Fakturerings- och rapporteringsanvisningar för TCA-deltagare

Det är möjligt att delta i online-seminarier utan stipendium.

I fysiska evenemang är det möjligt att delta endast om deltagaren har beviljats stipendium av Erasmus+-programmets nationella programkontor. Stipendiet beviljas alltid en organisation. 

Stipendium beviljas för resekostnader enligt följande:

Resekostnader ersätts upp till 750 euro

• enligt det förmånligaste färdsättet
• enligt de faktiska kostnaderna (ersätts på basis av kvitto)
• var i kontakt med oss ifall dina resekostnader överstiger 750 euro

Övriga kostnader, såsom dagtraktamente och ersättning för vikarier, ersätts inte.

Erasms+-programmets nationella programkontor informerar den sökande om beslutet före evenemanget. Gör inga researrangemang och köp inga resebiljetter innan du har fått ett meddelande om att din ansökan har godkänts.

Stipendiemottagaren ansvarar själv för anskaffningar som gäller resan och för att införskaffa en reseförsäkring. Ta reda på vilka bestämmelser som gäller resor hos din arbetsgivare. Kommunerna har varierande regler och förfaringssätt som gäller anställdas resor. Det är skäl att känna till dessa olika regler och förfaringssätt (t.ex. gällande resor under veckoslut) redan innan resan bokas. Diskutera med din arbetsgivare och kom på förhand också överens om andra ärenden som med tanke på ditt arbetsförhållande är viktiga då du ska resa.

Om det är möjligt är det bra att köpa resebiljetterna i enlighet med arbetsgivarens allmänna förfaranden vid resor, till exempel via en resebyrå som arbetsgivaren anlitar. På det här sättet behöver inte arbetstagaren som deltar i resan först betala resan själv. Det här kommer ändå arbetstagaren och arbetsgivaren överens om helt själva och det är inget som Erasmus+-programmets nationella kontor kan påverka.

De totala kostnaderna för resan ska vara så små som möjligt, i enlighet med statens resereglemente. Vi rekommenderar inte att man använder egen bil. Om deltagaren ändå använder egen bil för resan, ska detta motiveras (t.ex. avsaknad av kollektivtrafik nattetid i glesbygden) och/eller deltagaren ska påvisa att användning av egen bil (inkl. parkeringsavgifter) är förmånligare än kollektivtrafik. Ange resan i kilometer i rapporten. Kilometerersättningen för användning av egen bil år 2024 är 0,57 euro/km. Parkeringsavgifter som betalas på en flygplats, järnvägsstation eller i samband med hotellinkvartering ersätts enligt kvitto, men ändå högst för tre dagars tid. Om taxi har använts som färdsätt ska användningen av taxi alltid motiveras separat (dvs. varför man inte har använt kollektivtrafik). Användning av hyrbil godkänns endast om man på förhand har kommit överens om det med Erasmus+-programmets nationella kontor.

Resekostnaderna ersätts efter resan utifrån de faktiska kostnaderna och kvittona (upp till 750 euro enligt det förmånligaste färdsättet). Resekostnaderna ersätts på basis av statens resereglemente som är i kraft vid respektive situation. Som bilaga till avgiftsutredningen ska man bifoga ett undertecknat deltagarintyg som erhållits av arrangören samt kopior av kvittona som berör resan.

Kostnaderna ska faktureras inom tre veckor efter att organisation har fått lov att fakturera det nationella programkontoret. Erasmus+-programmets nationella programkontor skickar faktureringsuppgifterna efter att kvittona har granskats.

Det nationella programkontoret tar endast emot nätfakturor. Det är också möjligt att bifoga bilagor till nätfakturan. Fakturor som skickas per post eller med e-post returneras.