Usein kysytyt kysymykset

Tietoa konsultaatiosta löytyy Monialaisen opiskeluhuollon ja sen johtamisen oppaasta, sivulta 106 alkaen (ks. linkki alla).

Nuorisolain (1285/2016) 11 §:n mukaan koulutuksen järjestäjällä voi olla velvollisuus tai oikeus luovuttaa nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot. 

Koulutuksen järjestäjän on luovutettava nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot sen etsivää nuorisotyötä varten muusta kuin oppivelvollisesta nuoresta, joka keskeyttää opinnot ammatillisessa koulutuksessa, lukiokoulutuksessa tai tutkintokoulutukseen valmentavassa koulutuksessa.

Nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot voidaan luovuttaa etsivään nuorisotyötä varten, jos nuori on päättänyt perusopetuksen, mutta ei ole sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin tai nuori on keskeyttänyt opinnot ammatillisessa koulutuksessa, lukiokoulutuksessa tai tutkintokoulutukseen valmentavassa koulutuksessa.

Myös muu viranomainen (eli esimerkiksi kuraattori, sosiaalityöntekijä tai TE-toimiston virkailija) voivat luovuttaa tiedot nuoresta, jos viranomainen arvioi tehtävässään saamiensa tietojen perusteella ja nuoren tilanne ja tuen tarve kokonaisuudessaan huomioon otettuna nuoren tarvitsevan viipymättä tukea päästäkseen palvelujen ja muun tuen piiriin.

Tiedonhallintalain 16 §:n mukaan ”Tietojärjestelmästä vastuussa olevan viranomaisen on määriteltävä tietojärjestelmän käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet on määriteltävä käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan, ja ne on pidettävä ajantasaisina.” Koulutuksen järjestäjä vastaa käyttöoikeuksien määrittelystä. Opetushallituksella ei ole ohjetta pedagogisen suunnitelman lomakkeen näkyvyydestä.

Sosiaalihuollon asiakkuus on salassa pidettävä tieto. Opettaja ei voi luovuttaa tietoa opiskeluhuollon henkilökunnalle ilman opiskelijan tai huoltajan suostumusta. Oppilas- ja opiskeluhuoltolain 23 §:n mukaan opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi.

Myös tieto sijoituksesta voidaan tämän perusteella kertoa muille opiskeluhuollon työntekijöille sekä opettajalle, jos se katsotaan perusopetuslain 40 §:n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla välttämättömäksi tiedoksi.

Lastensuojelulaissa (417/2017) säädetään lapsen asioista vastaavan sosiaalityöntekijän tai muun lastensuojelun työntekijän velvoitteesta tehdä yhteistyötä varhaiskasvatuksen, perusopetuksen tai muun lapsen opetuksen tai koulutuksen järjestäjän kanssa lapsen kodin ulkopuolisen sijoituksen valmistelun aikana sekä sijoituksen aikana.

Koulutuksen järjestäjä laatii ja päivittää henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman yhdessä opiskelijan kanssa. Suunnitelman laadintaan ja päivittämiseen osallistuu koulutuksen järjestäjän nimeämä opettaja, opinto-ohjaaja tai tarvittaessa muu koulutuksen järjestäjän edustaja.​

Koulutuksen järjestäjä päättää esimerkiksi sen, millainen rooli henkilökohtaistamisessa on tutkinnosta vastaavalla opettajalla tai opettajatiimillä, opinto-ohjaajalla, erityisopettajalla tai muulla koulutuksen järjestäjän edustajalla. Alaikäisen opiskelijan huoltajalla tai edustajalla on mahdollisuus osallistua opiskelijalle tehtävien henkilökohtaisten suunnitelmien laadintaan ja päivittämiseen.

Opiskeluhuoltopalvelujen henkilöstön osallistumisesta ei ole laissa säädetty. Koulutuksen järjestäjä voi kutsua myös kuraattorin mukaan, mutta tämä on hyvä tehdä yhteistyössä opiskelijan tai tämän huoltajan kanssa.

Oppivelvollisten osalta oppivelvollisuuslain 23 §:n mukaan uudelle opetuksen järjestäjälle voidaan siirtää opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot.

Oppilas- ja opiskeluhuoltolain 22 §:n mukaan oppilaitoksen henkilöstö, opiskeluhuoltopalveluja toteuttavat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt taikka niiden toimeksiannosta tai muutoin niiden lukuun opiskeluhuollon toimenpiteisiin osallistuvat ammattihenkilöt, opetusharjoittelua suorittavat ja muut  opetuksen tai yksilökohtaisen opiskeluhuollon toteutukseen osallistuvat henkilöt taikka opetuksen ja  koulutuksen järjestämisestä vastaavien toimielinten jäsenet eivät saa antaa henkilölle, joka ei osallistu kyseisen opiskelijan yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon opiskeluhuoltorekisteriin sisältyviä tietoja tai muuten tietoonsa saamia opiskelijaa koskevia salassa pidettäviä tietoja, jos siihen ei ole: 1) asianomaisen henkilön tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen laillisen edustajansa kirjallista, yksilöityä suostumusta; taikka 2) tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä.

Varhaiskasvatus ei kuulu opiskeluhuollon piiriin. Tiedonsiirtoon varhaiskasvatuksesta neuvolapalveluihin sovelletaan kuitenkin lähtökohtaisesti samoja periaatteita.

Tietojen luovuttamisessa tulee noudattaa samoja periaatteita lapsen tai opiskelijan iästä riippumatta lukuun ottamatta tilannetta, jossa hän siirtyy toisen opetuksen järjestäjän koulutukseen. Säännökset välttämättömien tietojen siirtämisestä uudelle opetuksen järjestäjälle koskevat vain oppivelvollisia sekä esikoululaisia.

Varhaiskasvatuksen ja oppilaitoksen henkilökunnalla on oikeus lasta ja opiskelijaa koskeviin tietoihin niiltä osin kuin tietoja tarvitaan työtehtävien hoitamiseksi.

Perusopetuslain 40 §:n mukaan, kun esiopetukseen osallistuva lapsi siirtyy toisen opetuksen järjestäjän 26 a §:n mukaiseen esiopetukseen tai 26 §:n mukaan järjestämään perusopetukseen, on aikaisemman opetuksen järjestäjän salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava lapsen opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen järjestäjän pyynnöstä. 

Oppivelvollisuuslain 23 §:n mukaan oppivelvollisen siirtyessä toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen, aikaisemman koulutuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppivelvollisen koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle koulutuksen järjestäjälle. Opetuksen järjestäjä päättää, miten tietojen luovutus käytännössä toteutetaan. Kaikkia tietoja ei tule automaattisesti siirtää, sillä luovutettavien tietojen välttämättömyys tulee harkita tapauskohtaisesti. Opetuksen järjestäjä päättää, kuka sen henkilökunnasta käytännössä vastaa tietojen siirtämisestä. 

Opiskelijan siirtyessä saman opetuksen järjestäjän yksikköön kysymys ei ole tietojen luovuttamisesta. Oppilaitoksen henkilökunnalla oikeus opiskelijaa koskeviin tietoihin niiltä osin kuin tietoja tarvitaan työtehtävien hoitamiseksi.

Mahdolliseen tiedonsiirtopalaveriin osallistuvat ainoastaan ne opetuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalvelujen henkilöstön edustajat, joiden tehtäviin asia kuuluu.

Kun opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta, tai kun sen jäsenet toteuttavat jo suunniteltuja ja sovittuja yksilökohtaisen opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet voivat tehdä kirjauksia opiskeluhuoltokertomukseen, jotka tallennetaan opiskeluhuoltorekisteriin.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojärjestelmästä, jossa opiskeluhuoltorekisterin tietoja käsitellään, joten koulutuksen järjestäjän tehtävänä on määritellä tarvittavat käyttöoikeudet asiantuntijaryhmän jäsenille. Käyttöoikeudet on määriteltävä käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan, ja ne on pidettävä ajantasaisina. Käytöstä on kerättävä tarpeelliset lokitiedot. Koulutuksen järjestäjän on huomioitava myös muussa lainsäädännössä asetetut vaatimukset käsittelyn turvallisuudelle ja käyttäjien tunnistamiselle. Näitä vaatimuksia sisältyy muun muassa tietosuoja-asetukseen, tiedonhallintalakiin sekä digipalvelulakiin.

Monialaisen asiantuntijaryhmän kokoamiseen ja sen kokoonpanoon vaaditaan opiskelijan (tai tilanteen mukaan hänen huoltajansa) suostumus, joten koulutuksen järjestäjän on määriteltävä ryhmän jäsenten käyttöoikeudet opiskeluhuoltorekisteriin opiskelijakohtaisesti ja suostumusta noudattaen. Jos suostumus perutaan esimerkiksi tietyn ryhmän jäsenen osalta, hänen käyttöoikeutensa opiskeluhuoltorekisteriin on poistettava. Käyttöoikeudet poistetaan myös silloin, kun asiantuntijaryhmä ei enää työskentele. Jos ryhmään tulee uusi jäsen suostumuksen perusteella, hänelle annetaan käyttöoikeus rekisteriin. Asiantuntijaryhmään mahdollisesti osallistuville, oppilaitoksen ulkopuolisille asiantuntijoille tai opiskelijan läheisille ei kuitenkaan voida antaa käyttöoikeuksia opiskeluhuoltorekisteriin.

Koulutuksen järjestäjä vastaa rekisterinpitäjänä siitä, että se on luovuttanut opiskelijarekisterin tiedot lainmukaisella tavalla. Tämä kattaa myös luovutustavan teknisen toteutuksen. 

Koulutuksen järjestäjän tulee noudattaa hankintasopimusta, joka on tehty järjestelmätoimittajan kanssa. Järjestelmätoimittaja vastaa hankintasopimuksen mukaisesti toimittamistaan järjestelmistä. Sopimuksessa on määriteltynä myös palvelun hinnoittelu, jonka mukaan muutosten kustannukset määräytyvät.