Usein kysytyt kysymykset

Opiskelija voi pyytää saada tietoa koulutuksen järjestäjän asiakirjoista julkisuuslain nojalla. Tällöin koulutuksen järjestäjän tulee arvioida, onko opiskelijalla oikeus pyytämiinsä tietoihin julkisuuslain 11 §:n asianosaisen tiedonsaantioikeuden perusteella. Opiskelija voi pyytää tietoja myös 12 §:n nojalla, jonka mukaan jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista. Näihin oikeuksiin on säädetty joitakin rajoituksia. Julkisuuslain 11 §:n mukaan asianosaisella, tämän edustajalla tai avustajalla ei ole edellä mainittua oikeutta esimerkiksi silloin, jos tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua, lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua.

Opiskelijalla voi myös olla tietosuojalainsäädännön mukaan oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on opiskeluhuoltokertomukseen kirjattu sekä oikeus tutustua näihin tietoihin. Kyse on rekisteröidyn oikeudesta saada pääsy omiin tietoihinsa, jota voidaan rajoittaa vain laissa erikseen määritellyissä tilanteissa. Esimerkiksi tietosuojalain 34 §:n 1 momentin mukaan rekisteröidyllä ei ole oikeutta tutustua hänestä kerättyihin tietoihin muun muassa silloin, kun tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle tai rekisteröidyn tai jonkun muun oikeuksille. 

Opiskelijan huoltajalla on vastaavat oikeudet itseään koskevien tietojen osalta sekä ei-päätöskykyiseksi todetun alaikäisen lapsensa tietojen osalta. Huoltajan pyyntöjä käsitellessä onkin tärkeää tunnistaa, onko huoltaja esittänyt pyynnön opiskelijan puolesta tämän laillisena edustajana, vai haluaako huoltaja käyttää itselleen kuuluvia oikeuksia. Lisäksi koulutuksen järjestäjän on tarkistettava, onko huoltajalla oikeus kaikkiin pyytämiinsä tietoihin. Huoltajalla ei esimerkiksi ole oikeutta opiskelijaa koskeviin tietoihin, jos alaikäinen opiskelija on pätevästi kieltänyt tietojensa antamisen huoltajalleen oppilas- ja opiskelijahuoltolain 18 §:n mukaisesti tai jos tietojen antaminen on esimerkiksi julkisuuslain 11 §:n 2 momentin 1 kohdan perusteella vastoin lapsen etua. Arvion alaikäisen päätöskyvystä tekee opiskeluhuoltopalveluissa työskentelevä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö. Arvion lapsen edusta julkisuuslaissa tarkoitetulla tavalla tekee koulutuksen järjestäjä.

Rekisteröidyn oikeuksia ja niiden toteuttamista on käsitelty tarkemmin OPH:n tietosuojaoppaassa (ks. linkki alla). Tietojen luovuttamista julkisuuslain nojalla on käsitelty tarkemmin OPH:n Julkisuus- ja tiedonhallinta opetustoimessa -oppaassa (ks. linkki alla).

Kun opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta, tai kun sen jäsenet toteuttavat jo suunniteltuja ja sovittuja yksilökohtaisen opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet voivat tehdä kirjauksia opiskeluhuoltokertomukseen, jotka tallennetaan opiskeluhuoltorekisteriin.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojärjestelmästä, jossa opiskeluhuoltorekisterin tietoja käsitellään, joten koulutuksen järjestäjän tehtävänä on määritellä tarvittavat käyttöoikeudet asiantuntijaryhmän jäsenille. Käyttöoikeudet on määriteltävä käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan, ja ne on pidettävä ajantasaisina. Käytöstä on kerättävä tarpeelliset lokitiedot. Koulutuksen järjestäjän on huomioitava myös muussa lainsäädännössä asetetut vaatimukset käsittelyn turvallisuudelle ja käyttäjien tunnistamiselle. Näitä vaatimuksia sisältyy muun muassa tietosuoja-asetukseen, tiedonhallintalakiin sekä digipalvelulakiin.

Monialaisen asiantuntijaryhmän kokoamiseen ja sen kokoonpanoon vaaditaan opiskelijan (tai tilanteen mukaan hänen huoltajansa) suostumus, joten koulutuksen järjestäjän on määriteltävä ryhmän jäsenten käyttöoikeudet opiskeluhuoltorekisteriin opiskelijakohtaisesti ja suostumusta noudattaen. Jos suostumus perutaan esimerkiksi tietyn ryhmän jäsenen osalta, hänen käyttöoikeutensa opiskeluhuoltorekisteriin on poistettava. Käyttöoikeudet poistetaan myös silloin, kun asiantuntijaryhmä ei enää työskentele. Jos ryhmään tulee uusi jäsen suostumuksen perusteella, hänelle annetaan käyttöoikeus rekisteriin. Asiantuntijaryhmään mahdollisesti osallistuville, oppilaitoksen ulkopuolisille asiantuntijoille tai opiskelijan läheisille ei kuitenkaan voida antaa käyttöoikeuksia opiskeluhuoltorekisteriin.

Jos koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut haluavat tarjota mahdollisuuden opiskeluhuoltopalvelujen ajanvaraukseen yhteisessä käyttöliittymässä (kuten Wilma tai vastaava), koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden on ensin varmistettava, että tietojenkäsittely on mahdollista toteuttaa ratkaisussa lainmukaisesti. Ajanvarausten hallinnointi kuuluu opiskeluhuoltopalveluiden tehtäviin, joten koulutuksen järjestäjällä ei ole velvollisuutta tarjota käyttöliittymäänsä opiskeluhuoltopalveluiden käytettäväksi tähän tarkoitukseen, mutta opiskeluhuoltopalvelujen sujuvaksi järjestämiseksi yhteistyö eri tahojen kesken on hyvä asia.

Molempia viranomaisia koskevia tiedonhallinnan ja tietojen käsittelyn velvoitteita sisältyy useaan säädökseen. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden tulisi esimerkiksi tarkistaa, edellyttääkö suunniteltu ratkaisu tiedonhallintalain mukaisen muutosvaikutustenarvioinnin sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyn tietosuojan vaikutustenarvioinnin laatimista (ks. linkki alla). Huomioitavia velvoitteita sisältyy lisäksi muun muassa arkistolakiin, lakiin digitaalisten palveluiden järjestämisestä sekä laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalvelujen on myös varmistuttava, että järjestely on mahdollinen hankintalainsäädännön näkökulmasta. 

Yhteisessä viestintäratkaisussa koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut käyttävät ratkaisua toisistaan erillisinä viranomaisina, ja molempien on pystyttävä toteuttamaan niille kuuluvat lakisääteiset velvoitteet täysimääräisesti. Jos koulutuksen järjestäjän hankkimaa käyttöliittymää tai muuta vastaavaa viestintäratkaisua ei ole alun perin suunniteltu kahden eri viranomaisen käyttöä varten, sitä tulee kehittää vastaamaan lakisääteisiä velvoitteita.

Esimerkiksi opiskeluhuoltopalveluiden asiakkuus ja siihen liittyvät tiedot, kuten ajanvaraukset ja muu henkilökohtainen viestintä, ovat opiskeluhuollon salassa pidettäviä tietoja, jolloin huomioitavaksi tulee myös opiskeluhuoltopalveluihin sovellettava sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalaan kuuluva lainsäädäntö.

Koulutuksen järjestäjä vastaa siitä, että opiskelijoilla ja heidän huoltajillaan on tieto oppilaitoksen ja sen opiskelijoiden käytettävissä olevasta opiskeluhuollosta. Tiedotuksessa tulee tarjota tietoa siitä, mitä opiskeluhuoltopalveluja on saatavilla ja miten niiden piiriin pääsee. Opiskeluhuollosta on tiedotettava saavutettavalla tavalla, ja tarvittaessa on käytettävä vaihtoehtoisia kommunikoinnin menetelmiä ja tarvittavia kieliä, kuten esimerkiksi viittomakieltä ja selkokieltä. Koulutuksen järjestäjä voi käyttää Wilmaa tai muuta vastaavaa ratkaisua opiskeluhuoltopalveluista tiedottaessaan, kunhan tietosuoja-asetuksen ja tiedonhallintalain ja muiden lakien vaatimukset on huomioitu. Saavutettavuudesta on säädetty tarkemmin laissa digitaalisten palveluiden tarjoamisesta.

Opiskeluhuoltopalveluja ohjaa ja kehittää Terveyden ja hyvinvoinnin laitos yhteistyössä Opetushallituksen kanssa, kumpikin oman hallinnonalansa mukaisesti. Opetushallituksen tehtäviin kuuluu myös antaa ohjausta ja neuvontaa toimialallaan.

Opetushallituksella ei sen sijaan ole toimivaltaa valvoa, toimiiko koulutuksen järjestäjä lain mukaisesti. Opetushallitus voi siten yleisellä tasolla ohjeistaa esimerkiksi tietojen käsittelyyn kohdistuvista vaatimuksista, mutta se ei voi linjata täyttääkö koulutuksen järjestäjän käyttämä tietojärjestelmä tai sen käyttöliittymä (kuten Wilma) kyseiset vaatimukset. Sosiaali- ja terveyspalveluja valvovat Aluehallintovirastot ja Valvira. 

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa psykologille opiskelijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko opiskelijalla oikeus saada psykologipalveluita. Psykologille saa myös luovuttaa opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun psykologilla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan.

Jos psykologi tarvitsee muita tietoja psykologipalveluiden toteuttamista varten, psykologi määrittelee tarvitsemansa tiedot tapauskohtaisesti. Näiden tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta psykologipalveluihin Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa kuraattorille opiskelijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedon opiskelijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko opiskelijalla oikeus saada kuraattoripalveluita. Kuraattorille saa myös luovuttaa opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun kuraattorilla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan. Jos kuraattorilla on tarve saada opiskelijaan liittyviä muita tietoja palvelun tarpeen ja kiireellisyyden arviointia varten, kuraattori määrittelee tapauskohtaisesti tarvitsemansa välttämättömät tiedot. Näiden tietojen luovuttaminen perustuu suoraan lakiin, eikä tietojen luovuttamiseen pyydetä suostumusta.

Jos kuraattori tarvitsee muita tietoja kuraattoripalveluiden toteuttamista varten, kuraattori määrittelee tarvitsemansa välttämättömät tiedot tapauskohtaisesti. Välttämättömien tietojen luovuttaminen perustuu suoraan lakiin (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 20 §), eikä tietojen luovuttamiseen pyydetä suostumusta. Muiden kuin välttämättömien tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta kuraattoripalveluihin Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa terveydenhoitajalle opiskelijan nimen, syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä ja koulu- ja opiskeluterveydenhuollon terveystarkastusten järjestämistä varten. Terveydenhoitajalle saa myös luovuttaa opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun terveydenhoitajalla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan. Näiden tietojen luovuttaminen perustuu suoraan lakiin, eikä tietojen luovuttamiseen pyydetä suostumusta.

Jos terveydenhoitaja tarvitsee muita tietoja opiskelijan tuen tarpeen selvittelyä ja tukemista varten, terveydenhoitaja määrittelee tapauskohtaisesti tarvitsemansa tiedot. Näiden tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).

Sukupuolen vahvistamisesta annetun lain mukaan henkilö vahvistetaan kuuluvaksi toiseen sukupuoleen kuin mihin hänet on väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009) tarkoitettuun väestötietojärjestelmään merkitty, jos laissa säädetyt edellytykset täyttyvät. Sukupuolen vahvistamista seuraa rekistereiden, asiakirjojen, henkilöllisyystodistusten ja vastaavien muuttaminen siltä osin, kuin muutos vaikuttaa niissä oleviin merkintöihin. Tämä voi koskea myös koulutodistuksia.

Koulun tai oppilaitoksen entisellä oppilaalla tai opiskelijalla, joka on vahvistanut sukupuolensa, on oikeus saada uusi, nykyisellä nimellään ja henkilötunnuksellaan varustettu todistus. Todistuksesta ei saa ilmetä suoraan tai epäsuorasti, että hän on vahvistanut sukupuolensa. Vanha todistus on kuitenkin säilytettävä. Todistus päivätään aikaisemman todistuksen tilalle annettavan todistuksen laatimisajankohtaan.

Jos opiskelijalla on jo tutkinnon osan suorittamiseen riittävä osaaminen, ei ole tarpeen tehdä kumpaakaan  sopimuksista. Koulutussopimus ja oppisopimus tehdään tilanteissa, joissa osaamista hankitaan työpaikalla. Jos osaamista ei ole tarkoitus hankkia työpaikalla, riittää, että opiskelijan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelmien yhteydessä sovitaan, missä ja milloin opiskelija osaamisensa osoittaa.