OKR-modellen för målstyrning innebär en tydlig riktning och gemensamt lärande inom den offentliga förvaltningen

Varför valde vi att ta i bruk OKR-modellen?

Ämbetsverkens vardag domineras av mål som kommer från flera håll: strategier, resultatavtal, vägkartor och uppdrag, vars omfattning och tidsplaner varierar. När det finns mycket att göra kan det vara svårt att se det övergripande målet. Helhetsbilden kan bli dunkel och kopplingen mellan målen på hög nivå och det egna arbetet kan vara oklar.

Vid Utbildningsstyrelsen testade vi till en början OKR-modellen för att främja bättre kundupplevelser, utnyttjande av information och hållbar digitalisering åren 2021–2023. Resultaten var uppmuntrande, så när den nya strategi- och resultatavtalsperioden inleddes i början av 2024 bestämde vi oss för att utöka användningen av modellen till att omfatta hela Utbildningsstyrelsen.

Med OKR-modellen ville vi stärka målinriktad planering och uppföljning i vardagen och på så sätt säkerställa att hela organisationen i allt högre grad verkar tillsammans i samma riktning. Vi strävade efter en verksamhetsmodell som kombinerar de strategiska målen och arbetet i vardagen, underlättar prioriteringen, hjälper till att identifiera inbördes beroendeförhållanden i utvecklingsarbetet och skapar arbetsro mitt i ständig förändring.

Vilka är fördelarna med OKR-modellen inom den offentliga förvaltningen?

OKR-modellen har gett Utbildningsstyrelsen ett tydligare och mer transparent sätt att leda de strategiska målen. Modellen utgör en kontrollerad process för att ställa upp mål och följa upp framsteg. När vi i realtid ser vart vi är på väg blir beslutsfattandet snabbare och resurserna kan riktas in mer effektivt.

OKR-modellen riktar blicken mot framtiden – vart vi vill komma och vilken förändring vi vill åstadkomma.

Öppenheten och transparensen som ligger till grund för modellen stärker samarbetet mellan olika team. När teamen ser varandras mål och nyckelresultat uppstår nya gemensamma insatser på ett naturligt sätt. Detta har till exempel lett till ett närmare samarbete mellan våra sakkunniga och våra dataexperter.

OKR-modellen riktar blicken mot framtiden – vart vi vill komma och vilken förändring vi vill åstadkomma. Modellen erbjuder teamen ett sätt att planera och strukturera sitt eget arbete samt underlättar prioriteringen. Arbetets relevans stärks när var och en uppfattar hur det egna arbetet anknyter till de mer omfattande gemensamma målen.

OKR-modellen skänker tydlighet och fokus för ledarskapet inom den offentliga förvaltningen. Organisationen kan samtidigt främja endast ett begränsat antal förändringar och modellen bidrar till att rikta resurserna dit där genomslagskraften just då är som störst. Modellen ökar också flexibiliteten: de kvalitativa målen och de kvantitativa nyckelresultaten som kopplas till dem följs upp och revideras regelbundet, vilket gör att man kan reagera snabbare på till exempel förändringar i lagstiftningen eller oförutsedda situationer.

Hur kommer man i gång med att använda OKR-modellen?

De grundläggande principerna för användningen av modellen är enkla. Det bästa sättet att ta i bruk modellen är att helt enkelt testa och kunskaperna ökar med varje försök. Vid Utbildningsstyrelsen reserverades ett helt år för införandet av OKR-modellen, så att vi i lugn och ro kunde bekanta oss med modellen och öva på att utarbeta mål och nyckelresultat i praktiken.

Förutsättningar för att framgångsrikt ta i bruk modellen är ledningens engagemang samt en verksamhetskultur som uppmuntrar till försök och gemensamt lärande. De första målen och nyckelresultaten får vara långt ifrån perfekta – så var det också hos oss: vi övar fortfarande till exempel på att ta fram resultatorienterade nyckelresultat som beskriver den eftersträvade förändringen. Det viktigaste är att informationen om målen och nyckelresultaten är tillgängliga för alla och leder till diskussion. Med tiden förbättras kvaliteten och varje organisation hittar tillvägagångssätt som passar den egna verksamheten.

På Utbildningsstyrelsen har vi sett hur OKR-modellen steg för steg främjar verksamhetens tydlighet, riktning och transparens. Modellen uppmuntrar även till gemensam reflektion och kontinuerligt lärande. De strategiska målen kopplas så småningom allt starkare till arbetet i vardagen och förverkligas i praktiken.

Blev du intresserad av att testa?

Vi har skapat en skräddarsydd OKR-webbkurs för den offentliga förvaltningen på statsförvaltningens gemensamma lärplattform eOppiva tillsammans med HAUS och några av de främsta finländska OKR-experterna. Kursen utgör en introduktion till grunderna för modellen på cirka en timme och ger färdigheter att testa den även i den egna organisationen. Vi delar gärna med oss av våra erfarenheter – hör av dig!