Ohjeita korkeakoulusektorin Erasmus+ -harjoittelijan työnantajalle

Erasmus+ -ohjelmaan sisältyy harjoittelijavaihto, jonka kautta Suomeenkin saapuu muista maista korkeakouluopiskelijoita suorittamaan opintoihinsa kuuluvaa harjoittelua. Tutkinto-opiskelijoiden lisäksi myös korkeakouluista vastavalmistuneet voivat lähteä Erasmus+ -harjoitteluun, jos harjoittelupaikka on myönnetty ennen opiskelijan valmistumista ja harjoittelu tapahtuu vuoden sisällä valmistumisesta.

Erasmus+ -harjoittelijoita voivat ottaa vastaan sekä yksityiset yritykset että erilaiset yksityiset ja julkiset työelämän organisaatiot. Poikkeuksena tästä ovat EU:n toimielimet ja EU-ohjelmia hallinnoivat organisaatiot (esim. Erasmus+ kansalliset toimistot). Suomalaisiin yrityksiin ja työelämän organisaatioihin Erasmus+ -harjoittelijoita voi saapua suomalaisten korkeakoulujen kautta, mutta opiskelijat voivat myös itsenäisesti hakea harjoittelupaikkaa yrityksistä. 

Erasmus+ -harjoittelijoita voi saapua Suomeen kaikista ohjelmaan osallistuvista maista, joita ovat 27 EU-maan ohella Islanti, Liechtenstein, Norja, Pohjois-Makedonia, Serbia ja Turkki. Lisäksi harjoittelijoita voi saapua jonkin verran myös Euroopan ulkopuolisista maista.

Nykyisellä Erasmus+ -ohjelmakaudella harjoittelut voivat olla perinteisten kokonaan fyysisten lähiharjoittelujaksojen lisäksi monimuotoisia, eli niiden puitteissa harjoittelijat voivat myös tehdä etätyötä kotimaastaan käsin.

Erasmus+ -harjoittelut voivat olla pitkä- tai lyhytkestoisia. Pitkäkestoisen harjoittelun kesto on 2–12 kuukautta. Lyhytkestoisen monimuotoharjoittelun fyysisen lähiharjoittelujakson kesto on 5–30 pv ja sen lisäksi siihen tulee sisältyä virtuaalinen osio, eli etätyöjakso. Myös pitkäkestoisen jakson voi toteuttaa monimuotoisena. Monimuotoisen harjoittelun virtuaaliselle osuudelle ei ole määritelty erikseen minimikestoa, mutta monimuotoisen jakson laajuuden tulee olla yhteensä vähintään 3 opintopistettä (= noin 80 tuntia) sisältäen sekä fyysisen että virtuaalisen jakson. Harjoittelu voi ajoittua sekä akateemisen lukuvuoden ajalle että loma-ajoille.

Erasmus+ -harjoittelija saa yleensä lähettävältä korkeakoululta Erasmus+ -apurahan, jonka suuruus voi olla 260–690 euron välillä kuukautta kohti. Apurahan suuruus vaihtelee suuresti riippuen opiskelijan lähtömaasta ja kotikorkeakoulusta. Euroopan ulkopuolelta saapuville harjoittelijoille apuraha on 900 euroa/kk. Lyhytkestoisessa harjoittelussa apuraha on 79 tai 56 euroa päivää kohti riippuen harjoittelujakson pituudesta. Opiskelija voi lähteä ja saapua harjoitteluun myös kokonaan ilman Erasmus+ -apurahaa. Lähtökohtaisesti apurahaa maksetaan vain sille ajalle, joka harjoittelijan tulee olla fyysisesti läsnä Suomessa.

Työnantaja voi lisäksi maksaa harjoittelijalle palkkaa ja yleensä tämä on tarpeen, sillä apuraha ei aina riitä kattamaan kaikkia harjoittelusta opiskelijalle aiheutuvia kustannuksia. Työnantaja ja opiskelija sopivat keskenään mahdollisen palkan suuruudesta ja/tai mahdollisista muista työnantajan tarjoamista eduista (kuten asunto, ruokailu, työvaatteet, työmatkat).

Ennen Erasmus+ -harjoittelun alkua opiskelija, lähettävä korkeakoulu ja vastaanottava yritys laativat yhdessä harjoittelusopimuksen (Learning Agreement for Traineeships). Sopimusta varten on olemassa valmis lomake, joka löytyy mm. Euroopan komission nettisivuilta. Harjoittelusopimuksessa sovitaan harjoittelun kestosta, tavoitteista, sisällöstä, ohjauksesta arvioinnista sekä tarvittavista vakuutuksista. Harjoittelu on opiskelijalle osa opintoja ja se luetaan osaksi opiskelijan omassa maassaan suorittamaa korkeakoulututkintoa. On siis tärkeää, että harjoittelu sisällöltään soveltuu opiskelijan opintoihin. Jos harjoittelusopimuksessa sovittuihin asioihin tulee muutoksia harjoittelun aikana, päivitetään harjoittelusopimus. Lomakkeessa on valmiiksi erillinen sivu muutoksia varten. Katso myös ohjeet Learning Agreementin käyttämisestä ja täyttämisestä.

Erityisesti palkallisessa harjoittelussa, mutta se on suositeltavaa muulloinkin, Learning Agreementin lisäksi yritys solmii harjoittelijan kanssa erillisen Suomen lainsäädännön mukaisen työ- tai harjoittelusopimuksen, jossa sovitaan harjoittelun käytännön asioista, kuten työajoista, lomista ja palkasta. Harjoittelulle määritellään ohjaaja sekä lähettävästä korkeakoulusta että vastaanottavasta yrityksestä.

Harjoittelupaikan tarjoavan organisaation tai yrityksen ei tarvitse rekisteröityä tai ilmoittautua Euroopan komissiolle tai Erasmus+ kansallisille toimistoille.

Harjoittelun päätteeksi harjoittelupaikka antaa opiskelijalle todistuksen harjoittelusta (Traineeship Certificate). Todistuksesta tulee ilmetä harjoittelun toteutunut kesto alku- ja päättymispäivän tarkkuudella ja sisältö sekä mahdollinen virtuaalisen osuuden kesto. Todistusta varten voidaan käyttää mallia, joka on Learning Agreement for Traineeships -dokumentissa.

Opetushallitus toimii Erasmus+ -ohjelmassa Suomen kansallisena toimistona, eli hallinnoi EU:n määrärahojen jakamista suomalaisille korkeakouluille sekä neuvoo ja tiedottaa Erasmus+ -ohjelmasta Suomessa. Erasmus+ -ohjelman osalta Opetushallitus ei kuitenkaan hoida yksittäisten opiskelijoiden harjoittelujaksoihin liittyviä järjestelyjä, vaan niistä vastaavat lähettävä ja vastaanottava korkeakoulu, harjoittelupaikan tarjoava yritys sekä opiskelija itse. Opetushallituksella ei ole myöskään mahdollisuuksia välittää Erasmus+ -harjoittelijoita yrityksille.