Usein kysytyt kysymykset

Kun opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta, tai kun sen jäsenet toteuttavat jo suunniteltuja ja sovittuja yksilökohtaisen opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet voivat tehdä kirjauksia opiskeluhuoltokertomukseen, jotka tallennetaan opiskeluhuoltorekisteriin.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojärjestelmästä, jossa opiskeluhuoltorekisterin tietoja käsitellään, joten koulutuksen järjestäjän tehtävänä on määritellä tarvittavat käyttöoikeudet asiantuntijaryhmän jäsenille. Käyttöoikeudet on määriteltävä käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan, ja ne on pidettävä ajantasaisina. Käytöstä on kerättävä tarpeelliset lokitiedot. Koulutuksen järjestäjän on huomioitava myös muussa lainsäädännössä asetetut vaatimukset käsittelyn turvallisuudelle ja käyttäjien tunnistamiselle. Näitä vaatimuksia sisältyy muun muassa tietosuoja-asetukseen, tiedonhallintalakiin sekä digipalvelulakiin.

Monialaisen asiantuntijaryhmän kokoamiseen ja sen kokoonpanoon vaaditaan opiskelijan (tai tilanteen mukaan hänen huoltajansa) suostumus, joten koulutuksen järjestäjän on määriteltävä ryhmän jäsenten käyttöoikeudet opiskeluhuoltorekisteriin opiskelijakohtaisesti ja suostumusta noudattaen. Jos suostumus perutaan esimerkiksi tietyn ryhmän jäsenen osalta, hänen käyttöoikeutensa opiskeluhuoltorekisteriin on poistettava. Käyttöoikeudet poistetaan myös silloin, kun asiantuntijaryhmä ei enää työskentele. Jos ryhmään tulee uusi jäsen suostumuksen perusteella, hänelle annetaan käyttöoikeus rekisteriin. Asiantuntijaryhmään mahdollisesti osallistuville, oppilaitoksen ulkopuolisille asiantuntijoille tai opiskelijan läheisille ei kuitenkaan voida antaa käyttöoikeuksia opiskeluhuoltorekisteriin.

Jos koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut haluavat tarjota mahdollisuuden opiskeluhuoltopalvelujen ajanvaraukseen yhteisessä käyttöliittymässä (kuten Wilma tai vastaava), koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden on ensin varmistettava, että tietojenkäsittely on mahdollista toteuttaa ratkaisussa lainmukaisesti. Ajanvarausten hallinnointi kuuluu opiskeluhuoltopalveluiden tehtäviin, joten koulutuksen järjestäjällä ei ole velvollisuutta tarjota käyttöliittymäänsä opiskeluhuoltopalveluiden käytettäväksi tähän tarkoitukseen, mutta opiskeluhuoltopalvelujen sujuvaksi järjestämiseksi yhteistyö eri tahojen kesken on hyvä asia.

Molempia viranomaisia koskevia tiedonhallinnan ja tietojen käsittelyn velvoitteita sisältyy useaan säädökseen. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden tulisi esimerkiksi tarkistaa, edellyttääkö suunniteltu ratkaisu tiedonhallintalain mukaisen muutosvaikutuksen arvioinnin sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyn tietosuojan vaikutustenarvioinnin laatimista (ks. linkki alla). 

Huomioitavia velvoitteita sisältyy lisäksi muun muassa arkistolakiin, digitaalisten palveluiden järjestämisestä annettuun lakiin sekä sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettuun lakiin. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalvelujen on myös varmistuttava, että järjestely on mahdollinen hankintalainsäädännön näkökulmasta. 

Yhteisessä viestintäratkaisussa koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut käyttävät ratkaisua toisistaan erillisinä viranomaisina, ja molempien on pystyttävä toteuttamaan niille kuuluvat lakisääteiset velvoitteet täysimääräisesti. Jos koulutuksen järjestäjän hankkimaa käyttöliittymää tai muuta vastaavaa viestintäratkaisua ei ole alun perin suunniteltu kahden eri viranomaisen käyttöä varten, sitä tulee kehittää vastaamaan lakisääteisiä velvoitteita. Esimerkiksi opiskeluhuoltopalveluiden asiakkuus ja siihen liittyvät tiedot, kuten ajanvaraukset ja muu henkilökohtainen viestintä, ovat opiskeluhuollon salassa pidettäviä tietoja, jolloin huomioitavaksi tulee myös opiskeluhuoltopalveluihin sovellettava sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalaan kuuluva lainsäädäntö. 

Opiskeluhuoltopalveluja ohjaa ja kehittää Terveyden ja hyvinvoinnin laitos yhteistyössä Opetushallituksen kanssa, kumpikin oman hallinnonalansa mukaisesti. Opetushallituksen tehtäviin kuuluu myös antaa ohjausta ja neuvontaa toimialallaan. 

Opetushallituksella ei sen sijaan ole toimivaltaa valvoa, toimiiko koulutuksen järjestäjä lain mukaisesti. Opetushallitus voi siten yleisellä tasolla ohjeistaa esimerkiksi tietojen käsittelyyn kohdistuvista vaatimuksista, mutta se ei voi linjata täyttääkö koulutuksen järjestäjän käyttämä tietojärjestelmä tai sen käyttöliittymä (kuten Wilma) kyseiset vaatimukset. Koulutuksen järjestäjän toiminnan laillisuutta valvovat muun muassa Aluehallintovirastot. 

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa psykologille opiskelijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko opiskelijalla oikeus saada psykologipalveluita. Psykologille saa myös luovuttaa opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun psykologilla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan.

Jos psykologi tarvitsee muita tietoja psykologipalveluiden tarpeen arviointia tai toteuttamista varten, psykologi määrittelee tarvitsemansa tiedot tapauskohtaisesti. Näiden tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan alaikäisen opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen. 

Opiskelijan ja tämän huoltajan tietojen luovuttaminen psykologipalveluihin edellyttää, että opiskelijan asia on tullut hoidettavaksi psykologipalveluun.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta psykologipalveluihin Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa kuraattorille opiskelijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedon opiskelijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko opiskelijalla oikeus saada kuraattoripalveluita. Kuraattorille saa myös luovuttaa opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun kuraattorilla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan. Näiden tietojen luovuttaminen perustuu suoraan lakiin, eikä tietojen luovuttamiseen pyydetä suostumusta. 

Jos kuraattori tarvitsee muita tietoja kuraattoripalveluiden tarpeen ja kiireellisyyden arviota tai palvelun toteuttamista varten, kuraattori määrittelee tarvitsemansa välttämättömät tiedot tapauskohtaisesti. Välttämättömien tietojen luovuttaminen perustuu suoraan lakiin (sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 64 § 1 momentti), eikä tietojen luovuttamiseen pyydetä suostumusta. Muiden kuin välttämättömien tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan alaikäisen opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen.

Opiskelijan ja tämän huoltajan tietojen luovuttaminen kuraattoripalveluihin edellyttää, että opiskelijan asia on tullut hoidettavaksi kuraattoripalveluun.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta kuraattoripalveluihin Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).

Koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa koulu- tai opiskeluterveydenhuoltoon (terveydenhoitaja, lääkäri) opiskelijan nimen, syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä ja koulu- ja opiskeluterveydenhuollon terveystarkastusten järjestämistä varten. Koulu- tai opiskeluterveydenhuoltoon luovutetaan myös opiskelijan huoltajan nimi, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, jos esimerkiksi terveydenhoitajalla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan. Näiden tietojen luovuttaminen perustuu suoraan lakiin, eikä tietojen luovuttamiseen pyydetä suostumusta.

Jos koulu- tai opiskeluterveydenhuollon terveydenhoitaja tai lääkäri tarvitsevat muita tietoja opiskelijan tuen tarpeen selvittelyä ja tukemista varten, he määrittelevät tapauskohtaisesti tarvitsemansa tiedot. Näiden tietojen luovuttaminen edellyttää suostumusta opiskelijalta tai hänen huoltajaltaan alaikäisen opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen. 

Molemmilla koulu- ja opiskelijaterveydenhuollon ammattilaisilla (terveydenhoitaja, lääkäri) on oikeus käsitellä koulutuksen järjestäjän luovuttamia tietoja. 

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojen luovuttamisen lainmukaisuudesta. Lue tarkemmin tietojen luovuttamisesta koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon Opetushallituksen tukimateriaalista (ks. linkki alla).

TUVA-koulutuksessa ei opiskella koulutus- tai oppisopimuksella, joten tällaisia sopimuksia ei tehdä. Työelämään tutustumisen järjestämiseksi TUVA-koulutuksen järjestäjä tekee yhteistyötä työ- ja elinkeinoelämän kanssa. Koulutuksen järjestäjä laatii yhteistyössä työelämän edustajan kanssa vapaamuotoisen sopimuksen, jossa kuvataan työelämään tutustumiseen liittyvät menettelyt sekä voimassa olevat vastuu- ja vakuutuskäytänteet. Sopimuksen sisällöissä voidaan hyödyntää esimerkiksi koulutussopimuksen tai työhöntutustumissopimuksen (TET) malleja. 

Oppivelvollinen, joka on jo aiemmin suorittanut valmentavan koulutuksen, voidaan ottaa uudelleen valmentavaan koulutukseen, jos hänellä ei ole soveltuvaa koulutuspaikkaa tutkintoon johtavassa koulutuksessa (1215/2020, 8 §). Tällöin opiskelijan henkilökohtainen opiskelusuunnitelma tulee laatia siten, että siihen sisältyvät opinnot täydentävät aikaisempia koulutuksen osien sisältöjä. Täydentävät opinnot tulee suunnitella niin, että opiskelija valmentautuu joko lukion tai ammatillisen koulutuksen opintoihin ja siirtyy mahdollisimman joustavasti tutkintokoulutukseen. Jos opiskelijalle on jo annettu todistus suoritetusta TUVA-koulutuksesta, täydentävistä opinnoista annetaan todistus suoritetuista opinnoista.