Erasmus+ strategisissa kumppanuushankkeissa on työskennelty korona-aikana virtuaalisesti

Halusimme Opetushallituksessa selvittää kansainvälisten Erasmus+ strategisten kumppanuushankkeiden toimintaa koronapandemian aiheuttamissa poikkeusoloissa. Lähetimme kaikkien käynnissä olevien hankkeiden koordinaattoreille sähköisen kyselyn toukokuussa 2021. Hankkeet olivat käynnistyneet vuosina 2018, 2019 tai 2020. 

Saimme yhteensä 110 vastausta, joista lähes puolet (51) edusti koulujen kahdenvälisiä hankkeita. Muut olivat isompia, vähintään kolmesta eri maasta tulevan organisaation kumppanuushankkeita kaikilta koulutussektoreilta ja nuorisosektorilta. Aktiivisimmin vastasivat yleissivistävän (20 vastausta) ja korkeakoulutuksen (19) hankkeet.  

Suurin osa hankkeista toiminut etätoteutuksena verkon välityksellä 

Vastaajien kokemukset olivat yllättävän samankaltaisia organisaatiosta riippumatta. Viidesosa vastaajista ilmoitti, että suunniteltua toimintaa ei peruttu eikä siirretty myöhempään ajankohtaan, vaan kaikki toteutettiin virtuaalisesti. Osassa hankkeita ulkomaanjaksoja sisältävät toiminnot peruttiin tai siirrettiin myöhempään ajankohtaan. Ainoastaan 7 % vastaajista ilmoitti, että kaikki toiminta peruttiin.  

Luotettavat hankepartnerit, joustavuus ja hankkeeseen osallistujien kielitaito ovat mahdollistaneet yhteistyön jatkumisen virtuaalisesti. Hankekokouksia on sopeutettu virtuaaliseen ympäristöön sopivammiksi muun muassa tapaamalla useammin ja lyhentämällä kokousaikaa. Digitaaliset työkalut ovat olleet laajasti käytössä perinteisistä Teams- ja Zoom-alustoista Whatsappiin – olipa joillakin käytössä jopa virtuaalitodellisuus (VR) -alustoja. Osa vastaajista kertookin tehneensä merkittävän digiloikan virtuaalisen hanketyöskentelyn myötä. 

Joissakin tapauksissa yhteistyökoulujen puutteelliset verkkoyhteydet ja tekninen varustelu aiheuttivat ongelmia, jotka viivästyttivät hankkeen toteutusta. 
 

Kurkistus hankekumppaneiden koteihin tuo inhimillisyyttä virtuaalitoimintaan 

Matkustamisen väheneminen ja kokousten tehostuminen on säästänyt työaikaa, jota on näin riittänyt enemmän sisältötyöskentelyyn. Hankkeen perusasiat hoituvat ja yhteistyö sujuu myös virtuaalisesti.  Kun kokouksissa on kuitenkin vähemmän aikaa epämuodolliseen vuorovaikutukseen eikä ole mahdollista kohdata kasvokkain ja tutustua toisiinsa, syntyy vapaata ideointia vähemmän. Joidenkin vastaajien mielestä tulosten laatu voi siksi joiltain osin jäädä heikommaksi.

Virtuaaliset työkalut luovat mahdollisuuksia, mutta toisaalta poikkeusaika on vahvistanut havaintoa fyysisistä ulkomaanjaksoista kansainvälisyystoiminnan keskeisenä elementtinä. Muutama vastaaja koki, että muista kulttuureista oppiminen on etätyöskentelyssä jäänyt vähäiseksi.  

Poikkeusaikana yhteydenpidon merkitys on korostunut. Palavereissa on oltava aikaa myös kuulumisten kyselyyn ja kuunteluun. Videot partnereiden kohdemaista ja paikkakunnista sekä organisaatioista ja ajan varaaminen vapaalle jutustelulle ovat tärkeitä. Ne tuovat mukaan ulkomaanjakson tunnetta. Virtuaalisen toiminnan kautta hanketoimijat ovat tutustuneet toistensa perheisiin, tai ainakin lemmikkieläimiin. 

Opiskelijoita on haastavampaa osallistaa virtuaalisesti 

Suurimmaksi haasteeksi koettiin opiskelijoiden ja oppilaiden motivoiminen virtuaaliseen kansainväliseen toimintaan. Vastaajien mukaan opetussessioiden on oltava lyhyitä ja napakoita, ja opiskelijoiden ryhmäkeskusteluihin tarvitaan aikaa ja lämmittelyä. Koska kontakti oppijoihin on hyvin rajallinen, vaatii virtuaalitoteutus tältäkin osin enemmän ennakkovalmistelua.  

Haasteena onkin ollut lisääntynyt hallintotyö, johon ei ole voinut jyvittää hanketukea. Virtuaalisen työskentelyn opettelu ja suunnittelu on vienyt ennakoitua enemmän työaikaa. Myös luottamuksen ja yhteistyön rakentaminen pelkästään virtuaalisesti on ollut haastavaa erityisesti uusien hankekumppanien kanssa. 

Oman haasteensa ovat aiheuttaneet myös eri maiden erilaiset koronatilanteet, kun joissakin maissa esimerkiksi oppilaitokset ovat olleet suljettuina useita kuukausia.  

“Haasteena on ollut se, että kun hankkeen sisältö on kokemuksellista ja vuorovaikutuksellista sekä osin pohjautuisi myös ryhmäkokemuksiin, niin virtuaalisista kokemuksista välttämättä jää tietyt ulottuvuudet pois, eikä kokemus voi olla ihan yhtä rikas kuin kasvotusten toteutettaessa.” 
 

Virtuaalinen hanketyöskentely vaatii suunnitelmallisuutta ja hyvää ennakkovalmistelua 

Kyselyyn vastanneet totesivat, että virtuaalitoteutus vaatii huomattavasti enemmän suunnittelua ja esi- ja jälkitöitä. Onnistuneen virtuaalitapaamisen avain on huolellinen ennakkosuunnittelu: selkeä asialista, aikataulutus ja muu ohjeistus, roolien jako ja käsiteltävien asioiden valmistelu. Etätapaamisten valmistelussa on huomioitava myös maiden väliset aikaerot.  

Verkkotapaamisissa asioille täytyy antaa enemmän aikaa: vähemmän kerralla tarkoittaa monesti parempaa laatua. Osallistujien keskittymiskyky virtuaalitapaamisissa vaikuttaa olevan heikompi kuin fyysisissä tapaamisissa. Osallistujien aktivointi ja mielenkiinnon ylläpitäminen vaatii enemmän työtä. Vastaajat vinkkaavat siksi varaamaan virtuaalitoteutuksissa aikaa myös sosiaaliselle kanssakäymiselle ja huumorille.  

“Virtuaaliset hankekokoukset perjantai-iltapäivisin voivat olla hulvattoman hauskoja ja tehokkaita. Meidät taisi pelastaa tässä se, että näimme vaivaa hankekumppaneiden hankkimisessa ja saimme todella motivoituneita hankepartnereita ja että ehdimme tehdä valmistavan vierailun ja tutustua toisiimme.”