Usein kysytyt kysymykset

Pedagogiset asiakirjat ovat opetuksen järjestämistä ohjaavia asiakirjoja, joiden laatimisesta vastaa ensi sijassa oppilaan opetuksesta vastaavat henkilöt. Oppimissuunnitelma laaditaan, jollei siihen ole ilmeistä estettä, yhteistyössä oppilaan ja huoltajan sekä tarvittaessa oppilaan muun laillisen edustajan kanssa (Perusopetuslaki 16 a §). 

Syy laatia pedagogisia asiakirjoja voi perustua opiskeluhuollon ammattilaisten tekemään psykososiaaliseen tai lääketieteellisen arvioon (Perusopetuslaki 16 a ja 17 §:t) mutta niiden laatimisesta vastaavat oppilaan opetuksesta vastaavat henkilöt. Ennen erityisen tuen päätöstä on kuultava oppilasta ja tämän huoltajaa tai laillista edustajaa sekä tehtävä selvitys oppilaan saamasta tehostetusta tuesta ja oppilaan kokonaistilanteesta oppilashuollon ammattihenkilöiden kanssa moniammatillisena yhteistyönä (Perusopetuslaki 17 §). 

Oppimisen ja koulunkäynnin tuessa ei ole kyse opiskeluhuollosta eikä se edellytä oppilaan tai hänen huoltajansa suostumusta. Oppilaan tietojen käsittely perustuu siten suoraan lakiin silloin, kun kyse on perusopetuslain 16 a §:ssä säädetystä moniammatillisesta käsittelystä tehostetun tuen aloittamiseksi ja järjestämiseksi tai 17.3 §:n mukaisesta selvityksestä erityisen tuen tarpeen arvioimiseksi. 

Huoltajan lupaa ei siis tarvita pyydettäessä opiskeluhuollolta tietoja pedagogisiin asiakirjoihin tai siihen, että opiskeluhuollon asiantuntijat kutsutaan erityisen tuen palaveriin.

Oppimisen tukea koskevien tietojen tai pedagogisten asiakirjojen luovuttaminen opiskeluhuoltopalveluille edellyttää pääsääntöisesti suostumusta opiskelijalta tai tämän huoltajalta opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä riippuen. 

Kuraattorille voidaan luovuttaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 64 §:n 1 momentin nojalla sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka hyvinvointialueelle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä hyvinvointialueelle annettujen tietojen tarkistamista varten. Tietojen luovuttaminen 64 §:n perusteella siis edellyttää tapauskohtaista harkintaa.

Opiskeluhuoltopalveluja toteuttavat ammattihenkilöt eivät saa antaa henkilölle, joka ei osallistu kyseisen opiskelijan yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon opiskeluhuoltorekisteriin sisältyviä tietoja tai muuten tietoonsa saamia opiskelijaa koskevia salassa pidettäviä tietoja, jos siihen ei ole: 1) asianomaisen henkilön tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen laillisen edustajansa kirjallista, yksilöityä suostumusta; taikka 2) tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä. 

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain 23 §:ssä säädetään poikkeuksista salassapitoon. Lainkohdan perusteella salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen oikeuttaa perusopetuslain 40 §:n 2 momentti, jonka perusteella voidaan luovuttaa salassapidon estämättä opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja.

Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 17 §:n perusteella sosiaalihuollon järjestäjä tai toteuttaja saa antaa asiakirjasta salassapitovelvollisuuden estämättä tietoja, jotka ovat välttämättömiä muun muassa opetuksen tarpeen selvittämiseksi tai opetuksen järjestämiseksi tai toteuttamiseksi. Tietoja saa kuitenkin antaa vain, jos tieto on tarpeen lapsen edun tai sosiaalihuollon asiakkaan välttämättömien etujen ja oikeuksien turvaamiseksi eikä asiakkaalla itsellään ole edellytyksiä arvioida asian merkitystä. Tietoja saa antaa toiselle sosiaalihuollon viranomaiselle, sen toimeksiannosta sosiaalihuollon tehtäviä suorittavalle sekä viranomaiselle, kuten opetuksen järjestäjälle.

Perusopetuslain 40 §:n mukaan salassapidon estämättä on oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilaan opettajalle, rehtorille ja tämän lain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. 

Opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot arvioitaisiin kussakin yksittäistapauksessa erikseen. Arvioitaessa esimerkiksi opettajan oikeutta saada oppilaan terveydentilaa koskevia tietoja kouluterveydenhuollosta kyseisen säännöksen nojalla, on arvioitava, onko kyseisillä tiedoilla merkitystä oppilaan opetuksen järjestämisessä. 

Esimerkiksi jos oppilaalla on sairaus, joka opettajan tulee ottaa huomioon opetustilanteissa, kyse on säännöksessä tarkoitetusta tiedosta, joka on opettajan välttämätöntä tietää, jotta hän voi järjestää opetustilanteet siten, että oppilaan tai muiden oppilaiden turvallisuus ei vaarannu. Sama koskee esimerkiksi lukivaikeutta. Kysymys on salassa pidettävästä diagnoosista, mutta jota koskeva tieto on välttämätön opetuksen järjestämiseksi.

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain 20 §:n mukaan, jos 14 §:ssä tarkoitetussa opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta ja suunnitellaan opiskeluhuollon tukea, tai kun sen jäsenet toteuttavat jo suunniteltuja ja sovittuja yksilökohtaisia opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava opiskelijan opiskeluhuollon järjestämisen ja toteuttamisen kannalta välttämättömät tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. 

Asiantuntijaryhmä valitsee keskuudestaan vastuuhenkilön, joka vastaa prosessin etenemisestä sekä yhteisiä palavereita koskevista kirjauksista opiskeluhuoltokertomukseen. Myös opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisilla tulee olla pääsy oppilaan opiskeluhuoltokertomukseen ja he voivat tehdä siihen kirjauksia silloin, kun he ovat mukana oppilaan asiantuntijaryhmässä. 

Yksilökohtaisen monialaisen asiantuntijaryhmän kokoontumisiin voi ryhmän jäsenten lisäksi osallistua myös muita henkilöitä (esimerkiksi opiskelijan läheisiä tai opiskeluhuollon yhteistyötahoja) opiskelijan, tai hänen kypsyystasonsa niin edellyttäessä huoltajan tai muun laillisen edustajan, kirjallisen suostumuksen perusteella. Näistä ulkopuolisista osallistujista ei kuitenkaan tule asiantuntijaryhmän jäseniä. Heille taikka opiskelijalle tai huoltajille itselleen ei voida myöskään antaa käyttöoikeuksia tai oikeutta tehdä kirjauksia opiskeluhuoltorekisteriin. Kirjauksia sinne saavat tehdä vain asiantuntijaryhmän jäsenet ammatillisen harkinnan mukaisesti. 

Opiskeluhuoltokertomusten arkistoinnissa ja säilyttämisajoissa tulee noudattaa paikallista arkistonmuodostussuunnitelmaa.

Oppilas- ja opiskeluhuoltolain 14 §:n mukaan yksittäisen opiskelijan tuen tarpeen selvittämiseen ja opiskeluhuoltopalvelujen järjestämiseen liittyvät asiat käsitellään tapauskohtaisesti koottavassa monialaisessa asiantuntijaryhmässä. Asiantuntijaryhmään kuuluu aina sekä opetushenkilöstöä että opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisia. 

Asiantuntijaryhmään voidaan nimetä asiantuntijoita jäseneksi vain opiskelijan, tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa suostumuksella. Opiskelijan ja hänen läheistensä luottamuksen ja yksityiselämän suojaamiseksi ryhmän kokoonpano on tarkoituksenmukaista pitää suppeana. 

Millään ammattiryhmällä ei ole oikeutta olla aina mukana asiantuntijaryhmässä, vaan jokainen osallistuja harkitaan oppilaan tarpeen mukaan. Ei ole ketään ammattilaista, jota tarvittaisiin jokaisen oppilaan ryhmään. 

Erityisesti luokanopettajan, luokanvalvojan tai ryhmänohjaajan on suotava olla mukana, jos suostumus siihen on saatavissa. Erityisopettaja voi olla mukana vain silloin, kun hänellä on jokin selkeä rooli oppilaan yksityiskohtaisen opiskeluhuollon järjestämisessä ja suostumus on saatu. Pedagogista tukea ei lähtökohtaisesti käsitellä asiantuntijaryhmässä, vaan perusopetuslain, lukiolain tai ammatillisesta koulutuksesta annetun lain mukaisesti.

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain 14 §:n mukaan yksittäisen opiskelijan tai tietyn opiskelijaryhmän tuen tarpeen selvittämiseen ja opiskeluhuollon palvelujen järjestämiseen liittyvät asiat käsitellään tapauskohtaisesti koottavassa monialaisessa asiantuntijaryhmässä. Asiantuntijaryhmään voidaan nimetä asiantuntijoita jäseneksi vain opiskelijan, tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa suostumuksella. Asiantuntijaryhmä nimeää keskuudestaan vastuuhenkilön.

Ryhmän kokoaa se opiskeluhuollon toimija, joka havaitsee monialaisen opiskeluhuollon tarpeen ja jolle asian selvittäminen työtehtävien perusteella kuuluu. Ryhmän kokoamista ei voi määritellä tietyn henkilön tai ammattiryhmän tehtäväksi. Kukaan ammattilainen ei ole tarpeellinen kaikissa asiantuntijaryhmissä.

Tietoa konsultaatiosta löytyy Monialaisen opiskeluhuollon ja sen johtamisen oppaasta, sivulta 106 alkaen (ks. linkki alla).

Nuorisolain (1285/2016) 11 §:n mukaan koulutuksen järjestäjällä voi olla velvollisuus tai oikeus luovuttaa nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot. 

Koulutuksen järjestäjän on luovutettava nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot sen etsivää nuorisotyötä varten muusta kuin oppivelvollisesta nuoresta, joka keskeyttää opinnot ammatillisessa koulutuksessa, lukiokoulutuksessa tai tutkintokoulutukseen valmentavassa koulutuksessa.

Nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot voidaan luovuttaa etsivään nuorisotyötä varten, jos nuori on päättänyt perusopetuksen, mutta ei ole sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin tai nuori on keskeyttänyt opinnot ammatillisessa koulutuksessa, lukiokoulutuksessa tai tutkintokoulutukseen valmentavassa koulutuksessa.

Myös muu viranomainen (eli esimerkiksi kuraattori, sosiaalityöntekijä tai TE-toimiston virkailija) voivat luovuttaa tiedot nuoresta, jos viranomainen arvioi tehtävässään saamiensa tietojen perusteella ja nuoren tilanne ja tuen tarve kokonaisuudessaan huomioon otettuna nuoren tarvitsevan viipymättä tukea päästäkseen palvelujen ja muun tuen piiriin.

Tiedonhallintalain 16 §:n mukaan ”Tietojärjestelmästä vastuussa olevan viranomaisen on määriteltävä tietojärjestelmän käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet on määriteltävä käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan, ja ne on pidettävä ajantasaisina.” Koulutuksen järjestäjä vastaa käyttöoikeuksien määrittelystä. Opetushallituksella ei ole ohjetta pedagogisen suunnitelman lomakkeen näkyvyydestä.