Strategisen kumppanuushankkeen (KA2) hallinnointi (2014 - 2020 myönnetyt hankkeet)

Hyväksytyn päätöksen jälkeen hanketta koordinoiva organisaatio tekee Suomen kansallisen Erasmus+ toimiston eli Opetushallituksen kanssa hankesopimuksen. Hankesopimuksesta käy ilmi, mitä sääntöjä ja velvoitteita tuensaajaorganisaation on noudatettava esimerkiksi hankkeen raportointiin liittyen.

Voit halutessasi hyödyntää hankkeen hallinnoinnissa alla olevia mallilomakkeita, kuten työajanseurantapohjaa. Muista pyytää hankkeessa toteutetuista liikkuvuuksista vastaanottavan organisaation allekirjoittama osallistumistodistus, jolloin matkakulut voidaan hyväksyä. Voit muokata osallistumistodistuksen mallipohjaa vastaamaan hankkeen tarpeita (logot, kuvaukset liikkuvuuksista ym. tarpeelliset sisällöt). Voit tehdä henkilökohtaisia todistuksia tai kirjoittaa niitä liikkuvuuteen osallistuneelle ryhmälle.

Erasmus+ -hankkeen koordinaattorina raportoit hankkeesta Mobility Tool+ -alustalla. Käytä Mobility Toolia hankkeesi toteutuksen ja taloustietojen seurantaan ja raportoimiseen säännöllisesti koko hankekauden ajan. Hankkeen tietoja ja toimintoja kannattaa syöttää alustalle sitä mukaa, kun hanke edistyy ja raportoitavaa syntyy. Hankkeessa toteutuneiden matkojen tuki määräytyy välimatkojen perusteella. Ne saa helposti laskettua välimatkalaskimella (Distance calculator). Useimmiten hankkeen raportointiin kuuluu väli- ja loppuraportointi. Löydät oman hankkeesi raportointitiedot  ja aikataulut rahoitussopimuksestanne.

Päättyneiden Erasmus+ -hankkeiden henkilötietojen pseudonymisointi Mobility Toolissa

Mobility Tool -raportointijärjestelmä sisältää paljon henkilötietoja, jotka pseudonymisoidaan Erasmus+ liikkuvuushankkeiden (KA1) ja strategisten kumppanuushankkeiden (KA2) päätyttyä. Pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista järjestelmässä siten, että ne eivät ole enää näkyvissä käyttäjille ja kansalliselle toimistolle hankkeiden päätyttyä. Tämän jälkeen henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman erillisiä toimenpiteitä. Henkilötietojen piilottaminen on Euroopan komission toimenpide.
Henkilötietojen suojaamiseen liittyen, siirrymme käyttämään edunsaajan ja kansallisen toimiston välisessä yhteydenpidossa yksittäisistä liikkujista Mobility ID -numeroa, ei nimeä. Mobility ID on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy Mobility Toolista ulkomaanjakson tiedoista.
Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää henkilötietoja näkyviin määräajaksi Mobility Toolissa esim. hanketarkastuksen aikana kansallisesta toimistosta.

Erasmus+ KA2 strategisten kumppanuushankkeiden toimintoja, kuten partneriverkoston tapaamisia, levitystapahtumia sekä opinto- ja koulutustilaisuuksia (Learning, teaching and training activities), voi järjestää virtuaalisesti. Virtuaalisen yhteistyön osalta on lisätty joustavuutta budjettisiirtoihin hankebudjettien eri kulukategorioiden välillä. Tarkemmat ohjeet budjettisiirroista löytyvät edunsaajille lähetetystä lisäsopimuksesta. 

Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetun hankkeen koordinaattorin on huolehdittava, että hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tiedotetaan tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi.