014-2020 rahoitetut hankkeet: Mobility Tool+.

Näin kirjaudut loppuraporttialustalle

  • kirjaudu EU Login -tunnuksella
  • käytä kirjautumiseen hankehakemuksessanne ilmoitettua sähköpostiosoitetta.
Takaisin ylös

Henkilötietojen piilottaminen

Raportointialustalla on paljon henkilötietoja, jotka piilotetaan hankkeiden päätyttyä.

Piilottaminen eli pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista alustalla siten, että ne eivät näy hankkeiden päätyttyä käyttäjille ja kansalliselle toimistolle. Tämän jälkeen henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman erillisiä toimenpiteitä. Henkilötietojen piilottaminen on Euroopan komission toimenpide.

Käytämme yksittäisistä liikkujista edunsaajan ja kansallisen toimiston välisessä yhteydenpidossa nimen sijaan PRN-numeroa henkilötietojen suojaamiseksi. PRN on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy raportointialustalta.

Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää kansallisesta toimistosta henkilötietoja näkyviin raportointialustalla määräajaksi esimerkiksi hanketarkastuksen aikana.

Takaisin ylös

Viestintäohjeita ja logoja

Euroopan solidaarisuusjoukot -ohjelmasta rahoitetun hankkeen toteuttajana sinun on huolehdittava, että viestitte hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi. Viestintä on tärkeää hankkeen toiminnan ja tulosten levittämiseksi. Lisäksi tarkoituksenmukainen viestintäsuunnitelma on yksi rahoituksen saamisen edellytyksistä.

Kuvauslupa
Pyydä hankkeeseen osallistuvilta lupa kuvaamiseen ja kuvien käyttöön etukäteen.
Takaisin ylös

Hankehallinnon työkaluja

Tarvitset oheisia työkaluja hankeenne hallinnointiin ja raportointiin.

Takaisin ylös