Fakturerings- och rapporteringsanvisningar för TCA-deltagare

• Kontaktseminarier: För organisationer som planerar europeiska samarbetsprojekt (Erasmus+ KA1 och KA2) och som ännu inte har en samarbetspartner för projektet.
• Temaspecifika seminarier, konferenser
• Utbildningar
• Webbinarier, hybridseminarier
• Studiebesök: Erasmus+-programmets nationella kontor i olika länder ordnar studiebesök i samarbete med lokala aktörer.

 Ansökan lämnas in elektroniskt inom den utsatta ansökningstiden.                            

Om ansökan godkänns skickar vi den sökande en begäran om att fylla i en blankett med ytterligare information för stipendiet (gäller inte deltagande i online-evenemang).

Vid valet av deltagare har sådana deltagare företräde som inte tidigare har deltagit i motsvarande evenemang eller Erasmus+-projekt.

Varje deltagare ser själv till att införskaffa resebiljetter och reseförsäkring (och sköter eventuella visumkostnader). Erasmus+-programmets nationella kontor betalar inte dagpenning för deltagande i verksamheten och ersätter inte heller förlorad arbetsinkomst eller löner för vikarier. Alla resekostnader ersätts i enlighet med statens resereglemente.

Deltagarnas bakgrundsorganisationer betalar först kostnaderna som uppkommit för seminarier och fakturerar därefter Erasmus+-programmets nationella programkontor efter att ha fått faktureringstillstånd.

Kostnaderna ska faktureras inom fyra veckor efter att organisation har fått lov att fakturera det nationella programkontoret. Erasmus+-programmets nationella programkontor skickar faktureringsuppgifterna efter att kvittona har granskats.

Det nationella programkontoret tar endast emot nätfakturor. Det är också möjligt att bifoga bilagor till nätfakturan. Fakturor som skickas per post eller med e-post returneras.

Stipendiemottagaren ansvarar själv för anskaffningar som gäller resan och för att införskaffa en reseförsäkring. Ta reda på vilka bestämmelser som gäller resor hos din arbetsgivare. Kommunerna har varierande regler och förfaringssätt som gäller anställdas resor. Det är skäl att känna till dessa olika regler och förfaringssätt (t.ex. gällande resor under veckoslut) redan innan resan bokas. Diskutera med din arbetsgivare och kom på förhand också överens om andra ärenden som med tanke på ditt arbetsförhållande är viktiga då du ska resa.

Om det är möjligt är det bra att köpa resebiljetterna i enlighet med arbetsgivarens allmänna förfaranden vid resor, till exempel via en resebyrå som arbetsgivaren anlitar. På det här sättet behöver inte arbetstagaren som deltar i resan först betala resan själv. Det här kommer ändå arbetstagaren och arbetsgivaren överens om helt själva och det är inget som Erasmus+-programmets nationella kontor kan påverka.

De totala kostnaderna för resan ska vara så små som möjligt, i enlighet med statens resereglemente. Vi rekommenderar inte att man använder egen bil. Om deltagaren ändå använder egen bil för resan, ska detta motiveras (t.ex. avsaknad av kollektivtrafik nattetid i glesbygden) och/eller deltagaren ska påvisa att användning av egen bil (inkl. parkeringsavgifter) är förmånligare än kollektivtrafik. Ange resan i kilometer i rapporten. Kilometerersättningen för användning av egen bil år 2023 är 0,53 euro/km. Parkeringsavgifter som betalas på en flygplats, järnvägsstation eller i samband med hotellinkvartering ersätts enligt kvitto, men ändå högst för tre dagars tid. Om taxi har använts som färdsätt ska användningen av taxi alltid motiveras separat (dvs. varför man inte har använt kollektivtrafik). Användning av hyrbil godkänns endast om man på förhand har kommit överens om det med Erasmus+-programmets nationella kontor.

Resekostnaderna ersätts efter resan utifrån de faktiska kostnaderna och kvittona (upp till 750 euro enligt det förmånligaste färdsättet). Resekostnaderna ersätts på basis av statens resereglemente som är i kraft vid respektive situation. Som bilaga till avgiftsutredningen ska man bifoga ett undertecknat deltagarintyg som erhållits av arrangören samt kopior av kvittona som berör resan.