Uutinen

Varhaiskasvatuksen vuosiraportointi uudistuu – tiedot kerätään Vardasta

Koulutus ja tutkinnot Varhaiskasvatus Opettajat ja kasvattajat
Varhaiskasvatuksen vuosiraportin tiedonkeruu muuttuu Opetushallituksen ylläpitämän Varhaiskasvatuksen tietovarannon (Varda) tietoihin pohjautuvaksi. Aiemmin Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on kerännyt ja tuottanut erillistiedonkeruuna varhaiskasvatustilaston opetus- ja kulttuuriministeriön toimeksiannosta.
Rakentelua esiopetuksessa

Vardan tietoihin pohjautuva vuosiraportti muodostetaan ensimmäisen kerran toimintavuoden 2021 tiedoista (tilanne 31.12.2021) ja se julkaistaan opetushallinnon Vipunen-tilastopalvelussa vuoden 2022 aikana. Opetushallitus tiedottaa varhaiskasvatustoimijoita, kun raportit ovat saatavilla.

Ensimmäisessä vaiheessa vuosiraportti sisältää tietoa kunnallisista ja yksityisistä varhaiskasvatustoimijoista, toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista sekä varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista. Myöhemmin vuosiraporttiin lisätään tietoa myös varhaiskasvatuksen henkilöstöstä.

Raportoinnin keskiössä on tiedon kattavuus ja laatu

Vardan ansiona on se, että tallennetut tiedot ovat yhteismitallisia, vertailukelpoisia ja varhaiskasvatuksen kansallisessa suunnittelu- ja ohjaustyössä tarvittavat tiedot ovat kerättynä yhteen paikkaan. Tämä vähentää viranomaisten päällekkäisten rekisterien ylläpitämisen tarvetta sekä varhaiskasvatustoimijoiden manuaalista työtä, kun tietoja ei tarvitse lähettää usealle eri viranomaistaholle.

Varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettuja tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, varhaiskasvatuksen maksuista sekä varhaiskasvatuksen henkilöstöstä voidaan luovuttaa viranomaistoimintaan ja tieteelliseen tutkimukseen.

Jo tällä hetkellä Vardasta tehdään säännöllisiä tiedonluovutuksia Kelaan. Kela käyttää Vardasta saamiaan tietoja lastenhoidon tuen hakemuksen käsittelyssä ja tuen tarkistamisessa. Lisäksi Vardasta aletaan luovuttaa säännöllisesti tietoja Tilastokeskukselle vuoden 2022 aikana. Tutustu uutisen alla olevasta linkistä Vardasta tehtäviin säännöllisiin tietojen luovutuksiin.

Käyttöönotoista tietojen hyödyntämiseen

Varhaiskasvatuksen tietovaranto on otettu käyttöön vaiheittain ajalla 1.1.2019–1.9.2020. Vardan käyttöönottojen aikataulut sekä tallentamisen siirtymäajat huomioiden varhaiskasvatuslain (540/2018) vaatimat tiedot löytyvät Vardasta kattavasti vuodesta 2021 lähtien.

Tallennusvelvolliset varhaiskasvatustoimijat ovat tallentaneet vaadittuja tietoja tietovarantoon aktiivisesti. Lokakuussa 2021 Vardassa oli tallennettu tietoja yhteensä 1739 varhaiskasvatustoimijalta. Näistä kuntia oli 292 ja yksityisiä varhaiskasvatustoimijoita 1447.

Varhaiskasvatustoimijoiden on hyvä varata aikaa tiedon laadun varmistamiseen vuodenvaihteessa, jotta tallennettuja tietoja voidaan hyödyntää raportoinnissa, erityisasiantuntija Elisa Alanen kertoo.

Opetushallitus tarjoaa välineet, ohjeistuksen ja tuen tietojen tarkistamiseen

Opetushallituksen tehtävänä tiedon laadun varmistamisessa on ollut tarjota riittävät välineet kunnille, kuntayhtymille ja yksityisten palveluntuottajille työn tueksi. Vardassa koko vuoden läpileikkaavana teemana onkin ollut tiedon laadun kehittäminen ja varmistaminen tiedon hyödyntämisen tarpeisiin.

Tiedon laatua Vardassa on pyritty kehittämään muun muassa Varda-käyttäjille suunnatuin ohjeistuksin, webinaarikoulutuksin ja muistutusviestein. Lisäksi tietojen oikeellisuuden tarkastamista on helpotettu Vardassa tarjoamalla käyttäjille raportteja tietovarantoon tallennetuista puutteellisista tiedoista sekä kehittämällä Vardan käyttöliittymän tietojen katselun näkymää. Tiedon laadun kannalta keskeistä on myös ollut järjestelmätoimittajien kanssa tehty yhteistyö, Elisa Alanen toteaa.

Varhaiskasvatuksen järjestäjän vastuulla on tarkistaa ja korjata Vardassa olevien tietojen ajantasaisuus ja oikeellisuus toimijasta, toimipaikoista ja lapsista. Tutustu vuosiraportin tiedonkeruuseen valmistautumisesta kertovaan sivustoon uutisen alla olevasta linkistä.

Opetushallitus seuraa tietojen tallennusten tilannetta ja laatua Vardassa sekä ohjaa ja neuvoo varhaiskasvatustoimijoita. Opetushallitus voi tarvittaessa tehdä ilmoituksen valvontaviranomaiselle tietojen puuttumisesta tai puutteellisista tiedoista, jos varhaiskasvatustoimija ei kehotuksista huolimatta huolehdi tietojen tallentamisesta. Ongelmatilanteissa varhaiskasvatustoimija voi olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun osoitteessa varda [at] opintopolku.fi. Sähköpostiin voi jättää tarvittaessa myös soittopyynnön