Usein kysytyt kysymykset

Perusopetuslain 40 §:n mukaan, kun esiopetukseen osallistuva lapsi siirtyy toisen opetuksen järjestäjän 26 a §:n mukaiseen esiopetukseen tai 26 §:n mukaan järjestämään perusopetukseen, on aikaisemman opetuksen järjestäjän salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava lapsen opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen järjestäjän pyynnöstä. 

Oppivelvollisuuslain 23 §:n mukaan oppivelvollisen siirtyessä toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen, aikaisemman koulutuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppivelvollisen koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle koulutuksen järjestäjälle. Opetuksen järjestäjä päättää, miten tietojen luovutus käytännössä toteutetaan. Kaikkia tietoja ei tule automaattisesti siirtää, sillä luovutettavien tietojen välttämättömyys tulee harkita tapauskohtaisesti. Opetuksen järjestäjä päättää, kuka sen henkilökunnasta käytännössä vastaa tietojen siirtämisestä. 

Opiskelijan siirtyessä saman opetuksen järjestäjän yksikköön kysymys ei ole tietojen luovuttamisesta. Oppilaitoksen henkilökunnalla oikeus opiskelijaa koskeviin tietoihin niiltä osin kuin tietoja tarvitaan työtehtävien hoitamiseksi.

Mahdolliseen tiedonsiirtopalaveriin osallistuvat ainoastaan ne opetuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalvelujen henkilöstön edustajat, joiden tehtäviin asia kuuluu.

Kun opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta, tai kun sen jäsenet toteuttavat jo suunniteltuja ja sovittuja yksilökohtaisen opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet voivat tehdä kirjauksia opiskeluhuoltokertomukseen, jotka tallennetaan opiskeluhuoltorekisteriin.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojärjestelmästä, jossa opiskeluhuoltorekisterin tietoja käsitellään, joten koulutuksen järjestäjän tehtävänä on määritellä tarvittavat käyttöoikeudet asiantuntijaryhmän jäsenille. Käyttöoikeudet on määriteltävä käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan, ja ne on pidettävä ajantasaisina. Käytöstä on kerättävä tarpeelliset lokitiedot. Koulutuksen järjestäjän on huomioitava myös muussa lainsäädännössä asetetut vaatimukset käsittelyn turvallisuudelle ja käyttäjien tunnistamiselle. Näitä vaatimuksia sisältyy muun muassa tietosuoja-asetukseen, tiedonhallintalakiin sekä digipalvelulakiin.

Monialaisen asiantuntijaryhmän kokoamiseen ja sen kokoonpanoon vaaditaan opiskelijan (tai tilanteen mukaan hänen huoltajansa) suostumus, joten koulutuksen järjestäjän on määriteltävä ryhmän jäsenten käyttöoikeudet opiskeluhuoltorekisteriin opiskelijakohtaisesti ja suostumusta noudattaen. Jos suostumus perutaan esimerkiksi tietyn ryhmän jäsenen osalta, hänen käyttöoikeutensa opiskeluhuoltorekisteriin on poistettava. Käyttöoikeudet poistetaan myös silloin, kun asiantuntijaryhmä ei enää työskentele. Jos ryhmään tulee uusi jäsen suostumuksen perusteella, hänelle annetaan käyttöoikeus rekisteriin. Asiantuntijaryhmään mahdollisesti osallistuville, oppilaitoksen ulkopuolisille asiantuntijoille tai opiskelijan läheisille ei kuitenkaan voida antaa käyttöoikeuksia opiskeluhuoltorekisteriin.

Jos koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut haluavat tarjota mahdollisuuden opiskeluhuoltopalvelujen ajanvaraukseen yhteisessä käyttöliittymässä (kuten Wilma tai vastaava), koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden on ensin varmistettava, että tietojenkäsittely on mahdollista toteuttaa ratkaisussa lainmukaisesti. Ajanvarausten hallinnointi kuuluu opiskeluhuoltopalveluiden tehtäviin, joten koulutuksen järjestäjällä ei ole velvollisuutta tarjota käyttöliittymäänsä opiskeluhuoltopalveluiden käytettäväksi tähän tarkoitukseen, mutta opiskeluhuoltopalvelujen sujuvaksi järjestämiseksi yhteistyö eri tahojen kesken on hyvä asia.

Molempia viranomaisia koskevia tiedonhallinnan ja tietojen käsittelyn velvoitteita sisältyy useaan säädökseen. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden tulisi esimerkiksi tarkistaa, edellyttääkö suunniteltu ratkaisu tiedonhallintalain mukaisen muutosvaikutuksen arvioinnin sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyn tietosuojan vaikutustenarvioinnin laatimista (ks. linkki alla). 

Huomioitavia velvoitteita sisältyy lisäksi muun muassa arkistolakiin, digitaalisten palveluiden järjestämisestä annettuun lakiin sekä sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettuun lakiin. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalvelujen on myös varmistuttava, että järjestely on mahdollinen hankintalainsäädännön näkökulmasta. 

Yhteisessä viestintäratkaisussa koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut käyttävät ratkaisua toisistaan erillisinä viranomaisina, ja molempien on pystyttävä toteuttamaan niille kuuluvat lakisääteiset velvoitteet täysimääräisesti. Jos koulutuksen järjestäjän hankkimaa käyttöliittymää tai muuta vastaavaa viestintäratkaisua ei ole alun perin suunniteltu kahden eri viranomaisen käyttöä varten, sitä tulee kehittää vastaamaan lakisääteisiä velvoitteita. Esimerkiksi opiskeluhuoltopalveluiden asiakkuus ja siihen liittyvät tiedot, kuten ajanvaraukset ja muu henkilökohtainen viestintä, ovat opiskeluhuollon salassa pidettäviä tietoja, jolloin huomioitavaksi tulee myös opiskeluhuoltopalveluihin sovellettava sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalaan kuuluva lainsäädäntö. 

Opiskeluhuoltopalveluja ohjaa ja kehittää Terveyden ja hyvinvoinnin laitos yhteistyössä Opetushallituksen kanssa, kumpikin oman hallinnonalansa mukaisesti. Opetushallituksen tehtäviin kuuluu myös antaa ohjausta ja neuvontaa toimialallaan. 

Opetushallituksella ei sen sijaan ole toimivaltaa valvoa, toimiiko koulutuksen järjestäjä lain mukaisesti. Opetushallitus voi siten yleisellä tasolla ohjeistaa esimerkiksi tietojen käsittelyyn kohdistuvista vaatimuksista, mutta se ei voi linjata täyttääkö koulutuksen järjestäjän käyttämä tietojärjestelmä tai sen käyttöliittymä (kuten Wilma) kyseiset vaatimukset. Koulutuksen järjestäjän toiminnan laillisuutta valvovat muun muassa Aluehallintovirastot. 

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa psykologille opiskelijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko opiskelijalla oikeus saada psykologipalveluita. Psykologille saa myös luovuttaa opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun psykologilla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan.

Jos psykologi tarvitsee muita tietoja psykologipalveluiden tarpeen arviointia tai toteuttamista varten, psykologi määrittelee tarvitsemansa tiedot tapauskohtaisesti. Näiden tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan alaikäisen opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen. 

Opiskelijan ja tämän huoltajan tietojen luovuttaminen psykologipalveluihin edellyttää, että opiskelijan asia on tullut hoidettavaksi psykologipalveluun.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta psykologipalveluihin Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa kuraattorille opiskelijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedon opiskelijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko opiskelijalla oikeus saada kuraattoripalveluita. Kuraattorille saa myös luovuttaa opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun kuraattorilla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan. Näiden tietojen luovuttaminen perustuu suoraan lakiin, eikä tietojen luovuttamiseen pyydetä suostumusta. 

Jos kuraattori tarvitsee muita tietoja kuraattoripalveluiden tarpeen ja kiireellisyyden arviota tai palvelun toteuttamista varten, kuraattori määrittelee tarvitsemansa välttämättömät tiedot tapauskohtaisesti. Välttämättömien tietojen luovuttaminen perustuu suoraan lakiin (sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 64 § 1 momentti), eikä tietojen luovuttamiseen pyydetä suostumusta. Muiden kuin välttämättömien tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan alaikäisen opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen.

Opiskelijan ja tämän huoltajan tietojen luovuttaminen kuraattoripalveluihin edellyttää, että opiskelijan asia on tullut hoidettavaksi kuraattoripalveluun.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta kuraattoripalveluihin Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa koulu- tai opiskeluterveydenhuoltoon (terveydenhoitaja, lääkäri) opiskelijan nimen, syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä ja koulu- ja opiskeluterveydenhuollon terveystarkastusten järjestämistä varten. Koulu- tai opiskeluterveydenhuoltoon luovutetaan myös opiskelijan huoltajan nimi, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, jos esimerkiksi terveydenhoitajalla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan. Näiden tietojen luovuttaminen perustuu suoraan lakiin, eikä tietojen luovuttamiseen pyydetä suostumusta.

Jos koulu- tai opiskeluterveydenhuollon terveydenhoitaja tai lääkäri tarvitsevat muita tietoja opiskelijan tuen tarpeen selvittelyä ja tukemista varten, he määrittelevät tapauskohtaisesti tarvitsemansa tiedot. Näiden tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan alaikäisen opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen. 

Molemmilla koulu- ja opiskelijaterveydenhuollon ammattilaisilla (terveydenhoitaja, lääkäri) on oikeus käsitellä koulutuksen järjestäjän luovuttamia tietoja. 

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).

Opiskelija suorittaa samanaikaisesti samassa ammatillisessa tutkinnon perusteessa määritellyn valinnaisen tutkinnon osan toisella koulutuksen järjestäjällä. Tällöin toisella koulutuksen järjestäjällä suoritetusta valinnaisesta tutkinnon osasta ei tehdä tunnustamispäätöstä eikä todistukseen viitemerkintää, koska kyseessä ovat samat tutkinnon perusteet, eikä viitetieto toisi todistuksessa lisäarvoa.

Lue lisää

Alla on kuvattu osaamisen tunnustaminen kolmessa eri tilanteessa:

1. Opiskelija suorittaa valinnaisen tutkinnon osan saman tutkinnon uudemmasta tutkinnon perusteesta. Tällöin ko. tutkinnon osa tunnustetaan sisällyttämällä osaksi suoritettavaa tutkintoa tutkinnon muodostumisen mukaisesti kohtaan tutkinnon osa toisesta ammatillisesta perustutkinnosta, ammattitutkinnosta tai erikoisammattitutkinnosta. Todistukseen merkitään viitetieto todistusmääräyksen mukaisesti. Tämä tehdään, jotta tiedetään, minkä perusteen mukaan tutkinnon osa on suoritettu.
2. Kun opiskelija suorittaa samanaikaisesti tutkinnon osan toisesta ammatillisesta tutkinnosta, hänelle annetaan toisesta tutkinnosta todistus suoritetusta tutkinnon osasta. Kyseinen tutkinnon osa tunnustetaan sisällyttämällä osaksi suoritettavaa tutkintoa. Todistukseen merkitään viitetieto todistusmääräyksen mukaisesti, jotta tiedetään, mistä tutkinnosta tutkinnon osa on suoritettu.
3. Opiskelijan aiemmin suorittama toisen ammatillisen tutkinnon tutkinnon osa voidaan tunnustaa valinnaiseksi tutkinnon osaksi tutkinnon muodostumisen mukaisesti. Osaamisen ajantasaisuus tulee selvittää, mikäli osaaminen on hankittu ei-voimassa olevien tutkinnon perusteiden mukaisesti. Todistukseen merkitään viitetieto todistusmääräyksen mukaisesti, jotta tiedetään, mistä tutkinnosta tutkinnon osa on suoritettu.

Voimassa olevien ja siirtymäajalla olevien tutkinnon perusteiden mukaan suoritetun tutkinnon osan osalta opiskelijan osaamisen ajantasaisuutta ei tarvitse arvioida. Ei-voimassa olevien tutkinnon perusteiden mukaan suoritetun tutkinnon osan osalta osaamisen ajantasaisuus tulee sen sijaan arvioida. Arvioinnin tekee kaksi kelpoista opettajaa oppaan kohdan 2.3.2. mukaisesti.

Opetushallitus suosittelee, että opiskelijan kanssa keskusteltaisiin siitä, onko toisen tutkinnon ei-voimassa olevan tutkinnon perusteen mukaista osaamista tarpeen tunnustaa suoritettavaan tutkintoon, vai olisiko hyödyllisempää hankkia uutta osaamista. Kohtaan ”Tutkinnon osa toisesta ammatillisesta perustutkinnosta, ammattitutkinnosta tai erikoisammattitutkinnosta” ei voida tunnustaa vanhempia kuin Ammattitutkintolain (L 306/1994) mukaisia tutkinnon osia.

Lue lisää

Opiskelijan henkilökohtaistamisessa sovitaan, että opiskelija suorittaa 30 osp:n laajuisen tutkinnon osan ammattitutkinnosta osana perustutkinnon suorittamista. Tutkinnon osa tunnustetaan perustutkintoon tutkinnon muodostumisessa kohtaan ”Tutkinnon osa toisesta ammatillisesta perustutkinnosta, ammattitutkinnosta tai erikoisammattitutkinnosta”, jonka laajuus on 5–15 osp.

Suoritettavassa perustutkinnossa ammattitutkinnon tutkinnon osan laskennallinen laajuus on siis 15 osp. Tätä laskennallista laajuutta käytetään tutkintotodistuksen keskiarvon laskennassa.

Tutkintotodistukseen ammattitutkinnosta tunnustettu tutkinnon osa merkitään 30 osp:n laajuisena. Tunnustamisen viitetietoihin kirjataan puolestaan tutkinnon osan laskennallinen laajuus 15 osp Opetushallituksen todistusmääräyksen mukaisesti.

Lue lisää