Viranomaisten laatimat ja heidän hallussaan olevat asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole lailla määrätty salaisiksi. Asiakirjajulkisuudesta säädetään julkisuuslaissa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, JulkL). Jokaisella on myös oikeus saada tieto mistä tahansa julkisesta viranomaisen asiakirjasta riippumatta siitä, onko hän asiassa asianosainen vai ei. Viranomainen voi harkintansa mukaan antaa tiedon myös asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen.
Julkisuuslaissa säädetään enimmäismääräajat asiakirjapyyntöä koskevan asian käsittelylle. Pääsääntönä on asian käsittely viipymättä. Asia on ratkaistava ja asiakirja annettava viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saamisesta ja hankalimmissa tapauksissa viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä.
Jos virkamies katsoo, että pyydettyjä asiakirjoja ei voida antaa, asiakirjan pyytäjä voi saattaa asian viranomaisessa käsiteltäväksi. Asian ratkaisusta annetaan valituskelpoinen päätös, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.
Tietojen maksullisuus
Tiedon saaminen viranomaisen asiakirjasta on maksutonta, kun tietoja annetaan suullisesti tai asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi taikka lähetetään sähköpostin välityksellä. Maksu kuitenkin voidaan periä silloin, jos asiakirjan esille hakeminen aiheuttaa erityisiä kustannuksia. Myös asiakirjasta annettavista kopioista ja tulosteista voidaan periä kustannuksia vastaava maksu.
Valtion viranomaisten suoritteiden maksullisuuden ja suoritteista perittävien maksujen suuruuden yleisistä perusteista sekä maksujen muista perusteista säädetään säädetään valtion maksuperustelaissa (150/1992). Opetus- ja kulttuuriministeriön asetuksessa (160/2021) on säädetty Opetushallituksen sekä Karvin ja YTL:n suoritteiden maksullisuudesta ja maksujen suuruuksista. Opetushallituksen liiketaloudellisten suoritteet ja niiden maksut on määritelty tarkemmin Opetushallituksen päätöksessä OPH-2136-2023 (6.4.2023).