Usein kysyttyä
Kun opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta, tai kun sen jäsenet toteuttavat jo suunniteltuja ja sovittuja yksilökohtaisen opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet voivat tehdä kirjauksia opiskeluhuoltokertomukseen, jotka tallennetaan opiskeluhuoltorekisteriin.
Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojärjestelmästä, jossa opiskeluhuoltorekisterin tietoja käsitellään, joten koulutuksen järjestäjän tehtävänä on määritellä tarvittavat käyttöoikeudet asiantuntijaryhmän jäsenille. Käyttöoikeudet on määriteltävä käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan, ja ne on pidettävä ajantasaisina. Käytöstä on kerättävä tarpeelliset lokitiedot. Koulutuksen järjestäjän on huomioitava myös muussa lainsäädännössä asetetut vaatimukset käsittelyn turvallisuudelle ja käyttäjien tunnistamiselle. Näitä vaatimuksia sisältyy muun muassa tietosuoja-asetukseen, tiedonhallintalakiin sekä digipalvelulakiin.
Monialaisen asiantuntijaryhmän kokoamiseen ja sen kokoonpanoon vaaditaan opiskelijan (tai tilanteen mukaan hänen huoltajansa) suostumus, joten koulutuksen järjestäjän on määriteltävä ryhmän jäsenten käyttöoikeudet opiskeluhuoltorekisteriin opiskelijakohtaisesti ja suostumusta noudattaen. Jos suostumus perutaan esimerkiksi tietyn ryhmän jäsenen osalta, hänen käyttöoikeutensa opiskeluhuoltorekisteriin on poistettava. Käyttöoikeudet poistetaan myös silloin, kun asiantuntijaryhmä ei enää työskentele. Jos ryhmään tulee uusi jäsen suostumuksen perusteella, hänelle annetaan käyttöoikeus rekisteriin. Asiantuntijaryhmään mahdollisesti osallistuville, oppilaitoksen ulkopuolisille asiantuntijoille tai opiskelijan läheisille ei kuitenkaan voida antaa käyttöoikeuksia opiskeluhuoltorekisteriin.