Tiedonluovutuksen käytännöt ja tietopyynnöt

Viranomaisten laatimat ja heidän hallussaan olevat asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole lailla määrätty salaisiksi. Asiakirjajulkisuudesta säädetään julkisuuslaissa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, JulkL). Jokaisella on myös oikeus saada tieto mistä tahansa julkisesta viranomaisen asiakirjasta riippumatta siitä, onko hän asiassa asianosainen vai ei. Viranomainen voi harkintansa mukaan antaa tiedon myös asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen.

Julkisuuslaissa säädetään enimmäismääräajat asiakirjapyyntöä koskevan asian käsittelylle. Pääsääntönä on asian käsittely viipymättä. Asia on ratkaistava ja asiakirja annettava viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saamisesta ja hankalimmissa tapauksissa viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä.

Jos virkamies katsoo, että pyydettyjä asiakirjoja ei voida antaa, asiakirjan pyytäjä voi saattaa asian viranomaisessa käsiteltäväksi. Asian ratkaisusta annetaan valituskelpoinen päätös, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.

Tietojen maksullisuus

Tiedon saaminen viranomaisen asiakirjasta on maksutonta, kun tietoja annetaan suullisesti tai asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi taikka lähetetään sähköpostin välityksellä. Maksu kuitenkin voidaan periä silloin, jos asiakirjan esille hakeminen aiheuttaa erityisiä kustannuksia. Myös asiakirjasta annettavista kopioista ja tulosteista voidaan periä kustannuksia vastaava maksu.

Maksun määrän perusteista säädetään valtion maksuperustelaissa (150/1992). Maksun suuruus määräytyy Opetus- ja kulttuuriministeriön asetuksessa Opetushallituksen suoritteiden maksullisuudesta (1136/2018) mainitulla tavalla.

Tietopalveluhinnasto

Ao. hintoihin lisätään arvonlisävero 24 %.

Tietojen poimiminen Opetushallituksen rekistereistä ja tietovarannoista:

Hakijoiden yhteystiedot

• poimintakohtainen toimitusmaksu 660 euroa/tilaus
• poiminnan toteuttaminen 189 euroa / alkava tunti
• minimiveloitus 849 euroa

Organisaatioiden yhteystiedot

• poimintakohtainen toimitusmaksu 180 euroa/tilaus
• organisaation nimi ja postiosoite 0,40 euroa/tietoyksikkö
• organisaation nimi, postiosoite, kotikunta, puhelinnumero ja www-osoite 0,55 euroa/tietoyksikkö

Tutkimus-, selvitys- ja arviointiaineistot sekä muut poimintapalvelut

• poimintakohtainen toimitusmaksu 660 euroa/tilaus
• poiminnan toteuttaminen 189 euroa / alkava tunti
• minimiveloitus 849 euroa

Tilaus toimitetaan sähköisessä muodossa.

Henkilötietojen luovuttamiseen kohdistuu rajoituksia. Viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja vain sellaiselle taholle, jolla oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Luovutukselle on aina löydyttävä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen käsittelyperuste, kuten esimerkiksi lakisääteinen velvoite tai rekisteröidyn suostumus.

Lisäksi erityisten henkilötietojen ja salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen liittyy erityisrajoituksia.

Rekisteritiedoista tietopyyntö

Tietopyyntö on tehtävä aina, kun tietoja pyydetään luovutettavaksi Opetushallituksen valtakunnallisista rekistereitä ja tietovarannoista riippumatta siitä, onko tieto julkinen vai salassa pidettävä.

Tietopyyntö ja tiedustelut lähetetään sähköpostilla osoitteeseen: aineistopyynnot(at)oph.fi.

Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi mm. hakijan perustiedot sekä tiedot haettavista tiedoista ja niiden käyttötarkoituksesta. Tietojen pyytäjälle lähetetään tietopyyntölomake, jolla tarvittavat tiedot kerätään.

Jos virkamies kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, tietopyynnön tekijä voi saattaa asian viranomaisessa käsiteltäväksi. Asian ratkaisusta annetaan valituskelpoinen päätös, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.

Tietojen maksullisuus

Maksun määrän perusteista säädetään valtion maksuperustelaissa (150/1992). Maksun suuruus määräytyy Opetus- ja kulttuuriministeriön asetuksessa Opetushallituksen suoritteiden maksullisuudesta (1136/2018) mainitulla tavalla.

Rekisteritietojen säännölliset luovutukset toiselle viranomaiselle

Viranomaisten kesken tapahtuvat säännöllisesti toistuvat ja vakiosisältöiset luovutukset pyritään toteuttamaan teknisten rajapintojen avulla. Viranomaiselle voidaan myös avata katseluyhteys rekisterin tai tietovarannon tietoihin, mikäli se harkitaan tarkoituksenmukaiseksi.

Tietojen luovuttamisesta on tehtävä tietopyyntö. Säännönmukaisista luovutuksista tehdään tietopalvelusopimus Opetushallituksen ja luovutuksensaajan kesken.

Valmiin tietopyyntölomakkeen saa sähköpostiosoitteesta: aineistopyynnot(at)oph.fi

Rekisteritietojen tutkimuskäyttö

Opetushallituksen rekistereistä ja tietovarannoista on mahdollista saada tietoa tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten. Tietojen luovuttamisesta on tehtävä tietopyyntö tai haettava tutkimuslupaa Opetushallitukselta. Mikäli pyydetty tieto sisältää salassa pidettävää tietoa, tutkijan tai tutkimusryhmän on haettava aina tutkimuslupaa. Lupahakemuksen liitteenä on esitettävä mm. tutkimussuunnitelma ja tutkimusrekisterin seloste käsittelytoimista (ent. rekisteriseloste).  Lisätietoa ja valmiin lomakepohjan voi pyytää sähköpostiosoitteesta: aineistopyynnot(at)oph.fi