Usein kysytyt kysymykset

Päivitetty 27.12.2022

Koulutuksen järjestäjällä tarkoitetaan tässä tekstissä esi- ja perusopetuksen, lukio- ja ammatillisen koulutuksen, tutkintokoulutukseen valmentavan koulutuksen (TUVA), työhön ja itsenäiseen elämään valmentavan koulutuksen (TELMA) sekä vapaan sivistystyön oppivelvollisuuskoulutuksen järjestäjää oppilas- ja opiskelijahuoltolain 1 §:n mukaisesti. Opiskelijalla tarkoitetaan myös esi- ja perusopetuksen oppilasta. Opiskeluhuoltopalveluilla tarkoitetaan koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoa sekä opiskeluhuollon kuraattori- ja psykologipalveluja.

Opiskelijan tietojen luovutuksella tarkoitetaan tilannetta, jossa koulutuksen järjestäjä antaa hallussaan olevia opiskelijaa koskevia tietoja hyvinvointialueille opiskeluhuoltopalvelujen ja yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi. Arjessa puhutaan yleensä tietojen siirrosta tai tiedonkulusta, joka on voitu toteuttaa erilaisin tavoin. Tietoja on voitu esimerkiksi siirtää suoraan järjestelmien välillä tai antamalla käyttöoikeuksia koulutuksen järjestäjän opiskelijahallintajärjestelmiin. Tietoja on voitu siirtää myös antamalla tarvittavista tiedoista kopio tai tuloste.

Koulutuksen järjestäjä vastaa siitä, että opiskelijan tiedot on luovutettu lain mukaisesti. Koulutuksen järjestäjän on siten ennen tietojen luovutusta tarkistettava, että laissa säädetyt edellytykset luovutukselle täyttyvät. Luovutus ja sen perusteet tulee myös kirjata ylös siten, että järjestäjä voi tarvittaessa jälkikäteen osoittaa luovutuksen olleen lainmukainen. Edellytyksiä arvioitaessa on tärkeää tunnistaa muun muassa se, mihin henkilörekisteriin luovutettavat tiedot kuuluvat, ovatko luovutettavaksi tarkoitetut tiedot julkisia vai salassa pidettäviä sekä millä menetelmällä tiedot aiotaan luovuttaa. Edellytysten arviointia käsitellään tarkemmin jäljempänä.

1. Voiko koulutuksen järjestäjä antaa pääsyn opiskelijahallintojärjestelmäänsä opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisille eli opiskeluhuollon kuraattoreille, psykologeille, terveydenhoitajille ja lääkäreille myös sen jälkeen kun nämä ovat siirtyneet hyvinvointialueiden palvelukseen vuoden 2023 alussa? 

Vaikka opiskeluhuollon kuraattorit, psykologit, terveydenhoitajat ja lääkärit siirtyvät vuodenvaihteessa hyvinvointialueiden palvelukseen, heidän oikeutensa opiskelijoiden tietojen käsittelyyn lakisääteisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi säilyy ennallaan, eikä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus muuta asiaa. Hyvinvointialueen työntekijöillä voi edelleen säilyä tunnukset sähköisiin järjestelmiin kuten Wilmaan, jos henkilön tehtäviin kuuluu oikeus käsitellä tietoja ja jos järjestelmään toteutettu katseluyhteys on lainmukainen.

Yksittäistä opiskelijaa koskevaa tietoa voidaan luovuttaa opiskeluhuoltopalvelun työntekijälle, jos kyseessä on sellainen työntekijä, joka kuuluu opiskelijan tueksi suostumuksella koottuun monialaiseen asiantuntijaryhmään. Mikäli kyseessä on työntekijä, joka ei ole mukana opiskelijan asian hoitamisessa monialaisessa yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa, voi tietoa opiskelijasta luovuttaa lain säännöksen perusteella tai suostumuksella. Tietojen luovuttamisesta on kyse esimerkiksi silloin, kun koulutuksen järjestäjä antaa toisen viranomaisen palveluksessa olevalle henkilölle, kuten hyvinvointialueen palveluksessa työskentelevälle opiskeluhuollon psykologille tai kuraattorille, pääsyn omiin tietojärjestelmiinsä ja niissä oleviin henkilötietoihin.

Mikäli rajattua, tietotarpeen mukaista pääsyä tietojärjestelmiin ei pystytä antamaan, täytyy tietojen luovuttaminen järjestää muuten kuin pääsyllä kaikkiin tietojärjestelmässä oleviin tietoihin. Opiskeluhuollon kuraattorit, psykologit, terveydenhoitajat ja lääkärit saavat käsitellä vain niitä tietoja, joita he tarvitsevat työtehtäviensä hoitamisessa. Tiedon luovuttamistilanteessa on tärkeää se, että tiedon pyytäjä pystyy yksilöimään sen, mitä tietoja hän tarvitsee ja millä perusteella. Tiedon luovuttaja saa luovuttaa vain sellaisia tietoja, joihin tiedon pyytäjällä on lakisääteinen oikeus tai asiakkaan tai tämän huoltajan suostumus.

Koulutuksen järjestäjä kerää ja käsittelee opiskelijoiden henkilötietoja koulutuksen järjestämistä varten. Nämä tiedot muodostavat koulutuksen opiskelijarekisterin, jonka tietoja säilytetään ja käsitellään koulutuksen järjestäjän opiskelijahallintojärjestelmässä. Koulutuksen järjestäjä vastaa opiskelijarekisteriin kuuluvien henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä. Tilanteessa, jossa koulutuksen järjestäjä antaa pääsyn opiskelijarekisterin tietoihin (ml. opiskelijan nimi, yhteystiedot) hyvinvointialueen kuraattorille, psykologille, terveydenhoitajalle tai lääkärille, on kyse opiskelijan henkilötietojen luovuttamisesta toiselle rekisterinpitäjälle. Koulutuksen järjestäjän on siten ennen pääsyn antamista tarkistettava, että lakisääteiset edellytykset luovutukselle täyttyvät. Luovutuksen jälkeen hyvinvointialue vastaa tietojen lainmukaisesta käsittelystä rekisterinpitäjänä siinä tarkoituksessa, johon tiedot on luovutettu.

Opiskeluhuoltoa toteuttavien terveydenhuollon ammattihenkilöiden (terveydenhoitaja, psykologi ja lääkäri) laatimat potilasasiakirjat tallennetaan terveydenhuollon lainsäädännön mukaan, ja rekisterinpitäjänä toimii palvelun järjestänyt hyvinvointialue. Opiskeluhuollon kuraattorin asiakaskertomukset tallennetaan sosiaalihuollon lainsäädännön mukaan, ja rekisterinpitäjänä toimii palvelun järjestänyt hyvinvointialue. Koulutuksen järjestäjä ylläpitää edelleen rekisterinpitäjänä monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon asiantuntijaryhmien työstä muodostuvaa rekisteriä (opiskeluhuoltorekisteri). Rekisteriin tallennetaan monialaisessa yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa asiantuntijaryhmän työstä laadittavat opiskeluhuoltokertomukset sekä muut siihen liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat ml. suostumukset. Rekisterinpitäjän eli koulutuksen järjestäjän on nimettävä rekisterille vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö määrittelee tapauskohtaisesti käyttöoikeudet kaikille opiskelijan asiantuntijaryhmään osallistuville opiskeluhuollon ammattilaisille (opettajille ja opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisille) rekisteriin tallennettaviin tietoihin.

Opiskelijarekisterin julkisten henkilötietojen luovuttamiseen sovelletaan julkisuuslain 16 §:n 3 momenttia. Säännöksen mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Luovutuksessa on myös noudatettava yleisiä tietosuojaperiaatteita. Edellä mainittu tarkoittaa muun muassa sitä, että luovutuksensaajalla on oltava tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste tietojen käsittelyyn ja että luovutettavat tiedot ovat tarpeellisia kuraattorien, psykologien, terveydenhoitajan ja lääkärin tehtävien hoitamiseksi. Luovutus on myös toteutettava tietoturvallisesti. Mikäli luovutettaviin tietoihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja, tietoja voidaan luovuttaa julkisuuslain 26 §:n mukaisesti vain suostumuksella tai jos tiedonsaantioikeudesta tai velvollisuudesta luovuttamiseen on erikseen säädetty.

Koulutuksen järjestäjän on myös huomioitava tietojen luovutustapaan liittyvät säännökset. Mikäli tietojen luovutus toteutetaan antamalla käyttöoikeus järjestelmään, kyse on katseluyhteyden avaamisesta toiselle viranomaiselle. Katseluyhteyden avaamisen edellytyksistä säädetään tarkemmin tiedonhallintalain 23 §:ssä. Katseluyhteyden avaaminen edellyttää muun muassa sitä, että katselumahdollisuus on rajattu vain yksittäisiin hakuihin, jotka voivat kohdistua tiedonsaantioikeuden mukaisiin tarpeellisiin tai välttämättömiin tietoihin. Tietoja on lisäksi mahdollisuus luovuttaa myös teknisen rajapinnan välityksellä. Katseluyhteyden avaamisen ja teknisen rajapinnan käytön edellytyksiä on käsitelty tarkemmin tiedonhallintalautakunnan suosituksessa 2021:21. Rekisterinpitäjän on mahdollista luovuttaa tietoa toiselle rekisterinpitäjälle myös muuten kuin vain antamalla käyttöoikeuksia, esimerkiksi salatulla sähköpostilla.

2. Voiko koulutuksen järjestäjä luovuttaa opiskelijoiden nimet ja syntymäajat koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon?

Opiskelijoiden nimet, syntymäajat ja muut perustiedot sisältyvät koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteriin. Tietojen luovutus opiskelijarekisteristä koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon määräytyy samojen säännösten mukaisesti kuin mitä edellä kohdassa 1 on esitetty yksilökohtaisen opiskeluhuollon osalta.

Tietosuojavaltuutettu on arvioinut ratkaisussaan (TSV 95/41/2000, 31.5.2000) opiskelijoiden nimi- ja syntymäaikatietojen luovuttamista koulu- ja opiskeluterveydenhuollon palveluiden järjestämiseksi. Ratkaisun perusteella koulutuksen järjestäjä voi jatkossakin luovuttaa opiskelijan nimen ja syntymäajan näiden palveluiden järjestämistä varten niiltä osin, kuin tiedot ovat tarpeen hyvinvointialueen lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi. Myös tieto opiskelijan luokasta ja ryhmästä voidaan luovuttaa, mikäli tieto on tässä tarkoituksessa tarpeellinen. Hyvinvointialueen velvoitteesta koulu- ja opiskeluterveydenhuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvistä tehtävistä on säädetty tarkemmin muun muassa terveydenhuoltolain 15 a, 16 ja 17 §:ssä. Ratkaisun mukaan opiskelijan henkilötunnus voidaan koulu- ja opiskeluterveydenhuollossa kerätä kuitenkin vasta hoitosuhteen alkaessa opiskelijalta itseltään.

Päivitetty 27.12.2022. Lisätty tarkennus, että hyvinvointialueen työntekijöillä voi edelleen säilyä tunnukset sähköisiin järjestelmiin kuten Wilmaan, jos henkilön tehtäviin kuuluu oikeus käsitellä tietoja ja jos järjestelmään toteutettu katseluyhteys on lainmukainen.

Tieto oppilaan ja opiskelijan poissaolosta on julkinen tieto. Poissaolon syy voi kuitenkin olla salassa pidettävä, kuten sairaus, eikä se saa ilmetä tietoa luovutettaessa. Jos poissaolotietoja annetaan pidemmältä ajanjaksolta, on arvioitava, kuvaako tieto oppilaan henkilökohtaisia ominaisuuksia, kuten elämäntapaa, jolloin tieto saattaa olla salassa pidettävä, eikä sitä saa antaa.

Poissaolotietoja käsiteltäessä on huomioitava tietosuoja-asetuksen vaatimukset henkilötietojen käsittelystä. Vaikka kysymys on julkisista tiedoista, ei henkilöön yhdistettävissä olevia poissaolotietoja saa luovuttaa ulkopuolisille, esimerkiksi luovuttamalla tieto kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa sitä pyytävälle tai asettamalla tiedot julkisesti nähtäville.

Suora linkki tähän vastaukseen: https://www.oph.fi/fi/usein-kysyttya/poissaolotiedon-julkisuus

Oppilas- ja opiskelijahuollon yhteydessä kirjattavat ja asiaankuuluville tahoille lähetettävät tietokokonaisuudet pitävät tyypillisesti sisällään julkisuuslain perusteella salassa pidettäviä tietoja sekä tietosuoja-asetuksen tarkoittamia henkilötietoja, joiden käsittelyssä on noudatettava huolellisuutta. Kirjaamiseen ja tiedonvaihtoon käytettävän tietojärjestelmän tietoturvan on oltava sen tasoinen, että siinä voidaan viestiä salassa pidettäviä tietoja ilman, että tietosuoja vaarantuu.

Opetushallitus tai muut valtion viranomaiset eivät hyväksy tai sertifioi tietojärjestelmiä, eikä Opetushallitus siksi voi ottaa kantaa yksittäisten tietojärjestelmien, kuten laajalti käytetyn Wilman, tietoturvallisuuteen, vaan tämä on opetuksen tai koulutuksen järjestäjän tehtävä.

Suora linkki tähän vastaukseen: https://www.oph.fi/fi/usein-kysyttya/oppilas-ja-opiskelijahuollon-sahkoiset-jarjestelmat

Kunta opetuksen järjestäjänä vastaa opiskeluhuoltopalveluiden järjestämisestä koulujensa oppilaille. Terveydenhuoltolain perusteella kunta on velvollinen järjestämään kouluterveydenhuoltopalvelut kaikkien alueellaan sijaitsevien koulujen oppilaille opetuksen tai koulutuksen järjestäjästä riippumatta. Psykologi- ja kuraattoripalveluista vastaa kunta, ellei yksityinen taho tai valtio opetuksen tai koulutuksen järjestäjänä päätä järjestää näitä palveluja osittain tai kokonaan omana toimintanaan ja omalla kustannuksellaan.

Opetuksen tai koulutuksen järjestäjä vastaa oppilas- ja opiskelijahuoltolain perusteella siitä, että oppilailla, opiskelijoilla ja heidän mahdollisilla huoltajillaan on tieto oppilaitoksen oppilaiden tai opiskelijoiden käytettävissä olevasta opiskeluhuollosta. Oppilaitoksen ja opiskeluhuollon henkilöstöllä on velvollisuus ohjata opiskelijaa hakemaan tarvitsemiaan opiskeluhuollon etuuksia ja palveluja.

Suora linkki tähän vastaukseen: https://www.oph.fi/fi/usein-kysyttya/opiskeluhuoltopalveluiden-jarjestamisvelvollisuus

Asiasanat

oppilashuolto, järjestämisvelvollisuus

Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilaan opettajalle, rehtorille ja opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot.

Tapauskohtaisesti tulee arvioida, kenellä on yksittäistapauksessa oikeus saada oppilaan opetuksen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. Esimerkiksi Wilman luku- ja käyttöoikeus oppilaiden salassa pidettäviin tietoihin voidaan antaa ainoastaan niille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamisessa. Tämä koskee myös terveydenhoitajaa ja koulukuraattoria.

Tietojen luovuttamista arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Arvion tiedon välttämättömyydestä ja tiedon luovuttamisesta päättää se, jolla tieto on. Esimerkiksi opettajalla ei voi koskaan olla yleistä lukuoikeutta toisen opettajan oppilaiden tietoihin.

Suora linkki tähän vastaukseen: https://www.oph.fi/fi/usein-kysyttya/oppilashuoltotyossa-kasiteltyjen-henkilotietojen-luovuttaminen-perusopetuksessa

Oppilaita koskevien salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta säädetään lisäksi esimerkiksi oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa, lastensuojelulaissa ja sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa.

Asiasanat

oppilashuolto, henkilötiedot, oppilaan oikeudet

Perusopetuslain mukaan opetusryhmät tulee muodostaa siten, että opetuksessa voidaan saavuttaa opetussuunnitelmassa asetetut tavoitteet. Perusopetusasetuksessa säädetään tarkemmin opetusryhmien muodostamisesta ja ryhmien enimmäiskoosta eräissä tapauksissa. Vaikka asetuksen säännökset säätelevät oppilaiden enimmäismääriä, voidaan niiden tulkita tarkoittavan oppilaiden määrää opettajaa kohti.

Yleisopetuksen ryhmä, jossa on pidennetyn oppivelvollisuuden piiriin kuuluva oppilas, enimmäiskoko on 20 oppilasta. Edellä todetun tulkinnan mukaisesti, jos ryhmällä on kaksi opettajaa, samassa tilassa opetettavassa ryhmässä voi olla kuitenkin enemmän kuin 20 oppilasta.

Keskeinen ero koulunkäyntiavustajan ja opettajan toimivallassa on se, että vain virkaan nimitetty opettaja voi käyttää julkista valtaa. Julkisen vallan käyttämisenä pidettäviä toimenpiteitä ovat esimerkiksi oppilasarviointi ja kurinpito. Koulunkäyntiavustaja ei saa poistaa oppilasta opetustilasta tai ottaa oppilaalta haltuun aineita tai esineitä.

Julkisen vallan käytön tulee aina perustua lakiin. Koulussa tämä toimivalta kuuluu rehtorille tai opettajille. Avustajalla on kuitenkin oikeus laillisten edellytysten täyttyessä turvautua kaikille mahdolliseen hätävarjeluun tai yleiseen kiinniotto-oikeuteen. Koulunkäyntiavustaja voi puuttua ongelmatilanteisiin samassa laajuudessa kuin kansalaiset yleensäkin.

Jos koulunkäyntiavustaja toimii opettajan sijaisena viranhoitomääräyksen perusteella, hänellä on sama toimivalta kuin opettajalla.

Välituntivalvojan ei tarvitse olla opettaja. Koulunkäyntiavustaja saa osallistua valvontaan. Asiasta ei nimenomaisesti säädetä missään, mutta vakiintuneen käytännön mukaisesti koulu saa itse ratkaista, miten välituntivalvonta on tarkoituksenmukaista järjestää.

Raskaaksi tuleminen vaikuttaa oppilaan tai opiskelijan kykyyn suorittaa opintojaan. Perusopetuslain ja lukiolain mukaan oppilaan tai opiskelijan opiskelu voidaan järjestää osittain toisin kuin asianomaisissa säädöksissä säädetään, mikäli se on perusteltua hänen terveydentilaansa liittyvästä syystä. Samoin ammatillisessa peruskoulutuksessa annetun lain mukaan tutkinnon tai koulutuksen perusteiden mukaisista ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista ja osaamisen arvioinnista voidaan poiketa, mikäli tämä on terveydentilaan liittyvän syyn vuoksi perusteltua.

Raskautta on pidettävä terveydentilaan liittyvänä syynä. Raskaaksi tulleella oppilaalla tai opiskelijalla on mahdollisuus hakea oppilaitokseltaan edellisessä kappaleessa kuvattuja erityisiä opetusjärjestelyjä. Riippuu oppilaitoksen ja opetuksen luonteesta millaisia nämä järjestelyt voivat olla. Joka tapauksessa opetusjärjestelyn on mahdollistettava se, että opiskelija saavuttaa tutkinnon vaatiman taito- ja tietotason. Näistä erityisjärjestelyistä tehtyihin päätöksiin voi hakea oikaisua päätökseen oman aluehallintotoimialueensa aluehallintovirastosta (AVI).

Lukio-opiskelijan on lukiolain mukaan pääsääntöisesti suoritettava lukio neljässä vuodessa ja opintojen venyessä tätä pidemmiksi katsotaan hänen menettäneen opiskeluoikeutensa. Perustellusta syystä opiskelijalle voidaan kuitenkin myöntää pidennystä. Jos opiskelu venyy neljää vuotta pidemmäksi raskauden tai raskauksien takia, on raskaus perusteltu syy saada pidennys. Lukion suoritusajan pidentämistä koskevaan päätökseen voi hakea oikaisua aluehallintovirastosta.

Ammatillisen perustutkinnon opiskelijalla on oikeus väliaikaisesti keskeyttää opiskeluoikeutensa siksi ajaksi, kun hän on raskaana. Ammatillisen perustutkinnon väliaikaista keskeyttämistä koskevaan päätökseen voi hakea oikaisua aluehallintovirastosta.
 

Päätös pidennetystä oppivelvollisuudesta voidaan tehdä myöhemminkin kuin 6-vuotiaana, jos on kysymys tilanteesta, jossa lapselle on myöhemmin tullut sellainen sairaus tai vamma, ettei hän voi saavuttaa perusopetukselle säädettyjä tavoitteita yhdeksässä vuodessa.

Opetuksen järjestäjä on oikeutettu korotettuun valtionosuuteen pidennetyn oppivelvollisuuden piiriin kuuluvista oppilaista.

Opiskelijahuoltoa toteutetaan yhteistyössä opiskelijan ja hänen huoltajiensa kanssa. Alaikäisellä opiskelijalla on kuitenkin oikeus kieltää psykologi- tai kuraattorikäyntinsä ilmoittaminen huoltajille, mikäli hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu huomioon ottaen salaaminen ei ole selvästi lapsen edun vastaista. Arvion alaikäisen edun toteutumisesta tekee opiskeluhuollon sosiaali- tai terveysalan ammattihenkilö. Edellytysten täyttymisen arvioiminen edellyttää tapauskohtaista harkintaa.

Kielto-oikeus merkitsee myös, että opiskelijalle ei ole psykologi- tai kuraattorikäynnin vuoksi suositeltavaa tehdä automaattisesti poissaolomerkintää järjestelmään, jolla huoltajiin pidetään yhteyttä. Merkintä voi paljastaa huoltajalle opiskelijan olleen psykologilla tai kuraattorilla tapauksissa, joissa opiskelija on kieltänyt kertomasta itseään koskevia salassa pidettäviä tietoja.