Finlands ESCI‑ambassadörer – ett gemensamt mål: digitalisering av förvaltningen av studentmobilitet

ESCI‑ambassadörerna som förenare av engagemang och strukturer 

För Malla Haaparanta vid HAMK var motivationen att söka till ESCI‑ambassadör redan från början framför allt en inspirerande möjlighet att lära sig nytt och att påverka. Hennes intresse för digitala arbetssätt var starkt redan före ansökan, och ambassadör‑rollen blev en naturlig fortsättning på tidigare utvecklingsarbete. HAMK:s agila verksamhetskultur passade också väl ihop med ESCI:s experimenterande karaktär, att driva på införandet av systemen modigt och med ett öppet sinne.

Tiina Välimäki vid SEAMK sökte till den andra ambassadörsomgången vid en tidpunkt då organisationen redan länge bedrivit målmedvetet utvecklingsarbete kring Erasmus Without Papers (EWP) och ESCI. Välimäkis deltagande gav högskolan en möjlighet att dela med sig av fungerande arbetssätt och att föra fram de praktiska utmaningar som fältet möter till kommissionen. SEAMK:s interna EWP‑arbetsgrupp har varit en central stödfunktion i främjandet av ESCI, och Välimäki ser ambassadörs‑rollen framför allt som ett verktyg för att ytterligare stärka detta samarbete.

Foto: Mari Pohjola, Opetushallitus

Stöd från nätverk för olika behov

De finländska ESCI‑högskolorna drar nytta av nätverket på olika sätt. Ur HAMK:s perspektiv skapas värde särskilt i situationer där utmaningar kan lösas tillsammans med andra användare av samma system. Dialogen mellan praktiska aktörer underlättar problemlösningen i vardagen och minskar enskilda högskolors arbetsbörda.

För SEAMK är den europeiska jämförelsen central. Enligt Välimäki är det viktigt att förstå i vilket skede andra högskolor och länder befinner sig – och hur Finlands försprång kan bidra till att stötta också andra. Ambassadörsrollen stärker samtidigt SEAMK:s interna förmåga att motivera digitaliseringsbehov och att öka den gemensamma förståelsen inom organisationen.

Finlands styrkor märks i vardagen

Finlands ESCI‑beredskap utmärker sig tydligt i europeiska jämförelser. Högskolorna har sedan länge använt elektroniska processer, digitala system för mobilitetshantering och flexibla arbetsmodeller. Nätverket för EWP‑kontaktpersoner som leds av Utbildningsstyrelsen har gett högskolorna konsekvent stöd, och systemleverantörernas starka roll har underlättat införandet.

HAMK:s agilitet och SEAMK:s starka samarbetsstrukturer beskriver väl styrkorna inom den finländska sektorn: både modet att pröva nya arbetssätt och den processmässiga uthålligheten främjar digitaliseringens framsteg.

Båda ambassadörerna lyfter dock fram att ett försprång också har baksidor. Vid finländska högskolor upplever man ibland frustration över att partner i andra delar av Europa inte är redo att gå framåt i samma takt. Detta bromsar utvecklingen och skapar en känsla av att processerna får vänta in andra länders beredskap.

IT‑samarbete och fragmenterad information – samma utmaning vid olika högskolor

Båda lyfter fram samma grundläggande utmaning i arbetet med att främja ESCI: att säkerställa IT‑samarbetet och att hantera den splittrade informationen om ESCI.

Vid HAMK handlar utmaningen framför allt om att få IT‑resurserna engagerade och att hitta ett gemensamt språk mellan tekniska krav och vardagens processer. ESCI‑jargongen upplevs som tung, och det finns behov av tydligt utsedda personer som förstår både den tekniska och den administrativa sidan.

Vid SEAMK är IT‑samarbetet strukturellt sett på en stabil grund, men utmaningen ligger ändå i att ESCI‑förändringarna berör hela organisationen – inte bara den internationella enheten. Att säkerställa resurser och förståelse är avgörande för att samarbetet ska fungera smidigt.

Båda lyfter också fram samma problem: ESCI‑informationen kommer från alltför många kanaler, vilket gör helheten svår att överblicka.

 Framtidens ESCI: framsteg i lugn takt och nya steg framåt

De finländska ambassadörerna ser utvecklingen av ESCI gå framåt i en lugn men konsekvent takt. Nya arbetsmodeller, såsom nomineringsprocessen (nomination), kan vara lättare än sina föregångare, eftersom en stor del av den information som behövs redan rör sig mellan högskolorna.

I framtiden måste ESCI‑strukturerna utvidgas bortom Erasmus‑mobiliteten för att högskolorna fullt ut ska kunna dra nytta av helheten. Detta kräver både en europeisk vilja och nationell samordning – och just här spelar ESCI‑ambassadörernas roll en viktig del.

Den nya programperioden för Erasmus+ för med sig nya dimensioner i utvecklingen av ESCI, vilket öppnar möjligheter men också kräver att högskolorna återigen intensifierar sitt arbete med att digitalisera processerna.

Ett gemensamt budskap till de finländska högskolorna

Även om Haaparanta och Välimäki kommer från olika högskolor är deras budskap till de finländska högskolorna detsamma:

• samarbete är avgörande,
• grundläggande strukturer måste vara i ordning, och
• ESCI‑utvecklingen får inte ses som endast en enhets ansvar, utan som ett brett samarbete mellan experter från flera områden.

Ambassadörerna betonar särskilt vikten av att öppet våga be om råd – både nationellt och från europeiska partner – för det är just därifrån ESCI‑utvecklingen får sin kraft: från det gemensamma lärandet.