Usein kysytyt kysymykset

Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden on omalta osaltaan tarkistettava, että ne pystyvät toteuttamaan valitussa viestintäratkaisussa niille kuuluvat lakisääteiset velvoitteet. Opetushallituksella ei ole toimivaltaa ottaa kantaa opiskelijahallintojärjestelmän viestintäpalvelun ominaisuuksien lainmukaisuuteen tai hankintasopimusten sisältöön. Periaatteellista estettä yhteisen viestintäpalvelun käyttöön ei kuitenkaan pitäisi olla, jos laissa säädetyt seikat on voitu paikallisesti huomioida ja hankintasopimus mahdollistaa suunnitellun käytön.

Jos koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut haluavat tarjota mahdollisuuden opiskeluhuoltopalvelujen ajanvaraukseen yhteisessä käyttöliittymässä (kuten Wilma tai vastaava), koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden on ensin varmistettava, että tietojenkäsittely on mahdollista toteuttaa ratkaisussa lainmukaisesti. Ajanvarausten hallinnointi kuuluu opiskeluhuoltopalveluiden tehtäviin, joten koulutuksen järjestäjällä ei ole velvollisuutta tarjota käyttöliittymäänsä opiskeluhuoltopalveluiden käytettäväksi tähän tarkoitukseen, mutta opiskeluhuoltopalvelujen sujuvaksi järjestämiseksi yhteistyö eri tahojen kesken on hyvä asia.

Molempia viranomaisia koskevia tiedonhallinnan ja tietojen käsittelyn velvoitteita sisältyy useaan säädökseen. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden tulisi esimerkiksi tarkistaa, edellyttääkö suunniteltu ratkaisu tiedonhallintalain mukaisen muutosvaikutuksen arvioinnin sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyn tietosuojan vaikutustenarvioinnin laatimista (ks. linkki alla). 

Huomioitavia velvoitteita sisältyy lisäksi muun muassa arkistolakiin, digitaalisten palveluiden järjestämisestä annettuun lakiin sekä sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettuun lakiin. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalvelujen on myös varmistuttava, että järjestely on mahdollinen hankintalainsäädännön näkökulmasta. 

Yhteisessä viestintäratkaisussa koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut käyttävät ratkaisua toisistaan erillisinä viranomaisina, ja molempien on pystyttävä toteuttamaan niille kuuluvat lakisääteiset velvoitteet täysimääräisesti. Jos koulutuksen järjestäjän hankkimaa käyttöliittymää tai muuta vastaavaa viestintäratkaisua ei ole alun perin suunniteltu kahden eri viranomaisen käyttöä varten, sitä tulee kehittää vastaamaan lakisääteisiä velvoitteita. Esimerkiksi opiskeluhuoltopalveluiden asiakkuus ja siihen liittyvät tiedot, kuten ajanvaraukset ja muu henkilökohtainen viestintä, ovat opiskeluhuollon salassa pidettäviä tietoja, jolloin huomioitavaksi tulee myös opiskeluhuoltopalveluihin sovellettava sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalaan kuuluva lainsäädäntö. 

Opiskeluhuoltopalveluja ohjaa ja kehittää Terveyden ja hyvinvoinnin laitos yhteistyössä Opetushallituksen kanssa, kumpikin oman hallinnonalansa mukaisesti. Opetushallituksen tehtäviin kuuluu myös antaa ohjausta ja neuvontaa toimialallaan. 

Opetushallituksella ei sen sijaan ole toimivaltaa valvoa, toimiiko koulutuksen järjestäjä lain mukaisesti. Opetushallitus voi siten yleisellä tasolla ohjeistaa esimerkiksi tietojen käsittelyyn kohdistuvista vaatimuksista, mutta se ei voi linjata täyttääkö koulutuksen järjestäjän käyttämä tietojärjestelmä tai sen käyttöliittymä (kuten Wilma) kyseiset vaatimukset. Koulutuksen järjestäjän toiminnan laillisuutta valvovat muun muassa Aluehallintovirastot. 

Opetushallituksella ei ole toimivaltaa linjata teknisten rajapintojen tai katseluyhteyksien käytöstä tai niiden yhteydessä tehtävien rajausten lainmukaisuudesta. Koulutuksen järjestäjän on omassa toiminnassaan arvioitava nämä seikat ja tehtävä sitä koskevat ratkaisut paikallisesti.

Julkisuuslain 13 §:n 2 momentin mukaan tietojen pyytäjän on annettava tietoja luovuttavalle viranomaiselle kaikki tarvittavat tiedot tietopyynnön käsittelemiseksi. Koulutuksen järjestäjälle on siten annettava mm. tieto pyydettyjen tietojen käyttötarkoituksesta sekä siitä, mihin opiskeluhuoltopalveluiden tiedonsaantioikeus perustuu (laki/suostumus), vaikka opiskeluhuollon asiakkuus onkin salassa pidettävä tieto.

Koulutuksen järjestäjän tulee tehdä luovutuksesta tarvittavat kirjaukset (mitä luovutettu, kenelle, milloin ja millä perusteella). Kirjaus tietojen luovuttamisesta opiskeluhuoltopalveluille paljastaa opiskeluhuollon asiakkuuden, joten kirjausta on käsiteltävä salassa pidettävänä tietona ja jos tieto löytyy tietojärjestelmästä, käyttöoikeudet tietoon on määriteltävä vastaavasti. Sillä henkilöllä, joka koulutuksen järjestäjän palveluksessa on käsitellyt tietopyynnön ja/tai luovuttanut tiedon sen perusteella, on myös näiltä osin salassapitovelvollisuus, eikä tietoa saa luovuttaa ulkopuolisille.

Koulutuksen järjestäjän tulisi määritellä ne henkilöt, joiden tehtäviin opiskeluhuoltopalveluiden tietopyyntöjen käsittely ja vastaaminen kuuluu, sekä antaa heille tarvittava ohjeistus tietopyyntöjen käsittelystä ja salassapidosta huolehtimisesta. Koulutuksen järjestäjä päättää, kenen tehtäviin tietojen luovuttaminen kuuluu. Opiskeluhuoltopalveluiden asiakkuuden salassapidon varmistamiseksi ja luottamuksellisuuden takaamiseksi tehtävä olisi tärkeää määritellä sellaiselle koulutuksen järjestäjän henkilökuntaan kuuluvalle esim. toimistohenkilölle, joka ei muutoin osallistu opiskelijan päivittäisen koulutuksen järjestämiseen.
 

Koulutuksen järjestäjä on kerännyt opiskelijoiden tiedot opiskelijarekisteriin lakisääteisen koulutuksen järjestämistä varten. Tämä on opiskelijarekisterin alkuperäinen käyttötarkoitus (käyttötarkoitussidonnaisuuden periaate).

Silloin kun rehtori, opettaja tai kouluvalmentaja käsittelee opiskelijarekisterissä olevia tietoja em. tarkoitusta varten, koulutuksen järjestäjä voi tarvittaessa antaa heille pääsyn opiskelijarekisterin tietoihin määrittelemällä henkilöille työ- ja virkatehtävien mukaiset käyttöoikeudet järjestelmään.

Silloin kun opiskelijarekisterin tietoja on tarkoitus antaa opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisille opiskeluhuoltopalvelujen ja monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi, tietojen käyttötarkoitus muuttuu. Kyseessä on tietojen luovuttaminen toiselle rekisterinpitäjälle ja/tai toiseen henkilörekisteriin, jolloin sovellettavaksi tulevat tietojen luovuttamista koskevat säännökset.

Luovutussäännösten soveltamisen kannalta ei ole merkitystä sillä, työskentelevätkö kuraattorit, psykologit, terveydenhoitajat ja lääkärit hyvinvointialueen, Helsingin kaupungin tai yksityisen koulutuksen järjestäjän palveluksessa.
 

Jos tarvittava tieto on opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisen saatavilla, tietoa ei ole tarvetta eikä sitä tule erikseen pyytää koulutuksen järjestäjältä.

Kyllä. Opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisella on oikeus saada nämä tiedot mainittua tarkoitusta varten.

Kuraattorin oikeus saada välttämättömät tiedot opiskeluhuollon palvelun tarpeen ja kiireellisyyden arviointia varten perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 64 §:n 1 momenttiin. Koulu- ja opiskeluterveydenhuollolle tai psykologille ei ole säädetty vastaavaa tiedonsaantioikeutta.

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa psykologille opiskelijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko opiskelijalla oikeus saada psykologipalveluita. Psykologille saa myös luovuttaa opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun psykologilla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan.

Jos psykologi tarvitsee muita tietoja psykologipalveluiden tarpeen arviointia tai toteuttamista varten, psykologi määrittelee tarvitsemansa tiedot tapauskohtaisesti. Näiden tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan alaikäisen opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen. 

Opiskelijan ja tämän huoltajan tietojen luovuttaminen psykologipalveluihin edellyttää, että opiskelijan asia on tullut hoidettavaksi psykologipalveluun.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta psykologipalveluihin Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).